財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下中小企業(yè)內(nèi)部控制問題及對策

鄒志文

摘 要：在“大數(shù)據(jù)”、“云計(jì)算”、人工智能等高新技術(shù)快速發(fā)展下，中小企業(yè)逐漸通過建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的信息化管理，有效提升財(cái)務(wù)工作的規(guī)范化。中小企內(nèi)部控制制度不健全、內(nèi)部控制手段單一、內(nèi)部控制制度與財(cái)務(wù)共享服務(wù)需求無法匹配，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心無法有效發(fā)揮作用。因此，通過研究財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對企業(yè)內(nèi)部控制五要素影響，分析中小企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心下內(nèi)部控制問題，并提出相應(yīng)改正措施。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);財(cái)務(wù)共享服務(wù);內(nèi)部控制

中圖分類號：F275? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）29-0105-02

引言

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能有效整合企業(yè)內(nèi)部不同事務(wù)、優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)工作集中化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，有效提升企業(yè)決策管理效率、降低企業(yè)運(yùn)營成本?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”、“大數(shù)據(jù)”、移動互聯(lián)網(wǎng)、OCR識別技術(shù)發(fā)展，改變了企業(yè)數(shù)據(jù)處理、存儲方式，為中小企業(yè)通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作信息化提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，企業(yè)的財(cái)務(wù)工作流程變?yōu)樨?cái)務(wù)數(shù)據(jù)上傳，數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)審核、形成報(bào)告、進(jìn)行決策，涉及到應(yīng)收與應(yīng)付、報(bào)銷管理、庫存管理、成本核算、員工薪酬核算、總賬、固定資產(chǎn)管理等財(cái)務(wù)核算制度和定價管理、客戶管理、財(cái)務(wù)管理、績效管理等財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營制度。中小企業(yè)本身財(cái)務(wù)制度不健全，內(nèi)部控制體系不完善，無法滿足財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營需求。另外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式作為一種全新財(cái)務(wù)管理模式，對內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通和內(nèi)部監(jiān)督內(nèi)部控制要素產(chǎn)生巨大影響，已有內(nèi)部控制制度無法與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心相匹配。因此，強(qiáng)化中小企業(yè)內(nèi)部控制，建立完善的財(cái)務(wù)核算制度和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營制度，是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心有效運(yùn)行的重要保證。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對中小企業(yè)內(nèi)部控制要素的影響

（一）對內(nèi)部環(huán)境的影響

從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心組織結(jié)構(gòu)來看，無論采用依附其他部門還是作為獨(dú)立部門存在，都將改變中小企業(yè)的組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)，中小企業(yè)需要調(diào)整內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和員工配置。從員工管理層面來看，中小企業(yè)一般將簡單、重復(fù)的財(cái)務(wù)工作納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)范圍，基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)工作可以由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心完成，提高了會計(jì)核算效率同時也意味著會計(jì)基礎(chǔ)崗位員工數(shù)量減少，會計(jì)人員素質(zhì)要求更高。

（二）對風(fēng)險評估的影響

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心利用“大數(shù)據(jù)”、“互聯(lián)網(wǎng)+”等高新技術(shù)，能夠在短時間完成信息收集、分析、處理工作，能夠提高中小企業(yè)決策效率、提升中小企業(yè)決策質(zhì)量、降低中小企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險。但財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心主要依托網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，信息傳遞過程中存在安全隱患，外部極容易通過互聯(lián)網(wǎng)途徑獲取企業(yè)相關(guān)信息，增加中小企業(yè)外部風(fēng)險。

（三）對控制活動的影響

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是中小企業(yè)財(cái)務(wù)工作較為集中的部門，信息傳遞層級、業(yè)務(wù)流程較為煩瑣，業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)也會增加。中小企業(yè)需要運(yùn)用更多、更有效的方法將風(fēng)險控制在可承受范圍之內(nèi)，使企業(yè)內(nèi)部控制活動變得更加冗余和繁雜。

（四）對信息溝通的影響

內(nèi)部信息溝通方面，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立了一個員工與領(lǐng)導(dǎo)、員工與員工之間自上而下、自下而上的溝通機(jī)制，從而使中小企業(yè)信息傳遞更加便捷、準(zhǔn)確。外部信息溝通方面，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以與市場監(jiān)督管理局、稅務(wù)局等行政管理部門系統(tǒng)相連接，賦予供應(yīng)商和客戶業(yè)務(wù)查詢的權(quán)限，使之能快速了解國家政策變化和查詢業(yè)務(wù)狀態(tài)，及時根據(jù)外部信息變化做出經(jīng)營決策調(diào)整。

（五）對內(nèi)部監(jiān)督的影響

財(cái)務(wù)共享模式改變中小企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督方式，由現(xiàn)場監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)榉乾F(xiàn)場監(jiān)督，由線下監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上監(jiān)督。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理、分析和挖掘能力，能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化，并將企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督覆蓋企業(yè)整個業(yè)務(wù)流程，實(shí)施持續(xù)的監(jiān)督與控制。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）各項(xiàng)制度無法與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心相匹配

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心改變中小企業(yè)已有的組織結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)人員的工作職責(zé)、企業(yè)財(cái)務(wù)工作流程，原有的財(cái)務(wù)制度、員工考核制度和內(nèi)部控制制度無法與現(xiàn)有財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需求相匹配，再加上中小企業(yè)本身各項(xiàng)管理制度匱乏、內(nèi)部控制制度不完整、內(nèi)部控制體系不完善，無法有效從制度方面保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)行。

（二）缺乏有效的風(fēng)險預(yù)警機(jī)制

中小企業(yè)管理者一般不重視風(fēng)險預(yù)警機(jī)制建設(shè)，風(fēng)險評估意識淡薄、財(cái)務(wù)風(fēng)險評估體系不完善、風(fēng)險評估指標(biāo)單一，風(fēng)險選取分析指標(biāo)不合理，導(dǎo)致對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心數(shù)據(jù)分析后的評價數(shù)據(jù)敏感性不夠，企業(yè)管理無法及時對相風(fēng)險進(jìn)行規(guī)避。

（三）業(yè)務(wù)活動與財(cái)務(wù)活動相分離

中小企業(yè)財(cái)務(wù)人員高度集中于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，企業(yè)業(yè)務(wù)活動和財(cái)務(wù)活動相互脫離、無法融合，財(cái)務(wù)人員無法掌握相關(guān)業(yè)務(wù)活動全貌，也無法驗(yàn)證業(yè)務(wù)活動的真實(shí)性，為財(cái)務(wù)舞弊留下可操作的空間。中小企業(yè)財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，對內(nèi)部控制制度理解出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致各部門對同一制度的執(zhí)行力度不一致，業(yè)務(wù)處理結(jié)果不一樣，整個財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部控制過程難度加大。

（四）組織結(jié)構(gòu)不符合信息傳遞要求

中小企業(yè)一般采用自上而下的傳統(tǒng)垂直組織結(jié)構(gòu)，所以中小企業(yè)信息也是逐級傳遞的方式匯總于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，隨著信息傳遞層級增加，信息失真的風(fēng)險也會增大。另外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所有環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，形成一個完整閉環(huán)，一旦工作流程中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，就會造成整個環(huán)節(jié)的信息錯誤，導(dǎo)致中小企業(yè)傳遞信息與企業(yè)原有水平相偏離、信息不完整不真實(shí)，很難幫助決策者做出正確且適應(yīng)公司經(jīng)營情況決策，增加公司的經(jīng)營風(fēng)險。

（五）缺乏內(nèi)部監(jiān)督手段和評測方法

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下，中小企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督崗位員工專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)勝任能力無法滿足對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需求，加之中小企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督制度建設(shè)薄弱，缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督手段和內(nèi)部評測方法，內(nèi)部監(jiān)督人員之間、內(nèi)部監(jiān)督人員與被監(jiān)督人員之間關(guān)系較為密切，企業(yè)內(nèi)部自我評價缺乏獨(dú)立性，增加了企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督的難度。

三、加強(qiáng)中小企業(yè)內(nèi)部控制的措施

（一）構(gòu)建完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度

首先，中小企業(yè)應(yīng)按照全面性、重要性、成本效益等原則，以信息真實(shí)、完整、可靠為目標(biāo)建立內(nèi)部控制制度。其次，根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心組織結(jié)構(gòu)，完善相配套的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度，建立起應(yīng)收、應(yīng)付、報(bào)銷、借還款、庫存管理、成本、薪酬、總賬、稅務(wù)核算管理等財(cái)務(wù)核算制度和財(cái)務(wù)共享服務(wù)有關(guān)的目錄管理、定價管理、客戶管理、服務(wù)質(zhì)量管理、流程管理等財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營制度。最后，根據(jù)有關(guān)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度，細(xì)化各項(xiàng)崗位責(zé)任，落實(shí)歸口管理制度，實(shí)行責(zé)任追究制。

（二）建立財(cái)務(wù)共享風(fēng)險識別信息技術(shù)平臺

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心主要依托信息化技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和處理，具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力。中小企業(yè)通過將企業(yè)各項(xiàng)風(fēng)險予以細(xì)化后量化風(fēng)險評估指標(biāo)，將其錄入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心數(shù)據(jù)強(qiáng)大數(shù)據(jù)分析與處理功能，確定財(cái)務(wù)風(fēng)險的等級，生成風(fēng)險檢測報(bào)告，幫助企業(yè)管理者識別風(fēng)險并進(jìn)行決策。

（三）利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

首先，設(shè)計(jì)流程框架時需要結(jié)合企業(yè)自身性質(zhì)，重點(diǎn)優(yōu)化業(yè)務(wù)層面的收入確認(rèn)流程、費(fèi)用報(bào)銷流程、應(yīng)收和應(yīng)付賬款處理流程。通過重點(diǎn)優(yōu)化使基層業(yè)務(wù)流程簡單化、標(biāo)準(zhǔn)化，易于操作。其次，根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程制定操作手冊，使操作人員操作規(guī)范化。最后，對于已確定流程不斷進(jìn)行“設(shè)計(jì)—測試—優(yōu)化—再測試—再優(yōu)化”，不斷對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行創(chuàng)新，提高業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心契合度，滿足中小企業(yè)對內(nèi)部控制的需求。

（四）強(qiáng)化信息傳遞流程

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心依托于“大數(shù)據(jù)”、“云計(jì)算”、移動互聯(lián)網(wǎng)等高新技術(shù)，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息跨區(qū)域、跨部門無障礙傳遞。中小企業(yè)需要不斷投入資金用于維護(hù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行，及時更新軟硬件，縮短財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心維護(hù)周期，保證不會因系統(tǒng)問題造成信息在傳遞過程中丟失。中小企業(yè)要充分利用建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的機(jī)會，打破傳統(tǒng)垂直式組織結(jié)構(gòu)，使組織結(jié)構(gòu)扁平化，減小信息傳遞層級，打破組織之間信息傳遞隔閡，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)部門之間財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享。

（五）加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督人員培訓(xùn)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心促進(jìn)中小企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督方式轉(zhuǎn)變，要求內(nèi)部監(jiān)督人員全面掌握信息技術(shù)、財(cái)務(wù)、管理、法律的等多方面知識，具備較強(qiáng)的專業(yè)技能。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督人員職業(yè)技能和理論培訓(xùn)，通過各種方式培養(yǎng)內(nèi)部監(jiān)督人員科學(xué)管理思維、創(chuàng)新思維、互聯(lián)網(wǎng)思維，從而促使內(nèi)部監(jiān)督人員轉(zhuǎn)變內(nèi)部監(jiān)督思維，創(chuàng)新內(nèi)部監(jiān)督方式，實(shí)現(xiàn)線下監(jiān)督與線上監(jiān)督相融合，提升內(nèi)部監(jiān)督質(zhì)量。

結(jié)語

高新技術(shù)快速發(fā)展，逐步讓中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作和管理信息化?，F(xiàn)階段，中小企業(yè)要保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心高效運(yùn)行，需要在建立、健全企業(yè)內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ)上采用一系列的方式和方法，加強(qiáng)員工培訓(xùn)并轉(zhuǎn)化思維，積極創(chuàng)新內(nèi)部控制制度及內(nèi)部控制方式與方法，促使內(nèi)部控制制度與中小企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心相匹配，從制度上保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能有效運(yùn)行，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)信息化的積極作用。

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