檔案管理工作中存在的問題與解決措施

有小楣

摘 要：檔案資料是企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)單位的重要信息資源，它記錄了企事業(yè)單位與機(jī)關(guān)單位的成長(zhǎng)，是各單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要參考資料。各單位將檔案信息管理到位可以提升單位的競(jìng)爭(zhēng)力，進(jìn)而促進(jìn)單位朝著體制健全、管理有善的方向發(fā)展。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作中存在著較多的問題，比如檔案管理人員專業(yè)能力低下，檔案管理技術(shù)落后以及檔案管理制度不完善等。這些問題的存在給各單位的管理帶來巨大障礙，制約著各單位的進(jìn)步和發(fā)展。為此，本文立足單位檔案管理工作，分析當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，并根據(jù)存在的問題提出解決問題的措施，以期提高單位檔案管理工作的能力，促進(jìn)單位的進(jìn)步和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;管理能力;管理制度

1 檔案管理工作中存在的問題

檔案信息資料是單位發(fā)展過程中需要的資源，一個(gè)單位有了檔案信息其才能發(fā)掘經(jīng)營(yíng)過程中存在的問題，從而能夠及時(shí)解決存在的問題。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)各單位檔案管理工作存在的問題主要有以下幾點(diǎn)：

1.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)低下

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及多媒體技術(shù)的不斷提高，各單位檔案管理已進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已逐漸被淘汰。然而各單位的檔案管理人員綜合素質(zhì)低下，專業(yè)能力弱，不能使用信息化的方式和手段進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而導(dǎo)致單位檔案管理工作不能得到有效提高。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)有的單位由于管理人員稀缺，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員并不是管理專業(yè)出身，他們僅了解檔案管理的一些基本問題，對(duì)于檔案管理過程中產(chǎn)生的其他問題不能有效解決。管理人員專業(yè)能力低下給單位檔案管理帶來諸多問題，影響了單位檔案管理的效果。此外，單位檔案管理人員信息專業(yè)能力欠缺，不會(huì)使用信息化手段管理檔案，對(duì)于電子檔案的收集、整理以及歸檔等都不了解，進(jìn)而加大了單位檔案管理的難度。

1.2 檔案管理技術(shù)較為落后

新時(shí)代多媒體信息技術(shù)發(fā)展迅速，互聯(lián)網(wǎng)多媒體已走進(jìn)工作的各個(gè)方面，改變了人們工作的方式，當(dāng)然對(duì)于檔案信息管理工作也不例外。當(dāng)前各單位檔案信息管理方式方法較為落后，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，沒有充分的借助互聯(lián)網(wǎng)多媒體技術(shù)。檔案管理方式方法的落后造成了單位工作效率的低下，不能滿足單位未來的發(fā)展和進(jìn)步。為此，在今后的發(fā)展過程中單位一定要不斷優(yōu)化檔案管理方式方法，借助多媒體技術(shù)管理檔案信息。

1.3 檔案管理制度不完善

大部分的單位檔案信息僅用于保存而沒有得到充分、有效地利用，使檔案信息不能發(fā)揮自身的作用和價(jià)值。檔案管理人員在管理的過程中出現(xiàn)了管理不當(dāng)，造成了檔案記錄不準(zhǔn)確，歸檔不規(guī)范，收集不完整，借閱沒有記錄以及管理不嚴(yán)格等問題，這些問題的存在極大地影響了檔案管理的有效性，使檔案信息資源不能充分地發(fā)揮自身作用和價(jià)值。單位檔案管理出現(xiàn)的問題歸根在于單位沒有健全的檔案管理制度，或者是雖然出臺(tái)實(shí)施了相關(guān)的檔案管理制度但是制度沒有得以落實(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作人員不能有序地開展相關(guān)工作。

2. 提升檔案管理工作的方法措施

通過上文敘述可知，當(dāng)前我國(guó)部分單位的檔案管理存在諸多問題，問題的存在影響了單位的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展，為此根據(jù)存在的問題提出相應(yīng)的解決方法和措施。

2.1 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

鑒于單位檔案管理存在問題，要想提升單位檔案管理能力和水平就必須提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。作為一名單位的檔案管理人員要積極地進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)新的管理方法，新的檔案管理思想。單位要定時(shí)的開展管理人員職業(yè)培訓(xùn)，將信息化的檔案管理方式方法及時(shí)傳達(dá)給管理人員，讓檔案管理人員能夠利用信息化方式開展檔案管理工作，進(jìn)而提升檔案管理的工作效率。其次，單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，要讓專業(yè)性的管理人員進(jìn)行檔案管理。專業(yè)化的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理能夠使檔案管理工作更加規(guī)范化，遇到專業(yè)性的問題能夠及時(shí)的解答，提升檔案管理的效率，使檔案信息能夠發(fā)揮自身的作用和價(jià)值。

2.2 創(chuàng)新檔案管理的方式方法

當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)多媒體技術(shù)發(fā)展迅速，各個(gè)領(lǐng)域都充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來提升工作的效率，當(dāng)然單位要想提升檔案管理的能力和水平也需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)多媒體技術(shù)，使檔案管理更加科技化、信息化和智能化。首先，單位應(yīng)當(dāng)樹立信息化檔案管理的理念，在檔案管理的過程中積極使用多媒體信息技術(shù)，將新型媒體利用到檔案管理中。比如，單位可以建立檔案信息庫，將單位的檔案材料根據(jù)材料的內(nèi)容、作用以及應(yīng)用領(lǐng)域分門別類，節(jié)省檔案提取的時(shí)間。單位應(yīng)該積極提倡檔案電子存儲(chǔ)模式，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)的方式。電子存儲(chǔ)不僅可以節(jié)省單位的資源，在一定程度上可以提升檔案管理的工作效率，規(guī)范檔案管理的方式方法，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值，讓檔案信息資源能夠促進(jìn)單位的進(jìn)步和發(fā)展。

2.3 推進(jìn)信息檔案管理的制度建設(shè)

單位檔案管理是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作，它涉及的內(nèi)容較多，關(guān)涉的部門較廣，因此檔案管理需要一套完善的制度來推進(jìn)檔案信息的管理。單位在推進(jìn)檔案管理制度建設(shè)的過程中應(yīng)當(dāng)立足單位自身的實(shí)際情況，根據(jù)自身的發(fā)展來推進(jìn)制度建設(shè)。檔案管理制度應(yīng)當(dāng)明確檔案的整理方式方法，檔案的管理要求，檔案的借閱流程，檔案的記錄形式等，通過制定檔案管理制度來規(guī)范檔案的管理方式方法，使單位的檔案管理更加規(guī)范化，進(jìn)而使檔案能夠充分發(fā)揮作用和價(jià)值，對(duì)單位的進(jìn)步和發(fā)展作出貢獻(xiàn)。此外，單位也應(yīng)當(dāng)建立檔案管理督查制度，對(duì)于一些違反檔案管理的人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰，進(jìn)而規(guī)范檔案管理人員的行為，提升檔案管理工作的有效性。

3 結(jié)語

單位檔案是單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，它對(duì)于單位的進(jìn)步和發(fā)展至關(guān)重要。通過查閱檔案可以了解單位的具體情況，也便于單位查閱信息。但是我國(guó)當(dāng)前部分單位在檔案信息管理方面存在一定的問題，檔案管理人員綜合素質(zhì)低下，檔案管理方式方法落后，檔案管理制度不健全等，這些問題的存在制約著單位的檔案管理。為此，立足檔案管理存在的問題，提出解決問題的方式方法，促進(jìn)單位的進(jìn)步和發(fā)展。

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