信息化環(huán)境下的文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)

江雪青

摘要：檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路，目前，我國部分地區(qū)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在缺少統(tǒng)一標準、檔案管理人員知識不達標、軟件系統(tǒng)薄弱等問題，導致檔案管理效果不佳。文中從文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性入手，介紹檔案數(shù)字化的內(nèi)涵及主要內(nèi)容，深入分析文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，提出檔案數(shù)字化建設(shè)總體框架及主要功能，以期為更好地管理文化藝術(shù)檔案做出重要貢獻。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；文化藝術(shù)檔案；數(shù)字化建設(shè)

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）04-0233-03

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過計算機網(wǎng)絡(luò)對信息進行處理和共享變得方便快捷。檔案是各種實踐活動、研究成果的第一手材料，是人類社會的寶貴財富和重要的歷史文化遺產(chǎn)。隨著社會文明程度的提升，文化藝術(shù)檔案深入社會生活各個方面，對國家和社會的發(fā)展產(chǎn)生重要影響。因此，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，將文化藝術(shù)檔案數(shù)字化納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展總體格局中，推動檔案數(shù)字化建設(shè)進程，成為檔案管理機構(gòu)重點研究的課題。檔案數(shù)字化作為檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，文中從文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容和重要性入手，介紹檔案數(shù)字化建設(shè)的總體格局和主要功能，以期為檔案管理信息化建設(shè)提供重要參考。

1 文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

一個國家或地區(qū)信息資源開發(fā)利用程度，是判斷該地區(qū)經(jīng)濟、文化、科技發(fā)展水平的重要標志。檔案信息化作為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，加強文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)滿足時代發(fā)展要求。文化藝術(shù)檔案就是文化藝術(shù)機構(gòu)或工作者在實施藝術(shù)創(chuàng)作、演出、教育及社會文化工作形成的，記錄具有保存意義的各類文字、聲像、實物等不同載體的珍貴內(nèi)容，是我國寶貴的文化遺傳。傳統(tǒng)藝術(shù)檔案主要以紙質(zhì)、聲像和實物記錄等為載體，存在檔案信息利用率低、保存檔案容易受損、信息共享困難等問題。隨著多媒體技術(shù)、計算機等技術(shù)的普及應(yīng)用，傳統(tǒng)的存儲方式和載體有所改變，借助計算機實施各類藝術(shù)創(chuàng)作和教學活動等方法如雨后春筍蓬勃發(fā)展，載體的形式及存儲空間產(chǎn)生一定的變化。如何讓文化藝術(shù)檔案資源發(fā)揮最大應(yīng)用價值，有效管理新型電子檔案信息，促使這些檔案為藝術(shù)工作提供信息服務(wù)，成為建設(shè)數(shù)字化檔案重點關(guān)注的內(nèi)容。

2 檔案數(shù)字化的內(nèi)涵及建設(shè)內(nèi)容

2.1 檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化是指采用0和1兩位數(shù)字進行編碼，從而表達相關(guān)信息的綜合性技術(shù)。檔案數(shù)字化換言之是指檔案信息化，使用數(shù)據(jù)庫、高速掃描等技術(shù)將聲像、紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)介質(zhì)或已歸檔的電子檔案進行管理，其系統(tǒng)組成具有明顯序列的檔案信息庫。什么是檔案數(shù)字化？楊公之編制的《檔案信息化建設(shè)導論》一書認為在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，檔案管理活動中采用現(xiàn)代信息技術(shù)，合理管理、處理檔案信息資源。換言之：檔案數(shù)字化是指采用計算機技術(shù)、信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，遵循現(xiàn)代管理學理念，開展一系列涉及多個學科知識交叉使用的工作模式，充分挖掘文化藝術(shù)檔案的信息，提升檔案現(xiàn)代化管理水平和效果。實施數(shù)字化處理后，文化藝術(shù)檔案能有效提升計算機檢索速度，改善檔案庫過于緊張的情況。同時，數(shù)字化檔案能降低頻繁使用檔案原件導致材料磨損的情況，有效豐富信息資源的內(nèi)容及數(shù)量，加大檔案信息資源的利用效率。

2.2 文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容包含兩個層次

①目錄數(shù)字化；②檔案全文數(shù)字化。檔案目錄主要作用是規(guī)范檔案著錄標引，并合理設(shè)計檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。檔案數(shù)字化根據(jù)掃描錄入方式，并為其設(shè)計合理的目錄索引或采用光學字符技術(shù)判別存儲信息的內(nèi)容。進行檔案數(shù)字化建設(shè)中，根據(jù)檔案自身特點和檔實際情況，建設(shè)數(shù)字化檔案主要包括以下內(nèi)容：

1）整理數(shù)字化檔案資源是指采用數(shù)字技術(shù)把館藏中各種檔案信息和接收歸檔的電子檔案，也是進行檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。具體途徑如下：①開發(fā)并匯集檔案館原有的紙質(zhì)檔案為三次文獻信息，借助數(shù)字化方式輸入計算機網(wǎng)絡(luò)中；②借助數(shù)字照相、掃描等技術(shù)對原檔案實施數(shù)字化處理；③進行辦公自動化建設(shè)過程中組成規(guī)范的電子文件。

2）建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫主要功能是存儲、維護、處理檔案信息，該數(shù)據(jù)庫主要包括文件管理、檔案管理和數(shù)字目錄中心等管理系統(tǒng)。建立數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)就是在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布、傳遞數(shù)字化檔案信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個地區(qū)的檔案館與國際互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)連接，確保各個區(qū)域的使用者均能查詢所需的檔案信息。用戶借助計算機網(wǎng)絡(luò)，能夠遠距離檢索網(wǎng)上開發(fā)的國內(nèi)或國外的數(shù)字化檔案資源。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)的重點內(nèi)容

3.1 提高檔案管理人員素質(zhì)水平

檔案數(shù)字化建設(shè)需要依靠大量高素質(zhì)創(chuàng)新型人才，隨著一系列高新技術(shù)的快速應(yīng)用和推廣，必須創(chuàng)建一種高素質(zhì)、分工合理的檔案管理團隊。檔案管理員的管理水平直接影響整個檔案數(shù)字化建設(shè)成敗，檔案數(shù)字化建設(shè)涉及計算機技術(shù)、通信技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)，管理人員必須熟練將上述技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。因此，文化藝術(shù)檔案檔案工作人員必須做到以下幾點：

1）熟練利用各項信息工具。文化藝術(shù)檔案管理人員要重視自身的自我完善，掌握計算機相關(guān)理論和運用技能，確保自己能熟練運用各類現(xiàn)代化信息工具，為更好地管理、利用檔案信息打下堅實基礎(chǔ)。

2）準確鑒定檔案信息的有效性。作為文化藝術(shù)檔案管理人員，必須將有價值的信息及時傳遞給檔案利用者，這也是用戶評判評價檔案機構(gòu)信息服務(wù)的主要標準。信息化環(huán)境下，檔案信息具有份量大，內(nèi)容復雜等特點，檔案工作人員應(yīng)具備較強的鑒定評估能力，準確判斷、鑒選并分析檔案信息，從而為利用者篩選出有利用價值的內(nèi)容，為其提供最佳的服務(wù)。同時，檔案管理人員要具有較強的信息捕捉能力，不但要快速、及時獲取檔案館存儲的信息為利用者服務(wù)，而且也充分運用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢引導利用者獲取大量檔案信息。③具有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。檔案工作不僅服務(wù)性較強，也是一項復雜、繁瑣的工作，這要求管理人員要具有嚴謹、細致的工作作風。檔案管理人員要明確各種檔案保管期限、分類立卷、匯編等內(nèi)容，確保各個環(huán)節(jié)準確無誤的落實到位。

3.2 建立檔案信息的標準規(guī)范

標準規(guī)范是進行檔案數(shù)字化建設(shè)的“交通法規(guī)”，文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)中必須依賴各類法律法規(guī)和規(guī)范標準的支持，根據(jù)國家檔案部門制定統(tǒng)一、規(guī)范標準設(shè)定管理目標，確保各類案卷的完整化，檢索更加方便。推行檔案館規(guī)范化管理應(yīng)加強檔案管理者和領(lǐng)導干部的法律意識，提升檔案管理工作的科技含量。

1）規(guī)范檔案信息著錄

檔案著錄主要由著錄原則、項目、文字、來源、主要規(guī)則、標識符號等內(nèi)容，檔案著錄是創(chuàng)建檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的第一步。借助著錄把文件的內(nèi)容和形式完整記錄下來，組成數(shù)據(jù)條目并將其錄入計算機，組建規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫。著錄必須遵循統(tǒng)一規(guī)范的原則，防止發(fā)生同一事物或同一人物出現(xiàn)不同名稱，不同的事物或人物卻存在同一名稱等問題，使得同一檢索條目前后不一致的情況，嚴重影響檔案檢索的效果。

2）檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息一般采用硬盤進行存儲，隨著檔案數(shù)量的增多，為確保檔案信息的安全，必須采用統(tǒng)一的存儲載體。如果以光盤為主要存儲內(nèi)容，必須將光盤當做檔案信息保存載體展開研究，并制定一系列標準和規(guī)范。

3）選擇合理的軟件開發(fā)技術(shù)

檔案數(shù)字化建設(shè)就要采用計算機對傳統(tǒng)檔案實體信息及管理信息實施輔助管理。一個規(guī)范的檔案計算機管理軟件，應(yīng)具有收集、編目、鑒定、檢索、開發(fā)利用等管理能力，這并非簡單的模擬手工作業(yè)，而要依據(jù)檔案管理的各個業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計算機硬件實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的工作模式。因此，管理人員必須時時更新已有的檔案信息管理系統(tǒng)，把原有的數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)入新的信息平臺中并投入使用，為高度共享檔案資源打下良好的基礎(chǔ)。

4 文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)方案

4.1 項目建設(shè)總體原則

在數(shù)字化檔案管理建設(shè)小組領(lǐng)導下，統(tǒng)一規(guī)劃并建立數(shù)字化檔案管理平臺，創(chuàng)建包含紙質(zhì)檔案、電子文檔為一體的綜合性檔案管理平臺。本次建設(shè)以內(nèi)網(wǎng)運行為基礎(chǔ)，創(chuàng)建小批量紙質(zhì)檔案智能歸檔管理、分級管理把紙質(zhì)文檔、辦公系統(tǒng)文檔歸納為一期管理目標。借助已有的網(wǎng)絡(luò)、信息資源和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，加強各種互聯(lián)網(wǎng)的互動，實現(xiàn)資源共享。

4.2 系統(tǒng)總體框架

文化藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)主要包括檔案數(shù)據(jù)庫、檔案分級共享管理系統(tǒng)、安全保障及應(yīng)用系統(tǒng)組成，具體框架如圖1。

1）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中要嚴格按照國家及檔案管理系統(tǒng)制定的相關(guān)制度和規(guī)范，對詞匯、表格、數(shù)據(jù)等進行有效管理。數(shù)據(jù)庫能夠存儲綜合的檔案數(shù)據(jù)信息，管理對象主要由科技檔案、聲像檔案、實物檔案等內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫可以執(zhí)行檔案的所有管理環(huán)節(jié)，并兼容各類不同介質(zhì)的檔案，如：電子檔案、圖片、光盤、紙質(zhì)檔案等。目前，市場上常用的數(shù)據(jù)庫包括Oracle、DB2、Sybase等，依據(jù)檔案已有的庫存及10年內(nèi)增長情況綜合分析，選擇MS SQL Server200版本即可滿足建設(shè)需求。標準檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置在該機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)中心，運用原有的SQLserver2005數(shù)據(jù)庫軟件，與新時期檔案管理各項要求相互結(jié)合，組建檔案信息資源中心和數(shù)據(jù)接口中心，從而實現(xiàn)日常文化藝術(shù)類文件歸檔、查找、整理等操作需要。MS SQL Server不僅滿足檔案數(shù)據(jù)條目和原文存儲數(shù)百萬條以上的要求，也不會因數(shù)據(jù)冗余導致數(shù)據(jù)庫運行緩慢，完全滿足文化藝術(shù)檔案館發(fā)展要求。

2）建設(shè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)置在檔案館專網(wǎng)中，借助C/S與B/S相互結(jié)合的方法進行開發(fā)。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP開發(fā)平臺，可以與主流服務(wù)設(shè)置無縫集成，達到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人員前期分析紙質(zhì)檔案信息、加密和自動入庫，有效解決歷史檔案信息和紙質(zhì)檔案存在的管理問題。B/S模式為所有訪問檔案的的人提供身份認證平臺，訪問者通過瀏覽器完成歷史檔案的查詢、瀏覽等操作。

3）建設(shè)分級共享管理系統(tǒng)

檔案分級共享隸屬于系統(tǒng)內(nèi)部權(quán)限控制范疇，主要用來識別訪問者身份，合理分配相應(yīng)的訪問范圍、下載控制等等。

安全保障系統(tǒng)是保障檔案管理系統(tǒng)可以正常、合理使用而設(shè)計的操作規(guī)范。任何人在具體操作過程中，系統(tǒng)可以自動記錄詳細的操作步驟，主要由復制內(nèi)容、打印內(nèi)容等信息，防止出現(xiàn)違規(guī)使用和惡意攻擊的情況出現(xiàn)。為保障文化藝術(shù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)和維護的連續(xù)性，該系統(tǒng)開發(fā)主要借助主流的開發(fā)技術(shù)，使用.net和SQL數(shù)據(jù)庫進行操控。

5 結(jié)束語

總之，檔案數(shù)字化建設(shè)是指充分利用計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段，對數(shù)字檔案信息進行合理的控制和管理，成為國際檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢，符合當今社會發(fā)展對檔案管理工作的要求。文中以檔案數(shù)字化為研究依據(jù)，設(shè)計文化藝術(shù)檔案的總體框架及主要管理系統(tǒng)，以期為檔案數(shù)字化建設(shè)做出重要參考。

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