試析機(jī)構(gòu)改革后檔案工作宏觀管理的初步思考

岑桃

摘 要：在當(dāng)前機(jī)構(gòu)改革的形勢下，我國加強(qiáng)了檔案工作建設(shè)。本文針對機(jī)構(gòu)改革背景下如何進(jìn)一步加強(qiáng)和做好檔案工作，對各級檔案部門和檔案管理人員提出的一個(gè)新問題，對于優(yōu)化檔案工作管理提出了相應(yīng)措施，現(xiàn)將研究分析闡述如下。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革;檔案工作;宏觀管理

經(jīng)過多年的檔案工作改革，我國隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案事業(yè)有了新變革。在機(jī)構(gòu)改革和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展下，檔案事業(yè)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存。其中最大的變化可以概括為“五變五高”。①檔案工作機(jī)構(gòu)管理形式發(fā)生變化，以往的局、館合并，行政工作和事業(yè)工作的范疇和職能要求變高。②檔案工作對象發(fā)生變化，在市場經(jīng)濟(jì)影響下，所有制、無歸口管理單位變多，這要求檔案工作需更加嚴(yán)格。③檔案工作從屬關(guān)系發(fā)生變化，工作要求更加精細(xì)和嚴(yán)格。④檔案管理難度加大，基層檔案工作人員的檔案專業(yè)素質(zhì)要求更高。⑤檔案管理手段多樣化，經(jīng)濟(jì)建設(shè)改革下，檔案管理的手段從傳統(tǒng)的單一整理變成了多元整理，且檔案工作的具體應(yīng)用手段更高?？梢?，機(jī)構(gòu)改革后，檔案工作管理性質(zhì)、內(nèi)容、服務(wù)對象、工作要求有進(jìn)一步提升，這要求政府做好宏觀管理，以保證檔案行政管理適應(yīng)社會(huì)發(fā)展節(jié)奏，為機(jī)構(gòu)改革和建設(shè)創(chuàng)造更多價(jià)值。

一、分析機(jī)構(gòu)改革下，檔案管理工作存在的問題

目前，我國檔案管理工作已經(jīng)步入新的發(fā)展軌道，在多年的檔案管理歷程中，檔案單位總結(jié)了大量的改革、有益于機(jī)構(gòu)建設(shè)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，并予以實(shí)踐，獲得了一定改革成效。在事業(yè)單位檔案管理工作的改革基礎(chǔ)上，新時(shí)期的改革發(fā)展檔案管理方法發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理方法也在很大程度上暴露了局限性，這限制了我國機(jī)構(gòu)體制的進(jìn)一步改革。在新時(shí)期，機(jī)構(gòu)工作改革下，檔案管理工作也暴露了大量的管理、運(yùn)作問題。值得注意的是，解決“五高五變”是檔案管理工作目前的重要工作方向。但檔案工作開展過程中存在很多問題，一方面，檔案行政管理部門工作不適應(yīng)，短時(shí)間新舊工作任務(wù)交替，導(dǎo)致檔案工作混亂;另一方面，各級檔案管理部門的工作開展積極性不強(qiáng)，對于未來發(fā)展的可行性依舊存在疑惑。在機(jī)構(gòu)改革下，檔案工作存在的問題主要分為以下幾點(diǎn)。首先，管理體制沒能分級分行業(yè)管理，各個(gè)部門的檔案管理積極性降低，部分檔案管理部門無法適應(yīng)社會(huì)的多元化發(fā)展趨勢，且地區(qū)強(qiáng)調(diào)部門集權(quán)作用，導(dǎo)致工作缺乏地方性、行業(yè)新特點(diǎn)，無法滿足改革要求。其次，現(xiàn)有的檔案工作制度和管理方式多照舊，沒有體現(xiàn)改革創(chuàng)新意義，改革后檔案管理工作也未見能取得成效。再者，檔案管理方式落后，矛盾大，傳統(tǒng)的管理方式受到老一輩工作人員的認(rèn)可，新管理方式滿足年輕一代員工的工作需求，新舊檔案管理方式推行與否？如何推行？如何達(dá)到改革效果？成為檔案管理工作的難題。最后，新形勢下，大多檔案行政管理部門對“檔案怎么管？”、“管什么檔案？”基本問題沒完全弄清，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)改革下，檔案管理工作暫時(shí)沒有取得成效。

二、對于加強(qiáng)檔案管理工作的措施建議

檔案管理的宏觀工作，就是加強(qiáng)檔單管理各個(gè)細(xì)節(jié)組成的相互聯(lián)系，提升各機(jī)構(gòu)的管理、協(xié)調(diào)能力。與此同時(shí)，提升整個(gè)機(jī)構(gòu)的建設(shè)整體水平，結(jié)合國家的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、政治等工作現(xiàn)狀，做好各個(gè)檔案行政管理工作，充分發(fā)揮協(xié)調(diào)監(jiān)督、政策引導(dǎo)以及服務(wù)保障工作。在基于基層整體建設(shè)的同時(shí)，嚴(yán)抓嚴(yán)打工作漏洞、不法工作行為，最好區(qū)域性、行業(yè)性的檔案規(guī)劃和建設(shè)管理工作?，F(xiàn)針對檔案管理的主要工作進(jìn)行研究分析，提出了相應(yīng)的管理工作建議，希望能夠?yàn)榛鶎訖n案管理部門提供可行的參考借鑒。

1.落實(shí)管理重點(diǎn)，培養(yǎng)先進(jìn)人才

檔案工作宏觀管理任務(wù)，就是以組織建設(shè)和內(nèi)部成員協(xié)調(diào)管理為主，提升檔案管理機(jī)構(gòu)的整體水平，讓檔案管理工作和社會(huì)的政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技文化事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。按照國家檔案行政管理部門工作責(zé)權(quán)分析，宏觀管理，也就是要代表著本級黨委和政府做好規(guī)劃協(xié)調(diào)工作，并行使宏觀的管理職能，監(jiān)督檔案改革，促進(jìn)檔案改革的同時(shí)也推動(dòng)本地政治、經(jīng)濟(jì)、文化等事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。協(xié)調(diào)規(guī)劃是檔案工作的首要工作重點(diǎn)。其指的是檔案行政機(jī)構(gòu)指定區(qū)域化、行業(yè)性的檔案工作計(jì)劃和工作目標(biāo)，合理布置檔案工作機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，保證本行政機(jī)構(gòu)內(nèi)部區(qū)域的指導(dǎo)監(jiān)督是檔案工作宏觀管理的第三個(gè)任務(wù)，其重點(diǎn)是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督，監(jiān)督規(guī)劃和政策執(zhí)行的可行性、開展程度和效果。高效服務(wù)是檔案宏觀管理的第四個(gè)創(chuàng)新重點(diǎn)，其立足于軟件環(huán)境和硬件服務(wù)，力求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，為檔案管理工作提供技術(shù)服務(wù)，提高檔案利用效率，促進(jìn)檔案服務(wù)工作的發(fā)展。

檔案管理工作離不開專業(yè)、現(xiàn)代化的技術(shù)人才支持。目前我國檔案管理機(jī)構(gòu)面臨著技術(shù)人才流失的問題，一方面是因?yàn)闄n案管理屬于基礎(chǔ)性工作，工作人員的工作內(nèi)容固定，薪酬也隨之限定，工作挑戰(zhàn)性不強(qiáng)，薪酬待遇提升空間小，因此工作人員積極性差;另一方面，不少基層機(jī)構(gòu)的管理方式固化，缺乏針對性的技術(shù)人才，由于檔案管理工作簡單、重復(fù)性強(qiáng)，因此出現(xiàn)一人多項(xiàng)的現(xiàn)象。

可見，檔案機(jī)構(gòu)人才化管理方式需要改革，建議各個(gè)機(jī)構(gòu)從思想建設(shè)、知識構(gòu)建、技術(shù)水平三個(gè)方面提升員工的工作責(zé)任心，加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，以此來明確管理人員的工作，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化人才建設(shè)。首先，做好培訓(xùn)指導(dǎo)，培訓(xùn)指導(dǎo)第一步加強(qiáng)機(jī)構(gòu)檔案管理人員思想的轉(zhuǎn)變，促使其認(rèn)識到自身檔案知識體系的不足，并真正認(rèn)識到新技術(shù)的重要性;第二步是對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)培訓(xùn)，不斷提高其個(gè)人素養(yǎng)，才能更好的開展檔案管理工作;第三步是強(qiáng)化檔案管理人員信息技術(shù)能力，使其掌握可以滿足于機(jī)構(gòu)改革不斷發(fā)展所需要的技能。其次，引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，招聘新媒體、社交網(wǎng)絡(luò)等能力強(qiáng)、互聯(lián)網(wǎng)平臺管理、服務(wù)認(rèn)知明確的人才，使傳統(tǒng)的檔案服務(wù)業(yè)充分利用互聯(lián)網(wǎng)低成本、高效率的特點(diǎn)，打破地域、時(shí)間甚至行業(yè)壁壘，將檔案信息服務(wù)在新 的聯(lián)盟下（與政府、企業(yè)、公眾生態(tài)圈的融合）實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化，發(fā)揮檔案服務(wù)的最優(yōu)化。

2.注重檔案宏觀管理，落實(shí)體制建設(shè)規(guī)劃

面臨著檔案管理體制的改革，各級檔案管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持上級部門領(lǐng)導(dǎo)，逐層分配管理的原則?；诤暧^管理的原則，行政檔案管理機(jī)構(gòu)要做好體制改革，建議從以下幾個(gè)方面做起。首先，要注意各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)職權(quán)管理，要明確規(guī)劃檔案行政部門管理的各級任務(wù)和責(zé)權(quán)范圍，嚴(yán)謹(jǐn)越級管理。其次，檔案管理機(jī)構(gòu)改革，檔案局編制轉(zhuǎn)到黨委中，合并機(jī)構(gòu)要積極直接爭取依靠地方政府助力，牢記各級檔案管理部門的工作任務(wù)，加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督，以爭取黨委領(lǐng)導(dǎo)的重視。再者，建議探索間接管理機(jī)制，刺激檔案管理視野?；诤暧^管理背景，建立引導(dǎo)各級檔案部門建立自我約束和激勵(lì)機(jī)制，將檔案管理工作和檔案生命周期融合在一起，共同改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室管理質(zhì)量。

3.采用宏觀管理手段，促進(jìn)檔案宏觀管理發(fā)展

在機(jī)構(gòu)改革下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)借助多方面的管理手段，來促進(jìn)檔案管理工作宏觀發(fā)展。

（1）借助法律手段來強(qiáng)調(diào)宏觀管理的重要性。首先，在檔案管理中，法律可以推動(dòng)地方法律規(guī)章、上級規(guī)范性文件以及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度的制定，用法律這個(gè)武器來強(qiáng)制性來完成檔案的管理和監(jiān)督工作。例如借助法律手段，將各級各部門的檔案工作聯(lián)系在一起，體現(xiàn)了地方特色和行業(yè)建設(shè)特色，明確清晰了檔案工作的管理機(jī)制、機(jī)構(gòu)人員和工作目標(biāo)等，最終實(shí)現(xiàn)全面提升檔案工作人員的執(zhí)法、監(jiān)督和管理能力目標(biāo)。

（2）借助行政手段來強(qiáng)調(diào)宏觀管理的必要性。我國正處以社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展環(huán)境中，可采用一定的行政手段來提升機(jī)關(guān)檔案管理質(zhì)量，如采取行政檢查、處罰、獎(jiǎng)勵(lì)等，進(jìn)一步保證檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)性。第一，借助行政手段，可以滿足宏觀檔案管理工作改革的積極性。例如，借助各級檔案部門經(jīng)驗(yàn)交流、專業(yè)培訓(xùn)、推廣建設(shè)等途徑，提升了檔案管理工作執(zhí)行的積極性。第二，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理行政手段，可以從以下幾個(gè)方面入手：①開展創(chuàng)新爭先活動(dòng)，基于省委、省政府的領(lǐng)導(dǎo)支持，各省市可以開展檔案工作先進(jìn)單位、檔案管理等創(chuàng)新活動(dòng)，刺激各個(gè)省市區(qū)縣檔案管理工作改革積極性。②發(fā)揮模范效應(yīng)，積極推動(dòng)地區(qū)，行業(yè)系統(tǒng)的先進(jìn)檔案工作管理經(jīng)驗(yàn)，按照國家五年計(jì)劃和“中國夢”建設(shè)發(fā)展目標(biāo)，積極創(chuàng)新檔案事業(yè)發(fā)展，推廣檔案工作先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。③做好檔案行政執(zhí)法管理，要求各級檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)合作和檔案執(zhí)法監(jiān)督，保證檔案管理工作科學(xué)可行。

4.采用宏觀經(jīng)濟(jì)手段，促進(jìn)檔案宏觀管理發(fā)展

在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的改革下，經(jīng)濟(jì)手段也廣泛運(yùn)用與檔案宏觀管理視野中，檔案事業(yè)的經(jīng)濟(jì)手段有以下幾點(diǎn)。首先，可采用質(zhì)量保證金管理法，對于移交檔案不合規(guī)，不合格單位，在責(zé)令整改完成期限后還未完成整改，可扣除部分質(zhì)量保證金，以保證重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案資料齊全。其次，將各級單位的檔案管理工作任務(wù)和獎(jiǎng)金掛鉤，對于完成及時(shí)，核對達(dá)標(biāo)的單位給予獎(jiǎng)勵(lì)和表彰，對于目標(biāo)不達(dá)標(biāo)或工作態(tài)度不佳的單位進(jìn)行扣除獎(jiǎng)金懲罰。

5.采用宏觀規(guī)劃手段，促進(jìn)檔案宏觀管理發(fā)展

首先，緊抓地市州。對沿海及非沿海地區(qū)、山區(qū)及平原、基礎(chǔ)好與差的地區(qū)進(jìn)行分類指導(dǎo)，促進(jìn)檔案工作平衡發(fā)展。其次，抓學(xué)會(huì)組織?？赏ㄟ^組織沿海地市、非沿海地市、大型企業(yè)、事業(yè)單位的檔案交流組織活動(dòng)，通過相互學(xué)習(xí)、互相檢查，共同探討等促進(jìn)檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展。再者，抓企業(yè)集團(tuán)。做好企業(yè)檔案工作，發(fā)揮企業(yè)集團(tuán)龍頭輻射作用，將企業(yè)檔案做好，其能發(fā)揮到檔案行政管理部門難以起到的作用，促進(jìn)檔案事業(yè)帶頭發(fā)展。最后，抓檔案工作重點(diǎn)。在紛繁復(fù)雜的檔案工作中，我們根據(jù)各級檔案部門的實(shí)際情況，確定一段時(shí)間內(nèi)檔案局和檔案館的工作重點(diǎn)，并根據(jù)各地各部門的原有基礎(chǔ)，分層次提出目標(biāo)要求，每年解決幾個(gè)重大實(shí)際問題，促進(jìn)檔案管理工作加快發(fā)展。

6.做好信息化管理建設(shè)，立足資源綜合化發(fā)展

目前，網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國日常生活建設(shè)的重要一部分，信息化的建設(shè)豐富了人們的日常生活，提升了人們的生活質(zhì)量。與此同時(shí)，機(jī)構(gòu)改革的熱潮也逐漸興起，檔案信息化建設(shè)也成為社會(huì)的主流標(biāo)志。機(jī)構(gòu)改革的環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)為其提供了大量的改革思想和發(fā)展思路，對應(yīng)的結(jié)構(gòu)更要緊抓時(shí)代建設(shè)，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)環(huán)境，以此來符合新時(shí)代精簡改革、創(chuàng)新發(fā)展的要求。面對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在的問題：（1）檔案管理難度大，信息堆積嚴(yán)重，隨著時(shí)間的推移，數(shù)據(jù)之間的交互性減弱，檔案信息的潛在價(jià)值不強(qiáng);（2）紙質(zhì)檔案管理占據(jù)時(shí)間長，隨著檔案管理要求愈加嚴(yán)格，紙質(zhì)檔案的內(nèi)容愈加仔細(xì)，檔案管理的內(nèi)容也更多，空間需求量也越來越多。（3）檔案保存有效性受到影響，隨著管理時(shí)間的延長，紙質(zhì)檔案由于長期暴露在空中，因此會(huì)發(fā)生泛黃、檔案缺失等問題，不利于信息整理和證據(jù)保存。

采用信息化檔案管理改革，可有效改善以上幾點(diǎn)問題，為了保證信息檔案管理的質(zhì)量，機(jī)構(gòu)要實(shí)現(xiàn)國家對檔案信息多項(xiàng)管理。首先，建議建立完善的檔案信息錄入體系，合理利用檔案資料的科學(xué)性，設(shè)置不同的信息錄入途徑如條形碼、二維碼等，方便信息索引。其次，和IT集成部門建立保密性、隱私性、安全性的數(shù)字化儲(chǔ)存云端系統(tǒng)，采用這種方式可以保證原有檔案安全性，預(yù)防后期更改，或數(shù)據(jù)誤刪。再者，機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立完善的管理體系，務(wù)必將現(xiàn)有的檔案建設(shè)格局化、針對化，盡量建設(shè)成一個(gè)責(zé)權(quán)分明、程序管理清晰、內(nèi)容針對性強(qiáng)、具有嚴(yán)格監(jiān)管系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，將檔案信息化管理工作落到實(shí)處，惠澤到每一項(xiàng)工作中。最后，做好安全管理，建議儲(chǔ)存、設(shè)備故障安全保護(hù)系統(tǒng)，需要網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在建設(shè)初期就必須要考慮到此類安全隱患問題的發(fā)生，并做好相應(yīng)的應(yīng)急準(zhǔn)備措施。

盡管如此，我國大量機(jī)構(gòu)的檔案信息化管理依舊處于一個(gè)初級階段，為了保證其發(fā)揮更多的失效精神，這需要高層領(lǐng)導(dǎo)提升自我重視度，多儲(chǔ)備多方面的人才，采用有效的檔案管理體系和信息細(xì)化系統(tǒng)，不斷完善檔案的各項(xiàng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案高效建設(shè)管理目標(biāo)。

三、結(jié)語

綜上所述，在機(jī)構(gòu)改革環(huán)境下，檔案管理部門的工作內(nèi)容和工作有了明顯變化，建議各級檔案部門積極配合上級檔案部門，在宏觀規(guī)劃下，不斷創(chuàng)新開展檔案管理業(yè)務(wù)工作，幫助行政檔案管理機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型發(fā)展。

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（作者單位：珠海市文件管理中心）