淺析提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

曹春華

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作逐漸成為一項(xiàng)十分重要的課題。檔案本身不僅僅是對單位發(fā)生的事進(jìn)行統(tǒng)一化記錄，同時(shí)檔案還可以作為單位創(chuàng)新發(fā)展的基本切入點(diǎn)。辦公室檔案的充分運(yùn)用還可以用來調(diào)動(dòng)整體員工的工作積極性，并且通過辦公室檔案管理水平的不斷提高，有利于更好地促進(jìn)檔案管理水平的規(guī)范化和科學(xué)化。在新時(shí)代發(fā)展背景下，傳統(tǒng)辦公室檔案管理水平已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)下社會發(fā)展需要，因此落實(shí)提升辦公室檔案管理效率的有效措施，對于促進(jìn)單位今后的穩(wěn)步發(fā)展具有十分積極的意義。本文主要就當(dāng)下辦公室檔案管理存在問題以及加強(qiáng)辦公室檔案管理工作效率的有效途徑兩個(gè)方面進(jìn)行論述，旨在促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率的大幅度提高。

【關(guān)鍵詞】辦公室;檔案管理;新時(shí)代;有效途徑

社會各個(gè)階層單位的工作過程必須以現(xiàn)實(shí)情況為基礎(chǔ)，不能脫離實(shí)際，若是脫離了社會現(xiàn)狀，那么企業(yè)的工作目標(biāo)將會脫離正確的軌道，達(dá)不到最后想要的結(jié)果，只有密切貼合實(shí)際，才能讓企業(yè)的工作得心應(yīng)手，細(xì)致到位。整體上看辦公室檔案管理工作水平比較落后，一般的檔案都是采用紙質(zhì)版，沒有其他方面的備份，對于保密情況不到位，工作效率不高，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的要求，要保留很大的空間來提高工作的效率。為了追隨現(xiàn)代的發(fā)展速度，必須將檔案工作做到細(xì)致，必須添加新時(shí)代創(chuàng)新的方法，跟上時(shí)代的潮流，將檔案管理工作做到高效率、高質(zhì)量。

一、當(dāng)下辦公室檔案管理存在的問題

（一）管理階層對辦公室檔案管理方面缺乏重視。在部分單位中，管理階層對辦公室檔案處理缺乏認(rèn)識，不能深切體會到檔案對單位發(fā)展的重要性。在單位中檔案的缺失代表著員工信息等各種重要的文件缺失，是對信息的泄露，對人身造成不安全的結(jié)果。需要用最先進(jìn)的技術(shù)和最仔細(xì)的人員進(jìn)行檔案管理工作，將檔案管理做得井井有條。另一方面，老舊的保存方式一般采用紙質(zhì)版，保存時(shí)間較短，而且保存資料份數(shù)較少，達(dá)不到應(yīng)急的所需標(biāo)準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)對辦公室檔案管理不重視就會導(dǎo)致單位整體檔案管理工作水平不高，加上領(lǐng)導(dǎo)在單位中具有一定榜樣作用，領(lǐng)導(dǎo)不重視，下屬更加容易忽視辦公室檔案的重要性，這樣不利于將來單位更好地發(fā)展和進(jìn)步。

（二）傳統(tǒng)辦公室檔案管理方式的局限性。傳統(tǒng)方式的辦公室檔案管理舊時(shí)手抄，逐字逐句進(jìn)行抄寫，然后再進(jìn)行保存。隨著經(jīng)濟(jì)社會科學(xué)文化的發(fā)展，傳統(tǒng)的模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人的需要，而且傳統(tǒng)的檔案管理模式在工作上需要消耗大量的勞動(dòng)力。另外，各工作人員在進(jìn)行工作時(shí)不僅消耗大量的時(shí)間，工作的量也不多，工作效率不高。因此，在當(dāng)今社會發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的辦公室管理已經(jīng)很難滿足各單位的發(fā)展需要，管理方式存在著很大的局限性。例如在各單位的檔案工作指標(biāo)上能難完成指標(biāo)，業(yè)績不到等問題，這些都會造成單位發(fā)展步伐受到阻礙。

（三）辦公室檔案管理人員的管理能力不足。辦公室檔案管理工作并不是簡簡單單將數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，而是需要對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行整合處理，進(jìn)行系統(tǒng)化的分類存檔，從而更加具有參考意義。因此，在進(jìn)行辦公室檔案管理過程中就需要管理人員具有一定水平管理能力。對于檔案管理人員要求牢記辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則，將所有工作的內(nèi)容做到熟練，在進(jìn)行文件存檔的時(shí)候做好標(biāo)記，之后需要時(shí)可以最快速度得到，將所有文檔做好分類，以便不時(shí)之需，從中也可以體現(xiàn)出員工擁有一定高度的水平。辦公室檔案管理工作就是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、科學(xué)的，不能出現(xiàn)絲毫差錯(cuò)，必須用最好的條件來進(jìn)行管理。如此一來，可以避免工作人員在工作時(shí)出現(xiàn)問題，大大提高工作效率。

（四）各個(gè)辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)整體不統(tǒng)一。在單位中，基本上都會涉及不同管理部門，不同部門辦公室各自都具有自己的檔案記錄方式，然而，在某些單位中整體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。各個(gè)辦公室都有自己的檔案管理模式，在對資料信息處理時(shí)，采用不同記錄信息，這樣就會造成不同辦公室信息互相使用時(shí)存在一定困擾。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不同，各個(gè)辦公室都會形成不同檔案模式，單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查時(shí)，也會面臨很多困擾，同時(shí)在進(jìn)行實(shí)際工作使用時(shí)也會受到阻礙，首先需要先從各部門的檔案管理模式下手，在了解各辦公室的檔案管理模式后再去使用檔案信息，如此一來，可以有效地提高分析人員的辦事效率，有利于促進(jìn)單位的發(fā)展。

二、加強(qiáng)辦公室檔案管理水平的有效途徑

相關(guān)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在辦公室檔案管理工作上還存在著大量的問題，這些問題如果不及時(shí)解決，不利于單位的發(fā)展，因此，各單位需要針對檔案管理工作的問題采取相應(yīng)的措施。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，辦公室檔案管理模式也需要進(jìn)行不斷調(diào)整、不斷革新，取其精華，去其糟粕，將傳統(tǒng)的檔案管理模式中的優(yōu)點(diǎn)遺留下來繼續(xù)發(fā)展，將不利的因素全部更新掉，在當(dāng)今的社會背景下，只有讓辦公室檔案模式不斷進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)造出一套屬于自己的辦公室檔案管理模式，可以很大程度上提高單位的管理效率。以下是一些有關(guān)加強(qiáng)辦公室檔案管理工作效率的幾條途徑。

（一）提高辦公室檔案管理人員的整體管理水平。辦公室檔案管理工作并不是任何一個(gè)人就可以勝任，檔案管理人員要具有全面的檔案管理知識，能夠熟練應(yīng)用各種信息處理及分類知識，保證檔案信息的整齊明了。另外，在書寫上需要嚴(yán)格規(guī)范，避免在信息處理過程中出現(xiàn)偽造信息的現(xiàn)象，導(dǎo)致文件信息數(shù)據(jù)錯(cuò)亂。各單位如果想提高辦公室檔案管理人員的整體管理水平，需要加強(qiáng)管理人員對檔案的認(rèn)識，讓其認(rèn)識到處理檔案的重要性，可以提高管理人員處理文件的工作能力。從而在今后的工作中不斷增強(qiáng)各個(gè)檔案管理人員的工作效率。管理階層要注意在日常工作中，加強(qiáng)對辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)工作，例如：可以定期開展檔案管理技能訓(xùn)練活動(dòng)、檔案管理經(jīng)驗(yàn)論壇會以及互相說說各部門的檔案管理趣事，這一系列活動(dòng)的開展，可以讓員工從中認(rèn)識學(xué)習(xí)到經(jīng)驗(yàn)，提高對檔案的認(rèn)知，達(dá)到提高檔案員工的各項(xiàng)能力和管理水平的效果，從而提高各單位的檔案管理水平。

（二）建立健全檔案管理制度。無論哪個(gè)單位要想提高自身辦公室檔案管理水平首先就應(yīng)該注意建立健全檔案管理制度。健全的檔案管理制度可以有效地規(guī)范管理人員的日常工作，是進(jìn)行檔案管理的主要依據(jù)，并且不同的部門根據(jù)不同的工作需要制定與自己相適應(yīng)的制度，并且根據(jù)在實(shí)際工作過程中的可能發(fā)生的情況與法律法規(guī)來不斷更新檔案管理制度，保證制度的健全完整性，并且要讓每個(gè)員工都嚴(yán)格遵守制度，另外還需要統(tǒng)一檔案的記錄方式和存檔方式，只有健全的檔案管理制度，然后才可以有效保證今后檔案管理更加規(guī)范化和科學(xué)化。

（三）完善檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息在很大程度上能夠反映出單位工作狀況。隨著社會當(dāng)中很多單位發(fā)展加快，檔案管理的工作量整體水平提高。因此，各單位想要完善好檔案信息管理系統(tǒng)，首先需要從信息存儲方面去完善，使信息存儲能夠有條理，還有在紙質(zhì)管理的基礎(chǔ)上建立電子檔案庫，如此一來工作人員在查閱檔案的時(shí)候可以方便快捷，另外還要嚴(yán)格要求檔案的保密工作，確保檔案的嚴(yán)密性。檔案信息管理系統(tǒng)的完善可以提高各部門的工作效率，促進(jìn)各單位部門的發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，更加清楚地認(rèn)識到辦公室檔案管理工作效率提高的重要性。任何單位需要提高對檔案工作的重要性認(rèn)識，保證各工作人員能嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度，從工作中去不斷學(xué)習(xí)來提升自己的工作能力和工作效率，并不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)，使得各單位在檔案管理工作上更加有條理，更加規(guī)范，更科學(xué)化，最終促進(jìn)自身單位的發(fā)展，展現(xiàn)提升辦公室檔案管理工作效率的價(jià)值和意義。通過對上述內(nèi)容簡單論述，更加清楚地認(rèn)識到辦公室檔案管理工作效率提高的重要性。任何單位想要促進(jìn)單位的發(fā)展，就需要從辦公室檔案管理工作上去入手，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，各單位階層應(yīng)全面配合檔案管理工作，促使檔案管理高效率、高質(zhì)量。

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