城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)

陳俏俏

[摘 要]隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的不斷深入，城建涉及到了城市發(fā)展建設(shè)中的房屋建筑、道路橋梁以及地下管線等多項(xiàng)工程，其檔案作為一種戰(zhàn)略性資源，是城市發(fā)展歷史呈現(xiàn)的重要依據(jù)；在多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)階段，人們對(duì)于信息的交流和共享也提出了越來(lái)越高的要求，在一定程度上給城建檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，推進(jìn)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為其工作開(kāi)展的必然趨勢(shì)，為此，本文對(duì)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義和內(nèi)容兩方面進(jìn)行了深入的分析。

[關(guān)鍵詞]城建；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）02-0178-01

前 言：在我國(guó)城市化建設(shè)水平不斷提高的當(dāng)下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎(chǔ)設(shè)施等工程項(xiàng)目的數(shù)量也越來(lái)越多，給城建檔案管理工作到來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。城建檔案作為城市發(fā)展進(jìn)程研究的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，特別是在以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息時(shí)代中，無(wú)法滿足人們對(duì)信息實(shí)現(xiàn)傳遞和共享的實(shí)際要求，且存在調(diào)閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點(diǎn)，如何以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，大力推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為城市發(fā)展中的重要內(nèi)容，因此必須要亟待解決的實(shí)際問(wèn)題。

一、 檔案管理數(shù)字化概述

檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)是通過(guò)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等圖像采集設(shè)備，對(duì)原始紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行完整的采集，進(jìn)而形成能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所識(shí)別的文件類型，最后存儲(chǔ)到磁帶、光盤(pán)等信息載體之中，以提高對(duì)檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，主要涉及到了資料整理、數(shù)據(jù)備份、設(shè)備選擇、存儲(chǔ)與建庫(kù)、掃描錄入等多方面的工作內(nèi)容，在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的現(xiàn)階段主要呈現(xiàn)出以下兩方面的的態(tài)勢(shì)：一是在全社會(huì)范圍內(nèi)都開(kāi)展了檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，在高校、城建、企業(yè)等各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中都嘗試了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式，但數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。

二、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

（一） 符合時(shí)代發(fā)展的需要

在城市現(xiàn)代化發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，是是到發(fā)展的必然趨勢(shì)。依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在城建各部門中建立起檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統(tǒng)計(jì)等工作的效率實(shí)現(xiàn)了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實(shí)現(xiàn)的可能。

（二） 利于城建檔案管理的規(guī)范化

推行城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，將城市建設(shè)中的所有工程項(xiàng)目都納入到數(shù)字化管理的體系當(dāng)中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)操作技術(shù)等，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)城建檔案進(jìn)行管理，確保了其工作的安全、準(zhǔn)確和高效，使得檔案管理各項(xiàng)工作的開(kāi)展都更加的規(guī)范化，從而為城市建設(shè)提供更好的基礎(chǔ)服務(wù)。

（三） 利于城建檔案的開(kāi)發(fā)

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，對(duì)于城建檔案的開(kāi)發(fā)產(chǎn)生了極大的促進(jìn)作用。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)為用戶構(gòu)建了信息資料查詢的平臺(tái)，用戶只需要直接登錄到城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息服務(wù)平臺(tái)，就可以進(jìn)行相關(guān)的信息搜集和業(yè)務(wù)申請(qǐng)，并與社會(huì)其他行業(yè)領(lǐng)域之間形成合作，進(jìn)而形成了集成化管理的運(yùn)行模式，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化資源的整合。

三、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是城市實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化規(guī)劃和建設(shè)的重要參考，對(duì)于城市的可持續(xù)發(fā)展具有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，開(kāi)展和完善城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作，應(yīng)該對(duì)原有的思維定式進(jìn)行突破，并從以下幾方面內(nèi)容進(jìn)行著手：

（一） 規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標(biāo)和要求

規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標(biāo)和要求是推動(dòng)其工作開(kāi)展的前提條件和主要方式，特別是對(duì)檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲(chǔ)等一系列工作而言，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化控制。在參考國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，對(duì)以下工作要求進(jìn)行明確：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業(yè)務(wù)處理的要求要實(shí)現(xiàn)各部門的統(tǒng)一，特別是檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑的統(tǒng)一設(shè)計(jì)，以保證檔案數(shù)據(jù)的實(shí)用性；③對(duì)檔案管理工作者的行為進(jìn)行規(guī)范性指標(biāo)的要求，盡可能的避免因人為原因而出現(xiàn)的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實(shí)性。

（二） 合理設(shè)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)功能系統(tǒng)

城建檔案管理系統(tǒng)通常是由專業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)來(lái)承擔(dān)建設(shè)的，但是為了保證系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)合理性，其檔案管理部門的工作人員也應(yīng)積極參與到前期的方案設(shè)計(jì)工作當(dāng)中，使得管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的硬件平臺(tái)和軟件平臺(tái)都具有穩(wěn)定性和可靠性；其次，要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，主要涉及到文檔庫(kù)、空間庫(kù)和影像庫(kù)三方面，且三者之間存在相互聯(lián)系，對(duì)其進(jìn)行資料編碼，以保證用戶能夠準(zhǔn)確的調(diào)取所需要的內(nèi)容；再次要?jiǎng)?chuàng)建高效的檢索系統(tǒng)，利用多媒體技術(shù)對(duì)不同載體的檔案信息進(jìn)行高效整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的多層次開(kāi)發(fā)，以保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

（三） 加大城建數(shù)字化檔案館建設(shè)的力度

城建檔案館的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中的重要環(huán)節(jié)，其是對(duì)城建檔案進(jìn)行集中管理的主要場(chǎng)所，是社會(huì)資源消費(fèi)的系統(tǒng)之一。數(shù)字城建檔案館的建設(shè)應(yīng)該以信息資源的高效利用為最終目的，以數(shù)字信息系統(tǒng)平臺(tái)為途徑，以面向館內(nèi)的“統(tǒng)一管理平臺(tái)”和面向館外的“統(tǒng)一門戶網(wǎng)站”為核心，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)從“被動(dòng)”向“主動(dòng)”模式的轉(zhuǎn)化。加大城建數(shù)字化檔案館的建設(shè)力度，實(shí)際上就是在城市中建立較為完善的信息化網(wǎng)絡(luò)，將城市建設(shè)項(xiàng)目、發(fā)展規(guī)劃等多方面實(shí)現(xiàn)綜合，在城市建設(shè)部門、審批部門和管理部門等實(shí)現(xiàn)資源共享和協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)城市科學(xué)合理化的未來(lái)發(fā)展。

（四） 發(fā)展城建檔案數(shù)字化管理的人才隊(duì)伍

檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和水平能力是影響其管理工作質(zhì)量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序性，必須要建立檔案數(shù)字化管理的專業(yè)人才隊(duì)伍。一方面要通過(guò)開(kāi)展多種渠道和形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，使得工作人員能夠熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高其運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的技能；一方面要通過(guò)開(kāi)展多種形式的教學(xué)教研活動(dòng)，向其介紹最新的科技動(dòng)態(tài)的應(yīng)用現(xiàn)狀，以提高城建檔案管理人員的素質(zhì)；另一方面還要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和領(lǐng)域進(jìn)行更新，確保城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)具備優(yōu)秀的領(lǐng)路人。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，要想切實(shí)發(fā)揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉(zhuǎn)變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，從發(fā)展信息化人才隊(duì)伍、完善檔案管理制度體系、設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)系統(tǒng)等方面來(lái)實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)；當(dāng)然，由于城建檔案管理數(shù)字化仍然處于一個(gè)探索的階段，還需要工作人員對(duì)其進(jìn)行不斷的深入研究，以推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

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