陳秀娟
摘 要:伴隨著司法改革的逐步深入,人民法院檔案管理工作也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何做好新時(shí)期人民法院檔案工作,本文從庫(kù)藏卷宗的數(shù)字化、規(guī)范訴訟卷宗歸檔管理流程、加強(qiáng)檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、庭審錄音錄像視頻資料歸檔管理、電子訴訟卷宗查閱利用以及新時(shí)期檔案工作自身建設(shè)等六個(gè)方面來(lái)分析闡述。
關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化;訴訟卷宗規(guī)定;檔案庫(kù)房;庭審錄音錄像;電子訴訟卷宗;查閱利用
檔案是歷史的真實(shí)記錄,是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨、信息化的發(fā)展,檔案信息資源的開發(fā)利用變得越來(lái)越重要,人民法院信息化建設(shè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)、司法公開和司法便民理念的踐行使檔案工作面臨著新機(jī)遇、新挑戰(zhàn),特別是伴隨著司法改革的逐步深入,人民法院檔案工作的職責(zé)范圍不斷拓展,對(duì)檔案工作的要求也越來(lái)越高??梢哉f(shuō),目前是人民法院檔案工作的重要轉(zhuǎn)型期,也是檔案工作的大發(fā)展時(shí)期,人民法院檔案工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。
一、關(guān)于庫(kù)藏檔案數(shù)字化工作
2015年11月,最高人民法院辦公廳《關(guān)于推進(jìn)人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》(法辦〔2015〕161號(hào))規(guī)定:新生檔案應(yīng)實(shí)時(shí)數(shù)字化,做到訴訟卷宗同步電子錄入,以建立全國(guó)法院裁判文書全文數(shù)據(jù)庫(kù)。目前,大部分法院新立案的各類訴訟案件的卷宗信息,包括案件從立案、審理、到結(jié)案歸檔整個(gè)審判流程中產(chǎn)生的檔案卷宗材料,均由辦公室電子檔案錄入中心或掃描室實(shí)行同步錄入。此外,按照最高人民法院的要求,各級(jí)法院要開展庫(kù)藏歷史卷宗的掃描錄入和掛接,目前各級(jí)人民法院已陸陸續(xù)續(xù)開展或已完成庫(kù)藏檔案的數(shù)字化工作。在庫(kù)藏歷史卷宗的數(shù)字化工作中,要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)配合、加強(qiáng)物質(zhì)技術(shù)和人員保障,增強(qiáng)保密意識(shí),嚴(yán)防檔案實(shí)體的丟失損毀或檔案內(nèi)容信息的泄密。
一是要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)配合。要按照最高人民法院161號(hào)文件提出的“形成院長(zhǎng)‘一把手負(fù)總責(zé),各部門齊抓共管的良好局面”的要求,不等不靠、立說(shuō)立行,盡快提上日程進(jìn)行安排部署,增添設(shè)備、配備人員,確保數(shù)字化工作有序開展。專門成立檔案數(shù)字化工作小組,明確各成員的職責(zé)和具體分工,實(shí)行檔案數(shù)字化過(guò)程的崗位責(zé)任制。
二是要加強(qiáng)物質(zhì)、技術(shù)和人員保障。加大對(duì)檔案數(shù)字化工作所需基礎(chǔ)設(shè)施和配套設(shè)施的投入,嚴(yán)格執(zhí)行檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求,保證數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一規(guī)范、數(shù)字化成果完整準(zhǔn)確和安全可用,確保加工的數(shù)據(jù)順利掛接。要提供人力支持,充實(shí)人員力量,確保加工前的檢查、加工中的監(jiān)督、加工后的驗(yàn)收每一環(huán)節(jié)的無(wú)縫隙監(jiān)督管理。要對(duì)現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理技術(shù)的培訓(xùn),滿足數(shù)字化工作的需求,提升檔案人員的信息化水平。對(duì)于訴訟檔案數(shù)字化加工采取外包方形式的,要提前做好財(cái)政預(yù)算,確保資金落實(shí)到位,并盡快有序開展招投標(biāo)、場(chǎng)地選擇、設(shè)備購(gòu)置、檔案掃描、成品掛接等工作。
三是要加強(qiáng)規(guī)范管理,確保檔案安全。建立嚴(yán)格的卷宗交接制度,仔細(xì)清點(diǎn)核對(duì)實(shí)體檔案數(shù)量,履行交接手續(xù),確保檔案實(shí)體和內(nèi)容信息安全。
二、關(guān)于規(guī)范訴訟卷宗歸檔管理流程工作
由于歷史原因和管理不規(guī)范,目前部分法院庫(kù)藏訴訟卷宗存在質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象,如卷宗整理不規(guī)范、正副卷分裝錯(cuò)誤、內(nèi)容不完整等等。訴訟檔案是國(guó)家專門檔案之一,是法院檔案資源的重要組成部分,擔(dān)負(fù)著服務(wù)審判、服務(wù)社會(huì)的重要職能,是人民法院進(jìn)行審判工作的依據(jù)和憑證。為規(guī)范訴訟卷宗歸檔管理流程工作,各級(jí)法院要做好應(yīng)對(duì)。
一是要以庫(kù)藏檔案數(shù)字化為契機(jī),對(duì)歷史卷宗進(jìn)行全面檢查。對(duì)檔案實(shí)體殘缺的進(jìn)行登記處理,破損的由數(shù)字化加工機(jī)構(gòu)進(jìn)行裝裱;對(duì)正副卷分裝錯(cuò)誤、頁(yè)碼有誤的要進(jìn)行登記調(diào)整;對(duì)目錄不完整或目錄順序不一致的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。
二是對(duì)于新生卷宗,要加強(qiáng)基礎(chǔ)工作。嚴(yán)格按照《人民法院檔案工作規(guī)定》《人民法院訴訟檔案管理辦法》的要求進(jìn)行檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和借閱,方便檔案信息資源的開發(fā)和共享。新生檔案歸檔時(shí)檔案員要仔細(xì)核查,重點(diǎn)檢查紙質(zhì)卷宗整理是否符合訴訟文書材料立卷規(guī)范的要求、包括目錄是否填寫完整、是否填寫規(guī)范、頁(yè)碼標(biāo)注有無(wú)遺漏或錯(cuò)誤、立卷驗(yàn)卷頁(yè)案件承辦人和整理人是否簽字、卷皮封條粘貼是否規(guī)范符合標(biāo)準(zhǔn)等。此外,檔案工作人員還要堅(jiān)持紙質(zhì)卷宗與電子卷宗是否一致等,電子卷宗掃描是否完整無(wú)遺漏,圖像是否清晰可辨認(rèn),在核查無(wú)誤后方可實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)卷宗與電子卷宗的同步歸檔。
三是要建立嚴(yán)格的卷宗評(píng)查、審核機(jī)制,把卷宗評(píng)查、審核納入案件流程管理。要對(duì)立卷、歸檔、整理、借閱流程重新梳理、有效控制、合理優(yōu)化、形成規(guī)范。要實(shí)現(xiàn)檔案工作的前端控制和全程管理,統(tǒng)一訴訟卷宗整理標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)對(duì)書記員立卷工作的培訓(xùn)和指導(dǎo),保證其按照要求收集材料、排序、編頁(yè)、裝訂、錄入,從源頭上保證卷宗質(zhì)量。
三、關(guān)于加強(qiáng)檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
維護(hù)檔案安全是檔案工作的首要任務(wù)。在工作中,要深刻認(rèn)識(shí)檔案安全工作的極端重要性,采取各種措施確保檔案實(shí)體和檔案信息資源的安全,要牢固樹立“安全第一,預(yù)防為主”的思想,下大氣力加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),不斷改善檔案工作條件,增強(qiáng)做好檔案安全工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。
一是應(yīng)設(shè)置規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案專用庫(kù)房,能夠容納本單位全部檔案,并留有一定的空間余地。檔案庫(kù)房建筑應(yīng)符合建設(shè)部建標(biāo)【2000】56號(hào)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。此外,還應(yīng)設(shè)置能夠滿足查閱需要的閱覽室,并配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、光盤刻錄機(jī)、桌椅等滿足當(dāng)事人查閱需求的基本設(shè)施設(shè)備。為保證檔案庫(kù)房的安全,同時(shí)適應(yīng)保密工作的需要,應(yīng)實(shí)行辦公室、閱覽室、檔案庫(kù)房分開管理原則,按照其性能、類別的要求和保密、方便的原則,既保證辦公需要,滿足當(dāng)事人查閱的需要,又使得檔案庫(kù)房與外界人員隔絕,防止被盜現(xiàn)象的發(fā)生。檔案庫(kù)房和閱覽室應(yīng)實(shí)現(xiàn)電子監(jiān)控,實(shí)施24小時(shí)監(jiān)控。
二是庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配置溫濕度計(jì)、空調(diào)或新風(fēng)系統(tǒng)、除濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器、吸塵器等設(shè)施設(shè)備,溫度范圍在14~24攝氏度之間,相對(duì)濕度范圍在45%~60%之間。在標(biāo)準(zhǔn)溫濕度范圍之外,都不利于卷宗的保存。在庫(kù)房日常管理中,要做到“九防”要求,確保檔案庫(kù)房有利于卷宗的保管。此外,檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝具應(yīng)符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量充足。