淺談如何加強(qiáng)企業(yè)存貨內(nèi)部控制

馬廣城

前言

存貨作為絕大多數(shù)企業(yè)不可或缺的流動(dòng)資產(chǎn)，是能夠生產(chǎn)商品并創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益的企業(yè)財(cái)富。只有在有效且健全的存貨管理控制下，企業(yè)才能夠最大化地提高資金周轉(zhuǎn)率，有效利用資源，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷變革與發(fā)展，我國(guó)企業(yè)發(fā)展環(huán)境日益激烈，各企業(yè)為了生存與發(fā)展，源源不斷地投入人力、物力、資金，以實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化，然而，不少企業(yè)在存貨管理控制方面存在問(wèn)題，導(dǎo)致存貨管理的結(jié)果不甚理想，急需加強(qiáng)對(duì)企業(yè)存貨管理的內(nèi)部控制。

一、存貨內(nèi)部控制的含義

存貨的內(nèi)部控制是指企業(yè)為了確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，維護(hù)存貨的完整安全以及滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，預(yù)防、發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤與改正錯(cuò)誤、規(guī)避舞弊行為，確保會(huì)計(jì)賬目的準(zhǔn)確真實(shí)、合法完整而制定和實(shí)施的制度與流程。存貨內(nèi)部控制活動(dòng)是企業(yè)管理層為控制管理存貨，管理和控制存貨在企業(yè)中的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，對(duì)存貨的實(shí)物數(shù)量和會(huì)計(jì)賬面數(shù)量進(jìn)行核對(duì)管理，企業(yè)開(kāi)展存貨內(nèi)部控制活動(dòng)的目的在于保護(hù)存貨資產(chǎn)，提高存貨周轉(zhuǎn)率、存貨變現(xiàn)速度，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

二、企業(yè)存貨內(nèi)部控制的環(huán)節(jié)

（一）存貨采購(gòu)

存貨采購(gòu)流程開(kāi)始于采購(gòu)人部門(mén)填報(bào)請(qǐng)購(gòu)單，注明采購(gòu)物資的產(chǎn)品名稱(chēng)、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品數(shù)量等，待負(fù)責(zé)存貨采購(gòu)的企業(yè)中高層管理人員審批通過(guò)后方可編制采購(gòu)單向物資供應(yīng)商進(jìn)行存貨采購(gòu)，該過(guò)程需要重點(diǎn)控制采購(gòu)單填寫(xiě)的產(chǎn)品名稱(chēng)、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品數(shù)量是否正確，采購(gòu)過(guò)程是否已得到審批通過(guò)，相關(guān)的審批授權(quán)文檔、采購(gòu)資料等應(yīng)予以存檔保留。

（二）存貨驗(yàn)收

存貨的驗(yàn)收須驗(yàn)收人員認(rèn)真并謹(jǐn)慎處理，驗(yàn)收工作人員需要根據(jù)對(duì)該采購(gòu)存貨的專(zhuān)業(yè)認(rèn)知以及實(shí)踐過(guò)程中獲得的經(jīng)驗(yàn)對(duì)準(zhǔn)備入庫(kù)的存貨進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確定入庫(kù)的存貨滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求，如果經(jīng)驗(yàn)收過(guò)的存貨無(wú)任何質(zhì)量數(shù)量等問(wèn)題，方可制作驗(yàn)收單據(jù)，驗(yàn)收單應(yīng)連續(xù)編號(hào)制作。

（三）存貨存儲(chǔ)保管

倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)驗(yàn)收單編制入庫(kù)單，對(duì)入庫(kù)的產(chǎn)品數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，存貨存儲(chǔ)保管應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注兩點(diǎn)，一是存貨存放保管倉(cāng)庫(kù)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、銷(xiāo)售地點(diǎn)相分離，不會(huì)導(dǎo)致存貨區(qū)域不明，二是確保非許可人員不得進(jìn)入存貨存儲(chǔ)場(chǎng)所，且一人不得同時(shí)擔(dān)當(dāng)存貨驗(yàn)收和入庫(kù)工作。

（四）存貨發(fā)出

倉(cāng)庫(kù)管理人員在收到生產(chǎn)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)的領(lǐng)料單或存貨可出庫(kù)的憑證后才能將存貨交由存貨領(lǐng)取部門(mén)，同時(shí)編制出庫(kù)單，此過(guò)程應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注比對(duì)領(lǐng)料單和出庫(kù)單，確保出庫(kù)的存貨正確無(wú)誤。

（五）存貨盤(pán)存

存貨盤(pán)存現(xiàn)有永續(xù)盤(pán)存制度和實(shí)地盤(pán)存制度兩種制度，兩種盤(pán)存辦法各有優(yōu)缺點(diǎn)。永續(xù)盤(pán)存制是指每日記錄存貨的入庫(kù)數(shù)量、出庫(kù)數(shù)量以及結(jié)余數(shù)量，并將結(jié)余數(shù)量與實(shí)際存貨數(shù)量相比對(duì)，每日盤(pán)存加大了日常工作量，但加強(qiáng)了對(duì)存貨的管理控制。實(shí)地盤(pán)存制是指月末、季度末或年末實(shí)對(duì)保存的存貨進(jìn)行實(shí)際清點(diǎn)，這種盤(pán)存方法核對(duì)工作量小，但對(duì)存貨的嚴(yán)格管理有制約。為了加強(qiáng)對(duì)企業(yè)存貨的管理控制，建議企業(yè)至少于一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)進(jìn)行一次存貨數(shù)量清點(diǎn)，以驗(yàn)證存貨賬目是否真實(shí)準(zhǔn)確。

三、企業(yè)存貨內(nèi)部控制的不足

（一）存貨核算環(huán)節(jié)中部分職責(zé)分工不清

存貨管理環(huán)節(jié)涉及采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)保管、發(fā)出、盤(pán)存多個(gè)環(huán)節(jié)，需要經(jīng)過(guò)采購(gòu)部、倉(cāng)管部、生產(chǎn)部、銷(xiāo)售部等多個(gè)部門(mén)的協(xié)同工作，存貨會(huì)計(jì)核算應(yīng)分設(shè)不同崗位，各崗位做到權(quán)責(zé)分工明確，不相容崗位應(yīng)當(dāng)分離，不能 一人身兼數(shù)職，也不可一人全盤(pán)負(fù)責(zé)存貨核算工作。但在現(xiàn)實(shí)情況中，企業(yè)為了節(jié)約人工成本，讓采購(gòu)人員兼?zhèn)}管人員，讓驗(yàn)收人員兼管存貨入庫(kù)工作，這些崗位上的混淆不清，容易造成弄虛作假，為徇私舞弊提供了可操作空間，中小企業(yè)由于資金不足，人員短缺，為節(jié)省人力成本，存貨采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)等工作由一人全權(quán)負(fù)責(zé)，更容易出現(xiàn)職責(zé)混亂情況，致使采購(gòu)的存貨存在質(zhì)量參差不齊、數(shù)量短缺的情況，嚴(yán)重影響企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)。

（二）存貨驗(yàn)收保管有風(fēng)險(xiǎn)

存貨驗(yàn)收是一件負(fù)責(zé)且具有專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的工作，存貨在采購(gòu)或生產(chǎn)完畢后，需要經(jīng)具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的驗(yàn)收人員經(jīng)驗(yàn)收后入庫(kù)，實(shí)際工作中，許多企業(yè)為了節(jié)約成本，任命一些不具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)或?qū)嵺`經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)存貨驗(yàn)收工作，這些人員在驗(yàn)收時(shí)只是簡(jiǎn)單清點(diǎn)數(shù)量，不懂得也不會(huì)檢查存貨是否符合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。此外，存貨存儲(chǔ)保管應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨的特點(diǎn)選擇合適安全的環(huán)境進(jìn)行存放，年久失修、嚴(yán)重壞損的倉(cāng)庫(kù)不應(yīng)該存放存貨。在一些企業(yè)的存貨存儲(chǔ)保管環(huán)節(jié)中，倉(cāng)庫(kù)門(mén)禁管理不嚴(yán)格，未經(jīng)允許人員隨意進(jìn)出，倉(cāng)庫(kù)破損失修，存貨失竊導(dǎo)致盤(pán)虧。存貨存儲(chǔ)保管管理上的漏洞，給了一些人可乘之機(jī)，尤其是制造業(yè)企業(yè)，員工盜取企業(yè)存貨販賣(mài)來(lái)盈利，車(chē)間人員復(fù)雜，流動(dòng)性大，沒(méi)有安全無(wú)憂(yōu)的存貨保管制度，容易造成企業(yè)損失，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)。

（三）存貨內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)

企業(yè)上下忽視存貨管理，管理層和員工缺乏存貨控制意識(shí)。我國(guó)制造業(yè)企業(yè)管理者大多擁有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)存貨缺乏專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，認(rèn)為存貨是企業(yè)的資產(chǎn)，不會(huì)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益造成實(shí)質(zhì)性的影響，導(dǎo)致存貨管理粗放，嚴(yán)重降低企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)率。有些企業(yè)雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到實(shí)施存貨內(nèi)部控制的必要性，并參照其他企業(yè)制定了存貨內(nèi)部控制制度，但因?yàn)槿狈χ匾暎贫炔](méi)有在存貨管理中得到實(shí)際執(zhí)行。例如生產(chǎn)部門(mén)提交的請(qǐng)購(gòu)單的審批文件沒(méi)有署名，采購(gòu)部并沒(méi)有拿到署名的審批單就下達(dá)了采購(gòu)單等。

（四）存貨內(nèi)部控制缺乏監(jiān)督機(jī)制

企業(yè)加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制，關(guān)鍵在于加強(qiáng)對(duì)存貨管理的監(jiān)督控制，從而健全對(duì)存貨的日常控制管理。企業(yè)內(nèi)審部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)對(duì)存貨流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)實(shí)施監(jiān)督控制，對(duì)存貨日常管理控制存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)整改意見(jiàn)，重點(diǎn)關(guān)注存貨管理工作會(huì)出現(xiàn)的漏洞，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。目前，企業(yè)存貨管理監(jiān)督機(jī)制不完善，監(jiān)督執(zhí)行不到位，制約了企業(yè)存貨內(nèi)部控制水平的提升。

四、加強(qiáng)企業(yè)存貨內(nèi)部控制的措施

（一）存貨管理全員參與，明確崗位權(quán)責(zé)分工

企業(yè)存貨的日常管理中，將生產(chǎn)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、驗(yàn)收人員、倉(cāng)管人員進(jìn)行分離，嚴(yán)格禁止一人身兼數(shù)職，進(jìn)行存貨的日常管理，同時(shí)監(jiān)督相關(guān)人員的責(zé)任人對(duì)之前已經(jīng)執(zhí)行過(guò)的存貨流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)確認(rèn)，在采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)等環(huán)節(jié)，須由兩個(gè)及兩個(gè)以上部門(mén)的人員分工進(jìn)行，形成橫向監(jiān)督牽制，針對(duì)組織結(jié)構(gòu)不完善的小企業(yè)，須對(duì)存貨管理加強(qiáng)事后監(jiān)督，有利于企業(yè)提升存貨管理水平。

（二）完善存貨驗(yàn)收流程與制度

存貨的驗(yàn)收應(yīng)做到高效率、高品質(zhì)，聘用專(zhuān)業(yè)性的有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員擔(dān)任存貨驗(yàn)收工作，驗(yàn)收負(fù)責(zé)人須在存貨的驗(yàn)收中對(duì)照生產(chǎn)業(yè)務(wù)部門(mén)請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)單等單據(jù)上的物品名字、規(guī)格大小、數(shù)量等信息對(duì)存貨進(jìn)行核對(duì)，驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)保證有兩個(gè)及兩個(gè)以上部門(mén)在場(chǎng)進(jìn)行驗(yàn)收工作，驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收人員準(zhǔn)確編制驗(yàn)收單并署名確認(rèn)，倉(cāng)庫(kù)人員對(duì)驗(yàn)收單進(jìn)行復(fù)核比對(duì)后才能進(jìn)行存貨入庫(kù)。

（三）明確存貨存儲(chǔ)保管場(chǎng)所，改善存貨存儲(chǔ)保管環(huán)境

企業(yè)應(yīng)明確劃分存貨存儲(chǔ)保管場(chǎng)所，保證倉(cāng)庫(kù)與生產(chǎn)車(chē)間、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所嚴(yán)格分開(kāi)，避免存貨混亂與存貨損失。存貨保管做到分門(mén)別類(lèi)，科學(xué)管理，不同存貨具有不同的特性，需要不同的存儲(chǔ)條件，企業(yè)要根據(jù)存貨特點(diǎn)選擇合適的存放環(huán)境。有破壞損壞的倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)，倉(cāng)庫(kù)設(shè)備損壞應(yīng)第一時(shí)間報(bào)修或重構(gòu)，減少因倉(cāng)庫(kù)硬件設(shè)施不符合存放要求導(dǎo)致存貨損壞、丟失等。

（四）加強(qiáng)對(duì)存貨內(nèi)控制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查

企業(yè)的存貨內(nèi)部控制制度如果得不到實(shí)施和執(zhí)行，就只是一項(xiàng)制度，形同虛設(shè)。為了保證存貨內(nèi)控制度的執(zhí)行，強(qiáng)化監(jiān)督工作，企業(yè)的內(nèi)審部門(mén)、財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期向企業(yè)管理人員報(bào)告企業(yè)存貨狀況信息，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并妥善處理問(wèn)題。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)存貨流轉(zhuǎn)的監(jiān)督控制，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)存貨數(shù)量的突擊檢查，核實(shí)相關(guān)工作人員單據(jù)填報(bào)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，減少存貨破損丟失，提高存貨控制管理水平。

五、結(jié)論

本文經(jīng)過(guò)對(duì)我國(guó)企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探尋當(dāng)前企業(yè)存貨管理控制所存在的弊端，最終提出如何加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制的可行性建議與措施。加強(qiáng)企業(yè)存貨內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)至關(guān)重要，希望借此文能夠?qū)档推髽I(yè)存貨成本、提升資金利用率、加快存貨周轉(zhuǎn)速度、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力等提供些許方法。