淺析鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作現(xiàn)狀與對策

李美寧

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為我國農(nóng)村最基層的國家政權(quán)機(jī)關(guān)，其檔案管理的強(qiáng)弱，直接關(guān)系到鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展和各項(xiàng)工作的開展，強(qiáng)化檔案工作的重要性，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;現(xiàn)狀;對策

隨著國家檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，人們對檔案工作的重視程度不斷增強(qiáng)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府作為國家設(shè)在最基層的-級政府，肩負(fù)著具體貫徹落實(shí)黨和國家各項(xiàng)政策法規(guī)的重要職責(zé)，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，真實(shí)地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)各方面建設(shè)的歷史見證，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)社會主義新農(nóng)村的歷史進(jìn)程中的地位和作用異常重要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案室作為基層檔案工作的重要組成部分，也應(yīng)該引起人們的足夠重視，使其充分發(fā)揮在鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中的重要作用。以下是我對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的幾點(diǎn)認(rèn)識和建議：

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作中存在的問題

1.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作認(rèn)識模糊，致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)先天不足

由于受機(jī)構(gòu)編制限制，絕大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)檔案室一般掛靠在黨政辦公室，加之黨政辦公室鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)都分管，這就容易形成黨政機(jī)構(gòu)之間職責(zé)不明、責(zé)任不清等問題，往往就會形成檔案工作有分管領(lǐng)導(dǎo)，但分而不管或管而不緊的工作狀況。鄉(xiāng)鎮(zhèn)中部分領(lǐng)導(dǎo)存在“重效益輕管理”的思想。認(rèn)為檔案工作不像其他工作那么起眼，不能在短期內(nèi)帶來經(jīng)濟(jì)效益，因此存在“說起來重要，做起來次要，忙起來又不要”的現(xiàn)象?？墒?，檔案是不可再生的資源，有些有價值的檔案一旦損毀就再沒有復(fù)制再生的可能。

1.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)工作人員少、無編制、兼職多、變動頻，履行職責(zé)難

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)組成人員有這樣幾個特點(diǎn)：一是人少，絕大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)置1人且無專職崗位編制;二是身兼多職，有些檔案員還身兼重任如人大秘書、團(tuán)委書記等要職;三是人員變動頻繁，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員以從事檔案工作2-3年者居多，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)一年變動二三次，有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)在考慮崗位人選時選擇一些“特殊人”在崗（身體多病、待退休、待生小孩人員），將檔案崗位作為“過渡崗”;四是檔案業(yè)務(wù)水平普遍不高，由于兼職和崗位的頻繁變動，有的檔案人員不能按計劃接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)現(xiàn)象較為突出。這些情況使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案得不到及時、規(guī)范的整理，使得檔案收集不齊全、整理編目不規(guī)范、檔案保存甚至丟失現(xiàn)象發(fā)生，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案利用率低，檔案的作用和價值無法充分體現(xiàn)。

1.3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)制度管理嚴(yán)重弱化，規(guī)范化管理難以落實(shí)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作自身特點(diǎn)。建立健全了各項(xiàng)檔案管理制度，從檔案保管、保密、借閱、鑒定與銷毀等制度到各門類檔案的歸檔制度，基本齊全規(guī)范，但是檔案工作各項(xiàng)制度的執(zhí)行范圍不出機(jī)關(guān)檔案室，機(jī)關(guān)全體干部大多不知曉或知之甚少，造成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的規(guī)范化難?？傮w來說，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理與縣直單位相比現(xiàn)代化程度較低。同時鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室利用服務(wù)方式單一，只注重被動利用，卻忽視了主動服務(wù)，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料主動為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

1.4 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室資金投入少，檔案基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案室用房比較節(jié)陋，幾手沒有配備“八防”設(shè)施設(shè)備，溫濕度根本達(dá)不到要求，檔案裝具簡陋，不能有效預(yù)防蟲叮鼠咬。消防設(shè)施更是形同慮設(shè)，多年不更換，遇到突發(fā)事件或自然災(zāi)害極易造成檔案的損毀。

1.5 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)功能開發(fā)不足，限制了其社會影響的進(jìn)一步擴(kuò)大

大多數(shù)檔案人員對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)的定位是重保管，輕利用，對檔案信息資源的開發(fā)利用下功夫不深或者不愿下大氣力去開發(fā)檔案資源。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)不僅應(yīng)當(dāng)對全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)行規(guī)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)，而且還應(yīng)當(dāng)是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的綜合信息利用中心，同時還應(yīng)是彰顯檔案服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)群眾、服務(wù)社會的重要場所。

2 對加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的幾點(diǎn)建議

結(jié)合自己在基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)從事檔案管理的長期工作實(shí)踐，針對以上梳理鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作存在問題，提出以下改進(jìn)措施和建議：

2.1 營造良好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作環(huán)境

檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、專業(yè)性、知識性很強(qiáng)的工作，要求檔案人員要具有高度的政治觀念、廣博的知識層面、精深的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案管理的要求。要保障檔案工作的正常開展。需要保持檔案工作人員崗位的相對穩(wěn)定，并通過提高待遇、正常晉升等方式增強(qiáng)檔案管理崗位的吸引力，同時要定期接受檔案業(yè)務(wù)

培訓(xùn)。

2.2 加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作綜合性強(qiáng)、涉及面廣，為了保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的正常規(guī)范開展，必須建立健全規(guī)章制度，對機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理體制、管理范圍收集歸檔、整理、鑒定、保管、借閱、利用等各項(xiàng)工作做出明確規(guī)定，以使檔率管理的全過程達(dá)到規(guī)范化、制度化，為檔案工作的開展提供重要的制度保證。

2.3 做好檔案宣傳工作

加強(qiáng)宣傳、教育是做好檔案工作的重要基礎(chǔ)工作。只有通過廣泛宣傳活動，才能形成檔案工作的社會共識和合力，才能從根本上體現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的價值。開展各種形式的檔案法律法規(guī)宣傳和教育，使檔案工作與群眾的日常生活密切地結(jié)合起來，促使群眾形成良好的檔案意識，為農(nóng)村各項(xiàng)工作政策的貫徹執(zhí)行打好扎實(shí)的社會基礎(chǔ)。

2.4 加快檔案數(shù)字化建設(shè)

在計算機(jī)技術(shù)的普及下，檔案的生成數(shù)量急劇增加，對檔案的保管和提供利用提出挑戰(zhàn)。尤其管理方法的落后更是直接影響到檔案價值的發(fā)揮。以前，檔案材科的傳閱、整理、歸檔都是以手工抄報和紙質(zhì)存儲為主，工作量大、效率低，費(fèi)時、費(fèi)力且投入成本高，利用率低，還不易保存。這就要求我們要加快檔案數(shù)字化建設(shè)，通過廣泛應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，大幅度的提高管理效率、節(jié)約成本。不僅查閱方便、快捷、省時、省力，且不受實(shí)際時間和空間及溫度、通風(fēng)、濕度的影響，還能夠集中有效的人力資源開發(fā)利用軟件系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行深層次的提煉、分析和研究。如此，不僅查閱方便、快捷、省時、省力，且不受實(shí)際時間和空間及溫度、通風(fēng)、濕度的影響，還能夠集中有效的人力資源開發(fā)利用軟件系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行深層次的提煉、分析和研究，通過挖掘其本身的外延價值，形成有借鑒和參考價值的檔案信息，便于利用，從而發(fā)揮檔案信息最大化的作用和效益，進(jìn)一步激活和充分利用檔案信息資源為社會所用。

2.5 加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用服務(wù)功能

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，在檔案工作中占有極為重要的地位。我認(rèn)為在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案利用過程中應(yīng)注意以下幾個問題：一是要積極推廣檔案與電子文件登記備份制度，對檔案和電子數(shù)據(jù)進(jìn)行常態(tài)化、動態(tài)化備份，確保檔案安全。二是要建立檔案網(wǎng)站以便于群眾方便及時地了解檔案信息動態(tài)，利用電子信息檢索方便查閱，更好地提高檔案利用效率。三是在檔案利用工作中，不應(yīng)只滿足于等待利用者上門的被動服務(wù)方式，應(yīng)該變被動為主動，積極地為利用者提供熱情、周到的服務(wù)。四是進(jìn)一步增強(qiáng)檔案服務(wù)意識，提升服務(wù)能力。為了滿足群眾對檔案的利用需求，檔案工作人員要靈活機(jī)動地拓寬服務(wù)范圍，積極將檔案資料分門別類，圍繞鎮(zhèn)黨委和政府的中心工作從利用者角度出發(fā)，搞專題檔案匯編，并裝訂成冊，讓寶貴的歷史資料更好地發(fā)揮它的重要作用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

總之，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作中還是一個比較薄弱的壞節(jié)，希望能夠引起領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，把檔案工作列為重要業(yè)務(wù)之一。不斷地改進(jìn)和提高業(yè)務(wù)水平，切實(shí)加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案開發(fā)利用工作，提高檔案工作服務(wù)效能，使檔案工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。