電子招標(biāo)條件下的企業(yè)采購(gòu)

李曉陽(yáng)

摘? 要：現(xiàn)代科技水平的快速發(fā)展，使得人們的生活方式發(fā)生了巨大的變化，對(duì)于企業(yè)各項(xiàng)工作的影響也不可忽視。尤其是企業(yè)采購(gòu)流程，在新技術(shù)的支持下，得到了有效優(yōu)化，企業(yè)采購(gòu)成本和采購(gòu)效率均得到了顯著提升。信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得招標(biāo)環(huán)境發(fā)生了變化，招標(biāo)模式的轉(zhuǎn)變必定會(huì)對(duì)企業(yè)采購(gòu)工作造成影響。因此，對(duì)于電子招標(biāo)條件下企業(yè)采購(gòu)工作展開(kāi)的研究具有重要意義。文中在針對(duì)傳統(tǒng)招標(biāo)采購(gòu)暴露的問(wèn)題進(jìn)行闡述后，分析電子招標(biāo)的優(yōu)勢(shì)，之后探討電子招標(biāo)條件下的企業(yè)采購(gòu)策略。

關(guān)鍵詞：電子招標(biāo);企業(yè)采購(gòu);采購(gòu)成本

當(dāng)前的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境趨于復(fù)雜化，對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力產(chǎn)生影響的因素也逐漸多樣。從以往的經(jīng)濟(jì)實(shí)力競(jìng)爭(zhēng)逐漸發(fā)展為人才競(jìng)爭(zhēng)、質(zhì)量競(jìng)爭(zhēng)和生產(chǎn)要素競(jìng)爭(zhēng)等方面。企業(yè)采購(gòu)是企業(yè)進(jìn)行資源整合的重要工作內(nèi)容，如能有效提升企業(yè)采購(gòu)的效率與質(zhì)量，增強(qiáng)自身的資源整合力度，便可使企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力得到顯著提升。而在進(jìn)入信息化時(shí)代后，傳統(tǒng)的采購(gòu)模式已經(jīng)難以滿足企業(yè)資源整合的新需求。在此種背景下，企業(yè)方面加強(qiáng)了對(duì)電子招標(biāo)條件下采購(gòu)工作的重視。而目前的大部分企業(yè)還未能實(shí)現(xiàn)電子采購(gòu)，對(duì)于電子采購(gòu)的認(rèn)知也存在一定的不足?，F(xiàn)就電子招標(biāo)條件下的企業(yè)采購(gòu)做如下闡述。

一、傳統(tǒng)招標(biāo)采購(gòu)暴露的問(wèn)題

傳統(tǒng)招標(biāo)方式主要包括公開(kāi)招標(biāo)、議標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)，其屬于國(guó)際上公認(rèn)和通用的一種物資采購(gòu)模式。招標(biāo)采購(gòu)工作的開(kāi)展可使企業(yè)的采購(gòu)成本得到有效控制，也可增強(qiáng)進(jìn)貨的質(zhì)量，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)的良性發(fā)展帶來(lái)了有力的支持。而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展的基礎(chǔ)上，以往的招標(biāo)模式已經(jīng)不滿足當(dāng)前的發(fā)展需求，尤其是有關(guān)招標(biāo)工作的法律法規(guī)還不夠完善，政府方面的重視力度也不足，引發(fā)了多種招標(biāo)采購(gòu)問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，招標(biāo)操作不規(guī)范。因招標(biāo)工作在我國(guó)的發(fā)展相對(duì)較晚，沒(méi)有長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，致使招標(biāo)活動(dòng)的規(guī)范性不足。政府方面的重視程度也較低，未對(duì)招標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行有效約束，這也是影響招標(biāo)市場(chǎng)環(huán)境的關(guān)鍵性因素之一。

其次，影響企業(yè)資源整合能力。在很長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)，我國(guó)一直以計(jì)劃經(jīng)濟(jì)為主，當(dāng)前的招標(biāo)機(jī)構(gòu)多數(shù)是以計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的有關(guān)部門(mén)為前身，因其缺乏對(duì)招標(biāo)工作的了解，擇優(yōu)選擇承包商的能力較弱，這便會(huì)對(duì)企業(yè)的資源整合工作帶來(lái)嚴(yán)重影響。

最后，政府的干涉力度過(guò)大。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，政府的參與力度較大，對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行進(jìn)行了過(guò)多的干預(yù)。但由于相關(guān)的法律法規(guī)不健全，很難履行自身的監(jiān)管職能，致使常見(jiàn)招標(biāo)不公平的現(xiàn)象，這將對(duì)企業(yè)采購(gòu)工作的開(kāi)展帶來(lái)一定影響。

二、電子招標(biāo)的優(yōu)勢(shì)

（一）有助于降低企業(yè)采購(gòu)成本

電子招標(biāo)的優(yōu)勢(shì)在于，信息處理的速度快，企業(yè)可直接通過(guò)線上系統(tǒng)進(jìn)行信息收集與處理，有效提高了招標(biāo)的效率。此外，在采購(gòu)過(guò)程中，也可直接在線上進(jìn)行產(chǎn)品型號(hào)、性能等相關(guān)基礎(chǔ)信息的對(duì)比，從中篩選出最優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，在保證企業(yè)自身利益的同時(shí)，也可控制采購(gòu)成本。

（二）有助于全面了解供應(yīng)商業(yè)績(jī)與信譽(yù)

其優(yōu)勢(shì)還表現(xiàn)在信息共享方面，企業(yè)在與供應(yīng)商合作前，均需要對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)和產(chǎn)品狀況進(jìn)行調(diào)查，以確保產(chǎn)品質(zhì)量滿足企業(yè)采購(gòu)需求。電子招標(biāo)條件下，企業(yè)與供應(yīng)商之間可借助網(wǎng)絡(luò)建立信息共享機(jī)制，企業(yè)部門(mén)間也可實(shí)現(xiàn)信息共享，在此基礎(chǔ)上，部門(mén)間的協(xié)調(diào)作用可得到有效發(fā)揮，對(duì)于提升資源整合效率具有積極作用。

（三）有助于增強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)效率

與原有的招標(biāo)方式相比，電子招標(biāo)的效率相對(duì)較高，招標(biāo)流程也相對(duì)簡(jiǎn)便，可以有效提升企業(yè)采購(gòu)的效率。企業(yè)如果能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子采購(gòu)系統(tǒng)的科學(xué)優(yōu)化與設(shè)計(jì)，不僅能夠進(jìn)一步簡(jiǎn)化采購(gòu)流程，也可有效縮短采購(gòu)訂單處理時(shí)間以及資源整合時(shí)間，采購(gòu)工作的失誤率也可得到控制。

三、電子招標(biāo)促進(jìn)企業(yè)采購(gòu)戰(zhàn)略的變革

企業(yè)確定采購(gòu)戰(zhàn)略的主要目標(biāo)為，通過(guò)與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系達(dá)到企業(yè)預(yù)期的目標(biāo)，在傳統(tǒng)的采購(gòu)工作中，企業(yè)采購(gòu)戰(zhàn)略可被分為四種，主要包括：伙伴式、消極式、競(jìng)爭(zhēng)式和新采購(gòu)戰(zhàn)略。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷完善的基礎(chǔ)上，企業(yè)為了提升自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，對(duì)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)注度較大。為此，很少選擇伙伴式戰(zhàn)略和消極戰(zhàn)略。在以往的采購(gòu)工作中，為了達(dá)成降低采購(gòu)成本的目標(biāo)，采購(gòu)工作的開(kāi)展過(guò)于關(guān)注眼前利益，通常會(huì)采取壓低供應(yīng)商單價(jià)的方式，控制采購(gòu)成本，此種做法雖然能夠短期獲利，但對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展十分不利。當(dāng)前的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日趨復(fù)雜，企業(yè)在面臨復(fù)雜的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境時(shí)，只有不斷提升自身的發(fā)展實(shí)力才能在市場(chǎng)中立足，還需對(duì)自身的戰(zhàn)略目標(biāo)做出調(diào)整。在開(kāi)展采購(gòu)工作時(shí)，以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光看問(wèn)題，與供應(yīng)商之間建立長(zhǎng)效友好的合作關(guān)系，借助電子采購(gòu)發(fā)揮企業(yè)的資源整合優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。

四、電子招標(biāo)條件下的企業(yè)采購(gòu)策略分析

（一）優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)

為確保企業(yè)的采購(gòu)工作可以盡快適應(yīng)新的招標(biāo)條件，促進(jìn)企業(yè)采購(gòu)戰(zhàn)略計(jì)劃的準(zhǔn)確實(shí)施，需與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作的關(guān)系，形成良好的供應(yīng)鏈體系，創(chuàng)造雙方共贏局面。為實(shí)現(xiàn)上述發(fā)展目標(biāo)，企業(yè)需從自身的組織結(jié)構(gòu)方面入手，對(duì)原本的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)做出改進(jìn)，結(jié)合電子招標(biāo)的新要求，對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化與完善，科學(xué)調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)對(duì)組織內(nèi)部人員的合理配置。在以往的企業(yè)采購(gòu)部門(mén)中，組織結(jié)構(gòu)內(nèi)部很少掌握實(shí)權(quán)，只能被動(dòng)執(zhí)行上層的采購(gòu)任務(wù)，也不具備參與采購(gòu)方案及采購(gòu)計(jì)劃制定的權(quán)利，致使采購(gòu)方案不合理的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生?？梢?jiàn)，對(duì)采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整的重要性。企業(yè)應(yīng)賦予采購(gòu)部門(mén)一些實(shí)權(quán)，使其能夠真正參與采購(gòu)計(jì)劃的決策環(huán)節(jié)，在參與的過(guò)程中，往往能夠提出建設(shè)性的意見(jiàn)，保障采購(gòu)審批流程的進(jìn)一步優(yōu)化。對(duì)采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程中，也可實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)流程的梳理，從中發(fā)現(xiàn)一些冗余環(huán)節(jié)，此類環(huán)節(jié)可與其他環(huán)節(jié)合并，或者直接取消，保障企業(yè)采購(gòu)工作的高效開(kāi)展。

（二）對(duì)供應(yīng)商實(shí)行信息化管理

電子招標(biāo)為供應(yīng)商管理創(chuàng)作了良好的條件，即可以充分利用信息化技術(shù)開(kāi)展供應(yīng)商的管理工作，并且以統(tǒng)一的指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。這里針對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)指標(biāo)主要包括：產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、成本、技術(shù)水平、交貨時(shí)間、資產(chǎn)狀況、流程以及人員狀況等。借助信息化技術(shù)，可自動(dòng)完成對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估與對(duì)比，在短時(shí)間內(nèi)確定最優(yōu)的合作對(duì)象。為增強(qiáng)評(píng)估數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)和信息來(lái)源應(yīng)產(chǎn)生于對(duì)應(yīng)的部門(mén)，結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)實(shí)際，對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)做出調(diào)整，選擇最適宜的合作供應(yīng)商，這可在一定程度上提升企業(yè)的采購(gòu)水平。

（三）科學(xué)管理采購(gòu)計(jì)劃

企業(yè)資源的合理配置離不開(kāi)采購(gòu)部門(mén)的工作支持，因此需要強(qiáng)化采購(gòu)部門(mén)的職能，通過(guò)加強(qiáng)供應(yīng)商管理和采購(gòu)流程管理來(lái)降低成本投入，從根本上提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力。在采購(gòu)工作中，采購(gòu)計(jì)劃是指導(dǎo)具體工作的重要基礎(chǔ)，只有提升采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性和可靠性方能保障物料的及時(shí)供應(yīng)和合理配置。要求采購(gòu)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的重視，科學(xué)開(kāi)展采購(gòu)計(jì)劃的管理工作，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)狀況，仔細(xì)核對(duì)物料清單，并且輸入管理系統(tǒng)，及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，做到對(duì)物料使用狀況的實(shí)時(shí)掌握，依據(jù)最新的數(shù)據(jù)制定采購(gòu)計(jì)劃，保障物料供應(yīng)的同時(shí)，減少資金占用。

（四）明確采購(gòu)內(nèi)控監(jiān)督管理分工

企業(yè)要想保證企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制效率，還需要完善內(nèi)部控制監(jiān)督管理工作，在具體實(shí)施過(guò)程中，首先需要建立采購(gòu)內(nèi)部控制管理制度，根據(jù)企業(yè)具體發(fā)展情況，針對(duì)采購(gòu)中的采購(gòu)數(shù)量清點(diǎn)、采購(gòu)上報(bào)真實(shí)性和采購(gòu)積壓解決方法等建立具體管理制度，并明確責(zé)任制度，選擇責(zé)任心較強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)管理，并對(duì)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行分工。例如：庫(kù)存管理人員負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)進(jìn)行清點(diǎn)，并進(jìn)行上報(bào)，上層管理人員則對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行審核分析，隨后向上層上報(bào)，會(huì)計(jì)人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，并綜合企業(yè)實(shí)際情況，統(tǒng)計(jì)采購(gòu)數(shù)量，最終將數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，保證管理效率?？偨?jīng)理的主要職責(zé)為對(duì)采購(gòu)的采購(gòu)、領(lǐng)用、保管等進(jìn)行審批，并對(duì)采購(gòu)管理財(cái)務(wù)報(bào)表等進(jìn)行審查，對(duì)相關(guān)賬目的增減進(jìn)行調(diào)整和審批等。財(cái)務(wù)總監(jiān)則需要對(duì)采購(gòu)、保管和領(lǐng)用過(guò)程進(jìn)行審核，對(duì)賬目存在問(wèn)題給出意見(jiàn)，并將各管理層的意見(jiàn)進(jìn)行整理，配合開(kāi)展月末采購(gòu)盤(pán)點(diǎn)等工作。財(cái)務(wù)部門(mén)需要對(duì)采購(gòu)、退回等過(guò)程中所形成的財(cái)務(wù)和報(bào)表等進(jìn)行編制，并對(duì)所需要的金額進(jìn)行核對(duì)，支付相應(yīng)貨款等。采購(gòu)部則需要進(jìn)行調(diào)查和比價(jià)，簽署合同等。最后，明確各部門(mén)工作人員的工作量，規(guī)范相應(yīng)制度，保證人員做到分內(nèi)之事，保證各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，提高管理效率。

（五）完善采購(gòu)盤(pán)點(diǎn)跟蹤管理制度

企業(yè)的采購(gòu)管理不足表現(xiàn)為缺乏管理制度，不能對(duì)管理工作進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和跟蹤，通常只是設(shè)立制度，不進(jìn)行實(shí)施，導(dǎo)致各部門(mén)的管理形同虛設(shè)，不利于企業(yè)資金利益的提高。因此，還需要企業(yè)促進(jìn)管理制度的建立，并進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)和追蹤。在具體實(shí)施過(guò)程中，首先建立重要崗位輪換制度，避免一個(gè)人在同一崗位上長(zhǎng)期任職的情況出現(xiàn)，這樣便可將管理人員長(zhǎng)期擔(dān)任某一職務(wù)而產(chǎn)生的腐敗問(wèn)題進(jìn)行解決，同時(shí)，起到提高鍛煉管理人員的作用。企業(yè)可以在采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)和銷售部門(mén)等重要崗位中執(zhí)行崗位輪換。比如：將會(huì)計(jì)管理部門(mén)的人員進(jìn)行輪番管理，對(duì)采購(gòu)管理制度的情況進(jìn)行監(jiān)督。其次，需要設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)審部門(mén)，內(nèi)審部門(mén)是將企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率和管理效果進(jìn)行提高的重要保證，可從企業(yè)的實(shí)際利益進(jìn)行出發(fā)，將采購(gòu)內(nèi)部的開(kāi)展情況進(jìn)行監(jiān)督，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，促進(jìn)人員提供采購(gòu)數(shù)據(jù)，并進(jìn)行綜合分析，保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響因素，并進(jìn)行解決。需要企業(yè)對(duì)內(nèi)構(gòu)建具有獨(dú)立權(quán)利的審計(jì)機(jī)構(gòu)，人員隸屬于董事會(huì)。定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)人員審計(jì)能力的提高，對(duì)貨物的購(gòu)進(jìn)與賣(mài)出的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，確定是否存在違反合同的情況，并注意對(duì)檢查盤(pán)點(diǎn)表的合格性進(jìn)行檢測(cè)。最后，還需要企業(yè)聘請(qǐng)專業(yè)的審計(jì)單位，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的采購(gòu)內(nèi)控狀況進(jìn)行判斷，輔助公司解決不良行為，保證企業(yè)的順利經(jīng)營(yíng)。

五、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上文分析可知，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生變化的同時(shí)，傳統(tǒng)招標(biāo)采購(gòu)中存在的問(wèn)題也愈發(fā)明顯。在新時(shí)期，企業(yè)要想盡快適應(yīng)電子招標(biāo)環(huán)境，需對(duì)企業(yè)采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)做出調(diào)整，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的信息化管理，并且保障對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)管理，利用電子招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)，為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。

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