關于數(shù)碼照片檔案管理問題的研究

和興蘭

摘要：信息化時代為數(shù)碼照片的管理提供了方便，同時為數(shù)碼照片管理提出了挑戰(zhàn)。本文闡述了數(shù)碼照片檔案管理制度不完善、數(shù)碼照片歸檔不規(guī)范以及安全保管存在隱患等問題，并有針對性地制定更加有效的對策，以期對提升數(shù)碼照片檔案的管理水平有現(xiàn)實性的指導作用。

關鍵詞：數(shù)碼照片檔案歸檔制度安全保管

數(shù)碼照片檔案是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的，對國家和社會具有保存價值，并歸檔保存的數(shù)碼照片。近幾年，許多單位產(chǎn)生的數(shù)碼照片越來越多，被運用得越來越廣泛，但是管理的難度越來越大，存在的問題也越來越突出。因此，必須建立完善的數(shù)碼照片檔案管理制度，規(guī)范數(shù)碼照片歸檔流程，提高對數(shù)碼照片檔案的管理水平，以便為各項工作服務。

一、數(shù)碼照片檔案管理存在的問題

（一）數(shù)碼照片歸檔意識淡薄

有些部門的數(shù)碼照片是兼職檔案員拍攝和整理的，而很多兼職檔案員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，對數(shù)碼照片的重要性認識不足，不但歸檔意識淡薄，而且也缺乏數(shù)碼照片整理的專業(yè)知識。其拍攝的數(shù)碼照片被散亂保存在個人或部門當中，導致數(shù)碼照片收集不全。

（二）缺乏完善的數(shù)碼照片檔案管理制度

由于缺乏具體的數(shù)碼照片檔案管理制度，沒有進一步細化數(shù)碼照片形成部門的職責和歸檔要求；數(shù)碼照片的拍攝人員和數(shù)碼照片管理人員分工不明確，使得拍攝的數(shù)碼照片質(zhì)量參差不齊。例如，單位部門舉辦活動時，一般由宣傳科人員拍攝，同時本部門的人也會拍照，由于相機的格式不同，拍攝人的技術(shù)水平高低不一，拍攝出的數(shù)碼照片質(zhì)量也不同，導致數(shù)碼照片良莠不齊，有的可以歸檔，有的無法歸檔。

（三）管理不規(guī)范，查閱利用比較困難

數(shù)碼照片沒有經(jīng)過系統(tǒng)的整理，形成的信息不完整。在查閱利用數(shù)碼照片時，因為不具備完整的檢索條件，查閱者就很難查閱到需要的照片。有的拍攝人員很少對數(shù)碼照片進行分類整理，有一部分雖然進行了分類和編寫照片說明，但非常不規(guī)范，分辨率和歸檔格式不符合歸檔要求，影響了數(shù)碼照片的完整性和規(guī)范性。例如，作者單位拍攝人員只填寫了數(shù)碼照片內(nèi)容，沒有填寫背景信息，一些數(shù)碼照片被移交到檔案管理部門后，由于信息不完整，無法提供利用。

（四）安全保管存在隱患

數(shù)碼照片對軟、硬設備的依賴性較大，當儲存設備的條件發(fā)生變化或設備發(fā)生故障時都會威脅數(shù)碼照片的安全。同樣，如果數(shù)據(jù)備份工作沒做到位，也會導致數(shù)碼照片損壞。例如，如果電腦發(fā)生故障可能導致數(shù)碼照片丟失，或者電腦病毒侵入、圖像管理軟件不完善，也會造成數(shù)碼照片丟失。

二、數(shù)碼照片檔案管理的研究對策

（一）提高數(shù)碼照片歸檔意識

檔案部門可以加大對數(shù)碼照片的宣傳力度，同時運用鮮活的照片展（比如職工活動、技術(shù)競賽、知識比賽等的照片），提高職工對數(shù)碼照片的歸檔意識；加強拍攝技術(shù)指導和數(shù)碼照片專業(yè)知識培訓，從基礎上、源頭上保證數(shù)碼照片的拍攝質(zhì)量，使形成數(shù)碼照片的部門做到及時拍攝、及時整理，規(guī)范填寫相關照片信息，確保數(shù)碼照片歸檔完整。同時，單位要配備先進的數(shù)碼相機、電腦和刻錄機，保證數(shù)碼照片拍攝質(zhì)量和數(shù)據(jù)信息的連續(xù)性與可用性。

（二）建立數(shù)碼照片檔案規(guī)章制度

單位要制定和完善數(shù)碼照片檔案管理制度，明確數(shù)碼照片的各項要求，以及數(shù)碼照片形成部門和兼職檔案員職責，對產(chǎn)生數(shù)碼照片的部門例行檢查。筆者單位對數(shù)碼照片檔案的具體管理如下：

1.建立歸檔制度。按照數(shù)碼照片的價值，參照《文書檔案歸檔范圍和保管期限》，制定數(shù)碼照片的歸檔范圍和保管期限。在檔案部門的指導下，統(tǒng)一管理，明確數(shù)碼照片形成部門和個人責任、歸檔時間、歸檔要求。檔案管理人員與形成數(shù)碼照片部門經(jīng)常溝通，并給予指導，要求各部門在活動結(jié)束后及時整理重要照片并移交宣傳科，宣傳科將其定期移交給檔案管理部門。

2.制定數(shù)碼照片檔案管理辦法。為規(guī)范數(shù)碼照片管理，提高管理水平，筆者單位根據(jù)《北京市昌平區(qū)數(shù)碼照片檔案管理辦法》，并結(jié)合本單位的工作實際，制定了《北京市昌平區(qū)婦幼保健院數(shù)碼照片檔案管理辦法》，用于指導數(shù)碼照片的收集、整理、歸檔、鑒定和保管等重要工作環(huán)節(jié)，明確檔案管理人員和部門職責，建立監(jiān)督機制，落實數(shù)碼照片的檔案管理制度。

（三）規(guī)范數(shù)碼照片檔案管理

1.全面收集數(shù)碼照片。凡是單位工作活動中直接形成的、具有參考和利用價值的數(shù)碼照片都應歸檔保存，如反映單位建筑面貌、領導視察、黨政活動、工會活動、科研科教、創(chuàng)新成果等的照片。收集具有代表性的數(shù)碼照片，篩選出來反映事情全貌、活動過程的數(shù)碼照片；從數(shù)碼照片產(chǎn)生源頭抓起，收集歸檔責任到人。拍攝者形成的數(shù)碼照片連同文字材料要及時移交宣傳科，宣傳科接收后，按照規(guī)定篩選、整理、編寫文字說明，定期移交給檔案室管理人員，以保證數(shù)碼照片收集完整。

2.鑒定數(shù)碼照片及存儲載體的質(zhì)量。宣傳科人員將數(shù)碼照片移交到檔案部門后，檔案管理人員對數(shù)碼照片進行鑒定，移交的數(shù)碼照片必須是原圖，無添加修改；核對數(shù)碼照片的圖像、文字和內(nèi)容是否相符，背景信息和文字說明是否完整。同時，宣傳科按照要求進行分類存儲，移交時將數(shù)碼照片連同文字說明、電子目錄等一起交接，檔案部門人員檢查存儲載體的質(zhì)量、保存格式、技術(shù)參數(shù)等。

3.分類整理數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案包括背景信息和元數(shù)據(jù)。檔案部門要明確要求數(shù)碼照片格式為JPEG格式，像素為500萬（2560×1920），保證載體信息不丟失；要求按照“保管期限—形成年度—組號”分類，填寫數(shù)碼照片的歸檔說明，描述每組照片和每張照片的文字信息，要求圖像與文字相符、文字信息齊全。如2020年某科拍攝的某某會議數(shù)碼照片是2020年第二組第二張照片，期限為定期，該組的文件名為：02-2020-0002-0002.jpg。數(shù)碼照片存放在檔案室計算機D盤下，在D盤上創(chuàng)建數(shù)碼照片總文件夾，在總文件夾內(nèi)創(chuàng)建各年度和不同期限（永久、30年）的層級文件夾，組文件夾命名包括組號與數(shù)碼照片的主要信息。

4.建立數(shù)碼照片數(shù)據(jù)庫。單位檔案部門需要建立數(shù)碼照片數(shù)據(jù)庫，借助數(shù)碼照片檔案管理軟件，使利用者通過超級鏈接實現(xiàn)快速檢索利用。以筆者單位為例，檔案員將數(shù)碼照片檔案信息全部錄入計算機，使著錄信息與計算機內(nèi)保存的數(shù)碼照片一一對應。如圖1所示，2018年昌平區(qū)婦幼保健院數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)庫包括：全宗號、保管期限、年度、部門、照片組號、張?zhí)?、參見號、攝影者、時間、分說明、總說明、存儲文件名等。數(shù)碼照片的文字說明反映照片內(nèi)容和背景信息，可以為以后利用打下基礎。文字說明包括兩種：一種是總說明，以組為單位先對每組照片所反映的內(nèi)容進行總體說明，包括時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等基本要素；另一種是分說明，即對本張照片的說明，照片內(nèi)容包含人物時要寫清楚人物的單位、職務、姓名、在圖中的位置，以提升本張照片的價值，反映照片內(nèi)容的含義。

（四）采取措施確保數(shù)碼照片安全保管

1.加強數(shù)碼照片檔案保存。將電腦中的數(shù)碼照片，刻錄到不可擦寫光盤上進行脫機保存。以筆者單位為例，每年將所有的數(shù)碼照片在計算機中保存一份，在光盤中保存多份。計算機與外部網(wǎng)絡隔離，并實行單機管理。在光盤刻錄時，按照“期限—年度—組號”進行刻錄，不同年度的數(shù)碼照片不能刻錄在一張光盤中。光盤刻錄一式三套，封存保管一套，提供查閱一套，移交上級檔案館一套，每張光盤寫上保存內(nèi)容的相關屬性，并建立數(shù)碼照片檔案光盤目錄，方便對數(shù)碼照片對外提供利用，也可防止數(shù)碼照片的丟失或損壞，確保其安全。

2.做好數(shù)碼照片的安全存儲。將數(shù)碼照片存儲到符合要求的光盤載體上進行移交，并且檔案人員要檢查照片檔案的清晰度和準確性，對存儲的數(shù)碼照片進行用戶權(quán)限審計，防止用戶對數(shù)碼照片檔案非法篡改。此外，還要對數(shù)碼照片目錄數(shù)據(jù)庫進行備份，以確保數(shù)據(jù)庫的安全；控制檔案庫房的溫濕度，將數(shù)碼照片的光盤放在包裝盒內(nèi)，豎立擺放，不能擠壓，避免用手直接觸摸光盤；遠離強磁場和紫外線，定期對光盤抽樣機讀檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取恢復措施，確保數(shù)碼照片檔案的真實性和安全性。

隨著信息化的快速發(fā)展，數(shù)碼照片檔案管理水平不斷提高。檔案管理人員應具備現(xiàn)代化的信息服務意識和較強的業(yè)務素質(zhì)，不斷研究數(shù)碼照片管理手段和信息化的技術(shù)處理能力，掌握相關規(guī)范要求，嚴格按照規(guī)范對數(shù)碼照片歸檔，并對數(shù)碼照片檔案的管理進行創(chuàng)新，最大限度發(fā)揮數(shù)碼照片檔案的價值，助力單位的建設和發(fā)展。

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作者單位：北京市昌平區(qū)婦幼保健院