《證券業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》（DA/T79-2019）的內(nèi)容及相關(guān)問(wèn)題的思考

王英瑋 黃峰

2019年12月16日，國(guó)家檔案局官網(wǎng)發(fā)布了我國(guó)證券行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)《證券業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》（DA/ T79——2019）?！蹲C券業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“規(guī)范”）經(jīng)全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查通過(guò)，并經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)后發(fā)布，自2020年5月1日起實(shí)施。本文主要介紹規(guī)范的內(nèi)容，并對(duì)規(guī)范中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行初步探討。

一、規(guī)范的制訂背景、意義和特點(diǎn)

規(guī)范是由我國(guó)國(guó)泰君安證券股份有限公司牽頭制訂的一項(xiàng)證券行業(yè)的檔案推薦標(biāo)準(zhǔn)。在標(biāo)準(zhǔn)的制訂過(guò)程中，國(guó)泰君安證券股份有限公司專(zhuān)門(mén)成立了《證券企業(yè)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理以及系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究》課題組。該課題組經(jīng)過(guò)4年的研究，終于起草完成了這項(xiàng)行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范的制訂，為我國(guó)證券業(yè)務(wù)檔案管理提供了規(guī)范保障。

規(guī)范的制訂具有非常重要的意義。它是制訂者在學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書(shū)記考察上海時(shí)發(fā)表的重要講話精神，“為上海國(guó)際金融中心建設(shè)提供檔案工作制度供給的成功實(shí)踐”的重要成果。規(guī)范的制訂和發(fā)布實(shí)施，不僅填補(bǔ)了我國(guó)證券行業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的空白，也為建立新時(shí)代證券業(yè)務(wù)檔案科學(xué)管理模式提供了行動(dòng)指南。

規(guī)范的主要特點(diǎn)，歸納起來(lái)包括三點(diǎn)：

第一，系統(tǒng)性。規(guī)范從收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等方面出發(fā)，對(duì)證券業(yè)務(wù)檔案全流程管理的內(nèi)容和做法等，提出了較為規(guī)范的做法，并梳理形成了《證券公司業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，同時(shí)也將科創(chuàng)板證券業(yè)務(wù)檔案的管理規(guī)范性要求方面的內(nèi)容納入了標(biāo)準(zhǔn)。

第二，科學(xué)性。規(guī)范的制訂過(guò)程和內(nèi)容，充分體現(xiàn)了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制訂的科學(xué)性要求。制訂標(biāo)準(zhǔn)，研究先行。國(guó)泰君安證券股份有限公司的《證券企業(yè)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理以及系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究》課題組的研究成果，是規(guī)范的有利支撐。梳理、提煉和總結(jié)我國(guó)上海等地證券行業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)，是制訂規(guī)范的實(shí)踐基礎(chǔ)。規(guī)范的翔實(shí)內(nèi)容規(guī)定和各種證券業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍及業(yè)務(wù)檔案的保管期限表的呈現(xiàn)，是參與該標(biāo)準(zhǔn)制訂工作人員的辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。

第三，規(guī)范性。從規(guī)范的整體框架和主要內(nèi)容來(lái)看，它的制訂較好地遵循了《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)》（GB/T1.1—2009）的標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)規(guī)范要求?！稑?biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)》（GB/T 1.1—2009）是對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，該標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定對(duì)有效地保證標(biāo)準(zhǔn)的編寫(xiě)質(zhì)量起著重要的指導(dǎo)作用，是編寫(xiě)各項(xiàng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的基本遵循。具體體現(xiàn)是：（1）規(guī)范的編寫(xiě)及表達(dá)方式體現(xiàn)了GB/T 1.1—2009的統(tǒng)一性要求；規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一；其中的章、條、段、表和附錄的排列順序的一致。規(guī)范的文體的統(tǒng)一，基本做到了類(lèi)似的條款應(yīng)由類(lèi)似的措辭來(lái)表達(dá)，相同的條款應(yīng)由相同的措辭來(lái)表達(dá)。規(guī)范的術(shù)語(yǔ)統(tǒng)一，基本做到了同一個(gè)概念應(yīng)使用同一個(gè)術(shù)語(yǔ)表達(dá)。規(guī)范的形式統(tǒng)一，它的條標(biāo)題、表標(biāo)題的有無(wú)達(dá)到了統(tǒng)一要求。（2）規(guī)范的編寫(xiě)較好地保持了與其他標(biāo)準(zhǔn)之間的整體協(xié)調(diào)關(guān)系，體現(xiàn)了規(guī)范性的要求。在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)注意了和已經(jīng)發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行協(xié)調(diào)?？梢钥吹贸?，規(guī)范的編寫(xiě)人員充分注意到該標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)容規(guī)定方面與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之間的協(xié)調(diào)性，其中包括《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 1—2000）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15）、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T 68）、《證券公司客戶資料管理規(guī)范》（JR/T 0110）、《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JG J25）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）等等。同時(shí)，規(guī)范的協(xié)調(diào)性還體現(xiàn)在與相關(guān)法規(guī)和規(guī)定之間的內(nèi)容協(xié)調(diào)方面，如國(guó)家檔案局2012年12月17日制發(fā)的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、2015年5月5日制發(fā)的《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》、2015年12月2日制發(fā)的《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》等。（3）規(guī)范體現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)制訂的適用性要求，層次設(shè)置、編號(hào)等都較為充分地考慮到了便于引用的需要。

二、規(guī)范的結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容

規(guī)范的結(jié)構(gòu)除了前言和參考文獻(xiàn)外，內(nèi)容包括10章和一個(gè)資料性附錄（《證券業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》）。

規(guī)范正文部分的內(nèi)容包括：范圍（標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍）、規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、總則、管理體制和管理崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔、業(yè)務(wù)檔案的保管、業(yè)務(wù)檔案的利用、業(yè)務(wù)檔案的鑒定與處置、業(yè)務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理。下面分別予以介紹。

（一）范圍（標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍）

規(guī)范主要適用于證券公司證券業(yè)務(wù)檔案的管理與利用，不僅規(guī)定了證券業(yè)務(wù)檔案工作總則、管理體制、管理崗位職責(zé)，在辦理證券業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的應(yīng)歸檔保存的業(yè)務(wù)文件的整理、歸檔，還規(guī)定了證券業(yè)務(wù)檔案的保管、利用、鑒定與處置的要求和方法。此外，規(guī)范對(duì)證券公司的業(yè)務(wù)電子文件歸檔與業(yè)務(wù)電子檔案的管理也做出了相應(yīng)規(guī)定。

（二）規(guī)范性引用文件

規(guī)范的規(guī)范性引用文件共有5個(gè)，包括《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15）、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68）、《證券公司客戶資料管理規(guī)范》（JR/T0110）、《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25）。盡管該章的說(shuō)明中提到“凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件”，但上述5個(gè)規(guī)范性引用文件均未注日期，這是一個(gè)小的疏漏。

目前這5個(gè)引用標(biāo)準(zhǔn)的最新版本分別是：《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T 68—2017）、《證券公司客戶資料管理規(guī)范》（JR/T 0110—2014）、《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ 25—2010）。因?yàn)橐?guī)范的制訂直接引用了這些版本的文件，所以沒(méi)有必要將它們的制定年度（版本號(hào)）全部隱去，這會(huì)使利用者在使用該標(biāo)準(zhǔn)時(shí)不能很明確、直接地掌握5個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)準(zhǔn)確信息。如果考慮到這些引用文件可能會(huì)出現(xiàn)新的修訂或變動(dòng)情況，也可以通過(guò)今后標(biāo)準(zhǔn)的管理和定期修訂來(lái)予以體現(xiàn)。

（三）術(shù)語(yǔ)和定義

規(guī)范規(guī)定了12個(gè)術(shù)語(yǔ)及其定義，其中一級(jí)術(shù)語(yǔ)4個(gè)，二級(jí)術(shù)語(yǔ)8個(gè)，并為每個(gè)術(shù)語(yǔ)提供了英文譯名，各個(gè)術(shù)語(yǔ)概念的種屬關(guān)系表述得也比較清楚。一級(jí)術(shù)語(yǔ)包括：證券公司、證券業(yè)務(wù)文件、證券業(yè)務(wù)檔案和立卷。規(guī)范對(duì)證券公司的術(shù)語(yǔ)定義是：“依照《中華人民共和國(guó)公司法》和《中華人民共和國(guó)證券法》設(shè)立的經(jīng)營(yíng)證券業(yè)務(wù)的有限責(zé)任公司或者股份有限公司。”《公司法》和《證券法》是我國(guó)經(jīng)營(yíng)證券業(yè)務(wù)的公司主體必須遵循的基本思想和行為規(guī)范。規(guī)范對(duì)證券業(yè)務(wù)文件的術(shù)語(yǔ)定義是：“證券公司在證券業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動(dòng)中形成各種文字、圖表、照片、聲像等不同載體形式的記錄?！币?guī)范對(duì)證券業(yè)務(wù)檔案的術(shù)語(yǔ)定義是：“具有憑證、查考和保存價(jià)值的證券業(yè)務(wù)文件?！币?guī)范對(duì)立卷的術(shù)語(yǔ)定義是：“將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程?！痹撔g(shù)語(yǔ)定義引用了DA/T1—2000的5.10條款，并作了術(shù)語(yǔ)注釋?zhuān)鹤C券業(yè)務(wù)檔案的立卷方式包括但不限于按戶立卷、按類(lèi)型（項(xiàng)目）立卷兩種。

二級(jí)術(shù)語(yǔ)共有8個(gè)，包括了證券業(yè)務(wù)檔案的6個(gè)種概念的術(shù)語(yǔ)，即經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)檔案、投資銀行業(yè)務(wù)檔案、證券投資業(yè)務(wù)檔案、場(chǎng)外市場(chǎng)業(yè)務(wù)檔案、信用業(yè)務(wù)檔案、資產(chǎn)托管與運(yùn)營(yíng)外包業(yè)務(wù)檔案。經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)檔案的術(shù)語(yǔ)定義是：“證券公司在證券客戶開(kāi)戶、委托、交易、客戶回訪等經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料?！蓖顿Y銀行業(yè)務(wù)檔案的術(shù)語(yǔ)定義是：“證券公司在證券發(fā)行、承銷(xiāo)、交易、企業(yè)重組、兼并與收購(gòu)、項(xiàng)目融資、財(cái)務(wù)顧問(wèn)、持續(xù)督導(dǎo)等業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。”證券投資業(yè)務(wù)檔案的術(shù)語(yǔ)定義是：“證券公司在證券投資決策研究、制定投資決策、執(zhí)行投資操作、接收反饋、修正投資方案和項(xiàng)目總結(jié)等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料?！眻?chǎng)外市場(chǎng)業(yè)務(wù)檔案的術(shù)語(yǔ)定義是：“證券公司在交易所以外由買(mǎi)賣(mài)雙方通過(guò)OTC或當(dāng)面議價(jià)等形式成交過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料?！毙庞脴I(yè)務(wù)檔案的術(shù)語(yǔ)定義是：“證券公司在信用業(yè)務(wù)中辦理客戶征信、客戶篩選與初審，客戶簽訂合同、開(kāi)戶、委托、交易等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。”資產(chǎn)托管與運(yùn)營(yíng)外包業(yè)務(wù)檔案的術(shù)語(yǔ)定義是：“證券公司接受委托，依據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定和合同協(xié)議的約定，作為獨(dú)立的第三方，在為客戶持有或管理的資產(chǎn)提供資產(chǎn)保管、投資清算、估值核算、投資監(jiān)督、信息披露、份額登記、交易支持、投資風(fēng)險(xiǎn)、資金劃撥、系統(tǒng)對(duì)接、數(shù)據(jù)傳輸、信息遞送、報(bào)表對(duì)賬、績(jī)效評(píng)估等專(zhuān)業(yè)服務(wù)環(huán)節(jié)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料?！边@些術(shù)語(yǔ)定義基本上揭示了6種證券業(yè)務(wù)檔案的形成者、形成領(lǐng)域、主要特征和內(nèi)容構(gòu)成。對(duì)這些術(shù)語(yǔ)定義的評(píng)價(jià)和分析，本文將在第三部分予以闡述。

規(guī)范對(duì)立卷的兩個(gè)種概念——按戶立卷和按類(lèi)型（項(xiàng)目）立卷的定義分別是：“以客戶為單位，按戶組卷，原則上同一客戶形成的所有文件材料立為一卷”和“以業(yè)務(wù)類(lèi)型（項(xiàng)目）為單位，將同一業(yè)務(wù)類(lèi)型（項(xiàng)目）形成的各種文件材料按時(shí)間順序組成具有有機(jī)聯(lián)系的案卷”。這兩個(gè)術(shù)語(yǔ)，明確了兩種類(lèi)型單位的業(yè)務(wù)文件所應(yīng)采用的立卷方法。

（四）總則

該部分包括6個(gè)具體條款。其內(nèi)容主要是規(guī)定了證券公司應(yīng)對(duì)證券業(yè)務(wù)檔案管理時(shí)所要遵循的工作原則、業(yè)務(wù)工作要求、制度建設(shè)要求、檔案管理的安全和保密要求等。由于證券業(yè)務(wù)檔案是維護(hù)證券公司和客戶利益的重要原始憑證，是證券公司有效、合法執(zhí)業(yè)的重要依據(jù)，所以規(guī)范規(guī)定：證券業(yè)務(wù)檔案應(yīng)采取“納入證券公司檔案工作體系，實(shí)行集中統(tǒng)一管理”的基本工作原則。

為了確保證券業(yè)務(wù)文件的完整歸檔和證券業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，規(guī)范依照我們檔案工作實(shí)踐及證券行業(yè)檔案管理的制度建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，將“三納入”的成功制度經(jīng)驗(yàn)，作為對(duì)證券公司的業(yè)務(wù)檔案管理制度建設(shè)要求，明確地提了出來(lái)。規(guī)范規(guī)定：“證券公司應(yīng)建立健全統(tǒng)一的業(yè)務(wù)文件材料歸檔管理制度和業(yè)務(wù)檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等管理制度，將證券業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務(wù)工作流程，列入業(yè)務(wù)工作計(jì)劃，列入業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，列入公司考核體系和獎(jiǎng)懲制度?！?/p>

“安全第一”是我國(guó)對(duì)檔案工作的基本業(yè)務(wù)要求。規(guī)范規(guī)定：“證券公司應(yīng)對(duì)證券業(yè)務(wù)檔案中的客戶信息保密，嚴(yán)禁擅自泄露客戶信息?！薄白C券公司在服務(wù)軍工等項(xiàng)目時(shí)形成的涉密業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)參照國(guó)家相關(guān)安全保密規(guī)定管理?！?/p>

由于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，證券公司的電子文件和電子檔案的數(shù)量也在不斷增加。為此，規(guī)范也對(duì)證券公司的業(yè)務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理，以及如何處理好業(yè)務(wù)電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系等，提出了相應(yīng)的原則性要求，即“證券公司在做好紙質(zhì)載體業(yè)務(wù)檔案管理的同時(shí)，應(yīng)將業(yè)務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理納入本單位信息化建設(shè)和檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃，配備必要的人員、資金和設(shè)施設(shè)備，為證券業(yè)務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理提供保障”“證券業(yè)務(wù)檔案同時(shí)具有紙質(zhì)與電子兩種載體時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系?！?/p>

（五）管理體制和管理崗位職責(zé)

規(guī)范明確了證券業(yè)務(wù)檔案管理的工作體制、業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)、檔案部門(mén)職責(zé)、信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)、檔案人員要求、檔案管理模式等方面的要求。

檔案管理工作體制是：證券公司應(yīng)明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位，配備專(zhuān)職檔案人員，各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)配備專(zhuān)職或兼職檔案人員。

證券公司業(yè)務(wù)人員的職責(zé)是：應(yīng)負(fù)責(zé)積累其在工作中形成的業(yè)務(wù)文件，對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)，并及時(shí)將辦理完畢、有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)文件及時(shí)向本機(jī)構(gòu)專(zhuān)兼職檔案人員移交。證券公司的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)專(zhuān)（兼）職檔案人員的職責(zé)是：應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理本機(jī)構(gòu)歸檔的業(yè)務(wù)文件，定期將已整理的業(yè)務(wù)文件及文件清單向檔案部門(mén)移交，并辦理歸檔交接手續(xù)。證券公司的檔案部門(mén)職責(zé)是：應(yīng)對(duì)證券業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，指導(dǎo)、監(jiān)督業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)文件的形成、積累、整理及歸檔工作，并負(fù)責(zé)證券業(yè)務(wù)檔案的保管、利用、鑒定和銷(xiāo)毀工作；應(yīng)參與本單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、實(shí)施等工作，提出電子文件歸檔需求和對(duì)實(shí)現(xiàn)過(guò)程的跟蹤，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。證券公司的信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)是：應(yīng)負(fù)責(zé)為證券業(yè)務(wù)檔案管理提供技術(shù)支持。

證券公司對(duì)檔案人員要求是：應(yīng)熟悉證券業(yè)務(wù)，具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，并定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)；檔案人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。發(fā)生崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理好檔案工作交接手續(xù)。

證券公司對(duì)證券業(yè)務(wù)檔案的管理模式要求是：可采取本單位集中管理、全部或部分委托具有相應(yīng)檔案管理資質(zhì)的檔案服務(wù)承包方管理的管理方式；采取委托管理方式的，應(yīng)按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/ T68）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（六）業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔

這一章的內(nèi)容包括了對(duì)證券公司業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍、保管期限劃分、歸檔文件版本、立卷要求和方法、分類(lèi)要求和方法，以及對(duì)案卷的排列、編頁(yè)、編目、編號(hào)、裝訂的要求和方法等，做出了具體規(guī)定。

規(guī)范規(guī)定“證券公司在證券業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)文件均應(yīng)收集、歸檔”，并在附錄A中給出了可參考的證券業(yè)務(wù)文件歸檔范圍和檔案的保管期限。證券公司還可依據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定及本單位實(shí)際情況，對(duì)規(guī)范規(guī)定的文件歸檔范圍和檔案保管期限作相應(yīng)的調(diào)整。歸檔文件如果是歸入證券業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)是正本；如果文件同屬管理類(lèi)檔案和業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍，一般管理類(lèi)檔案要?dú)w入正本，業(yè)務(wù)檔案可歸入相應(yīng)的文件副本或復(fù)制件。在立卷工作組織管理中，經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)和信用業(yè)務(wù)形成的文件多為客戶材料，可按照J(rèn)R/T 0110—2014（中國(guó)證券監(jiān)督管理委員會(huì)公告〔2014〕56號(hào)）的要求，采用按戶立卷的方式加以整理；投資銀行業(yè)務(wù)、證券投資業(yè)務(wù)、場(chǎng)外市場(chǎng)業(yè)務(wù)和資產(chǎn)托管與運(yùn)營(yíng)外包業(yè)務(wù)形成的文件，可采用按類(lèi)型（項(xiàng)目）立卷的方式進(jìn)行整理。我國(guó)的《證券法》規(guī)定：證券公司應(yīng)當(dāng)妥善保存客戶開(kāi)戶資料、委托記錄、交易記錄和與內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的各項(xiàng)資料，保存期限不得少于20年。

規(guī)范規(guī)定證券業(yè)務(wù)文件可采用“業(yè)務(wù)類(lèi)型—保管期限—年度—機(jī)構(gòu)”或“保管期限—年度—類(lèi)型（項(xiàng)目）”的方法分類(lèi)；證券公司也可根據(jù)本單位實(shí)際情況，結(jié)合業(yè)務(wù)檔案形成特點(diǎn)制定分類(lèi)方案，但分類(lèi)方案一經(jīng)確定就應(yīng)保持穩(wěn)定。

規(guī)范規(guī)定了立卷的歸檔文件排列方法。其中包括：（1）按形成時(shí)間順序排列。如按戶立卷整理的客戶資料。（2）按重要程度排列。如按類(lèi)型（項(xiàng)目）立卷整理的業(yè)務(wù)文件，可按時(shí)間順序結(jié)合文件重要程度進(jìn)行排列，有監(jiān)管機(jī)關(guān)正式批復(fù)的要以批復(fù)為首頁(yè)。

規(guī)范規(guī)定了案卷的編頁(yè)要求和方法，即“證券業(yè)務(wù)文件應(yīng)以卷為單位，在文件正面右上角或背面左上角的空白位置編制頁(yè)碼”。

規(guī)范規(guī)定了證券業(yè)務(wù)文件組成案卷的編目要求。應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和排列順序編制卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、備考表等，具體要求可參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）的內(nèi)容規(guī)定執(zhí)行。

規(guī)范規(guī)定了證券業(yè)務(wù)檔案的檔號(hào)編制要求。證券業(yè)務(wù)檔案檔號(hào)可采用“全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼—年度—保管期限-機(jī)構(gòu)代碼-業(yè)務(wù)類(lèi)別號(hào)—案卷號(hào)”的結(jié)構(gòu)。

規(guī)范規(guī)定了證券業(yè)務(wù)檔案案卷的裝訂要求。其中，按戶立卷整理的，須按照“一戶一卷”要求將同一客戶材料逐一放入相應(yīng)檔案袋內(nèi)；證券賬戶客戶檔案可按照每一筆業(yè)務(wù)流水的時(shí)間順序排列，直接放入檔案盒；按類(lèi)型（項(xiàng)目）立卷的文件，可采用線繩等裝訂方式。

（七）業(yè)務(wù)檔案的保管

這一章的內(nèi)容包括檔案庫(kù)房的設(shè)置及管理要求、業(yè)務(wù)檔案存儲(chǔ)要求和業(yè)務(wù)電子檔案的保管要求。規(guī)范規(guī)定，證券公司應(yīng)依據(jù)證券業(yè)務(wù)檔案的載體選擇檔案存放設(shè)備，并設(shè)置與本單位檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的檔案庫(kù)房；無(wú)條件配置檔案庫(kù)房的證券公司，可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)代為保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔，庫(kù)房防護(hù)功能及溫、濕度應(yīng)符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15—1995）和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ 25—2010）對(duì)各類(lèi)檔案載體的保管要求。證券業(yè)務(wù)電子檔案的存儲(chǔ)方式包括在線存儲(chǔ)、近線備份和離線備份等三種，如出現(xiàn)不可讀取風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行遷移。證券公司檔案部門(mén)應(yīng)每年對(duì)證券業(yè)務(wù)電子檔案的可讀取性進(jìn)行檢測(cè)，并形成檢測(cè)報(bào)告，以確保檔案的真實(shí)性、完整性、可用性與安全性。各證券公司可參照國(guó)家檔案局2018年4月發(fā)布的《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T 70—2018）來(lái)開(kāi)展此項(xiàng)工作。

（八）業(yè)務(wù)檔案的利用

證券業(yè)務(wù)檔案管理的目的就是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)這種檔案資源的有效利用。為此，規(guī)范的第8章專(zhuān)門(mén)對(duì)證券業(yè)務(wù)檔案的利用進(jìn)行了規(guī)定。規(guī)范要求，利用證券業(yè)務(wù)檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并嚴(yán)格遵守登記和審批制度；已經(jīng)采取電子檔案管理方式的，查閱證券業(yè)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)優(yōu)先查閱電子檔案，以保護(hù)檔案原件的安全；查閱檔案時(shí)，一般在檔案查閱室定點(diǎn)查閱，或通過(guò)授權(quán)在電子檔案管理系統(tǒng)中查閱；借閱人員歸還紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案后，檔案人員應(yīng)及時(shí)檢查，確保業(yè)務(wù)檔案為原件，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、缺頁(yè)等情況，應(yīng)依照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。

（九）業(yè)務(wù)檔案的鑒定與處置

規(guī)范規(guī)定了證券公司開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案的鑒定與處置應(yīng)采取的組織形式、管理制度和管理要求。各證券公司要成立由分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)組成的檔案鑒定小組。鑒定小組的職責(zé)是：定期根據(jù)本單位的檔案保管期限表對(duì)保管期限已滿的證券業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，出具鑒定意見(jiàn)。各證券公司對(duì)保管期限已滿、確無(wú)保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，要登記造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。經(jīng)核準(zhǔn)銷(xiāo)毀的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案，各證券公司應(yīng)送本行政區(qū)域保密部門(mén)指定的保密材料銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷(xiāo)毀。經(jīng)核對(duì)銷(xiāo)毀的業(yè)務(wù)電子檔案應(yīng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、備份系統(tǒng)中徹底刪除，其元數(shù)據(jù)應(yīng)移入銷(xiāo)毀數(shù)據(jù)庫(kù)，并在電子檔案管理系統(tǒng)的管理過(guò)程元數(shù)據(jù)、日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷(xiāo)毀活動(dòng)。各證券公司應(yīng)對(duì)經(jīng)核對(duì)的準(zhǔn)予銷(xiāo)毀的業(yè)務(wù)電子檔案的離線存儲(chǔ)介質(zhì)，實(shí)施破壞性銷(xiāo)毀。實(shí)施銷(xiāo)毀前，各證券公司應(yīng)對(duì)備份中的其他電子檔案進(jìn)行離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)有兩人監(jiān)銷(xiāo)，銷(xiāo)毀人員及監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字，嚴(yán)格防止業(yè)務(wù)檔案遺失和泄密。各證券公司的檔案銷(xiāo)毀清單，應(yīng)按照銷(xiāo)毀時(shí)間順序保存，并永久保存。對(duì)雖已到期、但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或有其他未了事項(xiàng)的業(yè)務(wù)檔案，各證券公司不得銷(xiāo)毀。對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，各證券公司應(yīng)延長(zhǎng)檔案的保管期限。

已經(jīng)失去保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案的銷(xiāo)毀方法有機(jī)械粉碎、熔漿再生、焚燒處理等3種。電子檔案的銷(xiāo)毀方法通常是在專(zhuān)門(mén)的處理中心以粉碎、碾壓加填埋的物理方法進(jìn)行銷(xiāo)毀，也可以采用強(qiáng)酸、強(qiáng)堿腐蝕的化學(xué)方法進(jìn)行處理。

（十）業(yè)務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理

規(guī)范規(guī)定了證券公司的電子文件和電子檔案的基本管理要求、公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔和檢測(cè)要求、電子檔案管理系統(tǒng)的功能要求，以及可以參照的國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)證券公司的電子文件和電子檔案的基本管理要求是：應(yīng)對(duì)證券業(yè)務(wù)電子文件、電子檔案實(shí)施全程和集中管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性與安全性。對(duì)證券公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔要求是：能支持電子文件形成或辦理部門(mén)完整收集、整理應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)，能按要求形成標(biāo)準(zhǔn)的歸檔數(shù)據(jù)封裝包，能開(kāi)發(fā)符合“四性”檢測(cè)要求的接口功能，選擇合適的電子文件存儲(chǔ)格式以利于向電子檔案存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換等。電子檔案管理系統(tǒng)的功能要求：應(yīng)具備系統(tǒng)配置管理功能、電子檔案管理功能、安全管理功能、系統(tǒng)管理功能等，以滿足證券業(yè)務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理需要。各證券公司的業(yè)務(wù)電子文件歸檔、電子檔案管理的具體要求，規(guī)范推薦按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行。

三、規(guī)范存在的問(wèn)題及對(duì)策思考

正因?yàn)橐?guī)范是我國(guó)首個(gè)證券公司業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度，所以其中不免會(huì)存在一些需要進(jìn)一步討論和明確的問(wèn)題。這些問(wèn)題歸納起來(lái)包括以下幾個(gè)方面。

（一）規(guī)范的術(shù)語(yǔ)及其定義質(zhì)量仍需提高

規(guī)范對(duì)“證券業(yè)務(wù)文件”的術(shù)語(yǔ)定義是：“證券公司在證券業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動(dòng)中形成各種文字、圖表、照片、聲像等不同載體形式的記錄?！痹谠摱x中，并沒(méi)有提到電子文件的載體形式和記錄方式，只是提及了“文字、圖表、照片、聲像”等四種記錄方式，并且將其誤解為“不同載體形式”。這是該術(shù)語(yǔ)定義項(xiàng)中不應(yīng)該出現(xiàn)的瑕疵。建議修訂該標(biāo)準(zhǔn)時(shí)予以改正。一般的表述是：文字、圖表、音頻、視頻、數(shù)字等記錄方式。載體則一般包括傳統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)，如紙張、膠片、錄音帶、錄像帶等；現(xiàn)代存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。

規(guī)范對(duì)“證券業(yè)務(wù)檔案”的術(shù)語(yǔ)定義是：“具有憑證、查考和保存價(jià)值的證券業(yè)務(wù)文件?！边@個(gè)術(shù)語(yǔ)定義有些不太規(guī)范。首先，定義項(xiàng)中使用的“憑證、查考和保存價(jià)值”這個(gè)種差，存在邏輯上的問(wèn)題。我們知道，檔案學(xué)理論對(duì)檔案價(jià)值的基本認(rèn)識(shí)是憑證價(jià)值和參考（信息）價(jià)值?！安榭肌币辉~的語(yǔ)義含義是指追查考實(shí)，或調(diào)查研究、弄清事實(shí)。而“參考”一詞的語(yǔ)義含義是指參證有關(guān)材料來(lái)幫助研究和了解；在人們研究或處理某些事務(wù)時(shí)，把另外的相關(guān)資料或數(shù)據(jù)、檔案拿來(lái)對(duì)照?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法對(duì)“本法所稱(chēng)檔案”的法律條文界定中均使用了“保存價(jià)值”概念。那么，檔案的兩種基本價(jià)值和檔案的保存價(jià)值之間是一種什么關(guān)系呢？其實(shí)，檔案的憑證和參考價(jià)值與檔案的保存價(jià)值之間不是一種并列的關(guān)系，而是一種因果性關(guān)系，即由于檔案具有某種憑證和參考價(jià)值，所以人們才會(huì)最后認(rèn)定這些檔案具有保存價(jià)值。檔案價(jià)值鑒定的依據(jù)是檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值以及人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)存續(xù)和發(fā)展的需要。我們根據(jù)對(duì)這些價(jià)值因素的綜合評(píng)價(jià)結(jié)果，并結(jié)合人們?cè)跉v史上積累的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，才能有效地確定檔案的保存年限或有無(wú)保存價(jià)值。

規(guī)范對(duì)具有屬種關(guān)系的術(shù)語(yǔ)定義尚需要完善。規(guī)范對(duì)證券業(yè)務(wù)檔案的6個(gè)種概念的術(shù)語(yǔ)定義，只是在邏輯層級(jí)上給予了一定體現(xiàn)，但在這些種概念的術(shù)語(yǔ)定義中卻沒(méi)有真正體現(xiàn)。如“經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)檔案”的術(shù)語(yǔ)定義使用的屬概念本應(yīng)是它的上位概念——“經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)檔案”，結(jié)果卻采用了“文件材料”。

規(guī)范定義邏輯是：“經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)檔案是……文件材料”。這是經(jīng)常出現(xiàn)的一種定義邏輯失誤。用個(gè)體概念來(lái)定義整體概念是十分不科學(xué)的。試想，你能夠用“細(xì)胞”這個(gè)個(gè)體概念來(lái)定義“人”這個(gè)整體概念嗎？其實(shí)，按正常邏輯，規(guī)范在定義了屬概念“證券業(yè)務(wù)檔案”之后，下面的這6個(gè)種概念只要放在這個(gè)定義好的屬概念的框架內(nèi)進(jìn)行定義，就可以了。其后的主要任務(wù)就是找出這6個(gè)種概念之間的種差，就可以把它們一一定義清楚了，采用的基本邏輯結(jié)構(gòu)是：種概念=種差+證券業(yè)務(wù)檔案。

規(guī)范術(shù)語(yǔ)的英文譯名，將檔案翻譯成“Archive”的做法，也需要加以推敲。在歐美等國(guó)家的檔案工作術(shù)語(yǔ)中，“Archive”的術(shù)語(yǔ)含義一般是指在國(guó)家檔案館中永久保存的檔案。同外國(guó)不同的是，我國(guó)的許多業(yè)務(wù)檔案都保存在形成單位，而非是指在國(guó)家檔案館中永久保存的檔案，所以我們的許多檔案（包括證券業(yè)務(wù)檔案）都是與“Records”相對(duì)應(yīng)的。

規(guī)范的一些條款規(guī)定中，有時(shí)采用“文件”，有時(shí)采用“文件材料”。在一定程度上影響了該標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量?！拔募牧稀痹凇稒n案工作基本術(shù)語(yǔ)》中沒(méi)有出現(xiàn)，而本標(biāo)準(zhǔn)中卻常常使用，這是不規(guī)范的一種表現(xiàn)。當(dāng)然，這也是我們現(xiàn)行許多行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)的通病。既然DA/T1—2000中已經(jīng)明確定義了“文件”這一術(shù)語(yǔ)，而且DA/T1—2000也被列入了規(guī)范的引用標(biāo)準(zhǔn)，那為什么不加以采用呢？難道《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》中應(yīng)該將“文件”術(shù)語(yǔ)改為“文件材料”嗎？值得反思。

規(guī)范對(duì)一些術(shù)語(yǔ)定義項(xiàng)中使用的縮略語(yǔ)沒(méi)有注意添加必要的注釋。如OTC，它的含義是不是指柜臺(tái)產(chǎn)品，投資于場(chǎng)外市場(chǎng)（區(qū)別于交易所）的理財(cái)產(chǎn)品，是一種收益憑證，大多屬于保本收益型呢？

規(guī)范沒(méi)有對(duì)其內(nèi)容中出現(xiàn)的“證券電子業(yè)務(wù)文件”和“證券電子業(yè)務(wù)檔案”以及“證券電子檔案管理系統(tǒng)”等術(shù)語(yǔ)做出定義。這也是今后修訂時(shí)需要加以解決的問(wèn)題。

（二）正文中有些規(guī)定的表述尚需準(zhǔn)確

例如，5.5.1條規(guī)定“檔案人員應(yīng)熟悉證券業(yè)務(wù)”。這樣的要求太高了。其實(shí)作為檔案人員能夠了解證券業(yè)務(wù)基本知識(shí)就可以了，否則檔案人員不就成了全能人員了嗎？再如，4.6“證券公司在服務(wù)軍工等項(xiàng)目時(shí)形成的涉密業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)參照國(guó)家相關(guān)安全保密規(guī)定管理”的要求，沒(méi)有突出保密法律法規(guī)的作用，只是說(shuō)了一下“國(guó)家相關(guān)安全保密規(guī)定”，有簡(jiǎn)單籠統(tǒng)之感。又如，5.3.2“……，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求”。并沒(méi)有說(shuō)明證券公司有哪些相關(guān)的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)可以遵循。如果能夠列舉一二，也可為標(biāo)準(zhǔn)的適用提供較好的遵循。

有些規(guī)定的細(xì)化程度還需增強(qiáng)。如5.5.2規(guī)定“檔案人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。發(fā)生崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理好檔案工作交接手續(xù)?！蹦敲矗敖唤邮掷m(xù)”的基本內(nèi)容是什么呢？需要注意什么問(wèn)題呢？如果能夠補(bǔ)充說(shuō)明，則該標(biāo)準(zhǔn)的操作性會(huì)變得更好。

（三）關(guān)于證券業(yè)務(wù)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)選擇問(wèn)題

規(guī)范的6.3分類(lèi)條款規(guī)定證券業(yè)務(wù)文件可采用“業(yè)務(wù)類(lèi)型—保管期限—年度—機(jī)構(gòu)”或“保管期限—年度—類(lèi)型（項(xiàng)目）”的方法進(jìn)行分類(lèi)。關(guān)于“保管期限”能夠作為檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，筆者已經(jīng)在以往的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究論文中給出了相應(yīng)的解釋。在這里再重申一下：只有取自分類(lèi)對(duì)象本身的客觀屬性或特征，才能作為事物分類(lèi)的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)或尺度，而不能采取主觀性的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。保管期限是一種體現(xiàn)“應(yīng)然”而非“實(shí)然”狀態(tài)的價(jià)值判斷結(jié)果，有著濃重的主觀性，所以通常不能作為檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際的檔案管理實(shí)踐中，檔案部門(mén)可以依據(jù)檔案的保管期限對(duì)整理入庫(kù)的檔案實(shí)體進(jìn)行排架管理。

（四）證券業(yè)務(wù)檔案的檔號(hào)編制尚需簡(jiǎn)化

規(guī)范規(guī)定的標(biāo)編號(hào)方法比較復(fù)雜，要求證券業(yè)務(wù)檔案檔號(hào)可采用“全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼—年度—保管期限—機(jī)構(gòu)代碼—業(yè)務(wù)類(lèi)別號(hào)—案卷號(hào)”的結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)看似面面俱到，實(shí)際上有些是不需要的。如果規(guī)范在6.7中能夠進(jìn)一步說(shuō)明其中哪些是必要的編號(hào)項(xiàng)，哪些是選擇性的編號(hào)項(xiàng)，則會(huì)使該標(biāo)準(zhǔn)的適用性變得更好。檔案的種類(lèi)劃分中的文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案等思想，目的是為了建立檔案學(xué)的分支學(xué)科，避免學(xué)科研究?jī)?nèi)容交叉的需要。而在實(shí)踐中，這些種類(lèi)的檔案，往往是你中有我、我中有你，不可人為地硬性拆分，應(yīng)充分考慮其產(chǎn)生和形成過(guò)程中的相互聯(lián)系。因此，一般情況下，是沒(méi)有必要在檔號(hào)中增加“門(mén)類(lèi)代碼”的。證券業(yè)務(wù)檔案一般是按照業(yè)務(wù)職能標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)的，我們?yōu)槊款?lèi)檔案編制代號(hào)（相當(dāng)于大類(lèi)代號(hào)）是有必要的。另外，如果在證券業(yè)務(wù)檔案的元數(shù)據(jù)項(xiàng)或檔案著錄項(xiàng)目中，已經(jīng)有了“保管期限”項(xiàng)，那么就沒(méi)有必要在檔號(hào)中增加保管期限的代碼了。

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作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院