基于科研檔案生命周期的檔案系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)策略研究

何南洋

【摘要】科研檔案是企業(yè)檔案管理的重要方面，本文從科研檔案收集、保管、利用的生命周期出發(fā)，研究解決針對(duì)科研項(xiàng)目的檔案信息化建設(shè)策略，從數(shù)據(jù)收集子系統(tǒng)、檔案保管子系統(tǒng)和檔案利用子系統(tǒng)三個(gè)方面，做好科研檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】科研檔案;檔案管理系統(tǒng);檔案收集;檔案保管;檔案利用

一、科研文檔管理的方式

科研文檔的管理，既與傳統(tǒng)檔案管理密不可分，又受項(xiàng)目管理的影響，具有非常顯著的技術(shù)專業(yè)性。針對(duì)這種客觀條件，目前市場(chǎng)上形成了兩種較為常見(jiàn)的科研文檔管理方式。

（一）基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的獨(dú)立的電子文檔中心。部分企業(yè)根據(jù)自身行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)技術(shù)背景，采用了基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的專業(yè)的企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)，其選型包括IBM ECM、Opentext、EMC Documentum、Oracle WebCenter Content;行業(yè)內(nèi)有的企業(yè)建立了基于Teamcenter、PTC Windchill等PLM科研中的圖檔管理功能的文檔中心。這些類型的系統(tǒng)完整、全面地保存了原生電子文件，且對(duì)文件的控制、管理和利用都能提供最直接、最便利的效果。但也存在一定的局限性：一是弱化了系統(tǒng)電子文件的檔案屬性，不利于信息固定，無(wú)法有效發(fā)揮憑證作用。二是割裂了與其他文件的關(guān)聯(lián)性，尤其是與傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)字化文件的檔案關(guān)聯(lián)性。

（二）基于數(shù)據(jù)傳輸接口的傳統(tǒng)檔案管理平臺(tái)。具有綜合檔案管理職能的企業(yè)基本選擇通過(guò)接口方式將科研文檔及數(shù)據(jù)歸檔至專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，采用WebService或中間表的數(shù)據(jù)交換技術(shù)，有效解決企業(yè)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的歸檔需求，同時(shí)也能滿足檔案資源集中管理的要求。這種方式對(duì)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)的依賴性非常大，要求制定既能反映科研數(shù)據(jù)特性，又能滿足檔案管理需求的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要求檔案系統(tǒng)能及時(shí)優(yōu)化升級(jí)，以適應(yīng)更先進(jìn)、更經(jīng)濟(jì)的接口技術(shù)。本文研究的針對(duì)科學(xué)研究項(xiàng)目的檔案管理平臺(tái)，是基于數(shù)據(jù)傳輸接口的檔案資源綜合檔案平臺(tái)，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建突出科研檔案管理重點(diǎn)和難點(diǎn)的系統(tǒng)平臺(tái)。

二、以“全”為本——科研數(shù)據(jù)收集子系統(tǒng)

科研數(shù)據(jù)收集子系統(tǒng)是科研檔案管理平臺(tái)的“前鋒”，負(fù)責(zé)識(shí)別和接收與科研型號(hào)研制相關(guān)的各種類型的數(shù)據(jù)、文件、圖樣、表單等。根據(jù)科研文件歸檔范圍，按照人工干預(yù)程度，科研數(shù)據(jù)收集有三種形式：接口收集、在線收集和手工收集。

（一）接口收集。接口收集是科研數(shù)據(jù)歸檔的“主力軍”。涉及科研項(xiàng)目研制的業(yè)務(wù)系統(tǒng)如PDM、TDM、TeamCenter等，承擔(dān)了型號(hào)大量的設(shè)計(jì)文件、圖樣、試驗(yàn)文件和表單的編制、審簽、發(fā)布和流轉(zhuǎn)任務(wù);計(jì)劃管理系統(tǒng)包含各級(jí)項(xiàng)目研制計(jì)劃、計(jì)劃執(zhí)行情況及計(jì)劃完成情況等數(shù)據(jù);供應(yīng)商管理系統(tǒng)包含項(xiàng)目研制的各級(jí)供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)、供應(yīng)商批準(zhǔn)和維護(hù)數(shù)據(jù)等;合同管理系統(tǒng)包含與科研相關(guān)的合同及各類前期文件;公文管理系統(tǒng)（OA）包含有關(guān)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管單位制發(fā)的以及本單位上報(bào)的關(guān)于項(xiàng)目的公文材料。以上業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，是重要的科研檔案，通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口，完成以上電子文件的自動(dòng)有效歸檔，從而保證科研數(shù)據(jù)收集的完整性。影響業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件有效歸檔的兩個(gè)重要因素，一是接口規(guī)范和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。二是接口可擴(kuò)展性，這兩個(gè)因素很大程度上影響了檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間發(fā)展的平衡性。1.接口規(guī)范和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。接口規(guī)范定義了業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口的歸檔內(nèi)容、歸檔過(guò)程和實(shí)現(xiàn)的技術(shù)形式?？紤]到各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的復(fù)雜程度不同，接口平臺(tái)提供了兩種實(shí)現(xiàn)方式：一是“中間庫(kù)”，通過(guò)中間表的形式與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)。二是“Web服務(wù)”模式，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接寫(xiě)入檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)歸檔。元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各類檔案、相關(guān)電子文件及其行為過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)描述，將不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，以及原生電子文件與數(shù)字化文件（文本、圖形、圖像）進(jìn)行統(tǒng)一描述。2.接口可擴(kuò)展性?？蓴U(kuò)展性是系統(tǒng)持續(xù)發(fā)展的重要方面，無(wú)論是采用“中間庫(kù)”形式，還是“Web服務(wù)”模式，都要充分考慮企業(yè)信息化環(huán)境的持續(xù)發(fā)展，考慮為新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接入功能。接口可擴(kuò)展主要通過(guò)配置冗余接口、強(qiáng)化中間庫(kù)功能或技術(shù)優(yōu)化升級(jí)等方式實(shí)現(xiàn)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況結(jié)合多種形式，以保證系統(tǒng)接口的先進(jìn)性、經(jīng)濟(jì)性和發(fā)展性。

（二）在線收集。在線收集是介于接口收集和手工收集的一種形式，主要依托業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的E化流程，通過(guò)流程各環(huán)節(jié)的加工和初步整理，將應(yīng)歸檔的流轉(zhuǎn)記錄和相關(guān)附件逐步轉(zhuǎn)化為符合歸檔要求的文件，在歸檔環(huán)節(jié)中由檔案員進(jìn)一步整理后實(shí)現(xiàn)文件的歸檔。在線收集與接口收集的主要在于：在線收集面向的流程多樣，需要檔案員對(duì)收集的文件按檔案著錄要求進(jìn)行審核確認(rèn)后錄入檔案系統(tǒng)，接口收集則由接口直接按照檔案著錄規(guī)則將數(shù)據(jù)寫(xiě)入檔案系統(tǒng)。

（三）手工收集。手工收集是傳統(tǒng)的檔案收集形式，通過(guò)歸檔者與檔案員的文件交接，實(shí)現(xiàn)文件的歸檔。其對(duì)象主要包括：一是原生紙質(zhì)文件、帶有簽署或蓋章的正式材料，如機(jī)關(guān)事業(yè)單位出具的合格證、授權(quán)書(shū)，簽署的合同、協(xié)議等。二是部分無(wú)法在企業(yè)信息化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件，如超出系統(tǒng)密級(jí)的涉密文件、特殊載體或格式的文件等。手工收集的文件材料往往具有很強(qiáng)的憑證作用和保存價(jià)值，無(wú)法被其他方式完全代替，是非常重要且必不可少的一種收集手段。然而，因手工收集是傳統(tǒng)的線下形式，無(wú)法借助E化手段控制歸檔進(jìn)程，歸檔過(guò)程中往往是檔案員被動(dòng)接收。要保證手工收集的完整性，可從兩方面努力：一是編制文件歸檔范圍表，加強(qiáng)檔案員的前端控制。二是加大檔案宣傳，提高企業(yè)員工的歸檔意識(shí)。

三、重點(diǎn)突破——科研檔案保管子系統(tǒng)

（一）項(xiàng)目基線數(shù)據(jù)管理，保證科研檔案的成套性。成套性是科研檔案的重要特性，是科研檔案完整的重要體現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)按文件管理，文件與文件之間缺少關(guān)聯(lián)關(guān)系，或關(guān)聯(lián)關(guān)系需要耗費(fèi)大量的人工時(shí)進(jìn)行維護(hù)和更新。在科研數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，采用基線的方式對(duì)科研項(xiàng)目的不同階段進(jìn)行文件的分類和組織，為科研成套性提供重要輸入?；€保證檔案成套性分兩步走：一是基線審簽發(fā)布后通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口歸檔，二是在檔案系統(tǒng)中以基線數(shù)據(jù)為依據(jù)建立數(shù)據(jù)視圖?；€視圖不額外增加數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，并能根據(jù)基線的更新自動(dòng)配置科研數(shù)據(jù)視圖。

（二）強(qiáng)化文件的控制功能，管控科研檔案的有效性?？蒲袡n案的受控管理包括文件版本有效性標(biāo)識(shí)、文件權(quán)限控制、文件的分發(fā)和跟蹤等，受控管理是避免科研文件非預(yù)期使用的重要手段，受控性是科研檔案不同于其他類型檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)?？蒲袡n案的受控管理要制度和技術(shù)兩方面同時(shí)保障，制度上，要制定覆蓋文件全生命周期的編制、審簽、歸檔、傳遞、接收、利用、回收等方面的要求;技術(shù)上，依托檔案系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的具體控制，包括但不限于：升版后實(shí)現(xiàn)文件狀態(tài)的自動(dòng)更新，增加歸檔的系統(tǒng)標(biāo)識(shí)并支持文件防擴(kuò)散，文件的權(quán)限管理（查閱和下載權(quán)限）避免一刀切、既符合保密要求又能最大限度地滿足資源共享，實(shí)現(xiàn)文件按路徑自動(dòng)分發(fā)、跟蹤和回收，文件分發(fā)及跟蹤記錄可追溯、文件的控制可自定義等。

（三）系統(tǒng)軟硬件建設(shè)，增強(qiáng)科研檔案存儲(chǔ)的安全性。檔案數(shù)據(jù)安全是檔案管理的重中之重。在科研檔案管理系統(tǒng)中，檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案數(shù)據(jù)及其載體的安全，能滿足科研生命周期內(nèi)的信息利用和還原需求。二是檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)安全，能針對(duì)科研數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和屬性進(jìn)行完整記錄和存儲(chǔ)，保證項(xiàng)目迭代后數(shù)據(jù)和狀態(tài)的可追溯，并不受科研開(kāi)發(fā)環(huán)境的影響和限制。結(jié)合以上分析，要保障科研檔案存儲(chǔ)的安全，應(yīng)從兩方面同步開(kāi)展：一是軟件技術(shù)，要求檔案系統(tǒng)能滿足三維數(shù)據(jù)模型和科研元數(shù)據(jù)（結(jié)構(gòu)信息、工藝信息）的管理和存儲(chǔ)，對(duì)檔案系統(tǒng)的仿真環(huán)境和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理技術(shù)提出更高要求和挑戰(zhàn)。二是硬件設(shè)備，要求檔案系統(tǒng)的應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)空間能滿足定型的科研三維模型的存儲(chǔ)，支持元數(shù)據(jù)信息的調(diào)用。

四、由點(diǎn)及面——科研檔案利用子系統(tǒng)

（一）發(fā)揮資料點(diǎn)的能動(dòng)性，延伸檔案資源共建共享的觸角。檔案管理系統(tǒng)的資料點(diǎn)模塊，為檔案利用向企業(yè)內(nèi)部延伸提供切入點(diǎn)。資料點(diǎn)承擔(dān)了文件收集、分發(fā)、查閱、復(fù)制等功能，為企業(yè)檔案尤其是科研檔案的管控提供幫助。1.文件收集。通過(guò)資料點(diǎn)在線提交歸檔文件清單及對(duì)應(yīng)的電子文件，檔案員審核后確認(rèn)歸檔，減少線下移交環(huán)節(jié)，便于后續(xù)整理和統(tǒng)計(jì)。2.文件分發(fā)?？蒲形募绰窂椒职l(fā)至各資料點(diǎn)，資料點(diǎn)管理員在系統(tǒng)中提供二次分發(fā)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的分發(fā)利用和回收。3.文件查閱。對(duì)分發(fā)的科研文件可在資料點(diǎn)模塊中進(jìn)行分類、查閱，同時(shí)，資料點(diǎn)提供文件分類、整理、受控利用的功能，可統(tǒng)籌管理和管控資料點(diǎn)單位（按部門(mén)或按團(tuán)隊(duì)）的文件。4.文件復(fù)制。用于生產(chǎn)或裝配的紙質(zhì)文件、圖樣，通過(guò)車間資料點(diǎn)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的申請(qǐng)、復(fù)制、發(fā)放、登記和回收，同時(shí)對(duì)資料點(diǎn)臺(tái)賬進(jìn)行版本自動(dòng)跟蹤，保證紙質(zhì)圖樣和文件的及時(shí)發(fā)放。

（二）設(shè)置檔案開(kāi)發(fā)專題模塊，加強(qiáng)項(xiàng)目專題的編研。為科學(xué)研究服務(wù)是檔案工作的重大使命之一，是檔案人員融入一線、走進(jìn)基層的重要突破口。檔案資源的編研，不局限于特定檔案，是對(duì)系列檔案的開(kāi)發(fā)利用，是對(duì)檔案資源進(jìn)一步的歸納總結(jié)、提煉升華，是檔案利用的重要方面。目前的編研工作主要依靠檔案員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行資料的收集、整理、匯總，且后續(xù)的成果更新仍需不斷進(jìn)行，效率和效果都不盡如人意。針對(duì)此問(wèn)題，檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)編研模塊不能簡(jiǎn)單地提供數(shù)據(jù)導(dǎo)入和編輯功能，應(yīng)以檔案資源大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)編研的自動(dòng)化和智能化，并能支持專題內(nèi)容的持續(xù)更新。例如，項(xiàng)目組織沿革或某型號(hào)大事記等專題，首先通過(guò)關(guān)鍵詞抓取技術(shù)，從檔案資源數(shù)據(jù)集中自動(dòng)獲取和該項(xiàng)目相關(guān)的立項(xiàng)文件、任免文件、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)類文件及多媒體文件等。其次，自動(dòng)匹配被抓取文件的元數(shù)據(jù)和項(xiàng)目專題信息的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)成果內(nèi)容的半自動(dòng)編制。最后，編研人員根據(jù)成果要求對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核并進(jìn)行必要的二次加工，最終完成項(xiàng)目專題的編研成果。

（三）建立項(xiàng)目制的檔案資源共建共享平臺(tái)?？蒲许?xiàng)目的設(shè)計(jì)、制造、生產(chǎn)過(guò)程中，主承制商和廠所間進(jìn)行文件、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)的分發(fā)和利用非常普通。目前軍工企業(yè)的檔案資源交互，受保密管理要求的限制，一般是將文件從企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)導(dǎo)入專用網(wǎng)進(jìn)行傳送，到達(dá)目標(biāo)企業(yè)后再導(dǎo)入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，這種方式的資源共享需耗費(fèi)大量的工時(shí)和效率。為最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，建成統(tǒng)一的、覆蓋全面的檔案資源管理平臺(tái)非常有必要。根據(jù)資源和受眾群體分類，檔案資源共建共享平臺(tái)可分為集團(tuán)型、區(qū)域性和項(xiàng)目制三種類型，其中“項(xiàng)目制”是以科研項(xiàng)目為中心，以檔案管理系統(tǒng)為依托，建成連接主承制商及上下游各供應(yīng)商的資源共建共享平臺(tái)。該平臺(tái)可通過(guò)域信任認(rèn)證連接模塊及域間信任配置，在各檔案系統(tǒng)所在域之間建立域信任關(guān)系，借助權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)、加密傳輸、同步等手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互和跨域業(yè)務(wù)應(yīng)用，使現(xiàn)行文件和檔案文件在域間流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)外域訪問(wèn)權(quán)限審批、現(xiàn)行文件跨域分發(fā)、電子文檔跨域借閱和移交，打通各域之間的壁壘和屏障。

五、總結(jié)

檔案信息化、數(shù)字化的發(fā)展日新月異，高效、安全、可靠的檔案管理離不開(kāi)檔案信息化技術(shù)。針對(duì)企業(yè)科研檔案管理，從收集、保管、利用的角度出發(fā)，分析各階段檔案管理的需求和目標(biāo)，分解成信息化技術(shù)可解讀的操作及形式，旨在為企業(yè)科研檔案的管理提供便捷、有效的管理工具，為企業(yè)科學(xué)研究項(xiàng)目管理提供資源保障。

【參考文獻(xiàn)】

[1]紀(jì)云.制造業(yè)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的擴(kuò)展應(yīng)用[J].軟件，2012（7）.