關(guān)于加強(qiáng)辦公室文書(shū)業(yè)務(wù)能力的有效措施探討

仝毓平

摘 要：在企業(yè)的辦公工作中，文書(shū)工作作為一個(gè)非常重要的組成部分，具有很強(qiáng)的政治性和服務(wù)性。通過(guò)文書(shū)工作，既能及時(shí)落實(shí)和傳達(dá)政策法規(guī)，又能及時(shí)傳遞信息，有利于提高工作效率。做好文書(shū)工作，有利于科學(xué)決策的貫徹落實(shí)、企業(yè)管理的規(guī)范化、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的順利推進(jìn)、增強(qiáng)企業(yè)活力，本文通過(guò)對(duì)加強(qiáng)辦公室文書(shū)業(yè)務(wù)能力的有效措施的探討，來(lái)明晰具體情況。

關(guān)鍵詞：辦公室文書(shū);業(yè)務(wù)能力;有效措施探討

辦公室是一個(gè)企業(yè)的樞紐和橋梁，直接為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和中心工作服務(wù)，起著承上啟下、左右溝通、上下協(xié)調(diào)、方方面面聯(lián)系的重要作用。辦公室參與企業(yè)政務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，決策的助手，其主要功能是辦文辦會(huì)、辦事，上服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，下服務(wù)企業(yè)職工及到企業(yè)來(lái)辦事的人員，是企業(yè)對(duì)內(nèi)、對(duì)外的窗口。辦公室的工作的好壞，直接影響到單位整體形象和企業(yè)全局工作能否順利地開(kāi)展，而辦公室人員素質(zhì)的高低，又直接影響到辦公室功能的發(fā)揮，特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、信息化快速發(fā)展，對(duì)企業(yè)辦公室人員提出了更高的要求。

1 辦公室文書(shū)應(yīng)具有的業(yè)務(wù)能力

業(yè)務(wù)能力是一個(gè)工作人員的核心競(jìng)爭(zhēng)力，是其在企業(yè)中價(jià)值的體現(xiàn)，下面我們將對(duì)辦公室文書(shū)應(yīng)具有的能力進(jìn)行闡述。

1.1 熟練運(yùn)用各種辦公軟件

辦公室文書(shū)的工作經(jīng)常要使用各類(lèi)辦公軟件，文書(shū)要熟練地去運(yùn)用，否則基本工作都不能被保證。辦公軟件的應(yīng)用提高了文書(shū)的工作效率，舉個(gè)例子，文書(shū)利用郵件去通知各個(gè)部門(mén)開(kāi)會(huì)時(shí)，可以根據(jù)文件發(fā)送記錄了解通知情況，文書(shū)不用像以往一樣逐個(gè)部門(mén)去通知，省下的時(shí)間可以去處理其他工作。

1.2 與人交流順暢

身為辦公室文書(shū)，與人交流一定要順暢。對(duì)內(nèi)，企業(yè)文書(shū)要向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)各項(xiàng)工作，向下級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示;對(duì)外，辦公室文書(shū)要與其他企業(yè)打交道，加強(qiáng)企業(yè)之間的交流溝通，所以辦公室文書(shū)具有練好的溝通能力很重要。在溝通時(shí)，文書(shū)的態(tài)度要真誠(chéng)熱情，用詞要準(zhǔn)確客氣，及時(shí)捕捉交流中的有效訊息。

1.3 寫(xiě)作能力強(qiáng)

辦公室文書(shū)經(jīng)常要進(jìn)行公文寫(xiě)作，所以其寫(xiě)作能力一定要強(qiáng)。對(duì)內(nèi)，文書(shū)要進(jìn)行會(huì)議和大事件的記錄，良好的寫(xiě)作能力能讓記錄內(nèi)容準(zhǔn)確精悍，以便企業(yè)日后借鑒使用;對(duì)外，在與其他企業(yè)交流時(shí)，辦公室文書(shū)要提前擬定各種計(jì)劃和合同，要注意行文的語(yǔ)氣是否規(guī)范、用詞是否準(zhǔn)確、行文格式是否正確等。

1.4 掌握一門(mén)外語(yǔ)

隨著近些年來(lái)國(guó)際化交流的不斷深入，企業(yè)很多時(shí)候需要與外國(guó)公司進(jìn)行合作。掌握一門(mén)外語(yǔ)能夠加快文書(shū)處理文件、郵件、回信的速度，提高工作效率。辦公室文書(shū)在進(jìn)行對(duì)外交流時(shí)，代表的是公司的整體實(shí)力和形象，如果辦公室文書(shū)在與外國(guó)公司交流時(shí)侃侃而談，展示本身風(fēng)采，想必企業(yè)也會(huì)給外國(guó)公司帶來(lái)深刻印象。

1.5 學(xué)習(xí)能力強(qiáng)

辦公室文書(shū)要經(jīng)常學(xué)習(xí)新的理論知識(shí)，不斷地去更新自己的知識(shí)庫(kù)，再用新的知識(shí)去進(jìn)行工作中的指導(dǎo)，所以文書(shū)的學(xué)習(xí)能力一定要強(qiáng)。

1.6 協(xié)調(diào)能力強(qiáng)

一個(gè)企業(yè)是有多個(gè)部門(mén)共同構(gòu)成的，當(dāng)各個(gè)部門(mén)之間出現(xiàn)歧義的時(shí)候，需要辦公室文書(shū)進(jìn)行多方協(xié)調(diào)來(lái)達(dá)到共識(shí)，所以企業(yè)文書(shū)要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。

1.7 文件管理能力

企業(yè)辦公室文書(shū)日常需要接觸的文件數(shù)量龐大，文書(shū)應(yīng)該進(jìn)行整理分類(lèi)?？梢园凑瘴募乃鶎兕?lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，比如招商文件、策劃書(shū)、合同等;也可以按照文件的重要程度進(jìn)行分類(lèi)。文件的分類(lèi)便于資料的管理和查看，提高文書(shū)的工作效率，也為文書(shū)工作提供了整潔環(huán)境。

2 加強(qiáng)辦公室文書(shū)業(yè)務(wù)能力的主要措施

2.1 參加相關(guān)知識(shí)技能的培訓(xùn)

“吾生也有涯，而知也無(wú)涯”。社會(huì)的快速發(fā)展讓企業(yè)的工作模式發(fā)生著改變。早期進(jìn)入企業(yè)的文書(shū)如今年齡也大了，他們所接觸的依舊是以前固有的知識(shí)體系;對(duì)于剛進(jìn)入公司的辦公室文書(shū)來(lái)講，他們?nèi)狈ぷ鹘?jīng)驗(yàn)，接受的還是學(xué)校傳授的書(shū)本知識(shí)，所以，進(jìn)行相應(yīng)知識(shí)技能的培訓(xùn)是必要的。知識(shí)技能的培訓(xùn)有助于辦公室文書(shū)接觸新的工作方式，也會(huì)拓寬他們?cè)诠ぷ髦械乃悸罚岣吖ぷ餍省?/p>

2.2 制定工作計(jì)劃并注重細(xì)節(jié)問(wèn)題

出于對(duì)辦公室文書(shū)工作性質(zhì)的考慮，辦公室文書(shū)可以每天制定相應(yīng)的工作計(jì)劃，避免因?yàn)榉敝氐墓ぷ鲗?dǎo)致失誤。文書(shū)經(jīng)常會(huì)面臨緊急任務(wù)，接到這種任務(wù)時(shí)，不要亂了陣腳，要時(shí)刻保持冷靜的頭腦，處理時(shí)要謹(jǐn)記以企業(yè)的利益為中心。

文書(shū)工作也要求工作人員細(xì)心，在擬定公文或者合同時(shí)要注意格式和用詞的準(zhǔn)確性以及數(shù)據(jù)的正確性，完成以后一定要進(jìn)行檢查核實(shí)，不可馬虎大意，往往一個(gè)小錯(cuò)誤就會(huì)對(duì)企業(yè)造成巨大的損失。日常事項(xiàng)處理時(shí)，要多加思考，將所有的情況都考慮在內(nèi)。

2.3 加大對(duì)工作設(shè)備的資金投入

現(xiàn)如今是信息化社會(huì)，很多工作的完成都需要信息技術(shù)的協(xié)助，所以一臺(tái)性能良好的計(jì)算機(jī)是必要的。雖然很多企業(yè)已經(jīng)發(fā)展很多年了，但這期間很多企業(yè)都沒(méi)有進(jìn)行計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代，這對(duì)于一些機(jī)密文件和檔案的管理是不安全的，因?yàn)檫@些計(jì)算機(jī)沒(méi)有一個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)、沒(méi)有先進(jìn)的殺毒軟件、沒(méi)有性能優(yōu)秀的管理軟件和防火墻，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)拿出部分資金進(jìn)行工作設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)，有好的輔助，辦公室文員的工作效率自然提高，業(yè)務(wù)能力自然不斷提升。

2.4 制定有效的管理、獎(jiǎng)罰制度

沒(méi)有制度的企業(yè)就像一盤(pán)散。辦公室文書(shū)本來(lái)的工作就比較枯燥乏味，隨著工作年頭的增長(zhǎng)，很多文書(shū)慢慢就對(duì)工作失去了新鮮感。倘若公司沒(méi)有一套完善的規(guī)章制度，很多文書(shū)會(huì)養(yǎng)成散漫的工作態(tài)度，輕則工作效率低下，重則會(huì)出現(xiàn)工作失誤，導(dǎo)致企業(yè)損失。

工作不僅僅是為了見(jiàn)證多年知識(shí)學(xué)習(xí)的成果和實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，也是為了在社會(huì)上生存下去，所以公司可以適當(dāng)制定獎(jiǎng)罰制度來(lái)激勵(lì)人心。舉個(gè)例子來(lái)講，公司進(jìn)行每日打卡，對(duì)于遲到早退者，進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，對(duì)于每月按時(shí)出勤文書(shū)進(jìn)行一定的嘉獎(jiǎng)，同理，對(duì)于工作表現(xiàn)突出的文書(shū)，進(jìn)行獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，而出現(xiàn)工作失誤者，則進(jìn)行懲罰，這會(huì)讓文書(shū)時(shí)刻處于緊張認(rèn)真的工作狀態(tài)，也會(huì)讓其有工作和學(xué)習(xí)新技能的動(dòng)力。

3 結(jié)束語(yǔ)

行文至此，對(duì)于加強(qiáng)辦公室文書(shū)業(yè)務(wù)能力的有效措施的探討就結(jié)束了，企業(yè)的發(fā)展需要工作人員的共同努力，文書(shū)作為企業(yè)中重要的一部分，一定要提高自身的業(yè)務(wù)能力，在工作中實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，和企業(yè)共同發(fā)展進(jìn)步。

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