企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題與對策

王洋

摘要：本文立足國家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，對當(dāng)前企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作中普遍存在的有關(guān)電子文件長期保存、四性檢測、元數(shù)據(jù)管理等方面的問題進行梳理，從人員、管理等角度分析產(chǎn)生問題的原因，提出要正確實施工作過程記錄管理功能、加強若干技術(shù)研究、加強項目管理和系統(tǒng)驗收測試等改進建議，以供讀者參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 數(shù)字檔案館 數(shù)字檔案室

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)模不斷擴大，企業(yè)檔案工作隨之進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，由此企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。為加強對企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作指導(dǎo)，國家檔案局印發(fā)了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱“檔案系統(tǒng)”）建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)等多個方面進行指導(dǎo)和規(guī)范。企業(yè)紛紛按照規(guī)范要求開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，在系統(tǒng)部署模式、數(shù)據(jù)整合治理、軟件功能開發(fā)、安全保障應(yīng)用等方面突出亮點和創(chuàng)新之處，取得了較好的經(jīng)濟效益和社會效益。但對照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，筆者認(rèn)為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）在系統(tǒng)功能建設(shè)、元數(shù)據(jù)管理等方面還需加強和完善。

（一）工作過程記錄管理功能有待改進

工作過程記錄管理功能指的是記錄類似全宗卷信息的功能。它等同于手工管理模式下，對全宗檔案進行管理過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷。大多數(shù)企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）時并沒有按照這樣的要求進行工作過程記錄管理，而是更多地依賴于信息技術(shù)，將這項功能與系統(tǒng)日志等同起來，通過日志記錄所謂的“工作過程”，使檔案系統(tǒng)中類似全宗卷信息缺失。

（二）長期保存功能有待深化

電子文件長期保存是在電子環(huán)境下，為了使文件信息長時間保持有效可用，而采取一定的方法，盡量減少電子文件對計算機軟硬件環(huán)境的依賴性。例如，要對不符合長期保存要求的電子文件進行存儲格式轉(zhuǎn)換，定期對電子文件及其軟硬件環(huán)境進行讀取、測試、處置，檔案系統(tǒng)就要支持文件格式遷移、具有仿真功能等。目前，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)在長期保存方面一般只關(guān)注電子文件存儲格式轉(zhuǎn)換，而在定期對電子文件及其軟硬件環(huán)境進行讀取、測試、處置等方面，往往因電子文件所依賴軟硬件環(huán)境的元數(shù)據(jù)缺失而無法進行。檔案系統(tǒng)在文件格式遷移和其依賴環(huán)境仿真功能的支持方面也不盡如人意。

（三）四性檢測功能有待完善

四性檢測是在電子文件歸檔、移交與接收和長期保存過程中，為了保障其真實性、完整性、可用性、安全性而應(yīng)具備的一項系統(tǒng)功能。企業(yè)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)時大多考慮了這項功能，但檢測結(jié)果一般并不理想。有的企業(yè)即使系統(tǒng)顯示了四性檢測界面、檢測報告也顯示全部通過，但電子文件日期、責(zé)任者等關(guān)鍵元數(shù)據(jù)依然空缺。有的企業(yè)沒有公鑰基礎(chǔ)設(shè)施（PKI/ CA），僅通過數(shù)字摘要來實現(xiàn)電子文件來源真實性校驗，檢測的環(huán)節(jié)、觸發(fā)事件、前后比對的實現(xiàn)方法欠佳。有的企業(yè)將數(shù)字摘要與源文件一并傳輸，存在著二者一并被篡改的風(fēng)險。

（四）電子文件元數(shù)據(jù)方案有待完善

元數(shù)據(jù)是描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，伴隨著電子文件的形成而產(chǎn)生，并在整個電子文件管理過程中不斷增加和更新，為電子文件的真實性、完整性、可靠性、可用性和其證據(jù)性提供保障，是電子文件的重要組成部分。企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案館（室）過程中，大多比較關(guān)注那些常用的文件實體元數(shù)據(jù)，如文件題名、文號、年度、保管期限、責(zé)任者等，而會忽視一些不常用的說明電子文件電子屬性或數(shù)字化屬性的元數(shù)據(jù)，如電子文件格式信息、文檔創(chuàng)建程序、信息系統(tǒng)描述、數(shù)字化對象形態(tài)、掃描分辨率等。另外，描述電子文件管理過程的業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)，如業(yè)務(wù)狀態(tài)、業(yè)務(wù)行為、行為時間、行為描述等也比較欠缺。

（一）有關(guān)研究不夠深入

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)既涉及“數(shù)字”，又涉及“檔案”，這就需要規(guī)劃和實施這項工作的人員至少具備計算機和檔案兩方面的專業(yè)知識，并熟知數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)要求。這對從事檔案工作的人員來說是一項專業(yè)技能的挑戰(zhàn)。一般檔案人員較少具有計算機專業(yè)的教育背景，也較少接觸信息化建設(shè)項目，對于數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中遇到的問題，一般只能靠自身檔案工作經(jīng)驗和計算機常識去判斷，對涉及計算機技術(shù)、電子文件管理等方面的研究難以深入。

（二）項目管理不規(guī)范

大多數(shù)企業(yè)開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)都能夠以項目形式運作，特別是在場地、設(shè)備等資源投入上能與日常職能工作分開，單獨列支資金，但在實施過程中卻很少嚴(yán)格按照信息系統(tǒng)的項目管理要求來實施。首先，企業(yè)在組建項目團隊時，重檔案、輕信息化，其檔案部門大包大攬，甚至一家獨大。在實施項目時，企業(yè)以上線檔案系統(tǒng)為工作核心，多以引進一家市面上產(chǎn)品較為成熟的軟件廠商的方式，將系統(tǒng)功能實現(xiàn)、接口實現(xiàn)、數(shù)據(jù)校驗等工作全部交予廠商。而信息技術(shù)部門除了提供基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全保障外，較少參與其中。其次，缺少項目監(jiān)控?？赡芸紤]到項目規(guī)?；蛸Y金的問題，大多數(shù)企業(yè)一般不引入項目監(jiān)理對項目質(zhì)量、進度、投資等方面進行控制。

（三）測試工作不夠重視

在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中，大多數(shù)企業(yè)對檔案系統(tǒng)軟件進行研發(fā)的能力有限，一般采用購置比較成熟的軟件原型并二次開發(fā)的方式進行系統(tǒng)建設(shè)。在二次開發(fā)過程中，企業(yè)往往對軟件廠商的依賴性較強，對軟件測試工作不夠重視，將驗收測試委托軟件廠商進行，使軟件廠商既當(dāng)“運動員”，又當(dāng)“裁判員”。有些企業(yè)對系統(tǒng)建設(shè)要求的測試報告，也直接使用軟件廠商提供的軟件原型的測試報告，實際上它與企業(yè)應(yīng)用的產(chǎn)品范圍并不一致。像四性檢測結(jié)果全部合格，但文件日期、責(zé)任者等元數(shù)據(jù)還是空缺的情況，就與企業(yè)不夠重視軟件測試工作不無關(guān)系。

（一）正確實施工作過程記錄管理功能

工作過程記錄管理功能是記錄類似全宗卷信息的功能，該功能無非是把全宗卷從紙質(zhì)形式變?yōu)殡娮有问剑阉谋４鎻臋n案庫房搬到了檔案系統(tǒng)里。基于此，企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案館（室）時，就應(yīng)按照全宗卷范圍，將有關(guān)檔案管理過程記錄形成電子全宗卷，如通過系統(tǒng)接口接收電子文件后形成的歸檔清單、借閱電子檔案的審批流程、電子檔案到期鑒定意見和清單等。企業(yè)不能因為這些記錄是由檔案系統(tǒng)形成的而忽略歸檔，而應(yīng)將檔案系統(tǒng)視同于一個處理檔案管理業(yè)務(wù)的“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”，同等對待由這個系統(tǒng)形成的記錄及由其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的記錄。此外，企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案館（室）過程中還會形成系統(tǒng)接口標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)方案、數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等用于數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的技術(shù)材料，這些材料也應(yīng)一并被歸入電子全宗卷。

（二）加強若干技術(shù)研究

1.加強長期保存功能實施研究。當(dāng)前實行長期保存功能的難點在于實現(xiàn)環(huán)境虛擬和仿真。由于環(huán)境虛擬和仿真應(yīng)用較少且需要較高的信息技術(shù)知識，目前檔案界仍缺少可行的流程和方案。為此，企業(yè)檔案部門或通過與信息技術(shù)部門合作，或引進信息技術(shù)人才，加強對環(huán)境虛擬和仿真的研究，通過研究摸索出具體可實施的技術(shù)并轉(zhuǎn)化為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或管理規(guī)范，從而使其在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中得以全面實施。

2.加強四性檢測技術(shù)研究。在實施電子文件四性檢測方面，企業(yè)應(yīng)按照四性檢測相關(guān)要求，制定適合本企業(yè)的電子文件四性檢測方案，對其中涉及的關(guān)鍵技術(shù)要深入研究，提出符合實際的功能需求，明確技術(shù)路徑。例如電子文件來源真實性檢測可通過數(shù)字摘要、電子簽名、時間戳等多種技術(shù)實現(xiàn)，那么本企業(yè)采用哪一種或哪幾種技術(shù)需要企業(yè)在制訂方案時予以明確。再如要實現(xiàn)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)完整性檢測，就要求企業(yè)先進行元數(shù)據(jù)梳理，劃定哪些元數(shù)據(jù)是必有項，再進行完整性比對。如果企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)均部署于私有云上，或者數(shù)據(jù)的物理存儲全部在一套存儲設(shè)備上，那么是否還需要對電子文件來源的真實性進行檢測則需要商榷。如果企業(yè)檔案系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器安裝殺毒軟件，那么是通過檔案系統(tǒng)調(diào)用殺毒軟件接口實現(xiàn)安全性檢測，還是直接通過應(yīng)用服務(wù)器的系統(tǒng)級服務(wù)對安全性進行保障，也是需要深入研究后予以明確的。

3.加強元數(shù)據(jù)方案研究。元數(shù)據(jù)是保障電子文件真實性、完整性、可靠性、可用性和體現(xiàn)其證據(jù)性的重要組成部分，企業(yè)應(yīng)根據(jù)電子文件的類別對相關(guān)元數(shù)據(jù)進行科學(xué)、合理規(guī)劃。企業(yè)應(yīng)參照國家有關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件元數(shù)據(jù)進行規(guī)劃，制訂元數(shù)據(jù)方案，如OA系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)方案、會計核算系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)方案、項目管理系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)方案等，使之與各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件元數(shù)據(jù)一一對應(yīng)。如果企業(yè)認(rèn)為這樣會使一些元數(shù)據(jù)項重復(fù)，那么也可將常出現(xiàn)的元數(shù)據(jù)列入通用元數(shù)據(jù)方案，再針對不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的特殊元數(shù)據(jù)，制訂專用元數(shù)據(jù)方案。在這一過程中，企業(yè)會特別注意業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)（即針對業(yè)務(wù)對象定義的一類元數(shù)據(jù)），而往往容易忽略如業(yè)務(wù)狀態(tài)、業(yè)務(wù)行為、行為時間等這類業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)。

（三）加強項目管理

項目管理作為一種科學(xué)的管理方法，適用于各類項目。企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)實際上也是一個項目，要想做好這個項目，就要將項目管理理論和方法應(yīng)用其中。企業(yè)要開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，首先應(yīng)設(shè)立建設(shè)目標(biāo)，并對達到這一目標(biāo)的可行性進行分析和研究，在一定條件的約束下，按照項目啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五個過程進行，開展項目范圍管理、進度管理、成本管理、質(zhì)量管理等工作。所有項目工作歸根到底都是由人來完成的，“人”的作用如何發(fā)揮，對于一個項目起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)在進行數(shù)字檔案館（室）建設(shè)過程中需要特別關(guān)注團隊合作，切忌檔案部門一家獨大，要依托于現(xiàn)有的人員力量，使檔案部門與信息技術(shù)部門密切配合，邀請保密部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門共同參與，使懷有不同技能的人員在項目團隊中各自發(fā)揮優(yōu)勢、通力合作。

（四）加強系統(tǒng)驗收測試

系統(tǒng)驗收測試主要是針對委托第三方進行軟件開發(fā)的企業(yè)提出的，而一般進行自主研發(fā)的企業(yè)，往往比較重視軟件開發(fā)中的測試環(huán)節(jié)。對于外購軟件的企業(yè)，軟件測試是一項必不可少的任務(wù)，它主要體現(xiàn)在驗收測試上，一般應(yīng)由購置軟件的企業(yè)負(fù)責(zé)組織，安排本企業(yè)信息技術(shù)部門實施，或委托國家認(rèn)可的第三方測試機構(gòu)實施。在實施過程中，企業(yè)應(yīng)依據(jù)合同、系統(tǒng)需求說明文檔等，制訂詳細(xì)的測試計劃，選擇適當(dāng)?shù)臏y試方法，設(shè)計好測試用例，規(guī)范測試過程管理和輸出相關(guān)的測試文檔。特別注意的是，對于驗收測試，企業(yè)要加強軟件的配置管理，測試人員需要對已通過測試的驗收狀態(tài)和各項參數(shù)進行詳細(xì)記錄并歸檔保存。

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作者單位：中國電力建設(shè)集團有限公司