陳小華
摘 要:存貨在商品流通企業(yè)中占有非常重要的地位,扮演著槍支彈藥的作用,能否在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中存活下來(lái),存貨管理工作占有重要的地位。采購(gòu)量是否合理及存貨周轉(zhuǎn)率的高低影響著企業(yè)資金的占用;日常管理水平的高低與人員素質(zhì)考驗(yàn)企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)工作能力及存儲(chǔ)質(zhì)量,從而直接影響產(chǎn)品品質(zhì);而信息化系統(tǒng)的運(yùn)用決定了企業(yè)存貨數(shù)據(jù)的質(zhì)量及日常收發(fā)貨工作效率。本文針對(duì)上述存在的問(wèn)題,從采購(gòu)、日常的倉(cāng)儲(chǔ)、門(mén)店的訂貨及倉(cāng)庫(kù)的發(fā)貨工作對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決,使企業(yè)的存貨管理工作得到質(zhì)的提升。
關(guān)鍵詞:存貨? 存貨管理? 商品流通企業(yè)
中圖分類號(hào):F724 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):2096-0298(2020)04(a)--02
存貨是商品流通企業(yè)的命脈,存貨管理水平的高低,直接決定了企業(yè)的發(fā)展及企業(yè)資金的占用高低,尤其是在目前中國(guó)國(guó)內(nèi)市場(chǎng)日趨成熟的情況下,同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈,各行各業(yè)的成本費(fèi)用不斷增長(zhǎng),利潤(rùn)率不斷下降的大環(huán)境下,如何節(jié)約成本,降低費(fèi)用,從而提升企業(yè)的利潤(rùn)率,是每個(gè)企業(yè)都面臨的重大課題,基于此,應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制,提升內(nèi)部管理水平,運(yùn)用有效的管理降低成本費(fèi)用,本文僅以深圳某化妝品零售連鎖公司為例,研究在庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題及解決方案。
1 中小商品流通企業(yè)存貨管理的問(wèn)題分析
中小商品流通企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀是由于中小企業(yè)規(guī)模相對(duì)較小,在資金、人力、軟硬件等方面較為薄弱,對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理的各種資源投入不足,倉(cāng)庫(kù)管理人員素質(zhì)低下,信息化能力欠缺,導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)管理混亂,加上產(chǎn)品品種較多,出入庫(kù)手續(xù)不全,賬面與實(shí)際庫(kù)存差異較大,沒(méi)有按照內(nèi)控的要求達(dá)到賬實(shí)相符,相關(guān)的數(shù)據(jù)混亂,貨物流失風(fēng)險(xiǎn)高,商品采購(gòu)與銷售相分離,采購(gòu)商品批量主要依托采購(gòu)人員的經(jīng)驗(yàn)來(lái)操作,同時(shí)由于對(duì)采購(gòu)人員的考核僅局限于服務(wù)市場(chǎng)的需要,把缺貨成本比重看得太重,使得采購(gòu)人員有意識(shí)地增長(zhǎng)起訂量,造成企業(yè)庫(kù)存大量積壓,從而造成資金大量積壓。主要問(wèn)題如下:
1.1 商品采購(gòu)工作較為粗放
未科學(xué)地去做好商品采購(gòu)工作,日常采購(gòu)與銷售相分離,沒(méi)有形成科學(xué)的采購(gòu)流程,采購(gòu)商品以采購(gòu)人員的經(jīng)驗(yàn)來(lái)操作,倉(cāng)庫(kù)產(chǎn)品品類繁多,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一部分產(chǎn)品大量積壓,而另一部分產(chǎn)品可能已經(jīng)斷貨,采購(gòu)人員疲于奔命,而如果有經(jīng)驗(yàn)的采購(gòu)人員離職,新接手的采購(gòu)人員更是無(wú)從下手,造成更大的混亂。
1.2 倉(cāng)儲(chǔ)面積過(guò)于狹小,不利于存貨分類存儲(chǔ)
倉(cāng)儲(chǔ)面積過(guò)于狹小不利于日常的操作及產(chǎn)品的擺放,以及特殊產(chǎn)品的分開(kāi)存放。由于近年深圳地區(qū)房租年漲幅較大,企業(yè)租用倉(cāng)庫(kù)面積受限,為節(jié)約成本,各種資源投入不足,貨物周轉(zhuǎn)、擺放及搬運(yùn)較為困難,收發(fā)貨工作異常艱難,很多物品直接放在地面上,應(yīng)該分門(mén)別類存放的產(chǎn)品未分開(kāi)存放,特別是食品區(qū)與化妝品區(qū)域沒(méi)有完全做好分區(qū)存放,食品有受化妝品污染的風(fēng)險(xiǎn)。
1.3 信息化管理軟硬件投入不足,日常的倉(cāng)儲(chǔ)數(shù)據(jù)較為混亂
由于資金預(yù)算不足,很多企業(yè)都是一套簡(jiǎn)單的進(jìn)銷存軟件,而制度的缺失和日常管理混亂,造成經(jīng)常性的出入庫(kù)手續(xù)不全;信息化系統(tǒng)與采購(gòu)銷售等業(yè)務(wù)相分離,沒(méi)有形成貨物產(chǎn)供銷的一整套閉環(huán)流程,貨物在整個(gè)流程中沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬯P(guān)系,即使丟失少部分貨物,也很難及時(shí)地發(fā)現(xiàn),采購(gòu)人員很難取得倉(cāng)庫(kù)的實(shí)時(shí)產(chǎn)品庫(kù)存數(shù)據(jù),采購(gòu)人員采購(gòu)量只能憑著經(jīng)驗(yàn)來(lái)估計(jì),無(wú)法指導(dǎo)采購(gòu)工作的開(kāi)展。銷售部門(mén)也因?yàn)椴涣私鈳?kù)存數(shù)據(jù),會(huì)出現(xiàn)不了解哪些產(chǎn)品滯銷,需要加大促銷力度去消化庫(kù)存,從而間接給公司造成隱形損失。
1.4 從業(yè)人員素質(zhì)低下,管理較為粗放
產(chǎn)品品類繁多,日常工作量大,管理較為粗放。由于日常工作量大,收發(fā)貨沒(méi)有按照先進(jìn)先出的原則,倉(cāng)庫(kù)管理人員忙于日常的收發(fā)貨工作,無(wú)暇對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行定時(shí)的清理、整頓,管理較為粗放,容易造成產(chǎn)品過(guò)期、變質(zhì),人員素質(zhì)低下,出入庫(kù)單據(jù)沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行,各種數(shù)據(jù)信息混亂,產(chǎn)品流失風(fēng)險(xiǎn)高。
1.5 防火防盜的管理工作流于形式
倉(cāng)儲(chǔ)地與公司相距較遠(yuǎn),每個(gè)倉(cāng)庫(kù)管理人員都有獨(dú)立打開(kāi)倉(cāng)庫(kù)的能力,責(zé)權(quán)不明,導(dǎo)致貨物丟失也無(wú)從追責(zé),防火意識(shí)淡薄,很多倉(cāng)庫(kù)管理人員連滅火器材都不會(huì)使用,特別是化妝品作為特殊的化學(xué)品,一些油性的產(chǎn)品一旦發(fā)生火災(zāi),而現(xiàn)場(chǎng)人員缺乏基本的滅火常識(shí),后果不堪設(shè)想。
1.6 門(mén)店的訂貨工作無(wú)續(xù),大量產(chǎn)品積壓在門(mén)店
門(mén)店的訂貨工作交給了門(mén)店的管理人員,由于銷售人員主要是拿業(yè)績(jī)提成,主要關(guān)心的是隨時(shí)有貨賣,而不考慮產(chǎn)品大量積壓帶來(lái)的成本及資金積壓,所以造成各個(gè)門(mén)店庫(kù)存較高,而許多不暢銷售產(chǎn)品也大量積壓在各個(gè)門(mén)店,最終導(dǎo)致大量的產(chǎn)品過(guò)期,造成大量的浪費(fèi),同時(shí)過(guò)期產(chǎn)品在門(mén)店存放,一線管理人員疏于管理,一旦銷售出去或被相關(guān)的監(jiān)管部門(mén)查到,也會(huì)面臨巨額的賠償及罰款。
2 完善中小商品流通企業(yè)存貨管理的對(duì)策
2.1 以科學(xué)的手段來(lái)解決采購(gòu)工作的經(jīng)濟(jì)訂貨量的問(wèn)題
針對(duì)商品采購(gòu)較為粗放的情況,應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)人員的培訓(xùn),同時(shí)對(duì)采購(gòu)人員在倉(cāng)儲(chǔ)成本和缺貨成本二者的考核中尋找最優(yōu)的考核方案,即時(shí)采集滾動(dòng)的銷售數(shù)據(jù),運(yùn)用科學(xué)的手段來(lái)預(yù)測(cè)需要的采購(gòu)量,根據(jù)企業(yè)實(shí)際,以公司上個(gè)月的日平均銷量作為基數(shù),以14天的銷售量作為基本的安全庫(kù)存,每個(gè)月的采購(gòu)量以上個(gè)月的銷售量再加上7天的安全庫(kù)存作為采購(gòu)量的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)采購(gòu)人員要及時(shí)地與銷售部門(mén)溝通,對(duì)個(gè)別單品在特殊時(shí)間段有優(yōu)惠活動(dòng)的情況下,采購(gòu)部門(mén)要及時(shí)與銷售部門(mén)做好銷量的預(yù)測(cè),及時(shí)加大部分參與活動(dòng)的產(chǎn)品的訂貨量。
2.2 大膽地解放思想,在不提高倉(cāng)庫(kù)費(fèi)用的基礎(chǔ)上,解決倉(cāng)庫(kù)面積狹小的問(wèn)題
針對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)面積過(guò)于狹小,不利于日常的操作及產(chǎn)品的擺放和特殊產(chǎn)品的分開(kāi)存放的情況,要解放思想,把目光放得更遠(yuǎn)一點(diǎn)。由于近年深圳地區(qū)房租年漲幅較大且一直在保持增長(zhǎng)的實(shí)際情況,為改善倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)境可考慮在原有費(fèi)用預(yù)算的基礎(chǔ)上,把倉(cāng)庫(kù)放在臨近深圳且物流條件較好的東莞,或租用OEM工廠的倉(cāng)庫(kù),以解決倉(cāng)庫(kù)使用面積不足的情況。如果從OEM工廠直接配好貨后發(fā)給各個(gè)零售單位,不僅可以減少一次貨物的流通作業(yè),減少產(chǎn)品的流通損耗,同時(shí)也減少了物流成本,而且由各OEM工廠直接配發(fā)貨,也解決了食品與化妝品混放的情況,可以為企業(yè)降低風(fēng)險(xiǎn)及相關(guān)的成本費(fèi)用。
2.3 要加強(qiáng)公司的信息化管理系統(tǒng)的投入
現(xiàn)代企業(yè)的信息化工作是一項(xiàng)很重要的工作,信息化工作做不好,我們的日常管理就像是個(gè)瞎子、聾子,存貨的信息化管理是要把每一個(gè)單品貨物從進(jìn)、存、銷的一整個(gè)流程周期,產(chǎn)品從哪里來(lái),現(xiàn)在存在哪里,銷售到了哪個(gè)顧客等一整套流轉(zhuǎn)軌跡都要有完整的閉環(huán)記錄下來(lái),形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬯P(guān)系,發(fā)現(xiàn)丟失貨物,能及時(shí)預(yù)警并馬上可以查找原因,追根溯源,即時(shí)地發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題,并能確定到具體的責(zé)任人,讓所有人對(duì)產(chǎn)品管理都有了敬畏之心,管理逐漸實(shí)現(xiàn)正規(guī)化,降低產(chǎn)品的丟失風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)財(cái)務(wù)部要制定定期與不定期的倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)制度,做好相關(guān)的監(jiān)督管理工作,從而間接地節(jié)約企業(yè)成本。
2.4 有計(jì)劃的提升從業(yè)人員的素質(zhì),合理的配備倉(cāng)庫(kù)管理人員
針對(duì)從業(yè)人員素質(zhì)低下、日常工作量大、管理較為粗放的問(wèn)題,最根本的還是要提高從業(yè)人員的素質(zhì),加強(qiáng)人員的管理及考核,對(duì)于多次考核不及格、不能勝任公司管理要求的人員要及時(shí)予以清理,同時(shí)要補(bǔ)充一些高素質(zhì)的人員,對(duì)于日常工作量要經(jīng)常性地進(jìn)行評(píng)估,如業(yè)務(wù)量增加需要增加相關(guān)人員時(shí),要及時(shí)地補(bǔ)充新鮮的血液,制定相關(guān)的倉(cāng)庫(kù)管理制度,要求倉(cāng)庫(kù)管理人員及時(shí)地清理倉(cāng)庫(kù),對(duì)于霉?fàn)€變質(zhì)的產(chǎn)品要總結(jié)教訓(xùn),找到具體的原因,并要及時(shí)地向公司報(bào)告處理。要求嚴(yán)格地執(zhí)行收發(fā)貨先進(jìn)先出的原則,對(duì)于貨物擺放,要發(fā)揚(yáng)群眾的智慧,根據(jù)實(shí)際情況要及時(shí)總結(jié)好的工作經(jīng)驗(yàn),降低先進(jìn)先出的收發(fā)貨工作難度,配合必要的激勵(lì)機(jī)制讓倉(cāng)庫(kù)管理人員愿意并樂(lè)于持續(xù)地改進(jìn)相關(guān)的工作,對(duì)于出入庫(kù)單據(jù)要嚴(yán)格要求,沒(méi)有相關(guān)的單據(jù),一律不能出庫(kù)或入庫(kù),配合信息化建設(shè),為降低倉(cāng)庫(kù)管理人員的工作強(qiáng)度,在信息化系統(tǒng)成熟的環(huán)境下可以考慮引入電子單據(jù),從而提高公司的效益。
2.5 做好倉(cāng)庫(kù)的防火防盜工作
對(duì)于防火工作,除了在日常的工作及制度中要嚴(yán)格要求外,還要加強(qiáng)對(duì)于各種滅火器材使用的定期培訓(xùn),人人都要會(huì)使用,人人都要常關(guān)心。對(duì)于防盜工作,主要還是要加強(qiáng)內(nèi)部的管理,每天打開(kāi)和鎖倉(cāng)庫(kù)門(mén)必須要實(shí)行雙人雙鎖,形成相互監(jiān)督、相互制約的管理機(jī)制,達(dá)到人員的責(zé)權(quán)分明。
2.6 運(yùn)用信息化系統(tǒng),重點(diǎn)解決一線門(mén)店訂貨無(wú)序的窘境
針對(duì)門(mén)店的訂貨工作無(wú)序,大量產(chǎn)品積壓在門(mén)店的問(wèn)題,為了不影響銷售的進(jìn)行,不好做一刀切的硬性管理規(guī)范,為此為改變過(guò)去由一線管理人員訂貨的現(xiàn)狀,改由信息化系統(tǒng)自動(dòng)生成訂貨單,主要計(jì)算如下:由信息化系統(tǒng)測(cè)算出各個(gè)門(mén)店前20天的單品銷售量為基數(shù),每個(gè)單品保證12支的安全庫(kù)存,加上以7天的物流時(shí)間占用的銷量為訂單起訂量,同時(shí)遇有重要的促銷活動(dòng)時(shí),要及時(shí)地與銷售部門(mén)聯(lián)系,對(duì)參與促銷活動(dòng)的商品進(jìn)行人為的干預(yù),加大配貨量。這樣大大減少了門(mén)店的商品庫(kù)存,同時(shí)又保證了門(mén)店的日常運(yùn)營(yíng),為公司節(jié)約大量的現(xiàn)金積壓。
綜上所述,中小企業(yè)在倉(cāng)庫(kù)管理方面,因人力、物力、財(cái)力等方面投入的不足,要在有限的資源下統(tǒng)籌規(guī)劃,重點(diǎn)應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè),打通進(jìn)、存、銷的一整套數(shù)據(jù)信息,為采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷售等部門(mén)提供實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù);要重點(diǎn)加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)管理人員的培養(yǎng),積極地發(fā)動(dòng)群眾,依靠群眾的智慧,不斷地優(yōu)化管理方法,梳理日常的工作流程,打造出一支精干、高效、愛(ài)崗敬業(yè)的團(tuán)隊(duì),才能讓企業(yè)持續(xù)健康地發(fā)展。
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