檔案數(shù)字化掃描工作錯情探析

方彥 葉曦

摘要：掃描是檔案數(shù)字化過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，看似簡單、機械，卻存在各種具體問題，直接影響檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。論文借助魚骨圖分析法，從“人”“機”“料”“法”“環(huán)”五個方面對檔案數(shù)字化掃描工作的錯情進行統(tǒng)計、研究，并據(jù)此從人力資源、軟硬件設(shè)施、工作環(huán)境建設(shè)等方面提出優(yōu)化檔案數(shù)字化掃描工作質(zhì)量的針對性措施。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化掃描 檔案數(shù)字化 檔案外包 檔案信息資源開發(fā)

掃描工作作為檔案數(shù)字化工作的主體部分，直接決定了館藏檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。近年來，研究者從諸多角度探討檔案數(shù)字化工作，包括檔案數(shù)字化外包項目管理[1]、檔案數(shù)字化方案[2]、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制[3]、檔案數(shù)字化工作整體情況總結(jié)[4]等，但對于掃描這一具體工作尚缺乏較為深入的研究。

一、檔案數(shù)字化掃描工作錯情分類

從現(xiàn)有成果的驗收情況來看，檔案數(shù)字化掃描主要存在三大問題：一是“臟”，具體表現(xiàn)為圖像存在污漬、顏色不均勻、不同頁面的色差明顯等；二是“亂”，具體表現(xiàn)為圖像命名順序與檔案原件編頁順序不一致、重復(fù)掃描、遺漏掃描等；三是“殘”，具體表現(xiàn)為檔案幅面大小與原件不符、檔案破損、折角等。在實際工作中，我們通常根據(jù)錯情的嚴重程度進行分類管理。

（一）“零容忍”的重大錯誤

零容忍的重大錯誤主要指的是嚴重影響檔案數(shù)字化利用的錯誤，根據(jù)成因又細分為四種：一是檔案內(nèi)容不完整，存在漏頁、圖像損壞等情況，導(dǎo)致檔案無法利用；二是檔案信息內(nèi)容完整，但存在圖像明顯畸變、嚴重傾斜扭曲、掃描前處理不當?shù)惹闆r，導(dǎo)致可讀性極差；三是掃描件與原件不符，存在圖像錯誤、掃描順序錯誤、原始檔案與數(shù)字化副本圖像色差過大等情況，導(dǎo)致利用效果差或存在誤導(dǎo)利用者的可能；四是數(shù)字化掃描成果不符合相關(guān)標準要求，包括掃描技術(shù)參數(shù)設(shè)置錯誤、數(shù)據(jù)掛接錯誤等。

（二）可控制的明顯錯誤

可控制的明顯錯誤主要指對正常閱讀使用影響不大，且可以通過補掃等方式進行查缺補漏的錯誤。在大多數(shù)情況下，此類錯誤可以通過后期處理進行糾正。例如，檔案信息重復(fù)掃描、圖像背景色與實際要求不符、圖像方向不符合要求、圖像裁切錯誤等。此外，此類錯誤還包括部分需要重新掃描的情況，例如，圖像清晰度不夠；因褶皺壓字、透字、折角、混入異物等情況，輕微影響檔案數(shù)字化副本閱讀等。在檔案數(shù)字化加工中，可控制的明顯錯誤是檢查過程中最常見的錯誤類型。

（三）存疑義的輕微錯誤

存疑義的輕微錯誤主要指檔案數(shù)字化項目委托方和外包服務(wù)機構(gòu)都無法明顯判定的、存在爭議的錯誤，以及在數(shù)字化加工標準中尚未明晰的問題。此類錯誤大多由檔案原件情況復(fù)雜導(dǎo)致，占比較低。例如，對于“高齡”檔案，前人未做妥善整理，無序混亂，如今難以考證，導(dǎo)致檔案邏輯難以理清，整理困難；檔案因老化、蟲蛀出現(xiàn)粘連、破碎等情況，導(dǎo)致檔案信息缺失等。此外，超出雙方約定范圍，但項目委托方判定需要修正的其他情況，也屬于待商榷的輕微錯誤。

二、檔案數(shù)字化掃描工作錯情的原因分析

本文借用5M因素分析法（魚骨圖），分別從人（Man）、機（Machinery）、料（Material）、法（Method）、環(huán)（Milieu）五個方面分析檔案掃描工作出現(xiàn)錯情的原因（見圖1）。

（一）“人”方面主要原因：經(jīng)驗缺失、職業(yè)倦怠

檔案館工作人員不足且不夠熟悉項目管理，在檔案數(shù)字化合同履行、質(zhì)量控制等諸多方面難免力有不逮。為此，部分單位建立了檔案數(shù)字化監(jiān)理模式，較好地彌補了委托方項目管理經(jīng)驗不足的問題，也不可避免地造成管理層級和經(jīng)費支出的增加。同時，由于長時間從事高強度的檔案掃描工作容易使工作人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠，難以徹底實現(xiàn)專人專崗，而人員變更時工作交接不到位、不同工作人員專業(yè)素質(zhì)與熟練程度存在差異等，都是增加錯情風險的重要原因。

（二）“機”方面主要原因：維護不佳、使用不當

在硬件方面，掃描設(shè)備“超齡服役”、未定時或及時清灰是導(dǎo)致圖像模糊失真、臟污、內(nèi)容不完整等錯情的主要原因。此外，硬件設(shè)備選擇不當也會對掃描造成影響。例如，對于本身具有背景色的檔案（包括使用有色紙張承載的檔案、老化泛黃的檔案等），利用平板掃描儀進行掃描可以最大程度保持檔案原貌，而用高速掃描儀進行雙面掃描時，由于正反面進光情況不同、不同頁面進光情況不同等原因，容易出現(xiàn)同一張檔案正反面顏色不同、同一份檔案不同頁面間顏色不同等問題。

在軟件方面，預(yù)設(shè)參數(shù)設(shè)置出現(xiàn)差錯，也會導(dǎo)致整批次檔案數(shù)字化圖像質(zhì)量不佳。例如，對頁面中帶有紅頭、印章、彩色插圖等元素的檔案進行掃描時，沒有采用彩色模式；對文字偏小、密集、清晰度較差的檔案，預(yù)設(shè)的分辨率偏低。此外，圖像處理系統(tǒng)存在的短板也是產(chǎn)生錯情的重要原因。

（三）“料”方面主要原因：材質(zhì)有別、內(nèi)容多元

檔案來源復(fù)雜，反映在載體上，主要表現(xiàn)為：一是檔案載體類型不同，雖同為紙質(zhì)檔案，但文書、照片、工程等檔案在紙張材質(zhì)、規(guī)格大小等方面有所差異，掃描要求和注意事項也不同；二是檔案存放形式不同，如幅面較大的，以折疊、筒子頁、冊頁等形式存放的檔案，掃描時容易出現(xiàn)圖像扭曲、順序混亂等問題；三是檔案載體老化破損程度不同。同時，檔案內(nèi)容呈現(xiàn)風格多樣，例如，民國時期形成的檔案多為手寫，存在不少異體字、繁體字；各地特色檔案中多見方言俚語，內(nèi)容的表達方式與社會規(guī)范表達迥異，掃描工作人員缺乏相應(yīng)的文化背景容易導(dǎo)致掃描順序混亂。

（四）“法”方面主要原因：壓縮成本、風險難控

目前，各地檔案數(shù)字化工作普遍采取外包模式開展。但檔案數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)是以盈利為目的成立的組織，為了實現(xiàn)更高的利潤，必然努力控制成本。從檔案數(shù)字化工作的具體內(nèi)容來看，壓縮外包成本主要有三個方向：一是提高效率，減少時間成本；二是充分利用人力資源，減少薪酬支出；三是發(fā)揮設(shè)備的最大價值，減少設(shè)備相關(guān)支出。公司的性質(zhì)決定了檔案數(shù)字化掃描工作的錯情難以控制且不可避免。

（五）“環(huán)”方面主要原因：先天不足、后天失范

“先天不足”是指囿于經(jīng)濟、建筑環(huán)境等各種客觀因素，并非所有的檔案館都能創(chuàng)造完全符合標準的數(shù)字化工作環(huán)境。例如，無法提供專門的數(shù)字化工作場地，數(shù)字化各環(huán)節(jié)工作區(qū)域界線不明，掃描工作和監(jiān)督工作無法有序開展，增加了掃描錯情出現(xiàn)的風險。“后天失范”是指制度環(huán)境不理想，沒有為檔案數(shù)字化掃描工作的開展提供強有力的管理支持。一方面，由于檔案外包服務(wù)機構(gòu)、檔案部門未給予足夠重視，現(xiàn)有掃描操作規(guī)范和管理制度未落實或落實不到位的情況比比皆是；另一方面，制度建設(shè)不完善，尤其是檔案數(shù)字化的監(jiān)管機制尚不完善，對外包工作人員的監(jiān)管缺乏立竿見影、一針見血的舉措。

三、檔案數(shù)字化掃描工作質(zhì)量控制的主要舉措

（一）加強溝通協(xié)作，搭建掃描工作“流水線”

對于多方參與、層級增加所帶來的管理問題，可建立高效溝通機制。首先，進一步明晰各方權(quán)責關(guān)系，厘清掃描工作不同階段的責任方；[5]其次，明確委托方、加工方與監(jiān)理方的溝通方向，規(guī)定響應(yīng)時間，提高溝通效率；最后，明確溝通方式與聯(lián)系人，將通訊錄與各人分工明細表相結(jié)合，及時更新，使溝通更加精準。此外，對溝通過程進行規(guī)范化記錄和分類整理，盡可能地避免對同類事件進行重復(fù)性問詢，減少不必要的溝通。

對于難以徹底實現(xiàn)專人專崗的問題，可從流程優(yōu)化的角度切入，用流程的規(guī)范統(tǒng)一實現(xiàn)成果“質(zhì)”“量”相統(tǒng)一。在檔案數(shù)字化掃描工作開展之前，組建研發(fā)設(shè)計小組，將檔案數(shù)字化掃描工作流程化，將檔案掃描工作專業(yè)知識和有效經(jīng)驗具象化，以便工作人員規(guī)范地完成掃描工作。

（二）注重升級維護，共奏軟件硬件“和諧曲”

第一，強化檔案數(shù)字化掃描的硬件管理。給掃描設(shè)備貼上相應(yīng)標簽，建立管理臺賬，詳細記錄設(shè)備型號、使用情況、使用時間等對掃描工作可能產(chǎn)生影響的信息，準確掌握設(shè)備的“背景”“年齡”，及時對老化的設(shè)備進行更換。同時，應(yīng)結(jié)合掃描錯情實時監(jiān)控情況，做好設(shè)備清污、維護，避免對檔案造成污染。

第二，強化檔案數(shù)字化掃描的軟件管理?？蓪呙柢浖膮?shù)要求張貼于工作電腦桌面，規(guī)定每次重啟掃描設(shè)備之后對預(yù)設(shè)的參數(shù)進行對照檢查。另外，對軟件使用過程中遇到的問題進行記錄、反饋，密切關(guān)注軟件的更新迭代情況，提高檔案數(shù)字化掃描工作的質(zhì)量和效率。

（三）完善應(yīng)對措施，編制掃描工作“百寶書”

對于檔案材質(zhì)有別、風格多樣的問題，可從“人”的角度入手，在流程化設(shè)計的基礎(chǔ)上，編制崗前培訓(xùn)手冊和操作幫助手冊。崗前培訓(xùn)手冊旨在保障培訓(xùn)工作的規(guī)范化和培訓(xùn)內(nèi)容的一致性，避免因溝通不暢或表達不清而產(chǎn)生歧義，導(dǎo)致檔案數(shù)字化掃描成果標準不一、質(zhì)量參差不齊。操作幫助手冊將檔案數(shù)字化掃描工作中可能遭遇的檔案載體情況和檔案內(nèi)容情況進行分類總結(jié)，列出具體解決方案，便于工作人員掌握檔案情況、理解檔案內(nèi)容，減少掃描失誤。

（四）嚴格資質(zhì)審查，建設(shè)項目實施“防火墻”

第一，選取優(yōu)質(zhì)的檔案外包服務(wù)機構(gòu)，為檔案數(shù)字化掃描工作建設(shè)第一道“防火墻”。發(fā)布采購項目前，檔案館需明確檔案數(shù)字化外包項目的主要訴求，深入了解項目招投標規(guī)則，做好檔案外包服務(wù)企業(yè)的背景調(diào)查，聽取行業(yè)專家意見，科學(xué)設(shè)置指標的剛性分數(shù)與彈性分數(shù)，避免不符合資質(zhì)的企業(yè)以低價中標的惡性競爭方式承接項目。

第二，強化檔案外包工作從業(yè)人員的資質(zhì)審查和專業(yè)水平的考核，為檔案數(shù)字化掃描工作建設(shè)第二道“防火墻”。針對不同層次的工作人員，審查和考核的側(cè)重點應(yīng)有所不同：對于項目管理人員，要仔細審查其從業(yè)資格和技術(shù)職稱，確保其具有管理檔案數(shù)字化工作的能力；對于各個崗位的工作人員，可采取考試、考核等方式，著重審查其崗前培訓(xùn)效果與上崗初期工作成果質(zhì)量，確保其具有檔案數(shù)字化工作的實踐操作能力。

（五）優(yōu)化加工環(huán)境，改善項目運作“生態(tài)圈”

對于檔案數(shù)字化掃描工作環(huán)境“先天不足”的問題，通過各方途徑，獲取充足的檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費是根本解決之道。一方面，緊跟國家的建設(shè)“大潮”，積極融入數(shù)字中國的發(fā)展計劃，申請專項經(jīng)費，做好檔案數(shù)據(jù)支持工作；另一方面，在充分把握館藏情況的基礎(chǔ)上，進一步優(yōu)化館藏檔案的分類工作，并根據(jù)不同分類形式，統(tǒng)計各類檔案數(shù)量，為申請不同渠道的社會資金支持做好前期準備工作。

對于檔案數(shù)字化掃描工作制度環(huán)境“后天失范”的問題，充分落實現(xiàn)有制度是關(guān)鍵，對此可采取以下措施：其一，注重對日常工作開展有效監(jiān)督，通過查閱工作臺賬、現(xiàn)場監(jiān)控等方式，密切跟蹤工作節(jié)點，定期檢查落實情況；其二，充分利用檔案專家?guī)熨Y源，對現(xiàn)有規(guī)章制度的適用性進行評估，及時更新、完善相應(yīng)條款；其三，注重開展跨地區(qū)的交流與學(xué)習(xí)，充分把握外出參會、調(diào)研機會，取長補短。

四、結(jié)語

當今時代，檔案信息資源的充分挖掘與檔案價值的全面實現(xiàn)，要求我們要更進一步地推動館藏檔案數(shù)字化，而掃描作為基礎(chǔ)性工作直接影響著后續(xù)工作的開展。綜合考量影響檔案數(shù)字化掃描工作的各方因素，有的放矢進行清理消除，是新時期推動檔案信息資源開發(fā)利用工作高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。

注釋及參考文獻：

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[4]江麗華.檔案數(shù)字化工作中存在問題及對策思考[J].檔案與建設(shè)，2020（2）：45-46；39.

[5]張帆，朱令俊，張弛.機構(gòu)改革背景下檔案服務(wù)外包行業(yè)的四個主體及其關(guān)系研究[J].檔案學(xué)研究，2020（2）：43-50.

作者單位：1.福建省檔案館2.福建醫(yī)科大學(xué)黨委、校長辦公室