OA辦公系統(tǒng)環(huán)境下疾控文書檔案管理的幾點(diǎn)思考

摘 要：隨著電子政務(wù)的發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)的使用越來越廣泛，辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化水平越來越高，疾控中心文書檔案管理工作獲得了新的機(jī)遇，同時(shí)也面臨著新的挑戰(zhàn)。本文重在探討OA辦公系統(tǒng)環(huán)境下，疾控文書檔案管理利用面臨的問題、改進(jìn)措施等，以推動(dòng)疾控文書檔案管理的規(guī)范化、制度化。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng);疾控;文書檔案管理

隨著企事業(yè)單位電子辦公系統(tǒng)的不斷推進(jìn)，過去單一的紙質(zhì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)形式逐漸由電子公文代替。以疾控系統(tǒng)為例，2012年以來，各省疾控機(jī)構(gòu)已基本實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。疾控中心在公共衛(wèi)生、疾病預(yù)防、突發(fā)公共衛(wèi)生事件及重大疫情的應(yīng)急處置等工作開展過程中，產(chǎn)生的各類原始數(shù)據(jù)及資料有著重要的科研和史料價(jià)值。文書是檔案的重要來源，檔案則是文書的歸宿。本文意在研究OA辦公環(huán)境下疾控機(jī)構(gòu)的文書檔案管理工作，以期探索改進(jìn)疾控文書檔案管理模式，更好地發(fā)揮疾控文書檔案的作用。

一、疾控文書檔案定義及OA辦公系統(tǒng)發(fā)展歷程

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。本文所探討的疾控文書檔案主要是指疾控中心在日常工作開展中，將由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書整理而成的檔案。

OA是Office Automation的縮寫，即辦公自動(dòng)化或自動(dòng)化辦公。OA辦公系統(tǒng)是應(yīng)企事業(yè)單位對(duì)無紙化辦公需求的一種集中體現(xiàn)，把過去日常工作中的文件流轉(zhuǎn)、事務(wù)申報(bào)等事項(xiàng)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)，不需要拿著厚厚的紙質(zhì)材料面對(duì)面處理。從70年代末第一代OA辦公系統(tǒng)的誕生，到90年代末期“協(xié)同型OA”的崛起，再到2013年左右開始出現(xiàn)的移動(dòng)辦公，從最早的web版到現(xiàn)在的app，OA辦公系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)了平臺(tái)化的應(yīng)用，其內(nèi)涵和外延也隨著社會(huì)和科技的發(fā)展而發(fā)展。

臨沂市自2013年引入電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)，行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了公文處理的電子化。臨沂市疾病預(yù)防控制中心自2017年開始OA辦公系統(tǒng)建設(shè)，至今實(shí)現(xiàn)了公文收發(fā)管理、出差審批、請(qǐng)銷假審批等事項(xiàng)的電子化處理。通過近幾年的探索實(shí)踐，一方面，疾控中心文書檔案管理中利用信息化技術(shù)，使得文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量大大提高，文書檔案的利用方式也得到很大改善;另一方面，實(shí)現(xiàn)信息化管理的疾控中心文書檔案需要面臨病毒入侵、技術(shù)改進(jìn)等問題或工作，制約著疾控中心文書檔案管理工作。

二、OA辦公系統(tǒng)環(huán)境對(duì)疾控文書檔案管理的影響

OA辦公系統(tǒng)的普及利用，對(duì)疾控文書檔案管理的影響既有有利的一面，又有不利的一面，有利影響主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

1.實(shí)現(xiàn)了疾控中心文書檔案管理的科學(xué)高效。以往傳統(tǒng)文書檔案管理工作從收發(fā)、歸檔、分類到編號(hào)、入庫等都需要大量人力，花費(fèi)時(shí)間大。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過信息處理實(shí)現(xiàn)了檔案的高效管理，能夠避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)的破損、字跡銷毀等情況，使文書檔案管理流程簡化，使檔案管理變得高效規(guī)范。

2.有效提高了疾控文書檔案信息的利用率。傳統(tǒng)的文件檔案容易發(fā)生內(nèi)容外泄、遺失等情形，文件傳送利用需要面對(duì)面進(jìn)行，受距離、人員管理等限制，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而OA辦公環(huán)境下的疾控文書檔案傳遞只需要利用網(wǎng)絡(luò)就可實(shí)現(xiàn)，可以是計(jì)算機(jī)，也可以是iPad或手機(jī)，方便快捷。人們可通過計(jì)算機(jī)快速、準(zhǔn)確、全面地查詢到目標(biāo)資料，提高其利用效率，有效解決傳統(tǒng)文書管理不便、依靠紙張進(jìn)行記錄登記、不方面查詢檢索等問題。

3.能夠提高疾控中心文書檔案管理質(zhì)量。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)公共衛(wèi)生的重要性越來越顯著，相關(guān)的疾控文書與檔案資料將會(huì)越來越多，這就導(dǎo)致文書檔案管理工作量不斷增大，若一直采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式或比較落后的計(jì)算機(jī)管理方式，將會(huì)嚴(yán)重影響疾控文書檔案的管理效率以及利用率，電子政務(wù)環(huán)境能夠有效簡化文書檔案管理工作，應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)實(shí)施管理工作，建立完善的管理體系，可以促進(jìn)檔案的信息共享，文書的合理利用。同時(shí)，OA辦公系統(tǒng)使用在不同程度上也制約著疾控文書檔案管理，主要體現(xiàn)在以下方面：

首先，存在比較明顯的網(wǎng)絡(luò)安全問題。疾控中心作為我國疾病預(yù)防與控制的重要機(jī)構(gòu)，其中的文書檔案信息不僅包括已經(jīng)具有明確、有效地預(yù)防、治療措施的疾病信息，也包括食品、藥物安全信息以及一些未知或不能有效預(yù)防與治療的疾病資料信息，還包括一些保密性較強(qiáng)的艾滋病患者信息等。由于電子類的文書檔案比紙質(zhì)檔案更容易被修改，且不容易留下修改痕跡，部分違法人員可能會(huì)利用病毒竊取或損壞其中信息，進(jìn)行惡意利用，輕則影響部分患者的身體健康，嚴(yán)重情況下會(huì)威脅到患者的生命安全，甚至給社會(huì)穩(wěn)定造成影響。

其次，文書檔案管理制度不完善。當(dāng)前，雖然大多數(shù)疾控中心制定了完善的疾病預(yù)防控制工作管理制度，但是缺少與疾控文書檔案管理相關(guān)的制度，特別是OA辦公系統(tǒng)環(huán)境下疾控文書檔案管理制度不夠統(tǒng)一和完善。工作中存在著文件材料歸檔范圍不夠規(guī)范，歸檔時(shí)間不及時(shí)、人員崗位責(zé)任不明確等問題。比如，有的部門缺乏較強(qiáng)的文書檔案保存意識(shí)，利用OA系統(tǒng)處理公文時(shí)，不能及時(shí)將一些重要文件資料留存，時(shí)間一久，造成大量有較高保存利用價(jià)值的文件資源出現(xiàn)損壞、丟失等情況，無法讓文書檔案得到有效管理。

最后，文書檔案信息化管理程度不高。OA辦公系統(tǒng)的使用與發(fā)展，加快了疾控文書檔案信息化進(jìn)程，但是，疾控文書檔案信息化管理在人員、設(shè)備、技術(shù)等方面還存在差距。部分疾控領(lǐng)導(dǎo)還不同程度地存在著重業(yè)務(wù)輕管理的思想，對(duì)新形勢下文書檔案管理工作重視不夠，人財(cái)物支持不到位。疾控檔案管理人員觀念更新不及時(shí)，特別是對(duì)歷年文書檔案進(jìn)行電子掃描以及電子目錄建設(shè)，開展信息錄入、檢索、利用等工作不扎實(shí)。疾控文書檔案管理所需的技能儲(chǔ)備不足，面對(duì)新的管理模式，信息化、專業(yè)化等綜合素質(zhì)不強(qiáng)。

三、OA辦公系統(tǒng)環(huán)境下加強(qiáng)疾控文書檔案管理的措施

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范文書檔案管理。制度完善是做好疾病預(yù)防控制文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，要堅(jiān)持用制度規(guī)范人、約束人，用制度規(guī)范文書檔案管理工作。從國家層面來說，雖然目前文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)比較完善，但對(duì)于快速發(fā)展的電子辦公環(huán)境下的電子文書檔案管理模式尚在探索中，所以要通過調(diào)研，結(jié)合實(shí)踐總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)制定修改完善各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，把電子文書檔案管理過程的每一環(huán)節(jié)都納入管理標(biāo)準(zhǔn)范圍中，檔案管理就會(huì)更具有科學(xué)性。

從疾控文書檔案管理工作實(shí)際來說，要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合疾病預(yù)防控制中心工作實(shí)際，充分研究OA辦公環(huán)境下疾控文書檔案管理特點(diǎn)，對(duì)涉及檔案保密、人員崗位責(zé)任、文書檔案管理、分類立卷歸檔等各方面工作制定嚴(yán)格規(guī)范的制度，在原有基礎(chǔ)上對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行補(bǔ)充完善。

2.利用“雙軌制”保存。探索推行紙張保存與電子版保存并用的“雙軌制”保存模式，同時(shí)，在進(jìn)行電子版保存時(shí)進(jìn)行副本拷貝，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。將一些需要永久保存和維護(hù)原始性的疾控電子文書檔案及時(shí)轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件，建立紙質(zhì)文書檔案，這樣能夠充分發(fā)揮紙質(zhì)載體可靠性強(qiáng)、實(shí)物感強(qiáng)的優(yōu)勢，彌補(bǔ)電子文書檔案查閱需要借助電源、顯示設(shè)備等方面的不足。《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)中都要求，區(qū)別于封存保管的電子檔案，應(yīng)拷貝形成一套電子檔案專門提供查閱利用。一旦其中一套電子文書檔案被病毒入侵或發(fā)生遺失時(shí)，可使用另一套進(jìn)行恢復(fù)，防止文書檔案信息的丟失。

3.加強(qiáng)全方位安全建設(shè)。OA辦公系統(tǒng)環(huán)境下，疾控中心文書檔案管理安全性建設(shè)主要包括三個(gè)方面：一是提高文書檔案的安全保護(hù)管理。定期或不定期的檢查、維護(hù)信息化管理設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、軟件等，為文書檔案管理系統(tǒng)提供一個(gè)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行環(huán)境。二是加強(qiáng)文書檔案的保密建設(shè)?？刹扇〕绦虮Ｃ茉O(shè)置、密鑰管理等，根據(jù)文書檔案的實(shí)際需要設(shè)置合理的保密管理措施。三是要注重提高檔案管理人員的安全法律意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平。通過開展相關(guān)培訓(xùn)，使檔案管理人員充分掌握文書檔案法律法規(guī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，防止檔案工作人員出現(xiàn)操作錯(cuò)誤，做好防范網(wǎng)絡(luò)危害的基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》確定了檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想和目標(biāo)，到2020年，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，加快檔案管理信息化進(jìn)程。OA辦公系統(tǒng)的使用為疾控文書檔案管理帶來新的機(jī)遇，在辦公自動(dòng)化大環(huán)境已成熟的基礎(chǔ)上，運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)按照文檔一體化的理念，規(guī)范進(jìn)行文書檔案的收集、整理、管理，實(shí)現(xiàn)疾控文書檔案信息資源共享、利用最大化，為傳染病疫情趨勢分析、科學(xué)防控突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供有力資料支撐，推動(dòng)“健康中國”戰(zhàn)略早日實(shí)現(xiàn)。

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（作者單位：山東省臨沂市疾病預(yù)防控制中心）

作者簡介：姜兆蘭（1987-），女，漢族，山東臨沂人，碩士研究生，館員，研究方向：疾病預(yù)防控制檔案管理與利用。