談高校二級(jí)學(xué)院科研檔案管理者的素質(zhì)

王雅新

摘要：目前，許多高校二級(jí)學(xué)院在科研檔案管理方面不能足夠重視，科研檔案管理工作者在檔案管理工作上缺乏系統(tǒng)全方面的規(guī)劃，檔案管理制度內(nèi)容不具體，檔案收集不全。同時(shí)，有些科研檔案管理者專業(yè)知識(shí)不夠強(qiáng)，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)。

關(guān)鍵詞：高校；科研檔案；管理者；素質(zhì)

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）025-0000-02

高校二級(jí)學(xué)院科研檔案管理是對(duì)科研方面具有保存價(jià)值的成果進(jìn)行收集，整理與保存。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，許多科研檔案專業(yè)管理者不能很好地利用科技發(fā)展條件下誕生的產(chǎn)物，管理方法上沒有很大的革新，管理效率低下，在管理技術(shù)優(yōu)化上不能很好地反思性學(xué)習(xí)，管理者的不上進(jìn)，嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代教學(xué)和教育事業(yè)的發(fā)展。

一、教學(xué)檔案管理者在科研檔案管理方面存在的問題

（一）檔案收集不完整

教學(xué)檔案管理者在管理檔案時(shí)，不能方方面考慮周到，丟三落四，檔案收集方面存在很大的問題，對(duì)重要的檔案不能完整收集，對(duì)學(xué)院學(xué)生的檔案不能完整保存，常常由于管理人員的疏忽，丟失了學(xué)生的重要檔案，這種問題出現(xiàn)頻率高，值得學(xué)院去深究。

（二）檔案管理方法落后，效率低下

在現(xiàn)今階段科學(xué)技術(shù)這么發(fā)達(dá)的時(shí)代，二級(jí)學(xué)院科研管理者在管理方法方面仍舊笨拙、落后，有待進(jìn)一步改進(jìn)。檔案管理仍舊手工處理化，管理上浪費(fèi)了人力，同時(shí)手工管理上，人們常常會(huì)在長(zhǎng)時(shí)間疲勞工作狀態(tài)下工作效率降低，工作好壞上也會(huì)大打折扣。

（三）檔案管理者工作態(tài)度不認(rèn)真

檔案管理本來(lái)就是件枯燥無(wú)味的事情，檔案管理者很容易會(huì)對(duì)工作乏味并失去激情，管理者工作態(tài)度上不認(rèn)真，為了完成任務(wù)而在工作質(zhì)量上大打折扣，一味地追求速度而忽視了工作的質(zhì)量。

（四）檔案管理不科學(xué)規(guī)范

檔案管理規(guī)范程度上有待改善，管理者不能將檔案按類別劃分，規(guī)律有序地將檔案整理在一起，不科學(xué)的管理手段既降低了工作質(zhì)量又增加了工作時(shí)間上的不必要浪費(fèi)。

（五）檔案管理者學(xué)習(xí)上不上進(jìn)，缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)

學(xué)習(xí)是人類進(jìn)步的階梯。這句話是古人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴給我們的，直白的來(lái)講，就是鼓勵(lì)我們堅(jiān)持學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)使人進(jìn)步。然而，許多檔案管理者早已將學(xué)習(xí)拋在腦后，總是停留在原地，利用自己過去陳舊的知識(shí)進(jìn)行管理，管理手段落后，工作效率極低。一級(jí)學(xué)院檔案管理上早已經(jīng)進(jìn)行技術(shù)上的革新，利用統(tǒng)計(jì)學(xué)等原理和現(xiàn)今的管理設(shè)備對(duì)檔案合理有效地管理，然而二級(jí)學(xué)院檔案管理者的專業(yè)技術(shù)水平有限，管理技術(shù)上一直停滯不前。

二、科研檔案管理者應(yīng)具有的素質(zhì)及改進(jìn)方法

（一）在其位謀其責(zé)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)

提高高?？蒲袡n案管理水平是重要的，首先，科研檔案管理者應(yīng)該在思想上有所重視，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，有很強(qiáng)的工作責(zé)任心。強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)是提高管理水平的保證，只有檔案管理者在工作上認(rèn)真了，對(duì)工作持有負(fù)責(zé)任的態(tài)度，才能摒棄性格上的急躁，耐心地堅(jiān)守工作崗位，提高科研檔案管理的質(zhì)量?？蒲泄芾砣藛T應(yīng)該積極配合學(xué)校的工作，對(duì)科研檔案管理工作上的問題及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)反映，并根據(jù)高校的科研檔案管理現(xiàn)狀提出切合實(shí)際，對(duì)工作管理水平有很大提升的行而有效的工作管理策略。

（二）學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，提高管理效率

堅(jiān)持專業(yè)管理技術(shù)上的學(xué)習(xí)，對(duì)自己過去所學(xué)的知識(shí)進(jìn)行更新補(bǔ)充，畢竟，知識(shí)就是在實(shí)踐證明中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的，所學(xué)知識(shí)不一定完全正確。時(shí)代在不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)在不斷地發(fā)展，科研檔案管理者應(yīng)該在技術(shù)上革新，掌握先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用，這在很大程度上解放了人力，很好地驗(yàn)證了“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”這一句話?？蒲袡n案管理者應(yīng)該學(xué)習(xí)統(tǒng)計(jì)學(xué)等方面的知識(shí)，很好地利用知識(shí)提高管理水平，提高工作效率。

（三）對(duì)涉密系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查

安全檢查是科研檔案管理者在保證檔案安全管理上必須執(zhí)行的，檔案管理者應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行。隨著各種病毒、黑客的違法侵入，檔案管理也變得愈加困難。在安全檢查時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就要對(duì)檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行全方面的檢查，及時(shí)采取有效的措施對(duì)漏洞進(jìn)行安全處理，保證科研檔案的不丟失，重要數(shù)據(jù)上的安全。

（四）加強(qiáng)安全防范手段

高?？蒲袡n案管理者在進(jìn)行計(jì)算機(jī)選購(gòu)時(shí)，一定要支持國(guó)貨，選購(gòu)國(guó)產(chǎn)設(shè)備。對(duì)進(jìn)口計(jì)算機(jī)進(jìn)行選購(gòu)時(shí)，應(yīng)該對(duì)進(jìn)口設(shè)備進(jìn)行購(gòu)買前的考察，考察該設(shè)備的信譽(yù)度以及國(guó)家的許可證明。禁止購(gòu)買前提前預(yù)定，以防被他人設(shè)下陷阱，造成檔案重要數(shù)據(jù)的丟失。最后一點(diǎn)，計(jì)算機(jī)在購(gòu)買之后，不要急于使用，一定要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全檢查，看其是否存在泄漏重要數(shù)據(jù)的漏洞。

（五）科研檔案管理者應(yīng)該實(shí)事求是

科研檔案工作者任何情況下都要遵守做人的底線，不違背做人的原則.不被金錢，名利所誘惑，時(shí)刻保持理智的頭腦，任何情況下，都要始終堅(jiān)持實(shí)事求是，堅(jiān)守工作道德，不隨意更改科研勞動(dòng)成果和作者的著作權(quán)，堅(jiān)守道德誠(chéng)信，敢于舉報(bào)，監(jiān)督不誠(chéng)信的科研工作者，在互相監(jiān)督中，為科研檔案的有效管理提供一個(gè)安全、誠(chéng)信的環(huán)境。

（六）科研檔案管理者應(yīng)該具備創(chuàng)新精神

創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的活力源泉，是一個(gè)人立足于社會(huì)并處于永不敗之地的前提。當(dāng)然，創(chuàng)新對(duì)高?？蒲泄芾砣藛T來(lái)說(shuō)也不例外，創(chuàng)新在科研管理方面也有著舉足輕重的地位。尤其是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，科技水平不斷進(jìn)步的今天，科研管理者應(yīng)該改變時(shí)刻堅(jiān)守檔案室，作為檔案保衛(wèi)人員的舊觀念，應(yīng)該多于動(dòng)腦，很好地利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。例如，我們可以在檔案室角落里安裝攝像頭，對(duì)檔案室的一舉一動(dòng)都能掌控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案室內(nèi)的異常情況。我們也可以利用軟件方面的技術(shù)型人才，在計(jì)算機(jī)上安裝防盜系統(tǒng)，漏洞檢測(cè)器等等做好檔案安全防控。

三、規(guī)范使用科研檔案

科研管理重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是建立科研數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理科研檔案，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)能夠提高管理效率。二級(jí)學(xué)院應(yīng)該多建立幾個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，例如科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，教師人才數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。這樣對(duì)科研檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分配能加強(qiáng)檔案的管理力度。

（一）科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)

科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)包含了科研項(xiàng)目的類別、立項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、過程中的檢查總結(jié)，結(jié)項(xiàng)報(bào)告等情況?？蒲许?xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容可以詳細(xì)分成依據(jù)性材料、過程性材料、結(jié)論性材料。二級(jí)學(xué)院可以對(duì)項(xiàng)目申報(bào)時(shí)的依據(jù)性材料進(jìn)行下載查閱授權(quán)，這樣既能引導(dǎo)科研人員的工作研究，又能便于管理者管理，及時(shí)對(duì)出現(xiàn)的問題反饋，做到高效管理。過程性材料是對(duì)科研工作進(jìn)行階段性檢查或總結(jié)，學(xué)校監(jiān)督著，管理人員可以根據(jù)這一項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)的建立進(jìn)行不定期地檢查。結(jié)論性材料是對(duì)平時(shí)相關(guān)的技術(shù)鑒定報(bào)告，技術(shù)文件，過程性材料的收集，這需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的盡職盡責(zé)，常常出現(xiàn)漏交現(xiàn)象，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以減少類似現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)

科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)是對(duì)高?？蒲姓撐模?，專利等具有創(chuàng)新的成果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、歸納。二級(jí)學(xué)院在科研檔案管理上，最關(guān)鍵的就是對(duì)科研成果進(jìn)行登記，便于以后的查詢。在對(duì)論文統(tǒng)計(jì)時(shí)，一定要標(biāo)注項(xiàng)目來(lái)源，利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理方法將論文與項(xiàng)目進(jìn)行對(duì)應(yīng)，減少了管理上的麻煩，減少了時(shí)間和人力。科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該對(duì)高水平的科研成果進(jìn)行高度重視，收集各類成果的專利證書照片等。

（三）教師人才資源庫(kù)

建立教師人才資源庫(kù)，對(duì)高校老師的科研成果、專業(yè)特長(zhǎng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)總結(jié)，通過人才數(shù)據(jù)庫(kù)，可以很好地了解每個(gè)老師的情況，這為教師職稱的評(píng)定也帶來(lái)了便利，人才資源庫(kù)展現(xiàn)了學(xué)員的實(shí)力，便于學(xué)生對(duì)老師很好的掌握。

四、小結(jié)

高校二級(jí)學(xué)院科研檔案的管理是對(duì)學(xué)校管理水平好壞評(píng)估的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，這對(duì)學(xué)校的評(píng)價(jià)有很大的影響，因此提高高?？蒲泄芾碚叩乃刭|(zhì)水平事不宜遲，急需改進(jìn)?？蒲袡n案的有效管理能夠?qū)Ω咝熒目蒲谐晒鸬接行У谋Ｕ?，?duì)高校師生科研勞動(dòng)成果起到有效的維護(hù)。為了改善二級(jí)學(xué)院科研管理的水平，學(xué)院必須對(duì)高?？蒲泄芾砣瞬胚M(jìn)行技術(shù)性的培訓(xùn)，引起管理人員思想上的高度重視，培育管理人員高度的工作責(zé)任感。

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