淺談水電工程企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新路徑

楊竹蘭

摘 要：水電工程企業(yè)檔案管理因為行業(yè)的特殊性而具有數(shù)量龐大、類型多樣的特點(diǎn)，然而傳統(tǒng)模式下的管理卻長期存在重視有限、制度不盡完善等缺陷。因此，新時期水電工程企業(yè)檔案管理亟待通過創(chuàng)新提升管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性，提升管理品質(zhì)與效率。這種創(chuàng)新的戰(zhàn)略方向應(yīng)當(dāng)是精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，不僅需要傳承優(yōu)秀傳統(tǒng)與加快信息化建設(shè)雙軌并行，也需要完善機(jī)制建設(shè)、探索個性化管理模式，還需要強(qiáng)化監(jiān)督控制、以落實責(zé)任制提高激勵引導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：水電工程企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新;路徑

作為清潔能源的典型代表與重要組成，水電歷來是國家能源安全與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的命脈與支柱。尤其是規(guī)?；笮退姽こ探ㄔO(shè)更加關(guān)系到一個地方乃至整個國民經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略發(fā)展的品質(zhì)、成效，是保持區(qū)域經(jīng)濟(jì)有序增長的決定性力量之一。正因為水利水電工程牽一發(fā)而動全身的特點(diǎn)，工程檔案管理也成為關(guān)系建設(shè)與施工等各項作業(yè)的核心要務(wù)。水利水電工程企業(yè)做好檔案管理、提高檔案管理創(chuàng)新水平也成為新時期企業(yè)實現(xiàn)管理科學(xué)化與現(xiàn)代化的重要組成。

一、水電工程企業(yè)檔案管理的主要特點(diǎn)

1.數(shù)量龐大

水利水電工程建設(shè)周期短則三五年，長則八九年，不僅涉及主體工程建設(shè)，更需要諸如生活設(shè)施、水電供應(yīng)、橋梁公路、隧道管道等大量輔助工程的協(xié)同建設(shè)。這就決定了水利水電工程檔案具有數(shù)量龐大的根本屬性，這也是絕大多數(shù)水利水電工程企業(yè)在檔案管理工作中具有的最典型的特點(diǎn)之一。

2.類型多樣

水利水電工程的復(fù)雜性決定了工程項目自啟動之初就需要多種多樣的載體完成對各類檔案的記載和保存。這其中固然有數(shù)量不菲的紙質(zhì)文件、報告，也包括眾多圖片、照片、特種圖紙、磁盤、光盤，還有更加特殊的實物檔案如巖石、礦物、金屬、獎杯、獎牌、錦旗等。如此多樣的檔案類型也給不少水利水電工程企業(yè)檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，成為檔案管理工作中需要格外加以關(guān)注的焦點(diǎn)問題，也是許多檔案管理人員面臨的巨大壓力所在。

3.難度較大

從以上兩個主要特點(diǎn)已經(jīng)可以發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)水利水電工程企業(yè)在檔案管理工作中還普遍存在另一個主要特點(diǎn)，就是管理難度較大。

首先，這種困難體現(xiàn)在檔案數(shù)量方面的巨大使工作人員常態(tài)化的管理活動始終處于滿負(fù)荷狀態(tài)，更有部分企業(yè)檔案管理員的數(shù)量與檔案的數(shù)量嚴(yán)重失衡，工作人員長期近乎疲于奔命，對于管理員身心都是不小的考驗。

其次，部分水利水電工程企業(yè)在檔案管理人員安排方面存在問題。比如，專職管理員數(shù)量過少，而更多兼職人員缺少專業(yè)化理論知識和實踐經(jīng)驗，只能從事輔助工作。這不僅會大幅降低檔案管理工作品質(zhì)與效率，也會在更大程度上增加專職管理員的負(fù)擔(dān)。

最后，企業(yè)對于檔案管理人員的教育培訓(xùn)跟不上檔案數(shù)量與品類增長的速度，造成管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理目標(biāo)的客觀要求之間不匹配。越來越多全新載體的檔案需要管理員采取更多先進(jìn)技術(shù)提升管理品質(zhì)，而管理員卻對此認(rèn)識不足、措施不當(dāng)。

二、水電工程企業(yè)檔案管理的常見問題

1.重視程度有限

雖然檔案管理對于水利水電工程意義重大，是管理工作中不可或缺的核心組成部分。然而，工程建設(shè)的戰(zhàn)略性與項目任務(wù)的宏觀性一定程度上影響到部分企業(yè)規(guī)劃決策的重心，尤其受到傳統(tǒng)管理思想的影響，部分企業(yè)長期存在重業(yè)務(wù)輕管理的局限。表現(xiàn)在檔案管理方面就是管理意識重視程度不足。

部分企業(yè)從領(lǐng)導(dǎo)到高層管理者直至基層一線都對檔案管理缺少關(guān)注，將檔案管理作為簡單機(jī)械的檔案保管，對檔案管理的定位缺乏科學(xué)性，以至于產(chǎn)生認(rèn)識誤區(qū)，將檔案管理工作邊緣化、次要化。

這種管理理念層面的缺位和失當(dāng)直接造成部分水利水電工程企業(yè)的檔案管理長期處于相對落后的陳舊模式，不僅檔案管理硬件層面的設(shè)施設(shè)備抱殘守缺，而且缺少先進(jìn)管理理論的指導(dǎo)。久而久之，檔案管理越來越不適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作的客觀要求，也成為影響企業(yè)管理工作整體水平提升的負(fù)面影響因素之一。

2.制度不盡完善

管理思想層面缺少重視不僅造成部分水利水電工程企業(yè)將檔案管理邊緣化，更對眾多管理實踐產(chǎn)生顯著且不利影響。比如，檔案管理制度建設(shè)始終不盡完善。

這種制度建設(shè)上的短板既表現(xiàn)在檔案管理機(jī)制建設(shè)一成不變、因循守舊，缺少與時俱進(jìn)的修正與改良，也表現(xiàn)在管理制度停留在文字、文件的表面，部分乃至全部缺少執(zhí)行力和落實度。

制度建設(shè)層面的缺陷和不足產(chǎn)生的不良后果更加繁多、復(fù)雜。比如，在原始檔案形成、收集之初就存在不完整、不全面、不及時等問題。又如，檔案分類混亂、籠統(tǒng)、失當(dāng);歸檔隨意，破損、殘缺、遺漏等情況比比皆是;檔案借閱任意超時不返;借閱或歸還時手續(xù)不齊等。各種管理盲區(qū)和空白點(diǎn)頻繁出現(xiàn)且屢禁不止。

3.品質(zhì)相對較低

思想上不重視、制度上不完善產(chǎn)生的后果就是降低管理品質(zhì)，而這也是部分水利水電工程企業(yè)檔案管理常見問題之一。

比如，檔案缺損、缺失、損毀、遺漏。這不僅是檔案管理工作失誤與管理事故，也會深刻影響檔案作為珍貴信息資源的價值再創(chuàng)造作用發(fā)揮。尤其是在項目審計或解決法律糾紛等重大事項中，工程檔案具有證據(jù)、證物的決定性價值。一旦出現(xiàn)不完整、不客觀等情況，檔案不僅難以發(fā)揮佐證作用，更可能因此增加解決問題的難度或成本。這對包括企業(yè)及關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)與其成員都是巨大的壓力與負(fù)擔(dān)。

三、水電工程企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要性

1.提升管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性

從以上各種問題已經(jīng)可以看出，水利水電工程企業(yè)創(chuàng)新檔案管理工作最突出的價值就是提升管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性。比如，創(chuàng)新檔案管理的主要措施之一就是建立健全管理機(jī)制。包括原始檔案采集、整理分類、歸檔存貯、借閱歸還等在內(nèi)，有步驟、分階段形成系統(tǒng)性，使各項操作都有參照標(biāo)準(zhǔn)。這不僅有助于管理員嚴(yán)格工作流程，也有利于檔案使用者、監(jiān)管方及任何有需要的機(jī)構(gòu)或人員都能按章程辦事。