論新時(shí)期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的有效方法

張英

摘 要：隨著我國醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，各級醫(yī)院也在逐漸進(jìn)步，在發(fā)展的過程中，大量的檔案資料會涌現(xiàn)出來。為提高醫(yī)院管理水平，確保醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的發(fā)展，需要建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理機(jī)制，提高網(wǎng)絡(luò)管理水平。醫(yī)院文書檔案能有效記錄醫(yī)院重要活動、重大事件，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行原始資料的收集和記載，完成各類公文傳遞、歸檔與分類，能有效提高醫(yī)院管理效率。醫(yī)院文書檔案管理要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、數(shù)字化，提升醫(yī)院整體水平，保證醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院文書檔案中涉及了大量的臨床資料具有一定的保密性，為確保文書檔案管理工作順利展開，就要提高工作人員工作能力，根據(jù)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分類管理，制定切實(shí)可行的管理措施，為文書檔案管理工作提供有力保障。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量;管理方法;有效途徑

檔案又稱之為文書、文案。一般是指人們在社會生活中形成的具有價(jià)值的資料?，F(xiàn)如今我國醫(yī)療行業(yè)不斷發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)水平進(jìn)步的同時(shí)，醫(yī)院管理能力也在不斷進(jìn)步，隨著醫(yī)院科室增加醫(yī)院人才規(guī)模的擴(kuò)大，勢必會造成醫(yī)院文書檔案資料的增多，因此提高醫(yī)院文書檔案的質(zhì)量事關(guān)重要。領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案管理工作，才能更加有效的規(guī)范檔案管理，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院的重要作用。文書檔案管理可以說是醫(yī)院管理工作中最重要的一部分，雖然管理工作不能直接地為醫(yī)院帶來巨大的收益，但是可以利用檔案能夠完成人力資源的合理分配，達(dá)到人盡其才，物盡其用。規(guī)范、合理的檔案管理能夠提高醫(yī)院效率，幫助醫(yī)院更好更遠(yuǎn)的發(fā)展。檔案也是醫(yī)院制訂戰(zhàn)略的重要參考，只有根據(jù)檔案才能制訂出下一步的經(jīng)營和策劃。因此，提高醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量是醫(yī)院發(fā)展的必然要求。

一、新時(shí)期檔案管理工作的特點(diǎn)

1.文書檔案規(guī)范化

醫(yī)院文書檔案管理最重要的就是實(shí)現(xiàn)文書管理的規(guī)范化，只有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，才能更好開展醫(yī)院的各類工作。醫(yī)院是一個(gè)相對特殊的環(huán)境，每天要接收大量的病人，病人的個(gè)人信息以及病情狀況都會歸入醫(yī)院檔案中。可以說醫(yī)院檔案室的資料繁雜，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化才能更好為患者提供服務(wù)。醫(yī)院對檔案管理工作要求較高，每日都必須保存新的檔案，并嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行記錄。國家也對醫(yī)院文書檔案方面十分重視，并制定了相關(guān)保存檔案的條例條規(guī)，要求檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度，提高檔案管理工作的規(guī)范化。

檔案管理必須按流程進(jìn)行管理，要嚴(yán)格把控檔案的鑒定整理及查詢過程，防止因不規(guī)范導(dǎo)致的資料丟失與泄露。對醫(yī)院文書材料做鑒定時(shí)，需要根據(jù)文書檔案記載的期限和真?zhèn)我约白饔脙r(jià)值進(jìn)行分類，要做好文書檔案的編碼工作，可以以單位的形式進(jìn)行記錄，要對檔案進(jìn)行標(biāo)引組織和整理。在鑒定時(shí)要確保檔案的真實(shí)性、有效性、科學(xué)合理，至關(guān)重要。在資料收集方面應(yīng)做到多渠道、多方式的收集，了解全面信息，確保信息的準(zhǔn)確性。檔案管理的規(guī)范就是要求管理人員嚴(yán)格認(rèn)真做好每個(gè)流程的把控。

2.服務(wù)價(jià)值

服務(wù)性是文書檔案的重要特征，也是文書檔案的主要作用。通過文書檔案管理，能更好記錄與保存醫(yī)院歷史資料，有利于醫(yī)院制訂相應(yīng)的經(jīng)營計(jì)劃和發(fā)展策略。規(guī)范化的檔案管理工作，能提高日常工作效率，便于更好查閱檔案，盡快了解到有效信息。進(jìn)行檔案的保存時(shí)，一定要按照規(guī)律，檔案管理的服務(wù)性主要展現(xiàn)為方便查閱，這也是檔案管理工作中所必須遵循的原則?？筛鶕?jù)查閱需求進(jìn)行分類存儲，確保文書檔案能夠滿足醫(yī)院科室的實(shí)際需要。文書檔案是醫(yī)院內(nèi)部重要的資料，其內(nèi)容相對繁雜，部分資料涉及患者個(gè)人隱私，一旦出現(xiàn)泄漏問題，勢必會影響醫(yī)院形象。為預(yù)防檔案泄露問題，需要進(jìn)行嚴(yán)格的保密工作，防止資料泄露?，F(xiàn)階段我院文書檔案管理主要通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行，因此加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息保密工作，有利于提高文書檔案的安全性。

3.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

醫(yī)院文書檔案管理過程需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各行各業(yè)均是如此。只有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，才能確保醫(yī)院檔案管理水平不斷提高。在進(jìn)行材料的收集管理鑒定與保管時(shí)，一定要制定好相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與要求，力求采集的檔案真實(shí)有效。要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程，從檔案的收集到建立卷宗到檔案的保管以及檔案的銷毀，都要有相關(guān)的制度作保證，要做到檔案分類保管，科學(xué)規(guī)范，有效率地進(jìn)行檔案管理工作。

4.檔案材料的準(zhǔn)確性

文書檔案是通過一系列的數(shù)據(jù)構(gòu)成的，因此要確保檔案材料的準(zhǔn)確性，只有資料數(shù)據(jù)準(zhǔn)確才能提供有價(jià)值的參考。如果數(shù)據(jù)存在模糊或作假，那檔案管理就失去了意義。文書檔案管理要最大可能地保證信息采集的完整與準(zhǔn)確，只有信息準(zhǔn)確才能更好地提高檔案質(zhì)量。檔案管理中涉及患者資料以及醫(yī)務(wù)工作者人事檔案，將這些檔案統(tǒng)一錄入信息科技平臺，要求信息準(zhǔn)確。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)字化逐步體現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)管理檔案容易受到外界環(huán)境影響，如遭遇黑客數(shù)據(jù)被篡改，電腦病毒等均會威脅到檔案管理工作的開展。因此，要提高檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)水平，加強(qiáng)對檔案信息的保密，相對于紙質(zhì)檔案來說，電子檔案雖查閱方便，但是難免會出現(xiàn)數(shù)據(jù)問題或者丟失現(xiàn)象，經(jīng)過幾番錄入，可能會影響數(shù)字的完整以及信息的真實(shí)。因此，這就需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，在進(jìn)行信息錄入時(shí)，仔細(xì)認(rèn)真確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與真實(shí)。

5.數(shù)據(jù)管理的保密性

由于現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展大多數(shù)數(shù)據(jù)都通過電腦或網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行存儲，網(wǎng)絡(luò)上匯集了各種醫(yī)院資料以及人員狀況，因此要加強(qiáng)文書檔案的保密工作。文書檔案是醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展的重要參考，因此對外保密性特別高。無論是通過紙質(zhì)檔案還是網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化，保存都要增強(qiáng)保密性，防止數(shù)據(jù)泄漏，損害醫(yī)院利益，危害個(gè)人信息安全。

二、新時(shí)期文書檔案管理的新要求

文書檔案是記錄真實(shí)的數(shù)據(jù)以及個(gè)人信息和醫(yī)院相關(guān)重要活動，為了確保醫(yī)院信息的準(zhǔn)確性，可以通過復(fù)印件文件以及請示來對檔案進(jìn)行輔助證明。要全面收集個(gè)人信息資料以及活動信息資料。通過輔助之資料構(gòu)成檔案文件的完整性。做到檔案有數(shù)據(jù)可查，有證據(jù)可依。以往檔案管理總是缺乏完整，檔案信息不匹配，檔案內(nèi)容不成套的現(xiàn)象，基于此要加強(qiáng)資料的收集與文書檔案的整理工作，確保檔案管理工作有效開展。力求將每份檔案做到完整可靠，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性與有效性?？梢詮?fù)印原始文件進(jìn)行收集操作，要按規(guī)章制度，可安排專人進(jìn)行檔案的整理與收集，要定期查閱并完善檔案內(nèi)容，防止在保存過程中的數(shù)據(jù)丟失。