談檔案管理的創(chuàng)新思路

林曉艷

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和事業(yè)單位的不斷增多，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展與檔案信息化建設(shè)水平的不斷提升，使得事業(yè)單位的檔案存儲的環(huán)境變得十分復(fù)雜，存在一些威脅事業(yè)檔案管理安全的問題，通過網(wǎng)絡(luò)方式對檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行惡意破壞的現(xiàn)象十分普遍。因此，對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和完善，能夠?qū)崿F(xiàn)對事業(yè)單位人員檔案安全系統(tǒng)的有效維護(hù)。本研究通過對事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行了深入探討，提出了創(chuàng)新檔案管理的策略，尤其要引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，以期為改善事業(yè)單位的檔案管理工作提供有效的參考意見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展

檔案能夠有效詳細(xì)的記錄單位發(fā)展情況，是單位重要的活動記載，是了解一個單位最基本的資料，檔案除了能夠記錄歷史，更重要的是可以總結(jié)經(jīng)驗，梳理過去，為單位未來整體規(guī)劃、戰(zhàn)略部署提供參考，通過科學(xué)合理的檔案保存和管理，正確把握方向，快速推進(jìn)單位發(fā)展。目前來看，我國各級事業(yè)單位檔案管理還比較混亂，沒有一個統(tǒng)一的模式，在實際運行中，還存在著一定的缺陷與弊端，不能與時代同步，與事業(yè)單位快速發(fā)展的制度不相適應(yīng)，嚴(yán)重的還阻礙了事業(yè)單位向現(xiàn)代化、信息化、智能化、科學(xué)化的發(fā)展。只有通過不斷努力，加大開拓力度，在事業(yè)單位檔案管理工作模式與方法是銳意改革創(chuàng)新，才能真正做到與時俱進(jìn)，滿足現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展需求。近些年來，我國事業(yè)單位檔案隨著編制的增加而不斷增加，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案資源的管理方式將越來越重要。為了使事業(yè)單位檔案管理的各項流程能夠按部就班地有序進(jìn)行，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真細(xì)心的整理每一份人事檔案，保證檔案的安全，必要時可以采取網(wǎng)絡(luò)備份的方式實現(xiàn)檔案管理工作的安全存儲。事業(yè)單位檔案系統(tǒng)的不斷更新，能夠有效促進(jìn)檔案安全保障體系合理科學(xué)地發(fā)展，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平的有效提升。

1 我國事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題

1.1 事業(yè)單位檔案資料安全保障性差

絕大多數(shù)事業(yè)單位為了降低管理成本，仍然沿用傳統(tǒng)落后的人工歸檔手段，使得一些需要調(diào)離檔案的人員在取檔案時存在極大的不便。事業(yè)單位檔案保管不當(dāng)和遺失問題給事業(yè)單位工作人員帶來了極大的不便，使得一些事業(yè)單位人事檔案移交時只能采用復(fù)印件進(jìn)行代交，為一些人員提供不真實的虛假信息創(chuàng)造了條件。檔案管理負(fù)責(zé)人的離職或者休息，會給一些急需檔案的人員帶來極大的不便，一些審批文件的簽字不規(guī)范，比如隨意代簽、虛假代簽的現(xiàn)象給事業(yè)單位的管理帶來了不利影響，使得事業(yè)單位檔案資料的真實性得不到保障，使得一些人員檔案資料的法律效力大打折扣。

1.2 缺乏較強的事業(yè)單位檔案資料管理意識

隨著事業(yè)單位檔案資料不斷增加，傳統(tǒng)的事業(yè)單位的管理人員選擇對一些人員的檔案資料存儲工作漠視的態(tài)度，使得檔案資料管理工作得不到有效全面的重視，整理檔案工作和審核檔案資料工作是大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理者首先要完成的任務(wù)，尤其是一些易損易失的重要檔案資料的保存與分類工作十分重要。事業(yè)單位人員的檔案資料是單位分配編制時重要的參考標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位檔案資料的安全管理工作變得尤為重要。一些事業(yè)單位工作人員往往忽視了檔案的歸檔程序與范圍，導(dǎo)致具有極大保存價值與評估價值的檔案資料出現(xiàn)遺失問題，事業(yè)單位檔案資料丟失與歸檔不準(zhǔn)確的問題十分普遍，這及大地阻礙了我國事業(yè)單位有效利用和優(yōu)化管理相關(guān)人員檔案資料的及時運用，為后續(xù)檔案收集與整理工作帶來了繁瑣的工序，使得事業(yè)單位檔案資料的歸檔問題得不到有效的解決。因而，解決目前檔案收集與整理工作中存在的安全管理問題，對實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展具有重要的實踐意義。

1.3 事業(yè)單位檔案資料管理不及時的影響

事業(yè)單位檔案資料管理不及時對事業(yè)單位全體員工的檔案資料進(jìn)行全面整理對工作人員來說是件苦差事，大多數(shù)事業(yè)單位目前缺乏由專職的檔案管理人員進(jìn)行管理，使得落后的檔案管理方式無法適應(yīng)大量的紙質(zhì)檔案的整理與分類，也無法適應(yīng)現(xiàn)代化數(shù)字模式事業(yè)單位檔案管理的要求。事業(yè)單位的管理部門往往忽略了檔案管理資料，不積極對檔案資料進(jìn)行歸檔。多人共同對事業(yè)單位檔案管理資料進(jìn)行管理，難免出現(xiàn)一些檔案資料出現(xiàn)錯置，導(dǎo)致檔案資料分散，事業(yè)單位檔案管理人員也無法實現(xiàn)對所有檔案資料的全面熟悉。

2 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的策略

2.1 確保事業(yè)單位檔案資料的真實性

互聯(lián)網(wǎng)是實現(xiàn)事業(yè)單位數(shù)字檔案資料實現(xiàn)全方位移交、精確化歸檔、全面化管理和有效利用的基礎(chǔ)，確保事業(yè)單位檔案資料的真實性，有利于提高我國事業(yè)單位檔案資料安全管理系統(tǒng)的運行效率，使得事業(yè)單位數(shù)字檔案信息的存儲位置不斷明確化，保障事業(yè)單位數(shù)字檔案信息的安全性。對于一些簽字手續(xù)不完備的檔案資料更是加重了管理人員的工作量與工作負(fù)擔(dān)，使得事業(yè)單位整理檔案資料的時間被拖延，一些遺失、錯置的檔案資料嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)度。因而，應(yīng)當(dāng)防止數(shù)據(jù)或者文字表達(dá)錯誤的出現(xiàn)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，相關(guān)部門責(zé)任人員應(yīng)當(dāng)立即修改，防止不真實的檔案資料擴(kuò)大化。

2.2 明確事業(yè)單位檔案資料的歸檔順序

事業(yè)單位檔案資料的歸檔順序應(yīng)當(dāng)包括：事業(yè)單位各部門及時上報各自部門不同職工的全部檔案文件材料，實施有效的登記制度，專職人員對檔案資料進(jìn)行及時的整理工作，提升做好事業(yè)單位檔案資料的標(biāo)簽填寫工作，認(rèn)真審核每份檔案的簽字情況，同時錄入數(shù)字化檔案存儲設(shè)備，以作為事業(yè)單位檔案資料的備份。事業(yè)單位的檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案法的各項條文，努力做好檔案文件材料的管理與整理、歸檔、存儲工作，最后完善事業(yè)單位人員檔案整理的匯總表，上交檔案總部門。事業(yè)單位檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)提升收集整理的工作效率，對檔案材料的范圍進(jìn)行明確化，建立完整性、科學(xué)化、合理性的檔案資料數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化管理事業(yè)單位檔案。

2.3 建立事業(yè)單位檔案管理專職人員負(fù)責(zé)機(jī)制

事業(yè)單位的管理人員的檔案管理程序應(yīng)當(dāng)予以明確規(guī)范，尤其要使事業(yè)單位的檔案管理人員對事業(yè)單位檔案管理規(guī)定的法規(guī)文件熟記于心，并且能夠熟悉掌握計算機(jī)技術(shù)，能夠完善電子檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使得事業(yè)單位人員檔案雙重備份。事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)化、專職化能夠明確各檔案管理人員的責(zé)任機(jī)制，使得檔案管理職責(zé)不斷明確化，使得事業(yè)單位檔案管理人員的法律意識不斷增強，使得事業(yè)單位檔案管理制度能夠落到實處，使得事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)予以明確化。同時引導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理人員貫徹落實事業(yè)單位的檔案管理的細(xì)節(jié)工作，做好檔案的歸檔工作，及時移交到專職負(fù)責(zé)人手里。此外，還應(yīng)當(dāng)注意單位人員要加強檔案資料的保密性，使得事業(yè)單位檔案文件的工作職責(zé)予以明晰化。

綜上所述，為了保證事業(yè)單位檔案資料的完整程度，保障檔案資料的真實性與合法性。事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極落實事業(yè)單位檔案管理的計劃，積極收集與整理事業(yè)單位工作人員的崗位職責(zé)，有法可依，有章可循，尤其要注意做好事業(yè)單位文件材料的歸檔工作，運用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實現(xiàn)對檔案資料的系統(tǒng)性整理，提升事業(yè)單位檔案管理的效率與質(zhì)量。