新形勢下如何做好檔案移交與管理工作

摘 要：機構改革背景下，檔案移交與管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。本課題以機構改革對檔案以教育管理工作的新要求為出發(fā)點。探析了當前我國機關檔案管理存在的問題，并從強化意識、加強利用、平衡發(fā)展的角度給機構改革中的檔案工作提供對策，以供同仁參考。

關鍵詞：機構改革;檔案移交

機構改革涉及到多個部門的合并和重組，大量人事關系發(fā)生變動，這給我國政府機關的檔案移交工作提出了新的要求。檔案工作具有真實性、保密性的特點，具備參考、憑證等多元價值，它既是機構改革工作的重要一環(huán)，同時也有助于機構改革的順利實施，保證機構改革流程的有序進行。對此，檔案管理部門應堅決貫徹落實黨中央機構改革的重要決策，加強思想認識、提高工作效率、創(chuàng)新工作方法，以合規(guī)、合法、合理的檔案移交工作確保機構改革的順利完成。

一、機構改革對檔案移交工作的新要求

為保障機構改革進程中組織隊伍、機構調整的有序規(guī)范，各單位的檔案管理部門也應認真研究機構改革對檔案移交的新要求，提高思想重視、規(guī)范檔案移交流程。在檔案處置范圍與內容等方面。第一，在歸檔檔案歸屬與流向方面，要在保障檔案完整性和齊全性的基礎上開展檔案移交，同時還要注重檔案后期的安全管理、查閱及利用，這也要求了在機構改革中，我們要嚴格保證檔案移交流程的規(guī)范性，保證檔案的完整性，同時注重檔案服務與利用的開發(fā);在處置范圍與內容方面，包括文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、公務禮品檔案、音像檔案、實物檔案、電子檔案與數據。機構改革背景下檔案移交的范圍與內容幾乎涵蓋了現代檔案管理體制的下的大多數檔案種類，這就要求我們要明確工作重點，善于借用檔案信息化提高檔案移交與管理的效率，保證檔案種類和內容的豐富性。

二、當前檔案移交存在的問題

1.檔案移交流程不規(guī)范。檔案本身具有真實性的特征，而檔案的價值所在往往也體現在其真實性上。而在機構改革中，保證檔案的真實性和完整性更是檔案移交工作的重中之重。這是因為機構改革涉及到大量的人事變動，在這過程中人事檔案則成為政府機關選拔任命的重要參考依據，同時也是黨和政府組織建設的重要依據。人事檔案作為機構改革中檔案移交工作的重點，具有流動性高的特點，這明顯區(qū)別于其他處于封閉管理狀態(tài)下的檔案。而移交流程的不規(guī)范、不嚴謹，則極易導致人事檔案的丟失，容易被篡改，進而影響檔案的價值。特別是在黨的組織工作中，人事檔案有著重要的參考價值。部分思想覺悟不高的黨員干部為追求個人利益，不憚違規(guī)違法，肆意篡改個人檔案，嚴重影響了黨的組織隊伍建設工作，也不利于機構改革順利進行。

2.檔案移交過程中信息安全風險防護能力不足。在機構改革中，檔案發(fā)揮著參考價值、憑證價值等多元價值，上文中提到機構改革中的檔案移交工作涉及的檔案種類十分豐富，體量也較為龐大，其中不乏一些涉密信息，這些信息一旦遭受損壞或者泄露，將會給相關機關帶來不可估量的損失。當前，隨著檔案管理信息化的不斷推進，檔案移交工作以從線下逐漸轉為線上，較多的依賴計算機軟硬件。信息化提高了檔案移交的效率，簡化了信息流通的步驟，同時也帶來了新的信息安全風險。

3.檔案移交過程中各部門缺乏協(xié)調。隨著公民檔案意識的不斷提高和檔案管理價值的凸顯，檔案管理的主體也呈多元化發(fā)展趨勢。在機構改革中，涉及到大量機關部門的改制問題，由此產生不同的管理風格，在一定程度上影響了檔案的移交工作。這主要表現在內部和外部兩個方面。從內部上看，由于機構改革是一項全局性和系統(tǒng)性的工作，要求了機關內部的各個管理部門間信息的快速流通與共享，信息化不同步、管理制度有沖突等問題制約了檔案的內部流通，降低了檔案移交的效率，阻礙了機構改革高效穩(wěn)步的推進。從外部生態(tài)上來看，省市級的機關部門檔案信息化水平高、制度完善，檔案移交的方式手段更加多元，而從鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級機構的檔案管理部門來看，較多還在沿用傳統(tǒng)的移交流程，不利于機構改革這項全局性的工作無法實現檔案的集成性和完整性，大大降低了檔案的價值。

4.檔案移交形式單一，開發(fā)與利用不足。在機構改革中，檔案發(fā)揮著參考價值、憑證價值等多元價值。從現代化的檔案管理來看，強化檔案的開發(fā)與利用也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。而檔案開發(fā)與利用作為檔案管理工作的延伸與拓展，對檔案管理人員提出了更高的要求。同時，從現實的檔案利用服務來看，它也給當前的檔案移交與管理提出了以下要求：首先，就是足夠的資源支撐。檔案具有參考和憑證等多元價值，這些都是以檔案內容為支撐的，因此盡可能多的收集有價值的檔案，才是檔案服務與利用開發(fā)的基礎。但當前我國部分機關檔案資源的收集缺乏針對性，有的過度追求檔案體量，盡可能多的收集檔案材料，導致了很多無價值檔案的存在。有的過于精簡，沒有使檔案體量達到足以支撐檔案開發(fā)的程度。其次，檔案移交工作會導致大量檔案卷宗的轉移，如果管理單位沒有做好統(tǒng)計，明確檔案的流行，也會一定程度上制約檔案的開發(fā)與利用。因此，檔案管理部門應對檔案的開發(fā)與利用做長期規(guī)劃，在檔案移交時就考慮到檔案移交對檔案服務和檔案利用產生的影響，對檔案移交的各個流程實時跟蹤。

三、加強檔案移交與管理的對策

1.強化責任意識，保證檔案移交的公平公正。根據機構改革對檔案移交的新要求，檔案管理部門要在保障檔案完整性和齊全性的基礎上開展檔案移交與管理，同時還要注重檔案后期的安全管理、查閱及利用，這也要求在機構改革中，我們要嚴格保證檔案移交流程的安全規(guī)范管理，保證檔案的完整性。第一，檔案移出部門要加強審核，根據各個類型的檔案的特點和密級制定有針對性的審核流程。進一步嚴格檔案審查的機制，采用多元化的審核方法，注重對檔案的立體式審核，對于重要的證明材料要至少經二人審核。第二，對于新進的檔案也要有入口審核，只要是移進或移出的檔案，就應進入審查機制內，建立自下而上的審核流程，讓基層、中層和管理層都能各司其職，做好審查工作。此外，還要對檔案的調閱和查看權限進行嚴格管理，防止檔案篡改、遺漏的情況發(fā)生。

2.提供多方保障，提高檔案移交信息安全防護能力。檔案移交涉及到多個部門，因此要有完善的安全保障機制與之配套，對此，檔案管理部門應首先明確信息安全保障的責任劃分。信息安全保障要明確誰是第一責任人，誰在檔案移交工作中起主導作用。根據檔案管理的內容，檔案管理主要負責人應為第一安全負責人，檔案移交各個業(yè)務環(huán)節(jié)則由對應的業(yè)務負責人負責信息安全管理。綜合運用多種安全策略，針對檔案移交的各個環(huán)節(jié)，建立檔案移交風險評估體系并進行自查，根據自查結果有針對性的對薄弱環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，減少檔案移交過程中的安全漏洞，保證檔案移交工作順利、安全完成。

3.加強溝通，做好檔案移交的銜接工作。促進機構改革中各機關檔案工作的平衡發(fā)展，應重點解決內外部發(fā)展不均衡的情況。在內部不平衡方面，應在上級部門的指導下，推動檔案移交的規(guī)范化與標準，在檔案移交時間、格式、大小、范圍、內容上進行細分分類。第一，從機構改革整體規(guī)劃的角度出發(fā)，平衡信息化建設的投入配比，保證內部各個部門的相對平衡。此外，推動各部門信息收集標準的統(tǒng)一，進而提高信息共享和流通的效率。機構改革中的檔案工作，各有關單位要密切配合，確保檔案得到妥善處置。第二，各級檔案部門應積極主動，審查有關單位檔案管理與處置工作方案，監(jiān)督指導檔案交接與管理，審定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，處置檔案歸屬爭議，推動工作落實。第三，是在機構改革中發(fā)生檔案歸屬爭議等問題，要及時同檔案局聯(lián)系溝通，以便依法依規(guī)妥善處理。為接下來的機構改革檔案移交工作打牢業(yè)務基礎。

4.夯實檔案移交基礎，加強檔案開發(fā)與利用。提高機關檔案管理水平，夯實檔案基礎，提高檔案開發(fā)與利用，是一項全局性、系統(tǒng)性的工作。對此，檔案管理部門應不斷加強檔案移交的追蹤，同時對本館的檔案儲存情況有著更為清晰的認識，讓檔案移交與檔案利用工作能夠有機銜接。針對基層機關“重保管輕利用”的檔案管理理念，檔案管理層應堅決貫徹落實機構改革對檔案管理的新要求，一改檔案開發(fā)利用不足、管理水平滯后的局面。具體來說應從兩方面著力解決：第一，是在后端上要進一步降低管理成本，多采用第三方管理服務平臺來緩解機關的庫房和硬件壓力。在前端方面，應加強檔案服務與利用的開發(fā)，構建檔案信息共享平臺，給機構改革中檔案的移交與管理工作提供信息化的平臺，推動各級檔案管理的集約化、集成化，進而分攤建設成本，整合檔案資源。第二，還要結合機構改革的工作實際，不斷探索檔案的多元化利用。除檔案查詢、在線傳輸等基礎性應用外，還應積極探索檔案在線授權、內容分析、可視化報告等應用，以滿足機構改革的需要。

總的來說，各檔案管理單位應充分認識到機構改革中檔案移交工作的重要性、緊迫性和艱巨性，要從思想意識、多方保障、加強溝通、豐富利用方式四個方面做好檔案移交工作，積極與相關部門溝通協(xié)作，確保檔案移交與接收工作順利完成。

參考文獻：

[1]杜俊河.機關機構改革檔案處置與管理有關問題的思考[J].山東檔案，2019

[2]李 濤.加強機構改革檔案管理工作之我見[J].云南檔案，2018

（作者單位：高密市檔案館）

作者簡介：王?。?981-），女，漢族，碩士研究生，山東高密人，助理館員，研究方向：檔案管理，檔案數字化，檔案安全。