淺談如何有效進(jìn)行采購成本控制

張耀武

摘要：采購成本作為企業(yè)經(jīng)營管理成本中的最主要的成本項(xiàng)目之一，在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和市場競爭力日趨劇烈的時(shí)代背景下，加強(qiáng)企業(yè)等社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織采購成本控制顯得越來越重要。文章從探討采購成本控制的含義、構(gòu)成、過程及方法等入手，指出了當(dāng)前采購成本控制中普遍存在的問題，并從企業(yè)采購的視角，就如何有效的進(jìn)行采購成本控制提出了對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：采購成本；控制；策略；有效性

成本和收益，是現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織尤其是企業(yè)所考慮的核心和關(guān)鍵要素。降低企業(yè)成本和提高企業(yè)利潤，是企業(yè)發(fā)展追求的最主要目標(biāo)。加強(qiáng)成本控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展具有重要意義和價(jià)值。根據(jù)相關(guān)學(xué)者的調(diào)查研究，采購成本在企業(yè)各種成本中占據(jù)著“半壁江山”的地位，因此通過采購成本控制來降低企業(yè)的采購成本是降低企業(yè)整體成本的重要訣竅。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)下，如何有效地進(jìn)行采購成本控制，已成為降低企業(yè)整體發(fā)展成本、提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效率與效益、增強(qiáng)企業(yè)綜合發(fā)展能力和核心競爭力的重要經(jīng)濟(jì)和管理課題。

一、采購成本控制概述

（一）采購成本控制的含義

采購成本，是指企業(yè)等社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織為提供社會(huì)所需要的各種商品和服務(wù)，以便實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營需要，從而需要對(duì)機(jī)械設(shè)備、原材料等進(jìn)行購置而花費(fèi)的可用貨幣形式計(jì)量的成本費(fèi)用。采購成本控制是成本控制的一種，是成本控制在采購工作領(lǐng)域和工作環(huán)節(jié)中的具體表現(xiàn)。因此，采購成本，是指企業(yè)等社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織，結(jié)合自身組織機(jī)構(gòu)和管理制度流程，為了實(shí)現(xiàn)物資采購過程中成本的最小化，從而采取科學(xué)合理的控制措施和辦法，進(jìn)行有效的管理控制行為及其過程。

（二）采購成本控制的構(gòu)成

狹義的采購成本主要指采購中的交易成本，一般包括物資采購價(jià)格、物資運(yùn)輸費(fèi)用、存儲(chǔ)費(fèi)用、驗(yàn)收檢查費(fèi)用等。而廣義上來看，人們常常根據(jù)采購流程和具體環(huán)節(jié)，將采購成本分為交易前成本（也即采購前準(zhǔn)備成本）、交易成本（也即物資采購價(jià)格及相關(guān)費(fèi)用）、交易后成本（后續(xù)維修費(fèi)用及相關(guān)損失等）。采購成本控制是圍繞企業(yè)所有采購行為進(jìn)行的管理和控制行為，因此，從廣義上來看，采購成本控制由三部分構(gòu)成：一是交易前成本控制，包括制定采購成本計(jì)劃、加強(qiáng)企業(yè)采購經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理、企業(yè)供應(yīng)商管理等內(nèi)容；二是交易成本控制，主要包括制定完善采購制度和采購規(guī)范化流程、采購成本核算與分析、采購支出控制等；三是交易后成本控制，主要包括預(yù)防成本和損失成本控制、采購成本控制績效考評(píng)、采購成本控制制度建設(shè)等。

（三）采購成本控制的過程及方法

采購成本控制是伴隨采購過程而進(jìn)行的科學(xué)管理和控制，由采購前期控制過程、采購中控制過程、采購后續(xù)控制過程等三個(gè)過程和環(huán)節(jié)構(gòu)成，具體包括編制采購申請(qǐng)計(jì)劃、進(jìn)行部門審核或授權(quán)審核、信息反饋和采購計(jì)劃修改完善、比對(duì)篩選供應(yīng)商、簽訂采購合同書、執(zhí)行采購合同計(jì)劃、檢查驗(yàn)收采購物資、物資清點(diǎn)登記入庫、退貨與換貨、物資管理分配等。就采購成本控制的方法而言，根據(jù)相關(guān)研究者的梳理和歸納，既包括招標(biāo)詢價(jià)法、成本核算法、規(guī)模效應(yīng)法、國產(chǎn)物資替代法等傳統(tǒng)的采購成本控制方法，又包括協(xié)同采購成本控制法、第三方采購法、集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合采購法、全球網(wǎng)絡(luò)采購法等現(xiàn)代新興的成本控制采購方法。

二、當(dāng)前采購成本控制中存在的問題

（一）采購工作效率有待提高

當(dāng)前，隨著現(xiàn)代管理制度不斷朝著從嚴(yán)從實(shí)的方向發(fā)展，人們對(duì)采購工作的管理越來越嚴(yán)格。這就使得當(dāng)前的采購工作中，存在一個(gè)普遍而突出的現(xiàn)象，那就是無論采購物資的數(shù)量多少和金額高低，都需要層層審批，由于采購審批涉及到的部門和人員過多，上至企業(yè)高管，下至經(jīng)辦人員，有的需要近十個(gè)部門和人員審簽，使得采購流程太多，采購審批花費(fèi)的時(shí)間和成本過大，采購工作整體效率有待大大提高。

（二）選擇供應(yīng)商的成本居高不下

企業(yè)采購的商品和服務(wù)由供應(yīng)商提供，因此在采購工作尤其是招投標(biāo)采購工作中，需要對(duì)大量不特定的供應(yīng)商“撒大網(wǎng)”，要求供應(yīng)商來積極投標(biāo)，以達(dá)到招投標(biāo)采購的相關(guān)要求。但是，由于信息不對(duì)稱，使得采購人員對(duì)眾多供應(yīng)商的信息了解不夠，難以進(jìn)行完全準(zhǔn)確的綜合性分析評(píng)價(jià)，只能夠通過查看供應(yīng)商資料、簡單詢問等方式進(jìn)行，為了確保采購質(zhì)量，不得不多次、反復(fù)地對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行評(píng)估和篩選，使得選擇供應(yīng)商的成本居高不下。

（三）采購價(jià)格大多由單方面決定

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，采購人員在對(duì)比選擇采購價(jià)格時(shí)，大多只會(huì)注重產(chǎn)品和服務(wù)采購價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用等直接的價(jià)格，而忽視采購前后期的差旅費(fèi)、試驗(yàn)費(fèi)、考察費(fèi)等成本，這就使得采購價(jià)格大多由供應(yīng)商單方面提供的報(bào)價(jià)決定，常常出現(xiàn)在表面上看采購價(jià)格很“低”、但實(shí)際上的采購成本卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出預(yù)期的情況發(fā)生，從而違背了采購成本控制的初衷。

三、加強(qiáng)企業(yè)采購成本控制的對(duì)策思考

（一）通過加強(qiáng)采購經(jīng)費(fèi)預(yù)算來實(shí)現(xiàn)采購成本控制

一是要制定科學(xué)完善的企業(yè)采購成本控制體系，努力從整體戰(zhàn)略上提高企業(yè)采購管理的整體效率和綜合效益；二是要充分利用不同行業(yè)、領(lǐng)域采購項(xiàng)目的特殊性，根據(jù)隨行就市的原則，采取靈活多樣的辦法，加強(qiáng)對(duì)采購方案、采購數(shù)量等進(jìn)行成本控制；三是要堅(jiān)持“先核算、后采購”的原則，及時(shí)將擬采購物資及開支情況弄清楚，明確不同崗位的權(quán)、責(zé)、利關(guān)系，從而通過規(guī)范采購成本核算來降低企業(yè)的采購成本；四是要積極建立賞罰分明的采購成本控制激勵(lì)制度，讓每一名采購工作人員都成為采購成本控制的“利益相關(guān)者”，并在各自的工作中努力爭做降低采購成本、提升采購效益的積極分子。

（二）通過節(jié)約所要采購物資設(shè)備的開支來實(shí)現(xiàn)采購成本控制

一是要采取“貨比三家”的方式，認(rèn)真做好價(jià)格、產(chǎn)品和服務(wù)比選競價(jià)工作，努力降低物資設(shè)備采購價(jià)格、就近采購降低運(yùn)輸費(fèi)用、嚴(yán)格把關(guān)降低額外浪費(fèi)等方式和手段來控制物資設(shè)備的綜合采購成本；二是要通過優(yōu)化采購組人力資源配置、減少無效勞動(dòng)、提高采購工作相關(guān)人員工作效率等辦法來努力降低采購中所需的人工成本；三是要根據(jù)所要采購的產(chǎn)品和服務(wù)特點(diǎn)及其管理使用規(guī)律，選擇最適宜、最便利使用者的物資、設(shè)備和服務(wù)，努力提高采購物品和服務(wù)的使用壽命和使用價(jià)值；四是要結(jié)合采購者所在的行業(yè)、領(lǐng)域、崗位等具體特點(diǎn)和所需條件，堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)、高效的原則選擇和采購所需要的機(jī)械設(shè)備，并提前做好采購先后工作銜接、采購物資發(fā)放等過程中的平衡協(xié)調(diào)，努力降低采購前后的各種費(fèi)用。

（三）通過優(yōu)化采購控制環(huán)境來實(shí)現(xiàn)采購成本控制

一方面，要結(jié)合企業(yè)自身情況和采購需要，不斷制定完善物資管理制度、招標(biāo)專利制度、供應(yīng)商管理制度、物資庫存管理制度等采購管理制度，實(shí)現(xiàn)采購工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化開展；另一方面，要積極優(yōu)化采購流程，建立嚴(yán)格有序、精簡高效、科學(xué)適用綜合的采購工作規(guī)則和相關(guān)流程，不斷提高采購工作效率和效能。同時(shí)，要積極建立獎(jiǎng)懲合理的采購績效考核機(jī)制，營造良好的采購成本控制環(huán)境和氛圍，積極為采購工作人員降低采購成本、提高采購工作效率創(chuàng)造良好條件。

（四）通過加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商和采購人員管理來實(shí)現(xiàn)采購成本控制

實(shí)施采購成本控制，離不開具有先進(jìn)效能意識(shí)、管理意識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)和管理能力的專業(yè)性采購人才。因此，要實(shí)現(xiàn)采購成本控制向著更高目標(biāo)和方向發(fā)展，就需要培養(yǎng)一支具有相關(guān)學(xué)科和專業(yè)背景知識(shí)、具有較高素質(zhì)的采購人才隊(duì)伍。一方面，要積極選聘和吸收具有經(jīng)濟(jì)學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、法學(xué)、管理學(xué)等專業(yè)知識(shí)背景的人才從事采購工作；另一方面，更重要的是要注重對(duì)現(xiàn)有采購工作人員進(jìn)行定期或不定期的采購法律法規(guī)和相關(guān)知識(shí)的普及和在職在崗培訓(xùn)，努力提升存量采購人員的整體素質(zhì)與能力。同時(shí)，要加強(qiáng)采購人員的內(nèi)外部崗位置換和內(nèi)部審計(jì)，科學(xué)有效地對(duì)采購人員進(jìn)行監(jiān)督，這樣既能夠防止采購人員利用崗位職權(quán)謀取私利和胡亂作為，又能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)合理分工和企業(yè)人力資源的優(yōu)化配置，降低采購工作中的矛盾，從而降低企業(yè)采購成本。

四、結(jié)語

在日益激烈的市場競爭環(huán)境下，采購成本的高低，直接關(guān)系著企業(yè)產(chǎn)品市場份額的大小，關(guān)系著企業(yè)生產(chǎn)利潤水平的高低，關(guān)系著企業(yè)能否在同行業(yè)的市場競爭中發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)。因此，加強(qiáng)企業(yè)采購成本控制，既有利于企業(yè)綜合成本的降低和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效益的提高，又有利于改革完善企業(yè)經(jīng)營管理績效；既有利于提高物資設(shè)備采購的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，還有利于促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)管理水平的穩(wěn)步提升和市場競爭力的持續(xù)增強(qiáng)，必須引起高度重視。

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（作者單位：中國中車長春軌道客車股份有限公司）