新形勢下做好流動人員人事檔案管理工作的思考

張沖

摘 要：在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人員呈現(xiàn)出多地流動的態(tài)勢，這對流動人員檔案管理工作帶來了較大的難度。盡管當(dāng)前各地越來越重視流動人員人事檔案，但在實際工作中仍存在較多的問題，流動人員人事檔案管理工作欠缺科學(xué)性和規(guī)范性，流動人員人事檔案的重要性無法發(fā)揮出來。文中分析了優(yōu)化流動人員人事檔案管理的重要性，分析了流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，并進(jìn)一步對新形勢下做好流動人員人事檔案管理工作的措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案管理;大數(shù)據(jù)共享理念;制度;數(shù)據(jù)庫;人才

流動人員人事檔案管理工作作為人事檔案管理工作的重要內(nèi)容，但一直以來對流動人員人事檔案管理工作的重要性缺乏重視，這也導(dǎo)致流動人員人事檔案較為混亂，無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。因此需要積極采取有效的措施來優(yōu)化流動人員人事檔案管理工作，進(jìn)一步提高流動人員人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平，充分的發(fā)揮出流動人員人事檔案的實際效能。

1 優(yōu)化流動人員人事檔案管理的重要性

1.1 促進(jìn)人力資源市場化的優(yōu)化配置

在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢下，人事制度改革不斷深入，通過優(yōu)化流動人員人事檔案管理工作，可以進(jìn)一步實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。而且通過利用流動人員人事檔案，還能夠為各地流動人員的科學(xué)化管理提供重要依據(jù)，為人才市場提供人才保障。

1.2 實現(xiàn)流動人員的社會化管理

近年來人員頻繁流動，這在一定程度上對我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用，同時也為流動人員人事檔案管理工作的開展帶來了積極的促進(jìn)作用。由于流動人員人事檔案管理工作與民生息息相關(guān)，通過優(yōu)化流動人員人事檔案管理，可以為流動人員社會化管理的實現(xiàn)提供重要的保障。

1.3 促進(jìn)人才的培養(yǎng)和運(yùn)用

流動人員人事檔案是對流動人員主要是針對流動人員學(xué)習(xí)、職業(yè)生涯、個人品德和素質(zhì)等方面的真實記錄，能夠更全面的反映流動人員的實際情況。因此流動人員人事檔案可以為人才培養(yǎng)和運(yùn)用提供重要的依據(jù)，并協(xié)助企業(yè)在發(fā)展過程中能夠快速的選拔出與其相適應(yīng)的人才。

1.4 為流動人員提供憑證

一個人在學(xué)生、工作和生活等許多方面都需要借助于人事檔案的憑證發(fā)揮作用。目前我國針對流動人員人事檔案指定專門的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，不允許私自保管情況出現(xiàn)，而且流動人員人事檔案具有一定的法律效力，能夠為流動人員維護(hù)人身權(quán)益提供重要的憑證。

2 流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案存放地分散， 信息不共享

在當(dāng)前流動人員人事檔案管理工作中，相關(guān)部門在辦得就業(yè)失業(yè)手續(xù)時為了查證信息的真實性，一般都需要針對實體檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，這也導(dǎo)致流動人員人事檔案存放地過于分散，而且跨地區(qū)跨行業(yè)的存檔部門無法實現(xiàn)檔案信息的共享，沒有統(tǒng)一的檔案查詢平臺，這就導(dǎo)致流動人員要想利用檔案存在諸多的不便。

2.2 部分檔案保管部門無法提供對外的檔案借查閱服務(wù)

基于歷史遺留問題，部分流動人員檔案并沒有及時存放至檔案管理部門，這就導(dǎo)致實際檔案保管者往往為了自身利用的便利而進(jìn)行檔案保管，但因其沒有檔案管理權(quán)限，因此無法對外開具相關(guān)證明。這就在其他部門或是本人需要使用檔案材料時無法執(zhí)行國家統(tǒng)一的供查閱程序，而且實際檔案保管部門也不愿意為其提供查閱服務(wù)，嚴(yán)重影響了流動人員人事檔案的利用率。

2.3 檔案信息資料收集困難， 信息不完善

在當(dāng)前流動人員人事檔案管理工作中，部分單位針對檔案進(jìn)行保管是為了便于自身的使用，但對于檔案材料的收集不重視，部分中小企業(yè)自身檔案管理意識欠缺，檔案管理人員在日常工作中更不重視檔案材料的收集，無法及時對檔案材料進(jìn)行歸檔。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，許多工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦理，辦理過程中沒有紙質(zhì)材料生成。而且基于部分手續(xù)具有保密性要求，因此一些數(shù)據(jù)信息也無法實現(xiàn)跨單位和跨行業(yè)共享。在當(dāng)前電子簽章沒有普及的新形勢下，在沒有紙質(zhì)材料生成的情況下，生成的電子材料也無處歸檔，這對于人事檔案的完整性帶來了較大的影響。

2.4 對檔案重要性認(rèn)識片面，棄檔現(xiàn)象屢禁不止

目前大部分流動人員對檔案缺乏重視，檔案管理意識薄弱，特別是部分進(jìn)入私企的流動人員，對于人事檔案的作用存在片面認(rèn)識。部分單位還存在為了孩子人才流失存在扣留人事檔案的情況?；谥T多原因的影響，這也導(dǎo)致當(dāng)前棄檔現(xiàn)象十分常見，許多人事檔案存在無人認(rèn)領(lǐng)的情況。

2.5 實體檔案數(shù)字化程度低， 影響了使用效率

導(dǎo)致實體檔案數(shù)字化程度低的情況源于多個方面，部分流動人員人事檔案存在存放部門實質(zhì)為檔案使用者，而不是管理者，這也導(dǎo)致部分單位不需要承擔(dān)檔案數(shù)字化處理工作，再加之流動人員自身流動性強(qiáng)，生成的材料較多，這些材料無法及時歸檔。而且檔案的頻繁流動也導(dǎo)致在一個部門存留的時間較短，各單位也無法在短時間內(nèi)實現(xiàn)對檔案數(shù)字化處理。由于實體檔案數(shù)字化程度低，這對于流動人員人事檔案的使用效率帶來了較大的影響。

3 新形勢下做好流動人員人事檔案管理的措施

3.1 建立大數(shù)據(jù)共享理念

在當(dāng)前流動人員人事檔案管理工作中，需要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，需要建立起大數(shù)據(jù)共享理念，做好流動人員人事檔案管理工作的宣傳，增強(qiáng)人們對人事檔案重要性的認(rèn)識，并能夠在流動人事檔案管理工作主動支持和積極配合，使人事檔案管理工作能夠更好的服務(wù)于流動人員。同時還要積極推進(jìn)流動人員人事檔案信息化建設(shè)，并與用人單位之間實現(xiàn)有效對接，結(jié)合用人單位實際情況，積極構(gòu)建起信息化建設(shè)機(jī)制，促使用人單位能夠積極與人力資源服務(wù)中心的人事檔案進(jìn)行對接，共同做好流動人員人事檔案的收集、整理和接收等工作。

3.2 完善流動人員人事檔案管理制度

為了能夠做好流動人員人事檔案管理工作，需要積極建立健全流動人員人事檔案管理制度，并針對制度進(jìn)行不斷完善，實現(xiàn)對流動人員人事檔案的強(qiáng)化管理，提高流動人員人事檔案管理的規(guī)范化水平。同時流動人員人事檔案管理部門還需要重視與各用人單位的聯(lián)動，提高流動人員人事檔案管理的強(qiáng)制性，進(jìn)一步促進(jìn)流動人員人事檔案管理工作的順利開展。

3.3 提高對流動人員人事檔案管理的規(guī)范性

針對流動人員人事檔案資料進(jìn)行歸納和整理工作，需要根據(jù)具體的工作流程，進(jìn)一步保證人事檔案的真實性。同時還要加大對流動人員人事檔案的審核和篩查，確保人事檔案的檔案信息的真實性，使人事檔案信息與流動人員的實際情況相符合。部分已確定下來的人事信息需要進(jìn)行歸檔，歸檔不僅局限于紙質(zhì)信息，還要對電子信息進(jìn)行存檔，為后續(xù)查閱提供更多的便利。流動人員人事檔案管理工作中，需要采取統(tǒng)一和專項的管理方式，通過對人事檔案信息進(jìn)行全面整理，并基于不同原則進(jìn)行合理分類，實現(xiàn)檔案信息的有序存檔，而且對于檔案資料不宜擅自進(jìn)行處理，要做好保密管理工作。

3.4 創(chuàng)新流動人員人事檔案管理模式

流動人員人事檔案管理工作要與時俱進(jìn)，需要基于當(dāng)前的實際情況積極對人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。通過應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段來對人事資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，為人事檔案查閱和瀏覽提供便利。同時還要借助于網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案信息的共享，進(jìn)一步提高人事檔案利用率。特別是在人事檔案資料收集工作中，由于資料存在分散性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，因此在當(dāng)前人才交流服務(wù)中心實際檔案管理工作中需要重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，全面系統(tǒng)的錄入，并基于流動人員的具體情況來對檔案進(jìn)行分類。在實際流動人員人事檔案管理工作中，還需要與用人單位需求相結(jié)合，積極完善流動人員績效檔案，積極與用人單位進(jìn)行有效對接，構(gòu)建完善的績效檔案管理制度，定期對檔案進(jìn)行動態(tài)更新。另外，還要建立流動人員信用檔案，針對流動人員信用情況進(jìn)行全面評估，為用人單位提供更真實和客觀的信用檔案材料，從而為各用人單位發(fā)展提供高質(zhì)量的人力資源服務(wù)。

3.5 加速數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，為了加快推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，需要通過做好軟硬件設(shè)施建設(shè)，為人事檔案管理信息化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。同時還要促進(jìn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的完善，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建流動人員人事檔案數(shù)據(jù)庫，并靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，做好流動人員人事檔案資料的搜集、整理、錄入和歸檔工作，實時對人事檔案信息進(jìn)行更新，構(gòu)建完善的流動人員人事檔案檢索系統(tǒng)，進(jìn)一步提升流動人員人事檔案管理工作的效率。另外，在推進(jìn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，還要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，通過公共網(wǎng)絡(luò)和專用網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，并利用云端針對流動人員人事檔案信息進(jìn)行儲存?zhèn)浞荩龠M(jìn)各部門之間能夠深入合作和互動，加快推動檔案信息共享的實現(xiàn)。

3.6 通過多元措施杜絕棄檔現(xiàn)象

針對當(dāng)前棄檔現(xiàn)象，高校宜加大宣傳力度，使大學(xué)生認(rèn)識到人事檔案對自身發(fā)展的重要性。人才交流服務(wù)中心也需要重視與高校和用人單位的交流溝通，積極開展各種活動，進(jìn)一步強(qiáng)化大學(xué)生和流動人員的檔案管理意識，盡可能的避免棄檔行為的發(fā)生。同時人才交流服務(wù)中心還要對單位扣檔行為進(jìn)行全面抵制，嚴(yán)格規(guī)范各用人單位檔案管理行為，有效的保證流動人員的合法權(quán)益。

3.7 提升檔案管理隊伍綜合素養(yǎng)

在當(dāng)前流動人員人事檔案管理工作中，檔案管理人員綜合素質(zhì)與檔案管理質(zhì)量息息相關(guān)。因此人才交流服務(wù)中心需要重視人才的培養(yǎng)，積極構(gòu)建一支高素質(zhì)和綜合素質(zhì)強(qiáng)的人事檔案管理隊伍，并通過開展多元化的培訓(xùn)和再教育，使檔案管理人員具備扎實的專業(yè)知識，進(jìn)一步提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，以此來推進(jìn)流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)。在實際工作中，還要建立健全考核機(jī)制和獎懲制度，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理人員工作積極性的提升，為提升流動人員人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平打下堅實的基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

流動人員人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和復(fù)雜性特點(diǎn)，而且需要隨著社會、經(jīng)濟(jì)和市場的發(fā)展而呈現(xiàn)出動態(tài)化發(fā)展。近年來我國人力資源流動十分頻繁，這也對流動人員人事檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。在當(dāng)前流動人員人事檔案管理工作中，需要與當(dāng)前人力資源市場發(fā)展實際情況相結(jié)合，重視先進(jìn)信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，全面提升流動人員人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，加快推動流動人員人事檔案管理工作的數(shù)字化和現(xiàn)代化發(fā)展，實現(xiàn)流動人員人事檔案信息的高效利用，為人才交流服務(wù)中心各項工作的有序開展打下堅實的基礎(chǔ)。

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