淺析科研檔案整理工作

常安

摘 要 本文就科研檔案整理中的卷改件的問題進(jìn)行了比較分析，闡述了卷改件對(duì)于科研檔案不具有明顯的應(yīng)用效果，并且就卷內(nèi)目錄格式問題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞 科研檔案 卷改件 卷內(nèi)目錄 漫談

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》的實(shí)施，是我國檔案工作改革的一項(xiàng)重要舉措，是檔案管理進(jìn)入了一個(gè)更新、更高境界的標(biāo)志。筆者結(jié)合工作體驗(yàn)，就文書檔案的整理問題進(jìn)行了探討，主要肯定了文書檔案實(shí)行“卷改件”給整理工作帶來的高效率。而對(duì)于科研檔案的整理，由于它的特殊性和復(fù)雜性，檔案界眾說紛紜。本文就科研檔案的有關(guān)整理問題進(jìn)行初步的探討。

（1）以件歸檔在文書檔案方面有利實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，而在科研檔案中對(duì)檢索的效則會(huì)產(chǎn)生或多或少的制約。以件歸檔的現(xiàn)代化管理至少要建立在文件目錄的電腦管理的基礎(chǔ)上，每一條文件目錄都要輸入電腦中，這樣檢索每份文件就迅速。通常文書檔案是一份份利用，案卷對(duì)文書檔案來說不是一個(gè)必要的檢索層次，而文件才是檢索的必要層次，所以以件歸檔使得文書檔案的利用顯得非常便利。而在科研檔案的檢索利用中，課題是很重要的一個(gè)分類層次，案卷一般是以課題命名。案卷是科研檔案檢索的必要層次，增加了文件級(jí)就增加了一個(gè)檢索層次，同時(shí)，科研材料的內(nèi)容比較規(guī)范，同一類型的科研材料內(nèi)容都是大同小異，主要有申報(bào)書、鑒定證書、總結(jié)報(bào)告、論文、查新報(bào)告、應(yīng)用證明等等，而且不同階段的材料不會(huì)混在一起，很利于查找。如果不是全文管理，類似的文件題名的輸入利少弊多，不僅耗費(fèi)人力，而且增加了數(shù)據(jù)庫的層次，影響了檢索效率。

（2）以件歸檔在文書檔案方面有利于日常整理保管，而對(duì)科研檔案則不適用。文書檔案歸檔后迅速移交檔案室保管，檔案室管理有序，一般不會(huì)丟失。通常文書檔案的利用、借用時(shí)間不長，易管理。而對(duì)于科研檔案來說，歸檔前材料是由科研人員保管的，要科研人員做到隨辦隨歸無論在業(yè)務(wù)能力上，還是在意識(shí)上都難以辦到。此外，目前科研檔案的歸檔方式主要有兩種：課題結(jié)束一次性歸檔和分階段歸檔。如果是采用分階段的辦法，因課題還沒結(jié)束，一般都由課題組借出長期自己保管。即使是課題結(jié)束一次性歸檔，在課題結(jié)束一、二年內(nèi)，由于申請(qǐng)下一個(gè)課題的需要，課題組也需較長時(shí)間的借用。采用以件歸檔，科研人員借去時(shí)間長了很容易丟失檔案。

（3）科研檔案卷內(nèi)目錄應(yīng)采用固定格式。目前我國的科研檔案的卷內(nèi)目錄是按照科研檔案在形成過程中各個(gè)工作程序的特點(diǎn)，從應(yīng)歸檔的文件材料中歸納出來的。長期以來，每項(xiàng)科研項(xiàng)目所形成的科研檔案歸檔項(xiàng)目都有相對(duì)固定的內(nèi)容材料。針對(duì)這一特點(diǎn)，筆者認(rèn)為對(duì)科研檔案卷內(nèi)目錄采用固定格式來填寫各部分的材料內(nèi)容，有助于提高科研檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、同時(shí)提高科研檔案整理的工作效率。

科研檔案卷內(nèi)目錄采用固定格式具體的做法：在制定科研檔案的卷內(nèi)目錄時(shí)，應(yīng)細(xì)致地分析科研活動(dòng)各個(gè)階段形成科技文件材料的特點(diǎn)和規(guī)律，按照國家規(guī)定的應(yīng)歸檔的文件材料內(nèi)容進(jìn)行篩選，根據(jù)文件材料形成先后或重要程度將內(nèi)容系統(tǒng)排列，確定后將這些內(nèi)容印刷在統(tǒng)一規(guī)定的科研檔案的卷內(nèi)目錄上，成為卷內(nèi)固定格式目錄。其益處是：首先，便于歸檔人員對(duì)科研檔案的收集和整理。參與歸檔的科技人員一般對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的科研文件材料應(yīng)歸檔的范圍、內(nèi)容和文件排列的先后順序都不十分了解，通過卷內(nèi)目錄的固定格式內(nèi)容，可以清楚地知道哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件可不歸檔，哪些文件排列在前，哪些文件排列在后。卷內(nèi)固定格式目錄對(duì)科研項(xiàng)目的文件材料歸檔和整理起到指導(dǎo)作用。其次，卷內(nèi)固定格式目錄填寫方便。填寫卷內(nèi)固定格式目錄時(shí)，只需“對(duì)號(hào)入座”，即將收集到的科技文件材料，按卷內(nèi)固定格式目錄所確定的順序排好，將內(nèi)容逐項(xiàng)填上“頁次”即可。

由于項(xiàng)目大小不同，形成的科研文件材料數(shù)量不同，卷內(nèi)固定格式目錄中各項(xiàng)內(nèi)容不可能都有，這種情況可通過所填寫的卷內(nèi)目錄“順序號(hào)”加以體現(xiàn)，即將所收集的科研檔案文件材料按順序填寫順序號(hào)，不需要收集的項(xiàng)目跳過，不填寫順序號(hào)，卷內(nèi)共有多少份檔案一目了然。如果項(xiàng)目材料很多，卷內(nèi)固定格式目錄中沒有表現(xiàn)相應(yīng)的內(nèi)容，可以將這些內(nèi)容材料補(bǔ)在最后。

總之，檔案整理工作要不斷地標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化使之與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)科技進(jìn)步，更好地服務(wù)于我國的科學(xué)技術(shù)事業(yè)。

參考文獻(xiàn)

[1] 王瑞.科研檔案的管理[J].中華臨床醫(yī)學(xué)雜志，2006（7卷7）.