淺析電力企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)及數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用

摘 要：本文針對(duì)數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并對(duì)數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行闡述，分析數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，旨在能夠更好地運(yùn)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行管理工作，讓檔案管理工作變得更加高效和方便，提升檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案館;檔案管理技術(shù);數(shù)字化建設(shè)

1 數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性分析

1.1 政策要求

在“十三五”期間，國(guó)家檔案局為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，將數(shù)字資源作為整個(gè)數(shù)字檔案管理工作的核心內(nèi)容，將原來(lái)所具有的紙質(zhì)版文字性檔案內(nèi)容進(jìn)行一定的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)所有檔案內(nèi)容統(tǒng)一管理[1 ]?！蛾P(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中特別強(qiáng)調(diào)，為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設(shè)工作，要進(jìn)行有效的統(tǒng)籌和指導(dǎo)工作。因此，在有關(guān)規(guī)劃政策的指引下，數(shù)字化檔案館建設(shè)已經(jīng)成為了未來(lái)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.2 優(yōu)化管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是通過(guò)紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案的保存和管理，低效率的管理模式浪費(fèi)了大量的人力、財(cái)力、物力。又因?yàn)槿藶榈恼`操作出現(xiàn)損壞、丟頁(yè)、缺字等問(wèn)題，造成檔案信息不夠全面，檔案數(shù)量的逐日增多，造成檔案的“二次傷害”。為提升檔案工作效率，建立數(shù)字化檔案室，運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，由計(jì)算機(jī)取代人工日常操作，檔案員作為審批環(huán)節(jié)，線上實(shí)現(xiàn)信息收集、整理、分類、編制檔號(hào)、“四性”檢測(cè)、歸檔、入庫(kù)等流程一體化縱向管理，保證了檔案信息收集的齊全性、完整性、真實(shí)性、有效性，加強(qiáng)了公司各部門間的檔案資源共享性，提高了數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量。

1.3 業(yè)務(wù)需要

進(jìn)行數(shù)字化檔案館的建設(shè)是符合業(yè)務(wù)需求的。電力企業(yè)要緊跟國(guó)家政策發(fā)展的方向建設(shè)數(shù)字化檔案館，利用信息技術(shù)將所有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，從而能夠更好地為電力企業(yè)檔案進(jìn)行管理工作。通過(guò)對(duì)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，使用云存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案內(nèi)容的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，不僅節(jié)約了實(shí)體檔案館的空間，還節(jié)約了紙張資源，高效環(huán)保。利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行管理，方便操作，可以更好地進(jìn)行檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、查找以及資源共享，有利于數(shù)字化檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容

2.1 數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包含硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、辦公環(huán)境等四個(gè)部分。硬件設(shè)施根據(jù)電力企業(yè)檔案員配置對(duì)應(yīng)人數(shù)的高速處理器的電腦。以各部門為單位，配置藍(lán)圖機(jī)、A3掃描儀、A4掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)等硬件設(shè)備，為檔案管理工作提供便利條件。軟件設(shè)施采用OCR工具，對(duì)文本資料進(jìn)行掃描后，對(duì)圖像文件進(jìn)行分析處理，獲取文字及版面信息。網(wǎng)絡(luò)設(shè)施采用內(nèi)網(wǎng)專線使用，內(nèi)外網(wǎng)分開，選擇網(wǎng)速快的通信公司合作，增加伺服務(wù)器，劃分區(qū)域性IP地址，設(shè)置在京區(qū)域、北方區(qū)域、南方區(qū)域登錄地址。內(nèi)外網(wǎng)傳輸禁止使用U盤、移動(dòng)硬盤等移動(dòng)電子設(shè)備，采用公司專用的內(nèi)外網(wǎng)科博軟件進(jìn)行文件傳輸。根據(jù)檔案管理規(guī)定設(shè)置獨(dú)立的辦公室，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行保密處理。

2.2 組織機(jī)構(gòu)管理的建設(shè)

公司領(lǐng)導(dǎo)要高度重視數(shù)字化檔案館的建設(shè)工作，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一部署。數(shù)字化檔案管理工作部門設(shè)立在辦公室。各部門、風(fēng)電場(chǎng)、項(xiàng)目部設(shè)立專兼職檔案員，明確分工，各司其職，及時(shí)完成各部門檔案數(shù)字化工作。縱向聯(lián)系加強(qiáng)了上級(jí)公司向下級(jí)公司準(zhǔn)確傳達(dá)文件精神的指示。橫向聯(lián)系加強(qiáng)了各個(gè)業(yè)務(wù)部門的交流合作。在進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)中，不僅僅需要進(jìn)行人員工作任務(wù)的分配，還應(yīng)該設(shè)立質(zhì)監(jiān)部門、安全部門、信息化中心、運(yùn)維服務(wù)等相關(guān)職能部門，從而進(jìn)行協(xié)同辦公，共同構(gòu)建電力企業(yè)數(shù)字化檔案館。

2.3 數(shù)字檔案資源的建設(shè)

對(duì)于存量檔案數(shù)字化，檔案員通過(guò)掃描儀等相關(guān)設(shè)備來(lái)進(jìn)行紙質(zhì)內(nèi)容的掃描，從而能夠?qū)⒓堎|(zhì)內(nèi)容變成數(shù)字化內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)快速轉(zhuǎn)型，有效形成數(shù)字化的檔案資源[2 ]。對(duì)于增量檔案電子化，檔案員根據(jù)系統(tǒng)的操作提示來(lái)進(jìn)行相關(guān)信息的錄入。同時(shí)，還需要建立數(shù)字檔案館與各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口。例如公司OA辦公系統(tǒng)中，含有收文、發(fā)文、簽報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。黨建部的智慧黨建系統(tǒng)中含有入黨申請(qǐng)書、自傳、思想?yún)R報(bào)、考察材料、入黨積極分子登記表等。生產(chǎn)部ERP系統(tǒng)中含有日?qǐng)?bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等各種報(bào)表。各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案館建立數(shù)據(jù)接口，使基礎(chǔ)數(shù)據(jù)能夠通過(guò)技術(shù)方式導(dǎo)入數(shù)字檔案館中，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的整合和檔案管理工作的統(tǒng)一，減少了文件打印成紙質(zhì)版歸檔整理完畢后，再拆卷重新掃描錄入到系統(tǒng)，又重新裝訂組卷的重復(fù)性煩瑣工作。

2.4 數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)要根據(jù)公司各業(yè)務(wù)部門所需要的功能來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計(jì)。在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，通過(guò)服務(wù)器來(lái)進(jìn)行計(jì)算機(jī)的運(yùn)作，建立防火墻，防止外部的網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)造成入侵。設(shè)立一定的數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)更多的信息。采用網(wǎng)絡(luò)版對(duì)多臺(tái)電腦進(jìn)行同步操作，為所有的檔案員提供瀏覽的界面，有效促進(jìn)工作效率的提升。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)不同的功能需求設(shè)置相應(yīng)的模塊。建立系統(tǒng)管理模塊設(shè)置一鍵恢復(fù)功能。通過(guò)工作日志的管理能夠更好地對(duì)工作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。還可以建立檔案案卷管理、檔案檢索管理、檔案分類管理、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案文件管理等相關(guān)模塊，從而能夠更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)所具有的功能。

2.5 數(shù)字化管理制度建設(shè)

數(shù)字化檔案的建設(shè)必須堅(jiān)持制度先行的原則。建立數(shù)字化檔案管理工作手冊(cè)，對(duì)檔案員的操作標(biāo)注和操作規(guī)范進(jìn)行一定的文字性說(shuō)明。檔案員在工作前要對(duì)工作手冊(cè)的內(nèi)容進(jìn)行全面了解，減少因?yàn)榧夹g(shù)上的問(wèn)題而對(duì)檔案管理工作造成的誤操作。建立工作質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)。定期對(duì)檔案員的專業(yè)技術(shù)進(jìn)行檢查，考核通過(guò)的檔案員才能夠繼續(xù)做數(shù)字化管理工作，加強(qiáng)了檔案員符合專業(yè)技術(shù)的要求，避免因?yàn)閿?shù)字化不過(guò)關(guān)而造成檔案信息丟失的問(wèn)題。建立獎(jiǎng)懲制度。對(duì)于在數(shù)字化檔案工作上做出突出貢獻(xiàn)的檔案員應(yīng)該進(jìn)行一定物質(zhì)上和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于在工作中經(jīng)常出現(xiàn)比較重大失誤的檔案員，不能滿足此項(xiàng)工作要求的，加以懲罰。應(yīng)獎(jiǎng)懲分明，提高對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的積極性和責(zé)任感。

2.6 數(shù)字化檔案風(fēng)險(xiǎn)控制

數(shù)字化檔案管理存在于網(wǎng)絡(luò)世界中設(shè)置的虛擬庫(kù)房，依靠計(jì)算機(jī)讀取，需要進(jìn)行一定的風(fēng)險(xiǎn)控制。安裝防火墻，加強(qiáng)秘鑰管理，通過(guò)實(shí)名制登錄等相關(guān)技術(shù)，保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴Ｎ募螺d設(shè)置數(shù)字水印技術(shù)，嵌入二維碼，防止惡意代碼的篡改。數(shù)字化外包工作選擇有保密信息技術(shù)水平等其它重要性資質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，與其簽訂保密協(xié)議等合同。數(shù)字化場(chǎng)所要做到禁止攜帶任何物品，專人進(jìn)出。封閉USB、光驅(qū)接口，采用正版軟件。加強(qiáng)防范，做到警鐘長(zhǎng)鳴。

3 數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

3.1 數(shù)字化輸入

數(shù)字化檔案館中設(shè)置歸檔時(shí)間與歸檔范圍，在進(jìn)行數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)輸入的過(guò)程中，檔案員利用掃描儀將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息批量導(dǎo)入到數(shù)字檔案館中，達(dá)到快速進(jìn)行信息的錄入，從而進(jìn)行相應(yīng)的存儲(chǔ)。在對(duì)新產(chǎn)生的檔案信息錄入時(shí)，檔案員根據(jù)系統(tǒng)軟件上的分類添加、刪除、修改、檢索、查看、打印、排序、歸檔等相關(guān)提示來(lái)進(jìn)行信息的錄入，工作具有一定的便捷性，降低檔案員的工作壓力。

3.2 數(shù)字化存儲(chǔ)

在進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)的過(guò)程中，所有的檔案信息設(shè)置存儲(chǔ)在云端，能夠進(jìn)行大量的信息存儲(chǔ)，解決了空間不足的問(wèn)題。在存儲(chǔ)時(shí)，先通過(guò)軟件對(duì)相關(guān)錄入信息的內(nèi)容進(jìn)行審核工作。在存儲(chǔ)的過(guò)程中，設(shè)置數(shù)據(jù)管理工作，對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)備份，防止檔案員誤操作而造成檔案信息誤刪，保證檔案信息的安全性。

3.3 數(shù)字化搜索

數(shù)字化檔案管理工作中，很多時(shí)候需要進(jìn)行數(shù)字檔案的查閱，通過(guò)直接檢索、組合檢索、卡片檢索、查詢歷史等形式來(lái)進(jìn)行搜索，能夠更好地進(jìn)行精細(xì)化查找，具有非常強(qiáng)的針對(duì)性，在搜索的過(guò)程中，不僅能通過(guò)關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，還能夠利用分類來(lái)進(jìn)行查找。

3.4 數(shù)字化共享

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接，實(shí)現(xiàn)了檔案的遠(yuǎn)程在線、多人異地、同時(shí)跨省跨區(qū)查找利用。在檔案庫(kù)中建立目錄樹，實(shí)現(xiàn)了多家公司檔案資源共享，線上交流。

3.5 數(shù)字化管理

在進(jìn)行數(shù)字化管理工作中，設(shè)置日志管理和“三員”管理。系統(tǒng)日志，記錄用戶對(duì)檔案系統(tǒng)的操作情況，檔案維護(hù)日志是對(duì)檔案數(shù)據(jù)變化的記錄，從檔案的角度來(lái)記錄每條檔案被創(chuàng)建，修改、鑒定、銷毀的過(guò)程。應(yīng)用日志對(duì)檔案應(yīng)用的操作進(jìn)行記錄，不涉及檔案的修改，注重推送管理、檔案編研、賦權(quán)審批、檔案借閱。做好安全管理員、系統(tǒng)管理員和安全審計(jì)員“三員管理”。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電力企業(yè)數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且長(zhǎng)期性工作，要持之以恒，全員參與，各司其職。為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，需要進(jìn)行數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施等建設(shè)，注重對(duì)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，提高數(shù)字化檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：菅愛愛，大學(xué)學(xué)歷，華能新能源股份有限公司河北分公司館員，從事風(fēng)電檔案管理。