政府采購模式下公共圖書館圖書采購工作思考

陳雪

摘 要：公共圖書館文獻(xiàn)資源采購資金為財(cái)政經(jīng)費(fèi)，采購須嚴(yán)格按照政府采購流程進(jìn)行。圖書質(zhì)量是圖書館服務(wù)工作的基礎(chǔ)，高質(zhì)量采購是確保圖書質(zhì)量的核心環(huán)節(jié)。本文結(jié)合圖書館圖書采購工作實(shí)際，闡述政府招標(biāo)采購的積極意義，以及在實(shí)行圖書采購工作中遇到的問題。

關(guān)鍵詞：招標(biāo)采購;公共圖書館;圖書采購

圖書采購作為公共圖書館的一項(xiàng)基礎(chǔ)性采購工作必須要嚴(yán)格遵循政府采購流程。政府采購能夠有力確保圖書采購工作的公開、公平、公正和誠信，使購書經(jīng)費(fèi)得到合理高效的利用，但同時(shí)集采也面臨無法及時(shí)補(bǔ)充新書、大批量訂單圖書質(zhì)量不易把控等問題。如何在集采中及時(shí)采購到熱銷新書好書;約束投標(biāo)人實(shí)現(xiàn)投標(biāo)文件服務(wù)承諾;確保圖書質(zhì)量，滿足讀者的個(gè)性化閱讀需求，使購書資金使用效益最大化，仍需在采購實(shí)踐中不斷探索。

1 政府招標(biāo)采購的積極作用

1.1 規(guī)范采購流程，確保采購如期完成

按照政府采購信息公開的要求，采購項(xiàng)目相關(guān)信息須在財(cái)政部門指定的政府采購平臺進(jìn)行發(fā)布，使招標(biāo)工作做到公開透明，從而杜絕招標(biāo)過程中滋生腐敗的可能。各級公共圖書館圖書采購工作基本嚴(yán)格按照規(guī)范化操作流程進(jìn)行。此外，招標(biāo)中心根據(jù)采購方需求對采購招標(biāo)文件編制進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，使招標(biāo)工作在不違反法規(guī)和政策規(guī)定的前提下，達(dá)到高效篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的目的。同時(shí)，招標(biāo)中心通過豐富的招標(biāo)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善的制式招標(biāo)文件較為全面的羅列出招標(biāo)及項(xiàng)目實(shí)施過程中可能出現(xiàn)的各種情況，有效規(guī)避圖書采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和糾紛，確保圖書采購工作順利高效完成。

1.2 降低采購成本，提高資金使用效益

官方采購平臺公信度和關(guān)注度相對較高，通過平臺公開發(fā)標(biāo)的方式可吸引全國各地具備資質(zhì)的供應(yīng)商參與競標(biāo)。采購方將獲得更多、更好的可選對象。，相對于零散購買，大額圖書訂單能取得供應(yīng)商更低的圖書折扣率，對圖書館而言在固定的預(yù)算內(nèi)可購買到更多的圖書充實(shí)館藏;此外，集中采購除了訂單選購?fù)?，還可加入現(xiàn)場采購內(nèi)容，圖書館可在招標(biāo)文件中明確要求供應(yīng)商具備提供一定規(guī)模和質(zhì)量的現(xiàn)采基地的能力，以避免低效率高成本現(xiàn)采現(xiàn)象的發(fā)生，確保圖書購置資金得到高效、合理利用。

1.3 獲得配套服務(wù)，提高新書上架效率

大部分圖書館在進(jìn)行圖書集中采購時(shí)會將編目、加工、排架等配套服務(wù)作為供應(yīng)商必須提供的技術(shù)要求之一。新書到館后由供應(yīng)商派駐專業(yè)加工團(tuán)隊(duì)到館服務(wù)，在合同約定的時(shí)間內(nèi)完成新書加工上架等工作，既提高了新書加工上架的效率，又極大節(jié)約圖書館人力、物力。此外，部分圖書館在進(jìn)行百萬元以上的分批次供貨的圖書采購項(xiàng)目中會要求供應(yīng)商在服務(wù)期內(nèi)安排數(shù)名專職圖書加工編目人員駐館工作。對于工作人員緊缺的圖書館而言，這一方式既補(bǔ)充圖書館的采編力量，又緩解人力資源不足困境。

2 圖書招標(biāo)采購中遇到的問題

2.1 低價(jià)中標(biāo)，配套服務(wù)難以兌現(xiàn)

按采購政策要求貨物類物品采購，投標(biāo)人報(bào)價(jià)必須占有相當(dāng)比例分值。圖書與一般貨物不同，除了提供圖書外，館配服務(wù)也是必不可少的內(nèi)容，因此在進(jìn)行報(bào)價(jià)時(shí)，供應(yīng)商應(yīng)提前將服務(wù)成本計(jì)入其中。但在實(shí)際投標(biāo)中，部分投標(biāo)人為取得標(biāo)的，提供明顯低于其他符合性審查投標(biāo)人的報(bào)價(jià)。在后期供貨和服務(wù)時(shí)，以利潤低為由降低服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對于投標(biāo)時(shí)提供的服務(wù)承諾能省則省，能簡則簡，給項(xiàng)目執(zhí)行推進(jìn)造成諸多不便。配套服務(wù)內(nèi)容本身具有極強(qiáng)主觀能動性，如供應(yīng)商為節(jié)約成本，派駐業(yè)余加工人員駐館，編目加工低效緩慢，項(xiàng)目執(zhí)行效果將大打折扣。

2.2 大批量采購，圖書質(zhì)量良莠不齊

一方面，圖書批量采購數(shù)量龐大，采購方難以逐本把關(guān)，且訂單選購只能看到書目無法看到實(shí)物，圖書紙張、印刷、裝訂等信息無法直觀獲取。另一方面為了營利中標(biāo)方更傾向提供折扣低的冷門滯銷圖書、大眾文獻(xiàn)，甚至有一些不良供應(yīng)商將盜版書、加印書摻雜其中，這些圖書讀者利用率低，館藏價(jià)值不大。而類似于地方文獻(xiàn)、專業(yè)書、孤本善本等館藏資源建設(shè)必不可少的圖書卻因利潤率太低或無利可圖被供應(yīng)商拒之門外。長此以往必然會導(dǎo)致圖書館館藏高品質(zhì)文獻(xiàn)越來越少，結(jié)構(gòu)失衡。

2.3 采購時(shí)間長，履約驗(yàn)收被壓縮

為確保圖書采購過程規(guī)范有序，圖書館須按規(guī)定流程進(jìn)行各項(xiàng)報(bào)批審核。雖然《政府采購法》明確規(guī)定公開招標(biāo)一般在30-45天完成，但這里不包括采購需求征集、招標(biāo)文件制作、前期報(bào)批、合同簽訂等時(shí)間，如有質(zhì)疑投訴采購時(shí)間將更長。采購耗時(shí)越長，項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間將越短，業(yè)務(wù)積壓給履約驗(yàn)收帶來難度。為了趕工期，即便供貨方加班加點(diǎn)，圖書編目加工質(zhì)量、新書上架速度也會深受影響。因此在進(jìn)行圖書采購時(shí)需盡量壓縮報(bào)批實(shí)踐，給履約和驗(yàn)收留足空間。

3 政府招標(biāo)采購模式下圖書館應(yīng)采取的措施

3.1 完善招標(biāo)文件，明確技術(shù)需求

圖書招標(biāo)文件是圖書采購工作的依據(jù)，是向投標(biāo)人說明參與競標(biāo)的所需具備的一切條件和所要提供的一切服務(wù)。因此，招標(biāo)文件的編制關(guān)系整個(gè)招標(biāo)工作的成敗。因圖書采購的特殊性，招標(biāo)文件的制作更需全面、具體、明確，盡量做到可量化、可執(zhí)行、可考核、可追責(zé)。例如為確保高質(zhì)量圖書的采購率，圖書館可圈定重點(diǎn)出版社，并在評分標(biāo)準(zhǔn)中對應(yīng)的賦予分值;對于供應(yīng)商提供的書目的批次、內(nèi)容及條數(shù)做出明確規(guī)定，要求供應(yīng)商每月或每季度提供定量的書目供采購方挑選;特別是配套服務(wù)這種主觀能動性較強(qiáng)的工作，更需細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)。書標(biāo)、條碼、財(cái)產(chǎn)號、館藏章的加工可以具體到粘貼加蓋的位置及數(shù)量。此外，圖書館也要注意積累總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，將往期履約過程中出現(xiàn)的問題及解決途徑完善到新的招標(biāo)文件中，使招標(biāo)文件能夠更加精準(zhǔn)的實(shí)現(xiàn)購書需求。

3.2 加強(qiáng)采編能力，確保圖書質(zhì)量

圖書館通過政府集中采購中心篩選出的是符合要求的圖書供貨商而并非圖書本身。中標(biāo)后無論供貨商提供的是圖書訂單還是現(xiàn)場采購，圖書館都要安排專人對新書的采訪和加工編目工作進(jìn)行把關(guān)和監(jiān)督，這就要求圖書館必須擁有專業(yè)的采編團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)成員須能準(zhǔn)確把握和鑒別供貨商提供的圖書是否符合采購要求、編目數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、加工是否規(guī)范。為了能購進(jìn)高質(zhì)量圖書，采訪人員還要充分熟悉自身館藏特點(diǎn)、讀者利用需求，日常收集一些重點(diǎn)出版社并了解這些出版社的出版計(jì)劃，把握出版行情，關(guān)注新書出版情況。通過日常積累、行業(yè)交流和調(diào)查研究不斷提升自身圖書采編能力。

3.3 嚴(yán)格履約驗(yàn)收，嚴(yán)把采購“最后一公里”

履約驗(yàn)收作為政府采購的“最后一公里”是確保采購活動圓滿完成的關(guān)鍵一環(huán)，也是圖書采購的核心部分，高質(zhì)量的履約和驗(yàn)收是圖書采購工作把好關(guān)、守好尾的必不可少的條件。圖書館在制作招標(biāo)文件已經(jīng)較為全面的將采購方的需求及技術(shù)要求詳細(xì)羅列，供應(yīng)商在承諾能夠滿足采購方各項(xiàng)要求的前提下才得以中標(biāo)。在以往采購中部分圖書館曾出現(xiàn)供應(yīng)商在取得標(biāo)的后以折扣率太低為由對投標(biāo)時(shí)承諾的服務(wù)項(xiàng)目打折執(zhí)行、推諉扯皮，為了不影響新書上架進(jìn)度圖書館不得不選擇退讓。為了規(guī)避此種情形，圖書館在招標(biāo)時(shí)可確定數(shù)家供應(yīng)商，圖書館按需求及各供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行采購任務(wù)分配，從而確保履約質(zhì)量。在進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，圖書館可邀請未中標(biāo)的其他供應(yīng)商或讀者代表依據(jù)合同，逐項(xiàng)逐條進(jìn)行驗(yàn)收。此外，對于公共圖書館而言，全年采購的圖書數(shù)量巨大，短期內(nèi)完成加工驗(yàn)收很難保質(zhì)保量，因此可以要求供貨商分批次供貨，圖書館分批次驗(yàn)收，這樣既可以確保質(zhì)量，又可以在供貨過程中不斷磨合改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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