科研試驗基地工程建設(shè)檔案收集與管理

于金柱　李佳凝

摘 要：科研部門需要提高對試驗基地建設(shè)檔案的重視，對基地工程檔案類別、范圍、管理等進行分析討論。本文提出了基地建設(shè)檔案管理常見問題，應(yīng)對措施，旨在加強科研試驗基地檔案建設(shè)，更好地為科研工作做好服務(wù)。

關(guān)鍵詞：科研;基地;工程檔案;收集;管理

科研試驗基地是科研部門開展科技創(chuàng)新、技術(shù)示范與推廣的重要平臺。試驗基地建設(shè)檔案作為建設(shè)過程檔案，不僅是試驗基地整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，更是保證基地建成后的正常運轉(zhuǎn)和日后改建、擴建的重要憑證和依據(jù)。做好試驗基地建設(shè)檔案管理工作的目的，就是為了更好地為科研項目服務(wù)。

1 科研試驗基地建設(shè)工程檔案類別及歸檔分工

科研試驗基地的建設(shè)檔案不同于一般單體建筑工程的檔案，它涉及的范圍更為廣泛，內(nèi)容更為復(fù)雜。科研試驗基地歸檔材料包括：工程建設(shè)前期文件，由項目法人負責(zé)立卷;工程建設(shè)管理文件，由項目法人負責(zé)立卷;施工文件，由施工單位負責(zé)立卷;監(jiān)理文件，由監(jiān)理單位負責(zé)立卷;科研項目文件，由項目法人負責(zé)立卷;財務(wù)、器材管理文件，由項目法人負責(zé)立卷;竣工驗收文件，由項目法人負責(zé)立卷。按照“誰形成，誰編制”的原則各司其職，規(guī)范裝訂整理案卷，對于不符合規(guī)范的案卷抓緊時間整改。

2 目前科研試驗基地建設(shè)檔案管理的基本情況

2.1 檔案管理意識落后

一些科研院所對試驗基地建設(shè)檔案管理的認識存在著誤區(qū)，始終認為只要實驗基地工程竣工后把施工圖紙和竣工資料存檔就可以了，忽略前期項目準(zhǔn)備階段和日常文字資料的收集歸檔，致使許多歸檔材料遺落散失，日后無法查詢項目開始實施到結(jié)束的過程材料，給后期的維護和更新改造工作帶來不必要的麻煩和損失。

2.2 檔案收集整理不規(guī)范

基地建設(shè)每個工程都是獨立的項目。由于沒有及時制訂檔案管理辦法和歸檔范圍，參建單位各自負責(zé)歸檔工作，經(jīng)常出現(xiàn)檔案收集內(nèi)容和整理方式不統(tǒng)一的問題。造成項目歸檔材料不齊全，嚴重影響了基地檔案的完整性、準(zhǔn)確性、原始性。一是歸檔材料收集不及時，資料散亂在個人手中，有的已經(jīng)遺失或破損。二是形成的歸檔材料不規(guī)范，內(nèi)容記錄不夠完整，有的缺張少頁，有的缺少簽字蓋章等。這些因素也導(dǎo)致檔案案卷質(zhì)量不高。

3 做好科研試驗基地建設(shè)檔案管理工作的對策

3.1 建立基地建設(shè)檔案管理體系

試驗基地建設(shè)有別于其他建設(shè)工程項目，工程建設(shè)規(guī)模大、參建單位多、建設(shè)周期長，檔案資料數(shù)量大，傳遞過程復(fù)雜，牽涉管理、設(shè)計、施工和監(jiān)理等不同資質(zhì)的單位。

3.1.1 實行項目法人責(zé)任制。設(shè)立專門的檔案機構(gòu)，明確崗位職責(zé)，實施規(guī)范化管理。項目法人單位依據(jù)國家工程檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在監(jiān)理和施工單位的協(xié)作下制定出適合本工程的檔案管理辦法，并發(fā)放工程參建單位，督促其做好基地工程建設(shè)資料的歸檔工作。

3.1.2 設(shè)立專兼職檔案人員?；亟ㄔO(shè)辦公室要設(shè)立專職檔案員，負責(zé)基地建設(shè)的檔案管理工作，對每個項目或過程進行全程跟蹤。專職檔案員了解和掌握試驗基地整體規(guī)劃、工作計劃和工程進度等情況，對基地不同階段產(chǎn)生的檔案有更清晰認識，掌握整個基地檔案形成規(guī)律，能制訂出更符合基地建設(shè)實際情況的檔案管理辦法。設(shè)立專職檔案員等同于在試驗基地建立了檔案存放點，解決了各類檔案、工程項目資料臨時存放的安全問題。為配合基地專職檔案員的工作，每個建設(shè)工程都要配備兼職檔案員，聽從專職檔案人員的指導(dǎo)，形成基地建設(shè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系。專職檔案員不要隨意調(diào)換，若必須調(diào)動則需提前報負責(zé)人同意并全面交接，避免對檔案工作造成不利影響。

3.2 完善試驗基地檔案制度建設(shè)

3.2.1 建立健全檔案管理制度。包含形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱等內(nèi)容的檔案管理辦法，在項目伊始便要形成，在新項目進場時便印發(fā)并及時追蹤。所有參建單位要高度重視，嚴格執(zhí)行。檔案人員要高度負責(zé)，使各項制度付諸實踐。

3.2.2 制定檔案管理崗位責(zé)任制?；亟ㄔO(shè)立項開始，就組織制訂《試驗基地檔案管理崗位職責(zé)》，明確建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位工程項目管理人員以及專兼職檔案員在試驗基地建設(shè)檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，明確責(zé)任人。明確檔案員對基地建設(shè)中生成的總體規(guī)劃、設(shè)計、勘察材料和有關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)的文件加強收集歸檔和單項工程建設(shè)項目檔案管理的責(zé)任。

3.3 基地建設(shè)檔案實行動態(tài)化管理

3.3.1 定期報送基地建設(shè)檔案數(shù)量。項目法人要求參建單位一個季度報送一次基地建設(shè)檔案目錄，并不定期實地檢查檔案管理情況，對檔案分類、編目、完整性等項提出建議。平時加強聯(lián)系、溝通，跟蹤基地建設(shè)情況，及時調(diào)整建設(shè)檔案管理模式，從而能夠和專職檔案員協(xié)同跟蹤管理整個基地的檔案形成情況。

3.3.2 跟蹤收集檔案工作反饋信息。隨著工程建設(shè)進度的推進，項目法人單位專職檔案員要加強與各個單項工程兼職檔案員的溝通聯(lián)系，跟蹤了解各工程檔案的進展情況，形成多方有效的信息反饋機制，以適應(yīng)工程建設(shè)對檔案管理的要求。

3.3.3 及時接收已經(jīng)竣工項目檔案的驗收檔案。要求單體工程兼職檔案員及時移交已經(jīng)竣工驗收的單體工程建設(shè)檔案，驗收一批項目，移交一批檔案。要同時移交紙質(zhì)檔案、電子檔案和音像檔案，以防時間過長，檔案因各種原因丟失。接收檔案時要嚴格檢查，包括歸檔范圍、案卷質(zhì)量與數(shù)量，紙質(zhì)檔案和電子檔案是否配套。對不達標(biāo)者拒絕接收，并責(zé)令整改，缺失項目盡快補齊，以免錯過完善檔案的最適時期。

3.4 做好建設(shè)過程中檔案收集整理工作

基地項目啟動之初，要依據(jù)國家相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，制定《基地工程檔案歸檔范圍和保管期限表》和《基地工程檔案整理規(guī)則》。結(jié)合基地建設(shè)工程進展情況，做到“抓住主體，把握細節(jié)”，紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步歸檔，紙質(zhì)檔案要保證一式三套，形成目錄，裝盒保管。電子檔案的收集整理要在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，按照“收到紙質(zhì)材料—編目—掃描—錄入信息”的步驟進行，使得紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，并對檔案掃描的分辨率、格式作出要求。同時收集整理基地建設(shè)過程中所產(chǎn)生的錄音、攝像、照片檔案。

3.4.1 準(zhǔn)備階段檔案的收集整理工作。項目法人單位檔案人員重點收集整理基地立項申報的請示與批復(fù)、建設(shè)項目可行性研究與批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計等材料。兼職檔案員則注重收集整理各單項工程的施工招投標(biāo)等相關(guān)資料。

3.4.2 施工階段檔案的收集整理工作。兼職檔案員重點針對設(shè)計變更、工程簽證、檢測報告以及隱蔽工程驗收記錄等技術(shù)資料進行收集整理。

3.4.3 竣工驗收階段檔案的收集整理。各單位兼職檔案員負責(zé)本單項工程的竣工驗收材料收集整理。

3.4.4 運行階段檔案的收集整理。試驗基地正常運轉(zhuǎn)之后，建設(shè)單位專職檔案員負責(zé)收集整個基地建筑維護和更新改造的文件。

3.5 做好基地運行過程中檔案管理工作

3.5.1 設(shè)立專門檔案庫房。檔案庫房要具備檔案管理“八防”的要求，安裝足夠的檔案裝具以及安全防盜報警設(shè)施。檔案存放符合要求。檔案人員定期打掃庫房衛(wèi)生，視天氣情況進行通風(fēng)、除濕、降溫。無關(guān)人員不可隨意進出檔案庫房，避免出現(xiàn)檔案破損、遺失等現(xiàn)象。

3.5.2 配備檔案管理設(shè)施設(shè)備?？蒲性核度雽ｍ椯Y金，配備檔案管理專用軟件，配置必要的硬件設(shè)施，如打印機、掃描儀、電腦等，提高檔案信息化管理水平。

3.5.3 檔案實施信息化管理?？蒲性核_展以局域網(wǎng)為平臺的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)檔案存儲和檢索的網(wǎng)絡(luò)化、自動化，從而更準(zhǔn)確、快捷、有效地提供服務(wù)。項目專職檔案員根據(jù)移交檔案進行核對整理，并將目錄上傳到檔案管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)建設(shè)檔案資源數(shù)字化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

科研試驗基地建設(shè)是一個龐大而復(fù)雜的工程，建設(shè)檔案的收集、整理、管理工作也顯得龐大而復(fù)雜。項目建設(shè)單位應(yīng)隨時了解基地建設(shè)的進度，及時了解基地所反饋的信息，將檔案管理工作落到實處，確?；亟ㄔO(shè)檔案資料的齊全與完整，切實為基地后續(xù)研究項目做好服務(wù)工作。

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（作者單位：白城市農(nóng)業(yè)科學(xué)院、白城職業(yè)技術(shù)學(xué)院）