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    大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)創(chuàng)新

    2020-07-04 17:35:09李紅娟
    蘭臺(tái)內(nèi)外 2020年12期
    關(guān)鍵詞:信息服務(wù)檔案大數(shù)據(jù)

    李紅娟

    摘 要:隨著大數(shù)據(jù)(big data)被人們所熟知,人們生活正從信息時(shí)代轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)時(shí)代,特別是檔案信息需求變化,相比較傳統(tǒng)的環(huán)境模式大數(shù)據(jù)背景下的信息服務(wù)創(chuàng)新備受關(guān)注。數(shù)據(jù)化的檔案信息化管理要求深知檔案用戶信息特征,全面探索檔案信息服務(wù)的最佳途徑,只有在服務(wù)創(chuàng)新中找到積極應(yīng)對(duì)措施,才能在新形勢(shì)下得到迅速發(fā)展。檔案部門(mén)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代數(shù)據(jù)發(fā)展形勢(shì),最大限度的滿足數(shù)據(jù)時(shí)代下的客戶信息需求,全面順應(yīng)數(shù)據(jù)信息時(shí)代的技術(shù)優(yōu)勢(shì),積極拓寬檔案信息服務(wù)渠道,在發(fā)展與創(chuàng)新中轉(zhuǎn)變服務(wù)方式,實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新,才能在新時(shí)代數(shù)據(jù)環(huán)境下得到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

    關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);信息服務(wù);檔案

    大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息服務(wù)也是一種沖擊,其轉(zhuǎn)變了檔案信息服務(wù)的方法,對(duì)檔案信息服務(wù)的途徑和領(lǐng)域產(chǎn)生了巨大影響。未來(lái)檔案信息服務(wù)能夠在大數(shù)據(jù)背景下實(shí)現(xiàn)渠道的增多,逐步實(shí)現(xiàn)渠道的拓展,從思想觀念出發(fā)積極應(yīng)對(duì)才是未來(lái)發(fā)展的關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)要站在信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)的陣地上,逐漸拓寬信息渠道和創(chuàng)新服務(wù)方式,才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

    一、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)特征分析

    1.檔案信息數(shù)量遞增

    大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下,信息化的數(shù)據(jù)逐漸遞增,信息數(shù)量不斷增加,檔案信息服務(wù)的難度也逐漸加大。由于信息技術(shù)的發(fā)展,以及檔案信息數(shù)量的遞增,也使得檔案信息數(shù)據(jù)的“變量”逐漸增多,尤其是檔案信息服務(wù)技術(shù)的發(fā)展,其信息范圍的擴(kuò)展逐漸呈遞增趨勢(shì),這對(duì)于檔案信息服務(wù)來(lái)說(shuō)難度加大。信息描述事物本身的特質(zhì),如果檔案信息數(shù)量存在遞增,抽樣數(shù)據(jù)就不能準(zhǔn)確描述事物,更不能接近于事物的本質(zhì),所以分析處理事務(wù)相關(guān)的信息,才能得到最準(zhǔn)確的結(jié)論。由此可見(jiàn),檔案信息數(shù)量的遞增給檔案管理帶來(lái)了一定的難度。

    2.信息類型復(fù)雜多樣

    相比較傳統(tǒng)的信息類型來(lái)看,新形勢(shì)下的信息相比較傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)化

    的信息數(shù)據(jù),其更具一定的時(shí)代性。傳統(tǒng)信息類型多關(guān)注呈線性增長(zhǎng)的信息化信息,一般大多為結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù),其信息多具有普遍化和標(biāo)準(zhǔn)化。而隨著信息技術(shù)的全面普及,信息開(kāi)始出現(xiàn)了非結(jié)構(gòu)化,大量非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息的存在,使得許多檔案信息類型更加的不適用于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),這對(duì)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)艱巨的挑戰(zhàn)。

    3.信息處理速度加快

    新形勢(shì)下的信息技術(shù)發(fā)展,使得檔案信息獲取方式逐漸的增多,檔案信息的產(chǎn)生、整序、加工都變得更加復(fù)雜和增多。相比較傳統(tǒng)的途徑模式,新形勢(shì)下的信息數(shù)據(jù)服務(wù)速度更快,傳播的途徑逐漸增多,很多信息能夠迅速的被大眾所掌握,特別是信息傳播以及處理的速度相比較傳統(tǒng)模式更加的迅速。新形勢(shì)下信息處理速度的加快,也給檔案信息管理服務(wù)工作帶來(lái)了艱巨的挑戰(zhàn)。

    二、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

    大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),不僅影響著社會(huì)發(fā)展的方方面面,對(duì)檔案信息服務(wù)必然也是影響深遠(yuǎn),這主要體現(xiàn)在兩方面,一是面臨挑戰(zhàn),二是會(huì)帶來(lái)挑戰(zhàn)。下面分別從這兩方面加以分析。

    1.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

    一是對(duì)于檔案的傳統(tǒng)管理觀念和服務(wù)流程,面臨前所未有的挑戰(zhàn)。半自動(dòng)化管理是傳統(tǒng)檔案管理最常見(jiàn)的模式,在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,這種模式已經(jīng)不能適應(yīng)。二是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案保存形式有所變化,從以前的紙質(zhì)檔案,發(fā)展到了現(xiàn)在易于管理和查詢的電子檔案,管理形式也隨之發(fā)生變化,不拘泥于單一的形式。三是檔案人員必須提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì),才能使用當(dāng)前的發(fā)展。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息非常龐雜,而且不同信息之間相互交融,管理所面臨的問(wèn)題也比較復(fù)雜,在這種情況下,檔案人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí),充實(shí)自身的知識(shí),才能勝任大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作。

    2.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息服務(wù)迎來(lái)的機(jī)遇

    常言說(shuō)得好,有挑戰(zhàn),就會(huì)有機(jī)遇。檔案信息服務(wù)也不例外,在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案信息化服務(wù)也迎來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。首先,大數(shù)據(jù)為檔案信息服務(wù)帶來(lái)了便捷,成本相較傳統(tǒng)管理也大幅降低。利用大數(shù)據(jù),管理人員可以縮短處理時(shí)間,效率也自然得到顯著提升。同時(shí),由于大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)了全域化管理,不需要大量的空間存儲(chǔ),自然也就節(jié)省了成本。其次,檔案利用效率提高了,保存質(zhì)量更是傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法比擬的。大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案都存儲(chǔ)于功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù),這樣檔案管理就更加方便,簡(jiǎn)單,同時(shí)檢索起來(lái)也不復(fù)雜,使檔案的利用率大幅提升,人們可以按需檢索,而不需要跑檔案館。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案保存質(zhì)量更高,不再面臨紙質(zhì)檔案那樣諸如腐蝕、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題,保存時(shí)間也更久。

    三、檔案信息服務(wù)管理現(xiàn)狀分析

    1.檔案信息服務(wù)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)媒體創(chuàng)新不夠

    檔案信息服務(wù)應(yīng)符合信息的需要,全面把握信息資源的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì),從信息行為為指引方向,注重信息服務(wù)的動(dòng)態(tài)化管理目的,并將其作為具體的對(duì)象,才能全面做好檔案信息服務(wù)工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用,使得人們的生活開(kāi)始融入網(wǎng)絡(luò)媒體,但是檔案信息管理服務(wù)行業(yè),卻沒(méi)有充分的運(yùn)用新型的創(chuàng)新服務(wù)形式,沒(méi)有普遍運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)媒體進(jìn)行信息數(shù)據(jù)傳輸,檔案館也沒(méi)有充分的運(yùn)用微信、微博等新型傳播模式,導(dǎo)致檔案信息服務(wù)的質(zhì)量較差。

    2.大數(shù)據(jù)發(fā)展使得檔案信息管理難度加大

    大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),使得檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)增長(zhǎng)的趨勢(shì),檔案管理機(jī)構(gòu)相關(guān)管理職能不夠全面落實(shí),特別是不能符合遞增式的數(shù)據(jù)化管理,這樣也就給管理帶來(lái)了一定的難度?,F(xiàn)階段檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)更加的具體化,檔案部門(mén)也充分使用“云”技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ),但還是無(wú)法滿足檔案存儲(chǔ)困難問(wèn)題。大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的分析和上傳,但是缺乏一定的時(shí)效性,使得檔案信息管理的難度更加的加大,從而影響服務(wù)質(zhì)量。

    3.檔案信息安全性面臨著挑戰(zhàn)

    大數(shù)據(jù)信息時(shí)代下的信息數(shù)據(jù)傳輸更快,信息安全管理更面臨著挑戰(zhàn),未來(lái)開(kāi)放式的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)更沒(méi)有嚴(yán)格的定義,特別是一些精密性較高的檔案信息數(shù)據(jù)容易被人們截取,這樣機(jī)密性的檔案信息就加大了管理的難度,檔案信息安全性也面臨著一定的挑戰(zhàn)。答案信息的保密性以及安全性受到了一定的關(guān)注,特別是對(duì)于國(guó)家而言,國(guó)家的經(jīng)濟(jì)以及相關(guān)信息數(shù)據(jù)的泄露,都會(huì)給經(jīng)濟(jì)造成一定的影響。檔案信息的安全性在某種程度上影響著檔案信息的管理,檔案信息的安全在某種程度上影響著檔案信息服務(wù)效果。

    4.檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)較低

    在現(xiàn)代化社會(huì)中,檔案管理部門(mén)在面臨機(jī)會(huì)的同時(shí)也面臨著一些難題,檔案管理工作人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用,沒(méi)有注重提升自身的職業(yè)素養(yǎng),工作思想陳舊,對(duì)于工作任務(wù)總是草草了事,進(jìn)而時(shí)常出現(xiàn)錯(cuò)誤。就現(xiàn)在的社會(huì)狀況來(lái)看,檔案管理工作人員只掌握基本的檔案理論知識(shí)和專業(yè)技能是無(wú)法滿足發(fā)展的需要的,各個(gè)方面的問(wèn)題開(kāi)始踴躍而出,而對(duì)于檔案管理部門(mén)自身來(lái)講也沒(méi)有為員工提供一個(gè)能夠提升自身專業(yè)素養(yǎng)的機(jī)會(huì),很多的檔案管理人員也沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行專門(mén)的學(xué)習(xí),沒(méi)有堅(jiān)實(shí)的基本知識(shí)和豐富的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn),最終無(wú)法準(zhǔn)確、及時(shí)的完成任務(wù)。

    四、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)創(chuàng)新研究進(jìn)展

    從大數(shù)據(jù)角度來(lái)看,大數(shù)據(jù)作為一種結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)模式,其融合了結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),但卻不能對(duì)數(shù)量大小進(jìn)行定量性的描述,卻在一種種類繁多、數(shù)量龐大的多樣數(shù)據(jù)中進(jìn)行信息的快速索取。大數(shù)據(jù)具有以下特點(diǎn),如種類多、速度快、容量大、價(jià)值大,以上大數(shù)據(jù)的含義和特點(diǎn)決定了其具有“IT”架構(gòu),其將信息逐漸變革成由“T”(技術(shù))轉(zhuǎn)向“I”(信息),以形態(tài)多樣且富有價(jià)值的數(shù)據(jù)為主體,借助一定的技術(shù),來(lái)發(fā)展數(shù)據(jù)處理、深層次分析與價(jià)值挖掘等信息業(yè)務(wù)。

    我國(guó)學(xué)者施永利從2012年開(kāi)始引入大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)領(lǐng)域,積極分析了該模式下的檔案服務(wù),并指出數(shù)據(jù)挖掘時(shí)代下的檔案服務(wù)必須順應(yīng)大數(shù)據(jù)形式,并積極提出檔案資源數(shù)據(jù)挖掘及智能應(yīng)對(duì)措施。近幾年大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息服務(wù)研究逐漸增多,相關(guān)檔案學(xué)案例逐漸的成為研究熱點(diǎn)。信息化時(shí)代依托信息技術(shù)能夠構(gòu)建大數(shù)據(jù)流程,全面整合檔案信息數(shù)據(jù)平臺(tái),只有更加精準(zhǔn)的定位用戶需求,全面進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和個(gè)性化智能優(yōu)質(zhì)推送服務(wù),才能迎接檔案管理和服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)環(huán)境中的檔案信息化管理,更要從服務(wù)理念,技術(shù),人才隊(duì)伍等方面進(jìn)行全面的改革,改變傳統(tǒng)模式并進(jìn)行新型創(chuàng)新型的改革,只有形成新型的體系和框架,才能使得檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)飛躍性的發(fā)展。

    五、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)創(chuàng)新思路

    1.整合檔案數(shù)字資源,應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)媒體技術(shù)

    大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息服務(wù),更要融合信息數(shù)字資源,應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)有序化的檔案信息管理。檔案信息服務(wù)應(yīng)更加健康持續(xù)性發(fā)展,必須強(qiáng)化內(nèi)部宏觀調(diào)控,遵循政策規(guī)定的同時(shí),注重合理規(guī)劃并實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面整合。檔案信息服務(wù)應(yīng)以改革創(chuàng)新為核心,從社會(huì)公眾需求為方向,實(shí)現(xiàn)宏觀和微觀的全面整合,全面實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化,注重積極的宏觀調(diào)控和組織協(xié)調(diào)工作,特別是在新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引領(lǐng)下,要積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息資源管理機(jī)構(gòu),全面深層次的強(qiáng)化信息資源保障體系,才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。

    大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)信息資源要充分利用群體智慧共建策略,全面吸納社會(huì)資金,實(shí)現(xiàn)新媒體技術(shù)的廣泛宣傳,充分利用新型的微博微信形式進(jìn)行技術(shù)傳播,才能全面優(yōu)化和整合相關(guān)檔案信息,充分發(fā)揮好檔案信息的作用,才能推動(dòng)該服務(wù)事業(yè)的發(fā)展。

    2.運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),提升信息服務(wù)創(chuàng)新能力

    大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息服務(wù)應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),提升創(chuàng)新能力,并加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析,實(shí)施數(shù)據(jù)分析的全面開(kāi)發(fā)和利用,只有更加精準(zhǔn)準(zhǔn)確的滿足社會(huì)公眾需求,才能將檔案信息服務(wù)的質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。檔案信息服務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與數(shù)據(jù)分析工具開(kāi)發(fā)企業(yè)之間的密切合作,建立高度緊密的聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)具體問(wèn)題具體分析,充分利用數(shù)據(jù)分析工具實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)分析,使檔案得到應(yīng)有的價(jià)值,才能提高信息處理速度,提高信息管理效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)拓展信息的檢索,使得檔案信息管理工作更加的便捷,特別是檢索方式從傳統(tǒng)單一轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣男问?,使得信息檢索服務(wù)更加的方便快捷。云技術(shù)是大數(shù)據(jù)時(shí)代的焦點(diǎn),檔案工作以及服務(wù)領(lǐng)域要發(fā)揮其技術(shù)優(yōu)勢(shì),注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面引入,使之得到充分的優(yōu)越性,才能便于客戶利用檔案信息進(jìn)行優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。云計(jì)算技術(shù)能夠使得檔案信息管理更加優(yōu)化,管理上通過(guò)運(yùn)用其強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效利用和充分的利用,盡可能避免信息堵塞的情況,及時(shí)滿足公眾需求,提高檔案服務(wù)水平。

    3.建立檔案信息服務(wù)管理監(jiān)管制度

    大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案數(shù)據(jù)信息化服務(wù),更需要服務(wù)管理監(jiān)管制度予以約束,更需要數(shù)字化管理,實(shí)現(xiàn)信息化管理。信息安全管理人員應(yīng)注重建立檔案信息服務(wù)管理監(jiān)管制度,從開(kāi)放性和多樣性的特點(diǎn)出發(fā),從制度上約束才能確保檔案管理的安全性。檔案安全監(jiān)管制度十分必要,需要檔案管理人員做好相關(guān)工作,加大保護(hù)力度,只有從源頭上加大監(jiān)管力度和保護(hù)力度,逐步降低相關(guān)風(fēng)險(xiǎn),盡可能的加強(qiáng)監(jiān)管,才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的安全性。政府層面應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)檔案信息安全監(jiān)管,加大信息服務(wù)安全監(jiān)管力度,注重籌集資金,建立安全保密管理系統(tǒng)才是促進(jìn)檔案信息管理服務(wù)質(zhì)量提升的關(guān)鍵。

    4.開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)資源,全面拓展服務(wù)渠道

    大數(shù)據(jù)信息時(shí)代下的信息需求日益多樣化,信息服務(wù)質(zhì)量要求也越來(lái)越高,因此需要檔案信息管理人員注重檔案數(shù)據(jù)資源的開(kāi)發(fā),并注重全面拓展服務(wù)渠道,從各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)增多的層面,積極拓展相關(guān)服務(wù)渠道,全面提升用戶信息的便捷性,開(kāi)展特色的檔案信息服務(wù)渠道,如創(chuàng)辦服務(wù)實(shí)體、開(kāi)展檔案產(chǎn)業(yè)、開(kāi)展特色檔案信息產(chǎn)品,開(kāi)展電子商務(wù),通過(guò)創(chuàng)新檔案服務(wù)手段以促進(jìn)服務(wù)水平。檔案信息管理服務(wù)更要注重檔案信息系統(tǒng),建立檔案信息資源共享才能實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

    5.提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

    為了使檔案管理工作的品質(zhì),就必須提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng),明確把檔案管理工作進(jìn)行分配,提升檔案管理工作人員的工作品質(zhì),從而創(chuàng)建一個(gè)高效率的檔案管理團(tuán)隊(duì)。假如檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的調(diào)動(dòng)情況,應(yīng)該從大體上保障檔案管理工作部門(mén)的整體實(shí)力進(jìn)行人員的調(diào)動(dòng),并且還要時(shí)常為檔案管理工作人員提供一些學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),比如邀請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行演講、舉辦一些培訓(xùn)活動(dòng)等,進(jìn)而使檔案管理工作人員提升自身對(duì)檔案管理的了解和認(rèn)識(shí),使檔案管理工作人員在培訓(xùn)活動(dòng)中有所收獲,在工作中能夠端正態(tài)度,認(rèn)真的對(duì)待自己的工作,進(jìn)而最終提升自身的職業(yè)素養(yǎng),提升工作品質(zhì),為檔案管理的發(fā)展進(jìn)步貢獻(xiàn)一份力量。

    六、結(jié)束語(yǔ)

    綜上所述,大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息管理服務(wù)工作更要注重創(chuàng)新形式的融入,全面融入檔案信息用戶需求,全面融入多媒體形式的現(xiàn)代化手段,強(qiáng)化檔案部門(mén)高效率、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù),才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展并迎接時(shí)代的新的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)形式的時(shí)代對(duì)于檔案信息服務(wù)來(lái)說(shuō)是機(jī)遇也是挑戰(zhàn),相關(guān)管理人員應(yīng)抓住重大機(jī)遇,全面掌握信息需求,遵循檔案資源管理的規(guī)律,實(shí)現(xiàn)智能化、高價(jià)值的信息服務(wù)才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

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    (作者單位:招商局重工(深圳)有限公司)

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