提升辦公室文書(shū)檔案管理工作的思考

屈榕輝

【摘要】立足辦公室工作，文書(shū)檔案管理是不可或缺的組成部分，成為影響辦公室工作質(zhì)量的重要因素。在新的發(fā)展階段，辦公室文書(shū)檔案管理處于全新的發(fā)展環(huán)境，信息技術(shù)產(chǎn)生巨大作用，文書(shū)檔案管理處于機(jī)遇與調(diào)整并存的背景中?；诖耍Y(jié)合新形勢(shì)，以辦公室管理工作實(shí)踐為基礎(chǔ)，增強(qiáng)重視度，妥善落實(shí)文書(shū)檔案管理工作，正視文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，分析存在的問(wèn)題，從多角度出發(fā)，制定科學(xué)有效的發(fā)展策略，全面提升文書(shū)檔案管理水平，為辦公室工作的開(kāi)展以及整個(gè)單位的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

【關(guān)鍵詞】辦公室;文書(shū)檔案管理;思考

從表面上看，辦公室文書(shū)檔案管理主要是進(jìn)行資料的收集與歸檔，但是，其實(shí)質(zhì)上與辦公室各個(gè)工作細(xì)節(jié)息息相關(guān)，既關(guān)乎大局，又強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)落實(shí)。在社會(huì)不斷進(jìn)步中，辦公室文書(shū)檔案管理工作向著系統(tǒng)化與精細(xì)化過(guò)度，其涉及的內(nèi)容更加復(fù)雜。為此，要全面落實(shí)文書(shū)檔案管理工作，充分發(fā)揮其在整體管理中的作用，實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，發(fā)揮文書(shū)檔案的價(jià)值，創(chuàng)設(shè)更加優(yōu)質(zhì)的發(fā)展氛圍。

一、深刻認(rèn)識(shí)辦公室文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值

對(duì)于文書(shū)檔案，其在辦公室工作中處于重要地位。文書(shū)檔案以價(jià)值為前提，追求文件資料向檔案資源的轉(zhuǎn)換。只有加快文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用，才能更好地服務(wù)于辦公室各個(gè)部門信息需求，支持信息有效檢索，提供法律憑證，強(qiáng)化對(duì)檔案資源的豐富，為整個(gè)辦公室工作的開(kāi)展提供保障。

（一）強(qiáng)化辦公室文件梳理，提供信息檢索服務(wù)。結(jié)合管理對(duì)象可以發(fā)現(xiàn)，辦公室文書(shū)檔案管理工作以各種文件性資料為主體，如宣傳文件等，借助收集、整理以及分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件內(nèi)容與價(jià)值的梳理。另外，對(duì)各個(gè)部門的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行記錄，以便進(jìn)行信息的挖掘、開(kāi)發(fā)以及利用，強(qiáng)化對(duì)辦公室工作的巨大支持，滿足信息檢索需求，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理效率與質(zhì)量的大力提升。

（二）全面記錄單位運(yùn)行信息，法律憑證性作用突出?？v觀文書(shū)檔案，很多都涉及單位的注冊(cè)、變更等方面的信息，對(duì)流程與環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記載，全面反映了單位整體運(yùn)行狀態(tài)，涵蓋多方面內(nèi)容，極具真實(shí)性與有效性，憑借其較強(qiáng)的事實(shí)性特征，成為管理部門對(duì)其進(jìn)行考察的依據(jù)，凸顯法律憑證效力，對(duì)指導(dǎo)整個(gè)單位工作開(kāi)展具有重要指導(dǎo)作用。

（三）國(guó)家檔案重要構(gòu)成，強(qiáng)化檔案的深化與延伸。對(duì)于檔案部門收集的信息資源，其凸顯全面性與系統(tǒng)性，涉及社會(huì)發(fā)展方方面面，強(qiáng)化對(duì)單位發(fā)展各類資料的全面整合，成為國(guó)家檔案不可或缺的內(nèi)容。依托辦公室文書(shū)檔案管理工作，能夠?yàn)檎麄€(gè)單位的發(fā)展提供更加全面與客觀的資料，是國(guó)家檔案延伸的體現(xiàn)，直接決定辦公室工作質(zhì)量，成為國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展中不可忽視的因素。

二、辦公室文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案管理工作尚未在全員范圍內(nèi)引起足夠重視。對(duì)于文書(shū)檔案管理工作而言，很多單位對(duì)其缺乏足夠的重視，尤其是很多管理者將其視為簡(jiǎn)單的辦公室工作，尚未有效納入管理工作范疇。另外，在一些管理人員看來(lái)，文書(shū)檔案管理工作就是進(jìn)行文件資料的收集與保存，不顧文件信息的價(jià)值。也就是說(shuō)，文書(shū)檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)不足、重視不夠的問(wèn)題。

（二）缺乏完善與健全的文書(shū)檔案管理制度。鑒于對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的忽視，其管理流程缺乏科學(xué)性，環(huán)節(jié)設(shè)置不合理，盲目進(jìn)行文件類型的歸類，不利于文書(shū)檔案的完整性與準(zhǔn)確性，引發(fā)檔案資源流失現(xiàn)象。另外，辦公室文書(shū)檔案管理體系缺乏完善性與健全性，尤其是管理責(zé)任尚未得到妥善落實(shí)，存在互相推諉現(xiàn)象。除此之外，在文書(shū)檔案管理實(shí)踐中，分工存在模糊性，明確性不強(qiáng)，檔案收集整理缺乏行之有效的依據(jù)，阻礙文書(shū)檔案管理工作的高效開(kāi)展。

（三）文書(shū)檔案管理模式滯后，制約管理效率的提升?；诋?dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理工作，深受落后觀念的制約，加之整個(gè)專業(yè)素質(zhì)的落后，檔案管理模式仍以手工方式為主，忽視業(yè)務(wù)類型的差異，尚未認(rèn)識(shí)到歸檔時(shí)間與文書(shū)類型在篩選組卷中的影響。社會(huì)的不斷進(jìn)步加快文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，尤其是依托先進(jìn)的信息技術(shù)，電子化檔案管理成為趨勢(shì)。在這種情況下，如果文書(shū)檔案管理模式仍停滯不前，采取落實(shí)的傳統(tǒng)模式，管理效率無(wú)法提升，文書(shū)檔案管理質(zhì)量很難得到保障，勢(shì)必影響信息資源的可靠性，阻礙檔案利用效率的提升，制約檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，很難有效服務(wù)于辦公室以及單位的發(fā)展。

（四）辦公室文書(shū)檔案管理人員專業(yè)能力有限，綜合素養(yǎng)亟待提升。當(dāng)前，面對(duì)辦公室繁雜與多樣的工作，管理人員面臨更高要求。但是在實(shí)際工作中，辦公室文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)有限，專業(yè)技能匱乏，尤其是知識(shí)體系存在滯后性，新知識(shí)儲(chǔ)備不足，基本素養(yǎng)有待提升，這在根本上與時(shí)代發(fā)展節(jié)奏相背離，無(wú)法滿足新時(shí)期辦公室文書(shū)檔案管理的新要求。基于此，辦公室文書(shū)檔案資源歸檔質(zhì)量不盡如人意，文件管理缺乏集中性，很難保障查閱與使用的高效性。另外，檔案管理者責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，精細(xì)化管理尚未落實(shí)，檔案可靠性受到威脅，影響整個(gè)文書(shū)檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、不斷提升辦公室文書(shū)檔案管理水平的策略

（一）將文書(shū)檔案工作納入整體管理工作范疇，強(qiáng)化重視度的提升。為了有效落實(shí)辦公室文書(shū)檔案管理工作，要增強(qiáng)重視度，將其作為辦公室管理的重要內(nèi)容，納入規(guī)劃范疇，尤其關(guān)注其全局性發(fā)展，積極改變思路，對(duì)文書(shū)檔案工作進(jìn)行有效的規(guī)劃與部署。在工作開(kāi)展過(guò)程中，要重視落實(shí)監(jiān)督工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的問(wèn)題，有針對(duì)性地進(jìn)行指出與調(diào)整，推廣先進(jìn)工作模式與工作方法，提升文書(shū)檔案管理工作在全員范圍內(nèi)的重視度。

（二）積極構(gòu)建健全的文書(shū)檔案管理制度，加快規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展。在管理工作中，制度發(fā)揮不可替代的保障性作用。在辦公室文書(shū)檔案管理中，要重視制定完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制，加快制度建設(shè)，營(yíng)造有效的發(fā)展環(huán)境，保證各項(xiàng)工作有據(jù)可依。具體講，要依據(jù)相關(guān)檔案管理規(guī)定，構(gòu)建與單位實(shí)際情況相適應(yīng)的檔案管理規(guī)定，保證管理流程與環(huán)節(jié)的科學(xué)性。另外，要落實(shí)文書(shū)檔案管理責(zé)任機(jī)制，強(qiáng)化責(zé)任劃分與分工的明確，落實(shí)對(duì)管理環(huán)節(jié)的量化考核，促使文書(shū)檔案管理工作按部就班地開(kāi)展，更顯規(guī)范化、流程化與科學(xué)化。

（三）創(chuàng)新文書(shū)檔案管理模式，加快檔案信息化建設(shè)。在新的發(fā)展時(shí)期，辦公室文書(shū)檔案管理工作要與時(shí)代同步，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新文書(shū)檔案管理模式，開(kāi)拓管理手段。鑒于傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，收集方式單一，多以手工方式為主，紙質(zhì)檔案是主要模式，檔案資料安全性與可靠性倍受威脅，長(zhǎng)期保存深受挑戰(zhàn)，影響檔案價(jià)值的延伸?；诖?，要以時(shí)代發(fā)展為指引，正視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的不足，創(chuàng)新管理手段與方法，以便為檔案應(yīng)用的高效性與系統(tǒng)性奠定基礎(chǔ)。加快檔案管理信息化建設(shè)，發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)與智能化設(shè)備的功能，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，組建數(shù)字檔案管理中心，大力推廣電子檢索工具，以便更好地服務(wù)于辦公室管理工作，為單位的長(zhǎng)久發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）全面提升檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)。文書(shū)檔案管理工作的有序推進(jìn)離不開(kāi)高素質(zhì)的檔案管理人員。因此，要加強(qiáng)人員建設(shè)。具體講，要重視開(kāi)展培訓(xùn)，尤其是落實(shí)崗前培訓(xùn)，保證考核通過(guò)之后才能上崗。另外，要定期舉行專業(yè)管理培訓(xùn)，傳達(dá)最新的管理思維，傳授先進(jìn)的檔案管理方法，強(qiáng)化管理人員知識(shí)體系的完善與更新。除此之外，要為管理人員創(chuàng)設(shè)行業(yè)交流的機(jī)會(huì)，以便吸取更多先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，掌握現(xiàn)代性信息技術(shù)，切實(shí)提升管理水平。除此之外，要重視思想建設(shè)，轉(zhuǎn)變管理思維，遵守檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，在掌握先進(jìn)理論知識(shí)的同時(shí)，將規(guī)范化管理貫徹在工作實(shí)踐之中，保障工作流程的科學(xué)性與高效性，以便更好地開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，在辦公室工作中，文書(shū)檔案管理占據(jù)舉足輕重的地位，其管理水平與辦公室工作狀況息息相關(guān)。因此，要重視對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)分析，探討價(jià)值所在，管理問(wèn)題，構(gòu)建科學(xué)有效的發(fā)展策略，依托先進(jìn)的管理體系，發(fā)揮高素質(zhì)管理人員的能力，落實(shí)文書(shū)檔案管理新模式，有效發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，全面提升辦公室文書(shū)檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性，為辦公室以及單位可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

【參考文獻(xiàn)】

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