議高?？蒲袡n案管理存在的問題及對策

周兵

摘 要： 《高等學校檔案管理辦法》的頒布實施，為高?？蒲袡n案管理提供了重要的制度保障和法規(guī)依據(jù)。為了適應形勢的發(fā)展，促進高?？蒲袡n案管理水平的提高，在分析當前科研檔案管理存在問題的基礎上，提出增強科研檔案意識，完善科研檔案管理制度，開發(fā)科研檔案信息資源等改進對策。

關(guān)鍵詞：高校;科研檔案;管理;對策

科研檔案是高?？蒲泄芾砗蜋n案管理的重要組成部分。由于高?？蒲惺聵I(yè)的不斷深入和發(fā)展以及高校現(xiàn)代化管理步伐的加快， 科研檔案在高校發(fā)展和建設中的作用和地位越來越突出。切實加強和改進科研檔案管理的思路和方法， 提升和創(chuàng)新科研檔案管理的技術(shù)和手段， 是新形勢下對高校科研檔案管理工作的必然要求。

一、高校科研檔案管理工作的內(nèi)涵

高?？蒲袡n案是高校在科研活動中形成的、經(jīng)過科學整理、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。它反映了高?？蒲谢顒拥恼麄€過程和成果，是高校重要的科技信息資源，對科學研究和科技服務具有重要的憑證和參考作用。

從內(nèi)容上分， 科研檔案一般包括三種類型：

1.1 科研項目檔案?？蒲许椖繖n案材料是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括： 在科研活動準備階段中的項目申請書、審批文件、項目計劃任務書、委托書、開題報告、協(xié)議等材料; 在科研活動進行過程中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、調(diào)查報告、項目進展報告、專利申請的有關(guān)文件材料等; 在總結(jié)驗收鑒定過程階段的工作總結(jié)、結(jié)題驗收（ 鑒定） 材料、經(jīng)費使用情況、成果材料、獎勵申報材料及審批材料等?？蒲许椖繖n案是科研檔案的主體部分。

1.2科研成果檔案。主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學術(shù)論文和撰（ 編） 寫的學術(shù)著作， 獲獎成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等。

1.3科研文書檔案?？蒲形臅鴻n案是科研管理活動的直接記錄， 包括科研發(fā)展、總結(jié)、學校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。

二、 高?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀及存在的問題

高?？蒲袡n案存在許多問題， 如科研檔案歸檔不及時、不完整， 導致科研檔案質(zhì)量下降， 并制約了高?？茖W研究工作的發(fā)展。

2.1科研檔案意識薄弱。科研檔案管理是科研管理的重要組成部分?？蒲泄芾聿块T應將科研檔案工作融入到科研計劃管理、課題管理和成果管理中，使其成為科研活動不可分割的部分。由于部分高校對科研檔案工作的認識不足，科研檔案意識薄弱，在科研管理實踐中，如科研規(guī)劃、工作計劃、管理制度、考核獎懲機制等的制訂和實施中，科

研檔案工作沒有真正融入到日?？蒲泄芾砘顒又校斐煽蒲袡n案工作游離于科研管理之外，科研檔案管理作用不能有效發(fā)揮，影響了高校科研管理水平的提高。

2.2缺乏行之有效的科研檔案管理制度和制約手段。當前， 高?？蒲袡n案管理大多是參照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》執(zhí)行的。由于都是借鑒常規(guī)性的檔案管理辦法， 缺乏相應的科研檔案管理制度、辦法和實施細則，導致科研檔案歸檔工作難以順利進行?？蒲泄芾聿块T只能要求有關(guān)責任人把與之相關(guān)的科研活動材料歸納整齊、上交齊全， 但責任人交與不交根本無法控制， 檔案管理人員對歸檔要求也只能在口頭上做一些說明、解釋而不能硬性要求， 監(jiān)管力度非常小。這歸根結(jié)底是沒有相應的制約手段和管理措施， 無相應的制度和辦法支持， 因此科研檔案管理工作困難重重。

2.3 管理手段落后。目前大多數(shù)高?？蒲袡n案的收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作。無紙化、電子化、網(wǎng)絡化程度不高， 電子檔案的管理缺乏經(jīng)驗， 保密程度不高， 影響了案卷質(zhì)量和收集效率及檔案利用率。

2.4科研檔案管理人員素質(zhì)低且配備不足。據(jù)了解， 高?？蒲泄芾聿块T的科研檔案管理人員中， 專職管理人員不多，占主體力量的是兼職檔案管理人員， 他們大多沒有進行過檔案工作相關(guān)知識和技能的培訓， 對檔案工作管理意識不強; 加上科研檔案管理人員配備一般不足， 而檔案管理工作較為繁瑣， 工作量大， 導致他們對檔案管理的熱情不高; 而且一般檔案人員的年齡結(jié)構(gòu)偏高， 學歷層次相對較低， 影響了檔案工作的質(zhì)量。因此出現(xiàn)諸如檔案材料收集不完整、檔案順序排列混亂、檔案保管期限劃分不清、案卷標題擬寫不夠準確等問題。

三、加強高?？蒲袡n案管理的對策

3.1增強科研檔案意識，發(fā)揮科研檔案管理作用. 高校科研檔案不僅是高?？蒲谢顒拥恼鎸嵱涗?，也是實現(xiàn)高校科研管理的基礎和標志，要使科研檔案管理真正做到促進科研活動的開展，就必須強化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識。

3.2利用現(xiàn)代技術(shù)，規(guī)范科研檔案管理 運用現(xiàn)代技術(shù)手段對科研檔案進行管理，是新世紀提高檔案管理和服務效率的必然要求，在做好保密工作和保護好知識產(chǎn)權(quán)的前提下，有步驟、分批次、循序漸進地

推進科研檔案目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化，建立科研檔案管理電子通道，實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡傳輸、接收與篩選，不僅可以促進檔案材料的及時收集，還可以提高檔案管理的工作效率。

總之，高?？蒲袡n案管理是高校科研活動的重要環(huán)節(jié)。高校應充分認識科研檔案管理在高校管理中的重要性，不斷增強科研檔案意識，切實完善科研檔案管理制度，積極開發(fā)科研檔案信息資源。

高?？蒲袡n案管理水平的提高，必將進一步有效地促進高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展和高校綜合實力的提升。