提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化

摘 要：檔案管理是一項有著較高業(yè)務性和政治性要求的工作，檔案管理的科學化不僅能加強檔案資料保存的穩(wěn)定性，同時對管理質量和水平的提升起到重要的作用。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，其規(guī)模和內容也在不斷的擴大，檔案中的信息資源也愈加廣泛，這些都對檔案管理有了更高的要求。檔案管理人員是開展檔案工作的重要人力支撐，管理人員的素質能力對檔案管理工作的質量有重要影響，加強管理人員素質的提升，才能更好的推動檔案事業(yè)的發(fā)展。文章分析了檔案管理人員必備的基本能力，提出了促進檔案管理科學化的主要路徑。

關鍵詞：檔案管理;科學化;檔案管理人員素質

1 檔案管理人員必備基本能力

1）需要具備較強的政治素質和法律意識。政治素養(yǎng)是檔案管理人員必須具備的素質，具體指檔案管理人員的政治理論水平、政治責任感以及職業(yè)道德等。檔案管理工作具有較強的機密性特點，管理人員在工作開展的過程中，會直接管理一些機密資料，這些都要求管理人員有堅定的政治立場，以正確的政治方向指導工作，有組織有紀律的嚴格遵守相關規(guī)章制度，保證資料的嚴密性和安全性，嚴格按照相關法律規(guī)定開展管理工作，維護檔案的真實性和安全性，防止檔案資料丟失和被盜用等[1]。在日常管理工作中，應將檔案法、管理制度與自身實際情況充分結合，制定完善檔案收集、審核、查閱借閱、整理規(guī)劃等內容方面的制度，實現有法可依。

2）具備專業(yè)業(yè)務素質和服務意識。業(yè)務素質是管理人員在進行檔案管理工作的基本素質，是保證管理工作順利開展和任務完成的重要保障。檔案管理人員應充分了解有關檔案工作的各項規(guī)定，掌握檔案相關知識，如檔案管理、檔案信息開發(fā)和利用、檔案管理技術等等。同時還應具備扎實的文字表達能力和獨立管理能力。檔案管理工作具有較強的文字性，需要經常寫總結、調查研究等方面文字，需要將不同的材料進行匯編，這就對管理人員文字表達能力有一定的要求。特別是互聯網信息技術快速發(fā)展的當下，還需要與時俱進的學習電子信息技術、計算機技術等，能夠通過信息技術工具的有效利用，實現管理工作的高效率。服務意識是現代社會發(fā)展對檔案管理人員的要求。管理人員應突破傳統(tǒng)的管理模式，做到主動服務。在實際工作開展中有積極的態(tài)度，通過對檔案的有效利用提高工作效率。

3）能力素質要求。首先要具備一定的協調能力，通過與其他各部門的有效聯系實現檔案的統(tǒng)一管理，檔案材料來源于不同的部門當中，特別是一些具有較高價值的材料在無法及時收集和歸檔時，管理人員需要和相關部門、人員進行溝通和交流，進而完成檔案的收集和整理。其次要具備終身學習的能力，時代不斷進步，知識更新頻繁，檔案管理人員需要通過不斷的學習，拓展自己的知識范圍，才能跟緊時代發(fā)展的腳步掌握現代化管理知識和技術，提高檔案管理的效率。檔案管理人員需要主動學習檔案管理相關知識、學習計算機信息技術的應用，要注重理論與實踐的結合，提高自己的創(chuàng)新意識，積累管理經驗。

2 推進檔案管理科學化路徑

1）完善檔案管理制度。檔案事業(yè)不斷發(fā)展，其規(guī)模和內容也在不斷的擴大，傳統(tǒng)的管理制度已經無法滿足現代化檔案管理工作的需要。因此管理人員應結合現代化發(fā)展以及實際需求，在傳統(tǒng)管理制度的基礎上，不斷完善檔案管理制度，促進檔案管理工作更加穩(wěn)定有序的開展。在檔案管理制度的建設中，應著重在檔案的安全制度、工作的責任以及服務等方面進行完善[2]。完善安全制度建設是檔案管理工作中的重點內容，因此應在實際運行的安全管理制度中，結合現代檔案管理工作的內容進行完善。比如檔案數字化過程中的安全性和保密性;計算機安全使用等等。在責任制度建設中，根據崗位的職能要求落實崗位人員的實際責任，促進檔案管理的科學化。檔案管理人員應通過以人定崗，以崗定責的原則，完善責任制度，實現科學化管理。服務制度的建設中，需要提高管理人員服務精神，強化主動服務意識，切實的發(fā)揮出檔案管理的服務作用，提高檔案管理工作的質量。

2）建立檔案管理評估平臺。首先是技術評估，計算機技術的快速發(fā)展中，網絡技術、文件、數據庫技術等等被廣泛應用到檔案管理工作當中，推動檔案管理的科學化需要加強對技術方面的評估。其次檔案質量評估，針對數字化檔案內容，管理人員應聯合技術人員、檔案專家等開展評估，主要包含數字檔案文字的質量、圖片、視頻內容質量，數字化過程中對質量的影響等等，為檔案信息的完整性和真實性提供保障。最后人員評估方面，需要針對其工作開展的有效性進行評估，及時發(fā)現管理人員在實際工作過程中的優(yōu)勢和問題等，進而做出合理的安排，以提升整體檔案管理工作的質量。

3）加強檔案管理技術的創(chuàng)新發(fā)展。首先在電子文件歸檔方式中，通過將紙質檔案的數字化建立電子檔案信息資源庫，能夠節(jié)省大量的空間。在電子檔案管理中，應通過制定文檔歸檔標準，在數據庫的訪問中設置嚴格要求，避免數據信息丟失或被篡改的風險。其次電子檔案的存儲和共享。檔案管理工作中，信息資源共享是其中的重點內容。在實際工作中，應提高管理人員信息技術的應用意識，提高檔案管理工作中的安全性和穩(wěn)定性。最后要大家對檔案信息資料的開發(fā)和利用，檔案資料得到充分開發(fā)和利用才能發(fā)揮出其應有的經濟效益和社會效益。因此管理部門應注重對檔案信息的挖掘，注重對開發(fā)資料的篩查和整理，并將其按照需求提供給需要的人員和部門。

4）加強管理人員素質提升。（1）加大管理人員素質培訓。結合檔案管理工作的重心加強對人員的培訓，提高管理人員思想意識、業(yè)務能力、計算機技術應用能力、管理能力等，結合管理人員職業(yè)發(fā)展需要加強培訓，提高管理人員的素質水平，邀請相關專業(yè)開展知識講座，提供業(yè)務技術交流的機會等，從各渠道中提高檔案管理人員的水平和能力。（2）提高用人門檻。信息技術的快速發(fā)展以及檔案管理事業(yè)越來越高的重要性，都對檔案管理人員的能力提出了較高的要求，需要檔案管理人員具備管理能力、技術水平，業(yè)務能力、信息技術應用能力、創(chuàng)新能力綜合能力和政治素養(yǎng)、職業(yè)道德等等。因此單位在檔案管理人才的引進上，應提高用人門檻，按照工作的實際需求，提高任職標準和具體能力要求。同時在正式入職時需要做好崗前培訓工作，從源頭提高檔案管理人員的素質。（3）實施多樣化考核。通過完善的激勵機制，實施多樣化的考核標準，將管理人員工作績效與其工作的獎金、晉升等掛鉤，提高檔案管理人員的競爭意識，工作突出人員予以獎勵，由于疏忽造成工作失誤人員應進行記過處分，增強檔案管理人員工作的危機感。（4）提高管理人員服務意識。提高檔案管理人員的服務意識，強化其職業(yè)道德標準。能夠積極主動參與工作管理和創(chuàng)新當中。嚴格遵守相關律法制度和規(guī)章制度，有甘于奉獻的精神。通過問責機制加強對檔案信息保密性的重視。通過先進管理理念、新型管理技術，提高檔案管理工作的質量和效率。通過培訓和再教育提升整體管理隊伍的素質，不斷推動檔案管理向著科學化的方向發(fā)展。

4 總結

隨著國家對檔案管理制定的一系列標準，檔案管理的科學化受到越來越多的重視，這同時也要求了檔案管理人員主要加強對檔案管理工作的重視，要對檔案管理者提出高標準和高要求，通過培訓等手段，提高管理人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力，促進檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展。

參考文獻

[1]余艷芳.檔案管理現代化的意義及其推進策略[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——決策科學化與民主化學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：，2017：1.

[2]李建華.淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].蘭臺內外，2018（06）：65-66.

作者簡介

王鳳娟（1988-），女，漢，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。