文書檔案精細(xì)化管理的必要性及基本路徑探究

摘 要：現(xiàn)代檔案管理學(xué)將專門檔案、科技檔案與文書檔案并稱為三大檔案，強(qiáng)調(diào)文書檔案在單位決策和社會(huì)服務(wù)中的憑證價(jià)值。近年來(lái)，檔案管理理念的變化以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為文書檔案管理工作注入了新的活力，文書檔案精細(xì)化管理被越來(lái)越多的學(xué)者所關(guān)注。然而，究竟如何對(duì)文書檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，各個(gè)單位仍處于摸索階段。鑒于此，文章重點(diǎn)就文書檔案精細(xì)化管理的必要性進(jìn)行分析，闡述文書檔案精細(xì)化管理中常見的問(wèn)題，并提出自己關(guān)于文書檔案精細(xì)化管理的建議，旨在落實(shí)文書檔案精細(xì)化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求。

關(guān)鍵詞：文書檔案;必要性;精細(xì)化;基本路徑;管理

1 文書檔案精細(xì)化管理的必要性

1）提升文書檔案管理規(guī)范性和有序性的必然要求。文書檔案資源來(lái)源于日常公文交接、行政管理事務(wù)等各項(xiàng)工作，是單位重要的信息資源。文書檔案管理水平不僅能夠體現(xiàn)單位公文處理、行政管理的效率和質(zhì)量，而且能夠全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映單位信息管理質(zhì)

量[1]。從這個(gè)層面來(lái)看，推動(dòng)文書檔案精細(xì)化管理，確保文書檔案分類合理、管理流程精簡(jiǎn)，能夠更好地保障文書檔案管理的規(guī)范性和有序性。一方面，立足于單位的規(guī)章制度對(duì)文書檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、處理、評(píng)價(jià)、分析和收集，細(xì)化文書檔案管理內(nèi)容，能夠更好地確保文書檔案管理規(guī)范性。另一方面，從精細(xì)化的角度明確檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門以及其他人員在文書檔案管理領(lǐng)域的職責(zé)，能夠避免職責(zé)交叉、職責(zé)不明等情況的發(fā)生，確保文書檔案管理工作的有序性。

2）提升文書檔案資源利用率，滿足檔案查閱需求的內(nèi)在要求。進(jìn)入21世紀(jì)之后，各個(gè)單位的文書檔案資源呈現(xiàn)“井噴式”的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，文書檔案利用要求也隨之變化。如何進(jìn)一步對(duì)文書檔案資源進(jìn)行加工、整合、挖掘和采集，是文書檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注和思考的課題[2]。從精細(xì)化的角度對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，重塑文書檔案管理流程，能夠?yàn)闄n案專題建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案編研工作提供有利條件，進(jìn)而提升文書檔案資源利用率。除此之外，為了更好地滿足相關(guān)主體檢索、查閱文書檔案的需求，必須要對(duì)文書檔案資源進(jìn)行精細(xì)化管理。例如，將信息技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理領(lǐng)域，能夠更清晰、合理地對(duì)文書檔案進(jìn)行分類整合，便于檢索與查閱。綜上，文書檔案精細(xì)化管理不僅可以提升文書檔案管理規(guī)范性和有序性，而且可以提升文書檔案資源利用率，滿足檔案查閱需求。

2 文書檔案精細(xì)化管理中常見的問(wèn)題

1）文書檔案整理歸檔工作不科學(xué)。文書檔案整理歸檔是文書檔案管理的起點(diǎn)，會(huì)影響文書檔案后續(xù)的處理。然而，當(dāng)下部分單位文書檔案整理歸檔的流程、方法和內(nèi)容不科學(xué)，影響文書檔案精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。一是文書檔案歸檔范圍與保管期限不明確，部分重要的文書信息資源沒有及時(shí)歸檔整理，影響文書檔案的完整性、連續(xù)性和系統(tǒng)性。二是文書檔案的整理分類較為籠統(tǒng)，不夠細(xì)致。例如，部分檔案管理人員沒有對(duì)文書的內(nèi)容進(jìn)行審核，沒有做到特殊文件特殊保管。

2）信息技術(shù)在文書檔案精細(xì)化管理中的應(yīng)用度不高。當(dāng)下，部分單位在處理、管理和利用文書檔案過(guò)程中仍然沒有充分利用多種信息技術(shù)，對(duì)文書檔案管理人員的依賴度較高，難以適應(yīng)新形勢(shì)下文書檔案數(shù)量增多的狀況。一是沒有利用數(shù)字轉(zhuǎn)化技術(shù)對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，尚未建立統(tǒng)一的電子文件生成、制作、儲(chǔ)存、傳輸制度，更談不上通過(guò)文書檔案管理系統(tǒng)對(duì)文書檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)文書檔案一體化目標(biāo)。二是文書檔案管理系統(tǒng)的功能單一，無(wú)法對(duì)文書檔案資源進(jìn)行分類、分析、提取、加工修改。同時(shí)，部分單位設(shè)置的文書檔案檢索條件單一，難以快速、精準(zhǔn)地定位到相關(guān)檔案資源。

3）文書工作與檔案工作的銜接度不高。部分單位文書工作與檔案工作的銜接度不高，主要表現(xiàn)如下：一是檔案管理人員處理文書資料的能力和意識(shí)不強(qiáng)，沒有深刻把握文書工作與檔案管理工作的聯(lián)

系[3]。二是文書檔案立卷歸檔的職責(zé)分工不明，檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)調(diào)性不強(qiáng)。許多文書信息資料沒有經(jīng)過(guò)初步整理便直接移送檔案管理部門，不僅導(dǎo)致檔案管理部門工作壓力增加，而且影響文書檔案的歸檔質(zhì)量。

3 文書檔案精細(xì)化管理的基本路徑

1）從精細(xì)化的角度做好文書檔案整理歸檔工作。文書檔案來(lái)源面廣，既來(lái)源于單位內(nèi)部，也來(lái)源于單位外部，同時(shí)，文書檔案的種類多、內(nèi)容雜，管理難度較大。為此，必須加強(qiáng)文書檔案的前端控制，從精細(xì)化的角度做好文書檔案整理歸檔工作。一是明確文書檔案的歸檔范圍與保管期限，堅(jiān)持“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)細(xì)盡細(xì)”的基本原則。通常而言，文書檔案歸檔范圍應(yīng)當(dāng)涵蓋以下幾個(gè)方面：內(nèi)外單位之間關(guān)于重要問(wèn)題的批復(fù)、復(fù)函、來(lái)函、請(qǐng)示;與本單位重要業(yè)務(wù)相關(guān)的公文材料;本單位重要的資產(chǎn)登記、合同協(xié)議等具有憑證價(jià)值的資料;本單位重大活動(dòng)、重要會(huì)議中產(chǎn)生的文書信息資料;政策性法規(guī)資料等。具體到實(shí)踐工作中，各單位可以結(jié)合單位主要業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)化和擴(kuò)充。同時(shí)，要明確不同類別文書檔案的保管期限，做好文書檔案的清理、更新與銷毀工作。二是要做好文書檔案整理分類工作，及時(shí)對(duì)文書檔案資料進(jìn)行審核，細(xì)化編目和分類的內(nèi)容，保障文書檔案管理質(zhì)量。

2）依托現(xiàn)代信息技術(shù)，提升文書檔案精細(xì)化管理水平。文書檔案數(shù)字化能夠革新文書檔案收集、編制、整合、存儲(chǔ)、檢索、查找、開發(fā)、傳輸、利用各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠提升文書檔案精細(xì)化管理水平。一是要進(jìn)一步建立統(tǒng)一的電子文件生成、制作、儲(chǔ)存、傳輸制度，應(yīng)用微縮相機(jī)和數(shù)字掃描儀對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，將其轉(zhuǎn)化為各類電子介質(zhì)。二是要完善文書檔案管理系統(tǒng)的功能，建立不同的文書檔案管理板塊和數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)文書檔案資源進(jìn)行分類、分析、提取、加工修改，實(shí)現(xiàn)一站式管理的目標(biāo)。同時(shí)，要結(jié)合單位的檢索需求設(shè)置人性化的檢索條件，幫助相關(guān)主體快速檢索。

3）做好文書工作與檔案管理工作的銜接。文書檔案管理工作中，文書工作是基礎(chǔ)，是后續(xù)檔案管理的前提。一是要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)檔案管理人員處理各類文件的能力，打造精細(xì)化、復(fù)合型的管理隊(duì)伍。二是要細(xì)化文書檔案管理職責(zé)，理清管理邊界[4]。單位可以探索檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)配合的文書檔案管理機(jī)制，由業(yè)務(wù)部門相關(guān)專責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)文書信息資料進(jìn)行初步整理與篩選后送交文書檔案管理進(jìn)行精細(xì)化加工，最大限度地統(tǒng)籌人力資源。

4 結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)，文書檔案前端控制理論、文件生命周期理論以及文書檔案數(shù)字化建設(shè)理論不斷發(fā)展，單位文書檔案管理工作的內(nèi)容和要求也發(fā)生了變化。在這種背景下，從精細(xì)化的角度對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文書資源的高效整合、統(tǒng)籌與利用，打造“一站式”的管理與服務(wù)機(jī)制。文章結(jié)合相關(guān)理論，重點(diǎn)就文書檔案精細(xì)化管理的基本路徑進(jìn)行了探討。通過(guò)本研究可以發(fā)現(xiàn)，文書檔案精細(xì)化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅需要單位的支持與部門之間的協(xié)調(diào)，也需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理思路，摸清檔案管理規(guī)律。具體而言，一是要從精細(xì)化的角度做好文書檔案整理歸檔工作;二是要依托現(xiàn)代信息技術(shù)，提升文書檔案精細(xì)化管理水平;三是要做好文書工作與檔案管理工作的銜接。

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作者簡(jiǎn)介

張國(guó)琴，女，赤峰市寧城縣，本科，畢業(yè)于赤峰學(xué)院，檔案員。