數(shù)碼照片檔案管理應把握自身的特點與規(guī)律

張靜華

數(shù)碼照片檔案是指將國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的，對國家和社會及個人有保存價值的數(shù)碼照片分類收錄保存。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片和該照片的文字說明兩部分組成。

一、數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀

1、數(shù)碼照片檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準，制度不健全

有關檔案實體分類規(guī)定：“聲像檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開放利用”。但現(xiàn)在照片檔案管理的制度建設都還處于不斷完善中，相關的規(guī)章制度發(fā)展也比較滯后。隨著數(shù)碼相機的普及，數(shù)碼照片資料日益增多，大量堆積如山的數(shù)碼照片在豐富著檔案資源的同時，也給檔案管理者提出新的挑戰(zhàn)，數(shù)碼照片檔案和膠卷照片、圖片資料、紙質文件等檔案有著本質的區(qū)別。因數(shù)碼照片管理工作沒有統(tǒng)一易行的方式，一直以來，更多的都是管理工作人員憑借自己的“經(jīng)驗”在整理。數(shù)碼照片具有特殊性，原有的管理已不適合，而新的管理制度又不健全，數(shù)碼照片檔案管理無章可循，這直接影響了數(shù)碼照片的規(guī)范管理。

2、對數(shù)碼照片檔案管理缺乏深刻認識，管理意識不強

長期以來，在檔案管理工作中都偏重于文書檔案的收集、整理、歸檔，照片檔案在檔案管理工作中往往處于配角地位，相對于傳統(tǒng)照片檔案，數(shù)碼照片起步較晚，人們對數(shù)碼照片檔案管理認識程度不深，思想上不夠重視，管理意識不強，數(shù)碼照片檔案管理普遍被忽視。但隨著科技的不斷發(fā)展，數(shù)碼相機在人們的生活、工作中已經(jīng)普及，數(shù)碼照片也代替了傳統(tǒng)的膠卷照片。在實際工作中，因數(shù)碼照片無底片，不需沖印即可觀看和利用，所以一般情況下，單位或個人在活動中若拍攝數(shù)碼照片后大都輸入計算機看完、用完即大功告成，對于它的分類、整理、歸檔這些工作則經(jīng)常會一拖再拖，而隨著時間的推移、人員的變動和其它工作的影響，這些數(shù)碼照片也失去了它存在的價值，有的甚至會丟失。

3、數(shù)碼照片檔案管理存在安全隱患，管理系統(tǒng)不完善

數(shù)碼照片沒有底片，以數(shù)字文件形式保存，查閱、復制、整理都是通過數(shù)字化程序來實現(xiàn)的，它依賴計算機、存儲卡等各種設備，而存儲各種設備的條件及故障直接影響數(shù)碼照片的安全，在管理工作不到位情況下，計算機病毒、軟件故障、網(wǎng)絡傳輸出錯、數(shù)據(jù)誤刪、工作人員流動、更換電腦等都會造成數(shù)碼照片的破壞或丟失。另外數(shù)碼照片的內容很容易被增、刪和修改，制度、技術措施不到位就很難對數(shù)碼照片進行安全保護。數(shù)碼照片成像與處理便捷快速、方便修改、傳輸方式多等特點也可導致數(shù)碼照片如果被修改、重新編輯，那么，收集數(shù)碼照片檔案管理的工作人員就無法判斷數(shù)碼照片的原始性和真實性。

4、數(shù)碼照片檔案的開發(fā)利用技術比較落后

基于數(shù)碼照片檔案的便利、圖像清晰等特點，很多單位的檔案室都設立數(shù)碼照片檔案管理室，但由于沒有統(tǒng)一的專門檢索數(shù)碼照片的系統(tǒng)，檔案管理者對數(shù)碼照片不能及時的開發(fā)，所以很難在一個平臺上查閱與搜索到用戶所需求的數(shù)碼照片檔案的資源，使數(shù)碼照片檔案資源很難被大眾化地開發(fā)與利用。

二、依自身特點與規(guī)律做好數(shù)碼照片檔案管理的措施

數(shù)碼照片檔案資源作為“檔案資源體系”建設的重要組成部分，越來越引起檔案部門的高度重視。做好數(shù)碼照片檔案管理工作，有效提升數(shù)碼照片檔案資源建設的水平，要從提高思想認識、健全制度標準、優(yōu)化工作流程、配備專業(yè)人員與設備等幾個層面著手。只有準確把握數(shù)碼照片檔案在形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的特點和規(guī)律，數(shù)碼照片檔案的管理工作才能確保取得實效。

1、依自身特點與規(guī)律做好數(shù)碼照片檔案的前期介入工作

數(shù)碼照片檔案的收集工作不是件容易的事情，筆者認為，一是拍攝照片的人不注重片的質量，拍攝技術，內容主次等，造成無照片可收集;二是拍攝照片的人或部門將照片作為個人或部門成果不愿移交歸檔，造成照片收集不上來。這兩個不容易的原因就是數(shù)碼照片檔案在拍照前期的介入不夠，拍照人對數(shù)碼照片檔案收集的認識不夠深入。

隨著對數(shù)碼照片檔案形成規(guī)律認識的深入，檔案管理工作人員合理有效的前期介入，能夠改善數(shù)碼照片檔案歸檔不齊全、歸檔數(shù)量不足、拍攝照片質量不高等資源建設困境。在實際管理工作中要根據(jù)數(shù)碼照片自身特點與規(guī)律，采取積極有效的措施，比如明確分工、落實職責等。確保數(shù)碼照片拍攝范圍全面、拍攝數(shù)量、質量得到保障，并及時向檔案部門進行移交，從而使檔案部門做好檔案的收集整理。

2、依自身特點與規(guī)律細化數(shù)碼照片的收集環(huán)節(jié)

在實際工作中，數(shù)碼照片和它的文字說明是數(shù)碼照片檔案資料的重要組成部分，要做到圖文并茂，照片和文字說明應齊全、準確、簡明、能夠概括時間、地點、人物、事由、攝影者等必備的要素，能反映數(shù)碼照片的主要內容。二者如有一項不完備，鮮活的照片就可能成為沒有價值的死信息;拍攝質量不高就會使得形象的歷史記錄黯然失色。

細化要求，加強培訓是解決問題的重要途徑。在收集數(shù)碼照片檔案的環(huán)節(jié)中，通過細化要求的形式，可以確保數(shù)碼照片的拍攝質量及文字說明的準確完整。文字說明應該包含哪些要素、怎樣編寫等細節(jié)內容，將這些要求明確下來，形成攝影工作人員的手冊。有些數(shù)碼照片經(jīng)過修飾剪裁，破壞了數(shù)碼照片的原始性，對將來的利用造成困難，為避免這些情況的發(fā)生，就要通過具體要求和培訓來有效規(guī)避此類隱患。

3、依自身特點與規(guī)律做到“隨辦隨歸”的整理環(huán)節(jié)

數(shù)碼照片方便快捷等特點是眾所周知的，數(shù)碼照片隨形成隨整理的方式是解決檔案整理不及時的有效措施。通過“隨辦隨歸”，將數(shù)碼照片檔案工作的量分在平時，由于整理及時，避免了少歸、漏歸等情況，優(yōu)化工作流程，提升工作效率?，F(xiàn)在有很多單位的檔案管理人員都是兼職的，數(shù)碼照片來源多，“隨辦隨歸”可以改變原來的年底集中移交或第二年初集中移交歸檔的模式。這樣可以做到移交及時、整理及時、利用及時，而且歸檔的齊全完整程度也得到了保障，有利于歸檔工作的良性循環(huán)。

4、依自身的特點與規(guī)律，做好數(shù)碼照片檔案的安全保管

在數(shù)碼照片的管理過程中，保管和利用環(huán)節(jié)非常重要。數(shù)碼照片的存儲與移動較紙質照片更加便利，對存儲條件和管理水平都有較高的要求。要對檔案管理人員進行計算機安全培訓，檔案管理員操作計算機時要規(guī)范，避免檔案資料被誤刪;要加強對計算機的防毒措施，安裝殺毒軟件，定期檢測查殺病毒，禁止直接使用未經(jīng)殺毒的外來磁盤，光盤等，要定期進行計算機軟硬件維護，做到專人負責，專機專用并設置密碼，充分做好數(shù)碼照片檔案的備份工作;采取技術措施保護數(shù)碼照片的原始性和真實性，保證數(shù)碼照片信息不被更改，確保數(shù)碼照片檔案的安全利用。

（作者單位：寧夏大學）endprint