淺談公立醫(yī)院如何做好新型冠狀病毒肺炎疫情期間防控物資內(nèi)控管理工作

范凌麗

2020年春節(jié)面對突發(fā)的新型冠狀病毒肺炎疫情，各公立醫(yī)院啟動了應(yīng)急機制。面對疫情的突發(fā)性和緊急性及疫情防控物資的緊缺局面，公立醫(yī)院如何制定相應(yīng)的內(nèi)控管理制度，成為許多醫(yī)院既關(guān)心又困惑的問題。本文分別從內(nèi)控管理的意義、疫情物資內(nèi)控執(zhí)行的原則及執(zhí)行的方式等方面進行深入分析，提出建議。

一、內(nèi)控管理的意義

疫情當前，是否還需要內(nèi)控管理？答案是肯定的。內(nèi)部控制管理不僅體現(xiàn)“控制”的職能，更是一種“管理”的機制。疫情期間若失去內(nèi)控管理，醫(yī)院打的將會是一場亂仗，財務(wù)也將是一本亂賬。內(nèi)部會計控制是指單位為了提高會計信息質(zhì)量，保護資產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。換言之，只要醫(yī)院有運作，就有人財物的管理，有會計信息的反饋，有內(nèi)控機制的存在。公立醫(yī)院在疫情和非疫情期間的內(nèi)控管理區(qū)別在于管控的側(cè)重點不同。非疫情期間的內(nèi)控管理側(cè)重于確保會計信息質(zhì)量而進行的全方位監(jiān)督管理；疫情期間的內(nèi)控管理則側(cè)重于讓應(yīng)對疫情和執(zhí)行管理張弛有度。比如：對非疫情時期的業(yè)務(wù)采取事前、事中、事后全方位監(jiān)督控制；在疫情期間可以視業(yè)務(wù)的緊急程度適當簡化事前監(jiān)督程序，省略事中監(jiān)督，加強事后監(jiān)督等。各醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身的情況，制定出醫(yī)院的應(yīng)急內(nèi)控管理機制，按照相應(yīng)的流程執(zhí)行內(nèi)控管理。

二、疫情物資內(nèi)控執(zhí)行的原則

（一）簡化審批流程

在非疫情期間，醫(yī)院物資的采購，需要申請科室提出申請，采購科室審核，財務(wù)部門審核，審計部門審核，分管院領(lǐng)導(dǎo)審核，屬于“三重一大”事項的要院領(lǐng)導(dǎo)班子或黨委領(lǐng)導(dǎo)班子決議，符合政府采購的執(zhí)行政府采購流程，滿足公開招標條件的采用公開招標進行采購。原有的內(nèi)控管理機制全面、規(guī)范，但難以滿足疫情期間物資采購的突發(fā)性和緊急性需求。醫(yī)院需要制定疫情物資采購的內(nèi)控制度，簡化審批流程。按照財政部辦公廳《關(guān)于疫情防控采購便利化的通知》（財辦庫〔2020〕23號）要求：使用財政性資金采購疫情防控相關(guān)貨物、工程和服務(wù)的，應(yīng)以滿足疫情防控工作需要為首要目標，建立采購“綠色通道”，可不執(zhí)行政府采購法規(guī)定的方式和程序，采購進口物資無需審批；各采購單位應(yīng)當建立健全緊急采購內(nèi)控機制，在確保采購時效的同時，提高采購資金的使用效益，保證采購質(zhì)量；各采購單位應(yīng)當加強疫情防控采購項目采購文件和憑據(jù)的管理，留存?zhèn)洳?。建立健全?nèi)控機制在執(zhí)行“綠色通道”采購方式中起到風(fēng)險防范的重要作用。比如：醫(yī)院可成立疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組，規(guī)定疫情期間的防控物資采購由組長或相關(guān)組員簽字審批，簡化大部分審核環(huán)節(jié)，提高疫情物資采購效率等。

（二）優(yōu)化審批形式

審批包括采購環(huán)節(jié)的審批和領(lǐng)用環(huán)節(jié)的審批。制定區(qū)別于非疫情物資的審批流程，并在信息化系統(tǒng)中增設(shè)疫情防控物資的采購審批流程和防控物資的領(lǐng)用審批流程?？s短紙質(zhì)審批文件的傳輸時間，降低人與人接觸而傳染疾病的風(fēng)險。緊急物資甚至可以通過QQ、電話等渠道來請示和審批。只要程序上有了專人把關(guān)，緊急時刻可以改變固有的形式。疫情期間防控物資領(lǐng)用環(huán)節(jié)的審批反而會嚴格起來。日常業(yè)務(wù)中防護物資的領(lǐng)用（如口罩、防護服等），只要科室在系統(tǒng)中申領(lǐng)，科室負責(zé)人審批，倉庫人員就能配送。但面對疫情時期防控物資嚴重缺乏的現(xiàn)狀，物資的領(lǐng)用需通過加強審批流程來實現(xiàn)醫(yī)院的統(tǒng)籌安排，優(yōu)先安排給風(fēng)險系數(shù)高的一線醫(yī)療工作人員。通過內(nèi)控管理，提高資源使用效益。

（三）增設(shè)專人保管特殊物資

接受捐贈和政府調(diào)配取得的物資，要有對應(yīng)的內(nèi)控管理模式。主要風(fēng)險防控點是清點驗收、單獨建庫和專人管理。取得、驗收、入庫、領(lǐng)用、數(shù)據(jù)上報等各個環(huán)節(jié)要有專人負責(zé)，數(shù)量要登記造冊，資料要備案留存。在倉庫管理信息系統(tǒng)中將捐贈和調(diào)配的物資單獨建庫管理，明確這些物資的入庫和出庫情況。捐贈物資按醫(yī)院捐贈物資的管理規(guī)定執(zhí)行，相關(guān)的捐贈協(xié)議可以簡化，清點驗收則必須指定專人執(zhí)行。

（四）做好業(yè)務(wù)記錄

因疫情防控伴有突發(fā)性和緊急性，很多程序和方式都是非同尋常的。如：因緊急而采用審批的形式特殊，因急用物資而出現(xiàn)緊急領(lǐng)用在先、入庫在后的情況。所有的特殊情形，都以滿足疫情防控的具體業(yè)務(wù)為優(yōu)先，方式特殊或程序顛倒的，需要做好業(yè)務(wù)記錄，資料留存?zhèn)洳椤?/p>

三、公立醫(yī)院疫情物資內(nèi)控執(zhí)行的方式

（一）設(shè)立專人管理疫情物資并制定相關(guān)的管理機制

疫情暴發(fā)后，醫(yī)院可成立疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組，組員按分工設(shè)立專人管理疫情物資。對疫情物資的取得、保管和使用各個環(huán)節(jié)進行全面管理，并制定相應(yīng)的審批流程。疫情防控物資的管理機制要體現(xiàn)既能夠應(yīng)對緊急需求，又可操作可執(zhí)行可管控的優(yōu)勢。疫情期間公立醫(yī)院仍然要開展正常的醫(yī)療業(yè)務(wù)，需要各部門兼顧疫情防控業(yè)務(wù)及日常醫(yī)療業(yè)務(wù)同時開展的雙重職責(zé)，疫情相關(guān)的管理機制與醫(yī)院原管理機制并行，兩條管理路徑齊開。既保障醫(yī)院正常醫(yī)療業(yè)務(wù)的有序開展，又保障應(yīng)對疫情而增設(shè)的醫(yī)療業(yè)務(wù)得以有效實施。如：醫(yī)學(xué)裝備管理科采購日常的醫(yī)用耗材，按日常管理程序執(zhí)行，報日常業(yè)務(wù)的審批領(lǐng)導(dǎo)進行審批，物資的管理執(zhí)行日常物資管理規(guī)定；采購疫情防控物資，按疫情物資管理程序執(zhí)行，報疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組成員審批，物資的管理執(zhí)行疫情防控物資管理規(guī)定。

（二）設(shè)立總協(xié)調(diào)部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)原物資管理的各職能部門

日常業(yè)務(wù)中，具有采購職能的科室，有些醫(yī)院是分散到醫(yī)學(xué)裝備管理科、總務(wù)科、藥學(xué)部及信息科。物資的審批程序各不相同，對應(yīng)的分管院領(lǐng)導(dǎo)也不同。在疫情期間，為了便于統(tǒng)籌安排和規(guī)劃，防控物資的采購及管理可統(tǒng)一聽從防控領(lǐng)導(dǎo)小組的指揮，審批的流程也可相應(yīng)簡化，做到管控流程簡化而不缺失，執(zhí)行程序高效而又合規(guī)。相應(yīng)物資的采購和管理仍由原來的管理職能科室執(zhí)行。但疫情期間的接收捐贈、物資調(diào)配、物資管理數(shù)據(jù)上報等工作，需要由總協(xié)調(diào)部門執(zhí)行對接外部單位和總協(xié)調(diào)內(nèi)部部門的工作。

（三）強化防控物資的取得、保管、領(lǐng)用及調(diào)配等環(huán)節(jié)的管理

物資的取得分為購入、接受捐贈和上級調(diào)配調(diào)入三種方式。在取得時，購入的按原有的審批入庫程序執(zhí)行。捐贈和上級調(diào)配調(diào)入取得的，需要單獨成立驗收小組人員，對物資進行清點驗收確認。捐贈及調(diào)入物資的估值，由于情況緊急，可參照醫(yī)院物資的采購價格或捐贈協(xié)議中的價格確認。購入的防控物資按日常的管理規(guī)定進行保管。捐贈和調(diào)入的防控物資在倉庫管理系統(tǒng)中設(shè)立單獨的子倉庫，獨立核算，實物單獨存放，專人保管，造冊登記備案，便于實時掌控接受捐贈和上級調(diào)入物資的數(shù)據(jù)信息、存儲情況及使用情況。捐贈的物資由總協(xié)調(diào)部門按照醫(yī)院接受捐贈物資的相關(guān)管理辦法執(zhí)行。防控物資的領(lǐng)用增加審批流程。部分物資的申領(lǐng)在科室中設(shè)立由專人負責(zé)。由于疫情防控物資的缺乏，醫(yī)院只能統(tǒng)籌安排，根據(jù)輕重緩急原則，優(yōu)先調(diào)配給一線的醫(yī)護人員使用，以確保防控工作能正常開展并保障醫(yī)護人員的人身安全。對上級征用的物資，調(diào)配出庫時，做好臺賬記錄。物資交接時做好交接時的簽收工作。

（四）增加物資緊急領(lǐng)用的管理

醫(yī)院會出現(xiàn)捐贈物資或調(diào)入物資成批到達醫(yī)院的情況。物資到達后尚未來得及辦理驗收入庫手續(xù)，但各科室防控工作急需該類物資，以優(yōu)先滿足防控工作為原則，設(shè)立緊急領(lǐng)用流程，并留存所有相關(guān)資料，造冊備查。如：可規(guī)定由防控領(lǐng)導(dǎo)小組成員簽字審批后，即可領(lǐng)取物資，并在領(lǐng)取時做好清點及簽收工作，清點可由總協(xié)調(diào)部門2人及申領(lǐng)部門1人共同完成，簽字確認，確保貨品及數(shù)量準確。待驗收入庫工作完成后，再進行系統(tǒng)的出庫領(lǐng)用操作。

四、結(jié)語

綜上所述，疫情防控物資的內(nèi)控管理要突顯機制完善、決策快準、流程簡化、管理到位的特征。公立醫(yī)院在新冠肺炎疫情期間所擔負的職責(zé)是重大的。防控物資的內(nèi)控管理要快、狠、準地把控各環(huán)節(jié)的風(fēng)險。公立醫(yī)院根據(jù)各自的情況制定一套應(yīng)急的內(nèi)控管理機制并將其完善到醫(yī)院的管理制度中，在面對突發(fā)疫情事件時能夠從容應(yīng)對，提高醫(yī)院的綜合管理水平。