關(guān)于高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的思考

牛妍懿 溫明明 郭久智

摘要：計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與普及，正在不同程度地影響著我們的工作與生活。面對(duì)數(shù)字化技術(shù)的深入發(fā)展與普遍應(yīng)用，高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已成為必然趨勢(shì)，對(duì)高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)起到了前所未有的推動(dòng)作用。本文將基于高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵和意義以及存在的問(wèn)題，展開(kāi)對(duì)高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略的探討。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;檔案數(shù)字化;數(shù)字化平臺(tái)

中圖分類(lèi)號(hào)：G271.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

科技改變生活，數(shù)字化技術(shù)正在不斷引領(lǐng)高校檔案管理朝著數(shù)字化建設(shè)的方向發(fā)展。鐵一般的事實(shí)證明數(shù)字化在高校檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。高校檔案管理有其自身的特性，是一項(xiàng)集教學(xué)、管理、科研等數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)的龐大復(fù)雜的管理體系，其牽扯的工作人員眾多、工作量龐大。從現(xiàn)代化檔案管理的角度來(lái)講，傳統(tǒng)的手工式高校檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)在高校檔案管理的多重性需求。高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)管理手段的革新，是對(duì)具有現(xiàn)代特征的高校檔案管理工作的總結(jié)、分類(lèi)和優(yōu)化，契合了高校檔案管理的時(shí)代特征，順應(yīng)了高校檔案管理的時(shí)代發(fā)展。

1 高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵和意義

1.1 高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵

高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)就是利用現(xiàn)代化的數(shù)字信息技術(shù)、手段、工具來(lái)進(jìn)行高校檔案管理工作。高校檔案作為一種記錄信息的手段，常以文本、圖像或數(shù)字的形式表現(xiàn)出來(lái)，檔案管理的實(shí)質(zhì)就是對(duì)所記錄的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類(lèi)、整理，以利于他人借閱和查看。檔案管理數(shù)字化建設(shè)就是把傳統(tǒng)的文本信息檔案轉(zhuǎn)化為電子的形式，以便進(jìn)行記錄、存儲(chǔ)和管理，對(duì)文本信息的數(shù)字化保存有助于提升檔案管理的效率。在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，對(duì)信息的分類(lèi)、整理必須通過(guò)工作人員的手動(dòng)操作來(lái)逐一查看、分類(lèi)，而利用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)的自動(dòng)分類(lèi)、整理，只要根據(jù)記錄的數(shù)據(jù)信息和分類(lèi)的要求，輸入關(guān)鍵詞即可實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化高校檔案的自動(dòng)化分類(lèi)、整理。

1.2 高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

第一，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的多方實(shí)時(shí)共享，例如高校教學(xué)檔案所涵蓋的內(nèi)容非常豐富，學(xué)期教學(xué)計(jì)劃、課程教案、教學(xué)參考資料、課程反思、課程延伸等。通過(guò)實(shí)時(shí)共享，學(xué)生利用移動(dòng)或互聯(lián)網(wǎng)端能夠隨時(shí)關(guān)注到高校發(fā)布的教學(xué)信息、教學(xué)檔案及其相關(guān)的教學(xué)內(nèi)容信息，有助于學(xué)生及時(shí)地知悉學(xué)校教學(xué)相關(guān)的一系列安排，幫助學(xué)生更好地制定學(xué)習(xí)計(jì)劃和按要求來(lái)完成學(xué)校擬定的年度學(xué)習(xí)計(jì)劃和培養(yǎng)方案，同時(shí)便于學(xué)生對(duì)老師教學(xué)資料和課程教案的反復(fù)學(xué)習(xí)。通過(guò)課程反思，發(fā)現(xiàn)自身學(xué)習(xí)中的不足，更好地適應(yīng)課堂的教學(xué)進(jìn)度安排。

第二，檔案的數(shù)字化管理對(duì)學(xué)生對(duì)教學(xué)資料的查詢是極為重要的，在豐富的教學(xué)檔案信息中，只要依據(jù)自身想要查詢的內(nèi)容，輸入關(guān)鍵詞，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)即可自動(dòng)篩選、檢索或?qū)С龃鎯?chǔ)，既便利了檔案管理者，也便利了學(xué)生。同時(shí)數(shù)字化的檔案不易丟失、磨損，可多層復(fù)制，增強(qiáng)了教學(xué)檔案管理的安全性和重復(fù)使用性。同時(shí)，數(shù)字化的檔案存儲(chǔ)或管理，利用龐大的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間，借助先進(jìn)的信息處理技術(shù)，能夠存儲(chǔ)無(wú)限量的教學(xué)檔案信息，為高校檔案管理提供了充足的空間。

第三，諸多的高校教學(xué)檔案中包含著較為機(jī)密的科研成果，其體量大、機(jī)密性高，利用數(shù)字化信息手段，既節(jié)省了檔案存放的空間，又增強(qiáng)了檔案的安全性，已成為現(xiàn)代檔案管理的重要舉措，對(duì)提高檔案管理質(zhì)量具有重要的意義[1]。

2 當(dāng)前高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)持久性、長(zhǎng)期性的工作，需要一步一步地加以完善和跟進(jìn)。從文本信息檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換到數(shù)字信息的完成性存儲(chǔ)，都需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間才能完成。故在高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中會(huì)衍生出諸多的問(wèn)題，需要檔案管理者去解決。

2.1 高校檔案數(shù)字化信息網(wǎng)站的管理存在問(wèn)題

高校大規(guī)模地對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理需要依托一個(gè)強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以便教學(xué)檔案工作能夠穩(wěn)定運(yùn)行。因而，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的搭建、優(yōu)化和更新對(duì)高校教學(xué)檔案的管理十分重要。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的性能會(huì)直接影響高校教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的完整性和系統(tǒng)性。高校教學(xué)檔案數(shù)據(jù)不斷輸入，數(shù)據(jù)體量增大，但管理系統(tǒng)的承壓能力有限，如不及時(shí)的更新、擴(kuò)容，會(huì)直接導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的崩潰、癱瘓。當(dāng)前教學(xué)檔案的表現(xiàn)形態(tài)具有多樣化、多元性，如ppt、短片、動(dòng)畫(huà)以及各種格式的圖片和文件，若原有數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)文件格式的兼容性不夠，容易導(dǎo)致文件無(wú)法打開(kāi)和教學(xué)檔案無(wú)法上傳的問(wèn)題。檔案管理網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫(kù)的更新和優(yōu)化目的在于為海量的數(shù)據(jù)信息提供承載格式，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息傳遞、分享、瀏覽、下載的速效性和可行性，構(gòu)建真正的現(xiàn)代化高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

2.2 高校檔案數(shù)字化管理的資金不足

高校檔案的數(shù)字化管理在提供諸多便捷服務(wù)的同時(shí)，也需要大量的資金來(lái)維護(hù)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行?；谀壳案咝Ｔ诮虒W(xué)檔案數(shù)字化管理方面的投入情況和建設(shè)力度，高校檔案數(shù)字化管理過(guò)程中還存在諸多的問(wèn)題和不足。如專(zhuān)項(xiàng)或特定資金的投入存在很大的問(wèn)題，高校在教學(xué)檔案管理方面的資金投入在高校基礎(chǔ)建設(shè)中的比例低且嚴(yán)重不足。系統(tǒng)的運(yùn)行、維護(hù)和更新都需要穩(wěn)定的服務(wù)器來(lái)保障，其穩(wěn)定運(yùn)行的前提就在于支持系統(tǒng)軟硬件的配置和標(biāo)準(zhǔn)能否滿足系統(tǒng)運(yùn)行的需求。當(dāng)前，高校檔案管理系統(tǒng)技術(shù)更新?lián)Q代快，在系統(tǒng)硬件或軟件方面的資金投入不足，是嚴(yán)重制約高校檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要因素。由于海量的教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、運(yùn)行和管理需要相匹配的服務(wù)器系統(tǒng)，隨著信息數(shù)據(jù)的海量化、多元化和多樣化，服務(wù)器系統(tǒng)的數(shù)據(jù)容量將面臨巨大的挑戰(zhàn)，如不及時(shí)地進(jìn)行跟新、擴(kuò)容，將會(huì)影響管理系統(tǒng)的整體運(yùn)行情況，但這一切得益于有效的資金支持和資金保障。同樣，檔案數(shù)字化管理建設(shè)，不同高校的建設(shè)情況不同，數(shù)字化程度不一。有的高校因歷史、文化等的因素，教學(xué)檔案的文本量巨大，其數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程將是一個(gè)長(zhǎng)期的、耗費(fèi)大量人力、物力的龐大工程，在此階段的資金投入不足，將會(huì)制約檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)。

2.3 高校檔案數(shù)字化管理缺乏規(guī)范性

高校檔案管理是一個(gè)龐大、繁雜的系統(tǒng)性工程，以嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度來(lái)確保管理系統(tǒng)的規(guī)范性建設(shè)是當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要內(nèi)容之一?？v觀當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)，其管理系統(tǒng)缺乏前瞻性、規(guī)劃性和規(guī)范性，存在管理極其混亂的現(xiàn)象和問(wèn)題，極大地影響了高校教學(xué)檔案管理的效率。在高教教學(xué)檔案管理和檔案分類(lèi)的規(guī)范性方面存在嚴(yán)重不足，導(dǎo)致形色各異的教學(xué)檔案記錄在管理系統(tǒng)中，無(wú)形中增大了管理系統(tǒng)的后臺(tái)運(yùn)行壓力[2]。對(duì)于高校教學(xué)檔案的準(zhǔn)入沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)定，導(dǎo)致無(wú)效的教學(xué)檔案輸入到管理系統(tǒng)中，增加了系統(tǒng)篩選的強(qiáng)度。同時(shí)管理系統(tǒng)版本、型號(hào)的不規(guī)范使用，容易造成文件輸出格式不匹配等問(wèn)題。高校檔案數(shù)字化管理的不規(guī)范一定程度上影響了高校檔案管理的運(yùn)行效率。

3 高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的系統(tǒng)化工作，需要不斷地探索，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。對(duì)高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)基于現(xiàn)有建設(shè)情況和存在問(wèn)題，從數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、管理規(guī)范建設(shè)和人才培養(yǎng)等方面入手，對(duì)其做相應(yīng)的調(diào)整。

3.1 增強(qiáng)高校檔案管理數(shù)字化中的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)是高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵和重要內(nèi)容，從文本信息檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)已成為此階段的重中之重。借助信息化手段對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行應(yīng)用和管理能夠增強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)信息的利用程度。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一個(gè)持久性、循序漸進(jìn)的過(guò)程：從單一數(shù)據(jù)庫(kù)向群體數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)變，從低級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)向高級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中應(yīng)重視計(jì)算機(jī)人員與教材檔案管理人員的協(xié)作，基于檔案管理的需要，建設(shè)系統(tǒng)而全面的數(shù)據(jù)庫(kù)，以提升數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)作效率。且定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的管理和升級(jí)、優(yōu)化，以容納更多的數(shù)據(jù)資源，提升數(shù)據(jù)庫(kù)的承壓能力。

3.2 增強(qiáng)高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性

高校檔案管理的規(guī)范性建設(shè)對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行具有重要的作用，管理系統(tǒng)的規(guī)范性建設(shè)能夠增強(qiáng)檔案管理的效率。高校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)應(yīng)基于高校檔案管理的特點(diǎn)展開(kāi)，結(jié)合管理系統(tǒng)的未來(lái)發(fā)展形勢(shì)，構(gòu)建一套具有高度融合性和適用性的管理制度和規(guī)范。在前期規(guī)劃中就設(shè)計(jì)出嚴(yán)格的規(guī)范和體系，這種標(biāo)準(zhǔn)化體系不僅能夠有效涵蓋當(dāng)前的檔案，還要求具有可變更性，保證檔案管理工作高速有效地進(jìn)行，在標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的章程中確保數(shù)字化檔案管理的良性可持續(xù)發(fā)展[3]。

3.3 培養(yǎng)高校檔案數(shù)字化管理的專(zhuān)業(yè)化人才

在信息化、數(shù)字化深度發(fā)展的時(shí)代，高校檔案數(shù)字化管理的技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性愈來(lái)愈強(qiáng)，專(zhuān)業(yè)化人才的培養(yǎng)已成為高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。培養(yǎng)高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化、綜合能力強(qiáng)的檔案管理人員是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，主要基于計(jì)算機(jī)軟件的強(qiáng)大運(yùn)行功能，管理人員主要發(fā)揮著設(shè)計(jì)、規(guī)劃、跟蹤、糾錯(cuò)、總結(jié)的作用，為此，在數(shù)字化建設(shè)前期，管理人員就需參與到前期的建設(shè)中去，掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和軟件編輯技術(shù)?；诟咝n案管理的特點(diǎn)，結(jié)合發(fā)展態(tài)勢(shì)進(jìn)行各方面的調(diào)整。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案管理是一項(xiàng)龐大復(fù)雜的長(zhǎng)期性、系統(tǒng)化工作，運(yùn)用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)能夠有效提升高校檔案管理的效率。當(dāng)前，高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)基于各高校檔案管理的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)出適合的數(shù)字化管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

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