事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合研究

盛開霞

【摘要】互聯(lián)網(wǎng)平臺與信息技術(shù)在不同社會領(lǐng)域的深入應(yīng)用，一方面為事業(yè)單位電子辦公、自動化管理等技術(shù)改革提供了便利的條件，推進了一體化辦公、檔案管理機制的應(yīng)用范圍，在資源整合、簡化工作流程、健全辦公服務(wù)方面取得了優(yōu)異的成果;另一方面事業(yè)單位在推進辦公、檔案管理智能化、自動化改革目標的過程中仍舊面臨著辦公系統(tǒng)功能開發(fā)不健全、信息共享缺乏客觀條件支持等方面的問題，需要事業(yè)單位結(jié)合現(xiàn)階段技術(shù)改革的具體形式，采取對應(yīng)的措施，推進檔案管理的智能化與辦公程序自動化的融合應(yīng)用進程。

【關(guān)鍵詞】安全防護;工作隊伍;創(chuàng)新理念

當前階段事業(yè)單位在辦公信息服務(wù)與檔案資源管理方面面臨著技術(shù)改革的沖擊。信息資源的多元化開發(fā)、利用形式與事業(yè)單位的資源利用需求變化，使得原有的辦公程序與檔案管理機制已經(jīng)無法完全滿足單位的實際工作和服務(wù)需求，將自動化、數(shù)字化、智能化技術(shù)合理融合到事業(yè)單位實際工作中，促進智能檔案系統(tǒng)與自動辦公系統(tǒng)的融合應(yīng)用，成為現(xiàn)階段事業(yè)單位建立現(xiàn)代信息管理機制的重要任務(wù)。

一、推進智能化檔案系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)有效融合的原則

（一）資源整合的規(guī)范性。就現(xiàn)階段事業(yè)單位在日常辦公中常用的OA系統(tǒng)來說，在融合智能檔案系統(tǒng)中，其在數(shù)據(jù)存儲、格式轉(zhuǎn)換、服務(wù)功能方面存在較大的差異。運行程序中格式、算法的不同使得信息開發(fā)、利用、處理的方式也有所區(qū)別，所以在整合事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能檔案管理過程中，必須要貫徹落實好規(guī)范性原則，對二者的存儲標準、程序算法以及服務(wù)功能等按照統(tǒng)一的標準進行設(shè)計與配置，確保程序運行的規(guī)范性，為不同部門之間的工作協(xié)作奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

（二）信息處理的安全性。為聯(lián)通辦公系統(tǒng)與檔案智能管理系統(tǒng)中的信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、信息整合、資源開發(fā)等技術(shù)改革目標，需要對現(xiàn)有的信息資源結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，合理分配、歸類、處理檔案與辦公信息。在這一過程中為了確保事業(yè)單位關(guān)鍵信息、核心數(shù)據(jù)的安全性，需要設(shè)置安全信息防護系統(tǒng)。設(shè)置不同的保密等級并在辦公程序與檔案管理平臺上進行分層授權(quán)，在提升信息資源管理交互性、共享性的同時樹立起保密意識。

（三）服務(wù)功能的針對性。不同信息管理系統(tǒng)的融合，應(yīng)該在建立統(tǒng)一執(zhí)行標準的同時搭建起功能更健全的信息服務(wù)平臺，針對辦公需要與檔案利用需求，提供更便捷、高效的服務(wù)，在簡化服務(wù)流程的基礎(chǔ)上充分開發(fā)平臺的資源整合作用。在進行功能設(shè)定時應(yīng)充分考慮事業(yè)單位日常工作任務(wù)、辦公活動、檔案管理現(xiàn)狀以及技術(shù)支持條件等因素，讓工作人員能夠快速地掌握平臺操作技巧、充分利用服務(wù)功能，提升信息處理、收集、調(diào)用等工作的實效性。

二、現(xiàn)階段智能化檔案系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)創(chuàng)新融合的現(xiàn)狀

（一）操作系統(tǒng)較為復(fù)雜，復(fù)合型人才缺口大。事業(yè)單位涉及的辦公內(nèi)容較為復(fù)雜，工作量相對較大，現(xiàn)階段的辦公軟件與程序需要定期進行更新才能保證辦公的實際效率。當前階段為了促進事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能檔案管理實現(xiàn)融合，為了實現(xiàn)資源共享目標，事業(yè)單位開始促使兩者融合。然而辦公程序與檔案管理系統(tǒng)在融合的過程中，實際的操作規(guī)范、流程及技術(shù)功能往往存在差異性，區(qū)別于傳統(tǒng)辦公、檔案管理機制，工作人員很難在短時間內(nèi)完全掌握操作技巧，無法發(fā)揮系統(tǒng)融合應(yīng)用的技術(shù)優(yōu)勢。與此同時事業(yè)單位的工作隊伍整體工作素質(zhì)參差不齊，部分員工信息素養(yǎng)不強，對信息化辦公程序掌握不熟練。但在實踐工作中，不管是檔案管理還是辦公操作都要求工作人員必須掌握相應(yīng)的技術(shù)，導致兩者對人才需求的專業(yè)偏向相差甚遠，復(fù)合型人才的缺口較大。

（二）基礎(chǔ)硬件設(shè)施不完善?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位在信息化建設(shè)的進程中已經(jīng)取得了一定的實踐成果，但辦公部門與檔案管理屬于兩個不同的工作領(lǐng)域。盡管辦公設(shè)備都包含計算機、存儲器、掃描設(shè)備以及服務(wù)器等設(shè)備，但在設(shè)備型號、功能設(shè)定、程序功能與存儲格式等方面都存在較大的差異，二者融合的硬件設(shè)施不完善，與此同時由于客觀環(huán)境條件的差異性，使得二者的信息共享受到了限制。目前事業(yè)單位在信息共享平臺的建設(shè)方面，將具體的工作內(nèi)容劃分為信息收集、歸類、分析、處理及存儲等階段。特別是事業(yè)單位的智能檔案管理，需要在達成信息交流共享的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化歸類與整理，做好對應(yīng)的保密工作，確保信息共享、交互的安全性與可靠性。但由于客觀條件的影響，事業(yè)單位信息資源共享的防護機制仍舊存在漏洞，保密等級劃分不明確。

（三）配套性的管理制度改革進程慢。辦公系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)屬于兩個獨立的管理部門，因此制定與執(zhí)行的監(jiān)管制度也有所不同，具體表現(xiàn)在行為規(guī)范、工作流程、績效考核、監(jiān)督管理等方面，這種管理制度的差異性也使得二者難以實現(xiàn)全面融合目標，配套性的管理制度改革進程相對滯后。在安全管理方面，二者的范圍、等級、程度不對應(yīng)，由于二者工作性質(zhì)的差別性，在信息安全保障方面的建設(shè)重點也有所不同，與辦公系統(tǒng)相比檔案管理的保密級別明顯更高，因此針對電子檔案的安全保障成為開展工作的重點，與此相對應(yīng)的辦公系統(tǒng)在信息管理的安全防護機制建設(shè)方面，范圍沒有檔案管理廣，安全級別也相對較低，在信息保密等級上并不對等，對應(yīng)的安全管理規(guī)范也存在明顯的區(qū)別，限制了二者的融合深度。

三、全面落實辦公程序與檔案智能管理機制創(chuàng)新融合目標的實踐對策

（一）為二者融合改革夯實客觀基礎(chǔ)。數(shù)字化、智能化現(xiàn)代技術(shù)在事業(yè)單位的全面、深入應(yīng)用，使得智能檔案機制不斷被完善。在此基礎(chǔ)上，為更好地推進其與現(xiàn)代辦公系統(tǒng)的有效融合，事業(yè)單位應(yīng)加強基礎(chǔ)設(shè)施方面的資金投入，對服務(wù)器、計算機、存儲器、辦公設(shè)備等進行優(yōu)化升級，為二者的融合改革夯實客觀基礎(chǔ)。此外還需要對辦公程序與智能檔案服務(wù)平臺進行功能設(shè)定，保證信息服務(wù)的全面性與針對性，與此同時在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面，應(yīng)合理參考原有的設(shè)備基礎(chǔ)，提升資金投入的利用效率，兼顧經(jīng)濟性與實效性原則。

（二）打造專業(yè)化的工作隊伍。為更好地推進檔案管理與辦公系統(tǒng)的深入、全面融合進程，事業(yè)單位應(yīng)注重工作隊伍的建設(shè)。作為事業(yè)單位信息化改革的重要實踐者，檔案管理工作者與辦公系統(tǒng)的操作者需要的專業(yè)技術(shù)不同，信息社會互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，對于人才的要求越來越嚴格，要求其必須掌握計算機技術(shù)、辦公理論知識及檔案管理水平及相關(guān)法律知識等，才能真正承擔起融合管理工作的任務(wù)。為此事業(yè)單位應(yīng)加強復(fù)合型人才的培養(yǎng)與引進制度，如在人才招聘的過程中，注重專業(yè)素養(yǎng)、通識技能以及信息操作能力的考察;完善人才培養(yǎng)機制，定期派遣優(yōu)秀人才進行技術(shù)交流等。

（三）完善技術(shù)操作、信息管理標準。統(tǒng)一的技術(shù)操作標準與信息管理規(guī)范是推進檔案、辦公工作融合的重要制度基礎(chǔ)。盡管現(xiàn)階段檔案與辦公領(lǐng)域的數(shù)據(jù)存儲、電子文件格式已經(jīng)有了相對統(tǒng)一的標準，但是仔細查看可以發(fā)現(xiàn)，其中羅列的諸多標準更多屬于推薦類標準，單位內(nèi)不同部門之間都可結(jié)合部門發(fā)展實際進行調(diào)整，部門工作人員對相關(guān)操作標準了解不全面、信息系統(tǒng)實踐操作不規(guī)范，使得融合管理機制缺乏約束力。針對該種情況，事業(yè)單位應(yīng)加強相關(guān)制度的宣傳力度，建立起對應(yīng)的管理、監(jiān)督系統(tǒng)，全面落實標準化的融合工作管理目標。

（四）創(chuàng)新信息資源融合管理的安全防護觀念。在辦公系統(tǒng)、檔案智能化管理系統(tǒng)中，對信息交互與共享的安全防護機制都有著一定的技術(shù)要求。在二者的融合建設(shè)進程中，需要依照信息數(shù)據(jù)的重要性與保密性劃分安全等級，依照保密規(guī)定對信息進行整合。具體來講，保密級別的設(shè)定更多體現(xiàn)在單位內(nèi)的紙質(zhì)檔案方面，而頒發(fā)、推行的一系列保密規(guī)定則更多體現(xiàn)在電子檔案方面。保護電子檔案安全則需要設(shè)置對應(yīng)的防火墻，對惡意訪問、病毒、黑客攻擊等進行攔截，確保信息開發(fā)的可靠性。與此同時，由于信息技術(shù)更新速率較快，為更好地實現(xiàn)安全防護的目的，單位應(yīng)及時進行程序升級，為檔案工作與辦公系統(tǒng)的深度融合提供保障。

四、結(jié)語

事業(yè)單位內(nèi)部推進信息化檔案管理改革，在辦公系統(tǒng)中融合智能檔案資源開發(fā)工作，不僅可以打造效率更高、辦公服務(wù)更具體的管理機制，實現(xiàn)對檔案資源的深入開發(fā)，同時還能夠通過智能化管理平臺，將檔案服務(wù)工作統(tǒng)一于一站式服務(wù)中心，整合單位信息資源，為各部門辦公任務(wù)的有效完成、社會服務(wù)功能的發(fā)揮等工作提供保障。

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