淺議企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)

王杰

摘 要：我國已經(jīng)全面步入了信息化社會，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)中，對傳統(tǒng)的工作模式產(chǎn)生了巨大的沖擊。在企業(yè)檔案管理工作中引入信息技術(shù)，改變了傳統(tǒng)的檔案管理和利用手段，提升了企業(yè)檔案管理效率。數(shù)字檔案館是信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中更高一級的體現(xiàn)，應(yīng)用智能技術(shù)、數(shù)據(jù)庫以及云計算等先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建起數(shù)字化服務(wù)管理平臺。本文從數(shù)字檔案管理建設(shè)的必要性以及意義出發(fā)，對數(shù)字檔案館的整體框架以及功能模塊進(jìn)行具體分析，為企業(yè)數(shù)字檔案館的建立起到借鑒作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；意義；構(gòu)建；注意問題

中圖分類號： G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）34-33-2

0 引言

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)辦公模式發(fā)生了巨大變化，計算機(jī)信息系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)運營的重要工具，企業(yè)生產(chǎn)活動的許多檔案文件都以電子版的形式存在，一些企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了無紙化辦公。企業(yè)信息載體呈多元化發(fā)展，不再局限于紙質(zhì)資料，圖像、視頻以及聲音等多媒體技術(shù)的應(yīng)用，給企業(yè)的檔案管理工作提出了新的要求。目前企業(yè)檔案管理工作機(jī)遇與發(fā)展并存，深入利用信息技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字檔案館符合企業(yè)檔案管理要求，對提升檔案管理水平具有重要作用。

1 企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的必須性以及意義

數(shù)字檔案館從本質(zhì)上來講屬于檔案信息管理平臺，包含檔案資源庫、檔案信息資源處理中心、用戶管理平臺等。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多優(yōu)勢。數(shù)字檔案館是信息技術(shù)在檔案管理工作中的進(jìn)一步發(fā)展，具有較大的應(yīng)用價值。

對于企業(yè)而言，檔案資料是其發(fā)展的歷史記錄，包含重要的技術(shù)以及商業(yè)資料等，具有獨特性、獨有性，在企業(yè)的發(fā)展過程中具有重要作用。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)集成了傳統(tǒng)檔案館的各種職能，如檔案保管、檔案查詢、市場服務(wù)等，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，整合企業(yè)的檔案資源，使企業(yè)檔案服務(wù)模式和體系能夠得到優(yōu)化。數(shù)字檔案館利用集成系統(tǒng)，將企業(yè)檔案信息資源系統(tǒng)與檔案館的服務(wù)體系相連接，提高了企業(yè)檔案館的服務(wù)水平，使企業(yè)檔案管理工作更加高效、便捷。

企業(yè)數(shù)字檔案館與企業(yè)的局域網(wǎng)平臺相鏈接，構(gòu)建只針對企業(yè)內(nèi)部的檔案資源庫，并且依據(jù)局域網(wǎng)上的各類資源，形成數(shù)字檔案館的整個數(shù)據(jù)庫，企業(yè)員工可以在局域網(wǎng)下查找自己局限內(nèi)的資料，不受時間和空間的限制，最大限度地提升了企業(yè)檔案資源的利用率，使其更好地為企業(yè)服務(wù)。數(shù)字檔案館實現(xiàn)了企業(yè)檔案資料數(shù)字化、信息資源共享化以及數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)化，提高了企業(yè)檔案資料的利用率，充分發(fā)揮了檔案資料的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值。因此，構(gòu)建企業(yè)數(shù)字化檔案管理，符合檔案管理發(fā)展趨勢，為我國檔案管理工作注入新的活力。

2 企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)分析

2.1 企業(yè)數(shù)字檔案館總體構(gòu)架

數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)集成了傳統(tǒng)檔案館的全部職能，利用先進(jìn)的信息技術(shù)、智能技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等形成完整性的管理平臺。企業(yè)數(shù)字檔案館依據(jù)企業(yè)資料的特殊性要求，合理設(shè)計其總體框架，應(yīng)用較為普遍的如圖1所示。

2.2 企業(yè)數(shù)字檔案館功能模塊

依據(jù)數(shù)字檔案系統(tǒng)的主要職能，可以將企業(yè)數(shù)字檔案管理體系劃分為兩大子系統(tǒng)，即檔案后臺管理以及檔案知識門戶。檔案后臺管理主要指的是檔案管理員以及系統(tǒng)維護(hù)人員對數(shù)字檔案館的日常管理和維護(hù)；檔案門戶是企業(yè)員工檢索與借閱資料的窗口。企業(yè)數(shù)字檔案館包含的職能依據(jù)企業(yè)特色而決定，本文對列舉的數(shù)字檔案館功能模塊都是較為普遍的，企業(yè)數(shù)字檔案館的一般功能模塊如圖2所示。

2.3 企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)性能需求

企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)的構(gòu)建是根據(jù)企業(yè)檔案管理的具體需求所決定的，實用性是企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)必須要遵循的原則。同時數(shù)字檔案館從本質(zhì)上來講屬于信息化管理平臺，其系統(tǒng)必須易于維護(hù)、操作簡單，并且反應(yīng)速度快，以便更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。根據(jù)以上系統(tǒng)要求，數(shù)字檔案館系統(tǒng)必須具備以下性能：

一是安全性能。企業(yè)的檔案資料與社會公共檔案資料相比具有明顯的差異，其管理內(nèi)容中涉及一些商業(yè)機(jī)密或是核心技術(shù)，因此數(shù)字檔案館系統(tǒng)必須具有較高的安全性，以滿足檔案資料保密性要求。系統(tǒng)的運行必須安全穩(wěn)定，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損害的情況。并且在系統(tǒng)中還要構(gòu)架完善安全體系，依據(jù)身份認(rèn)證和有限授權(quán)技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸、存儲分析過程中的安全性。

二是數(shù)據(jù)完整性。為防止數(shù)據(jù)丟失及破壞應(yīng)用軟件與相關(guān)數(shù)據(jù)分離或共享，系統(tǒng)通過分配權(quán)限、設(shè)置權(quán)限級別、區(qū)別對待相關(guān)用戶，保證數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)自身提供的安全性。系統(tǒng)平臺的安全性主要是操作系統(tǒng)、計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)體系的安全性等。

三是系統(tǒng)可擴(kuò)充可維護(hù)性。體系結(jié)構(gòu)設(shè)計、軟硬件平臺的確定需要考慮可擴(kuò)充、可維護(hù)性來滿足系統(tǒng)維護(hù)所占的比重大的特點。應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計及開發(fā)考慮標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化及靈活性和可擴(kuò)充性，達(dá)到程序復(fù)用的目的，根據(jù)需要修改某個模塊、增加新的功能以及重組系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)對數(shù)據(jù)庫表的修改維護(hù)可以在很短時間內(nèi)完成。

3 企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)過程中注意問題的分析

企業(yè)數(shù)字檔案館的構(gòu)建，有助于提高企業(yè)檔案資料的利用率，使其更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。但是在企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，一定要遵循企業(yè)的實際需求以及企業(yè)的信息化水平，嚴(yán)禁盲目復(fù)制其他成功案例。企業(yè)在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中一定要注意以下問題：

3.1 依據(jù)企業(yè)實際，科學(xué)建設(shè)

數(shù)字檔案館的構(gòu)建是一項系統(tǒng)工程，包含的工作種類較多，其影響因素也較為廣泛。當(dāng)前數(shù)字檔案館系統(tǒng)主要受到企業(yè)資料種類、范圍，企業(yè)信息化水平以及企業(yè)檔案館經(jīng)濟(jì)投入的制約，系統(tǒng)的構(gòu)架不是想當(dāng)然的，必須具有相當(dāng)?shù)募夹g(shù)條件、經(jīng)濟(jì)條件以及組織條件。因此在建設(shè)數(shù)字檔案館時一定要依據(jù)企業(yè)的發(fā)展實際，循序漸進(jìn)地開展。企業(yè)必須做好數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，只有在保證規(guī)劃的科學(xué)性、可行性以及可靠性的基礎(chǔ)上才能正式開展建設(shè)工作。企業(yè)數(shù)字檔案系統(tǒng)的實現(xiàn)不是一蹴而就的，需要在實際的管理中不斷磨合和完善。

3.2 注重檔案管理工作的實際需要

企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的根本目的就是要滿足檔案管理工作以及職能的要求，提高企業(yè)檔案資料的利用率，使其更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。因此數(shù)字檔案館必須具有檔案館館的基本職能，這也是數(shù)字檔案系統(tǒng)構(gòu)建的主要著手點，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源數(shù)據(jù)庫與應(yīng)用服務(wù)體系的完美結(jié)合。換言之，企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)必須具備較高的實用性，這也是數(shù)字檔案館建設(shè)的根本原因。

4 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案館是檔案管理信息化發(fā)展的必然結(jié)果。企業(yè)數(shù)字檔案館的構(gòu)建，有助于提高企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供更加完善、便捷的檔案服務(wù)。企業(yè)在構(gòu)建數(shù)字檔案館時應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展水平以及行業(yè)特點，構(gòu)建具有實用性的信息系統(tǒng)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 葛建華.關(guān)于企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的思考[J].蘭臺世界，2013（z5）：66-67.