淺談醫(yī)院檔案管理分類工作的體會(huì)

蔡青 遲菲菲

摘 要：本文結(jié)合本單位檔案分類的具體情況，分別從分類意義、分類原則、分類方案、分類創(chuàng)新等四個(gè)方面闡述了醫(yī)院檔案管理分類工作，得出檔案分類對(duì)于檔案管理以及提高醫(yī)院管理層次具有十分重要的作用的結(jié)論。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;醫(yī)院檔案

檔案管理是醫(yī)院管理的重要基礎(chǔ)，做好檔案管理的分類工作，對(duì)于提高醫(yī)院管理層次和社會(huì)效益具有十分重要的作用。

1 醫(yī)院檔案分類意義

檔案分類是一項(xiàng)極其重要的工作，是檔案管理的核心、利用檔案的前提以及提高行政工作效率的一種手段。

醫(yī)院中以醫(yī)療工作為中心任務(wù)開展的一系列職能活動(dòng)，具有其特定的工作內(nèi)容和工作范圍，這使得醫(yī)院的檔案形成過程具有較大的差異性。在立足醫(yī)院職能、內(nèi)部各系統(tǒng)及傳統(tǒng)分類的基礎(chǔ)上，設(shè)置相應(yīng)數(shù)量的一級(jí)類目，比較符合醫(yī)院檔案的形成特點(diǎn)和形成規(guī)律，以此進(jìn)行分類，將會(huì)使醫(yī)院的檔案分類更加科學(xué)，也更具實(shí)用性，對(duì)整個(gè)檔案整理工作的組織和質(zhì)量有重要的意義。檔案的價(jià)值在于利用，只有對(duì)檔案進(jìn)行分類，才能體現(xiàn)出一個(gè)全宗檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。而且，就檔案整理工作的程序而言，分類是首要任務(wù)，否則立卷、排列和編目等許多工作就難以進(jìn)行。因此，做好科學(xué)的分類，無論對(duì)立卷歸檔，還是對(duì)檔案室的案卷排放、檔案的利用都有著直接的關(guān)系。

2 醫(yī)院檔案分類原則

保持檔案間的內(nèi)在聯(lián)系是檔案分類的基本原則，既有利于反映機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史過程，也易于檔案的保管和利用。

根據(jù)《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院檔案的分類原則總體上要堅(jiān)持組織、系統(tǒng)和歷史分類原則。一方面，檔案的分類要突出醫(yī)院工作和醫(yī)療行業(yè)的活動(dòng)特點(diǎn)，要把以醫(yī)院的工作職能為綱作為醫(yī)院檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，要結(jié)合檔案形成的系統(tǒng)性、規(guī)律性和歷史發(fā)展脈絡(luò)，設(shè)置科學(xué)合理的類目體系。另一方面，通過檔案分類展現(xiàn)出醫(yī)院在檔案形成之時(shí)的醫(yī)院內(nèi)外部組織關(guān)系、組織原則，系統(tǒng)地展現(xiàn)出醫(yī)院醫(yī)療、行政管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)歷史面貌。檔案分類的全貌有利于確保醫(yī)院檔案的完整性、系統(tǒng)性，便于后期的高效管理和檔案信息資源的開發(fā)利用。

3 醫(yī)院檔案分類方案

我院以醫(yī)院全部檔案實(shí)體作為分類對(duì)象，依據(jù)醫(yī)院工作職能，結(jié)合檔案構(gòu)成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一分類，確定六個(gè)大類，即文書檔案、科技檔案、特殊載體檔案、會(huì)計(jì)檔案、病歷檔案、人事檔案。二級(jí)類目則依據(jù)同樣的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。

3.1 文書檔案

本院在各項(xiàng)醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)、職能管理中形成的、具有查考使用價(jià)值的、集中保管的各種紙質(zhì)文件材料，是反映單位履行醫(yī)院基本職責(zé)情況和歷史面貌的真實(shí)記錄。按各部門工作職能細(xì)分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類等。

3.2 科技檔案

本院在科研、教育、醫(yī)學(xué)工程、基礎(chǔ)建設(shè)等工作過程中形成的，對(duì)醫(yī)院和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件、原始記錄材料。又細(xì)分為科研項(xiàng)目、論文匯編、設(shè)備檔案、基建檔案等。

3.3 特種載體檔案

醫(yī)院或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片、錄音、錄像、電子文件、實(shí)物等不同載體的歷史記錄。由于載體的特殊性，雖然與相關(guān)主題內(nèi)容的紙質(zhì)檔案密不可分，但在整理時(shí)為了便于保管和利用，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)進(jìn)行分類整理和組成保管單位。根據(jù)制成材料的不同，又細(xì)分為聲像檔案（又分照片、磁介質(zhì)、光盤檔案等）、實(shí)物檔案（又分獎(jiǎng)牌、證書等）。

3.4 會(huì)計(jì)檔案

醫(yī)院在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證及其他會(huì)計(jì)資料。又劃分為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、基建會(huì)計(jì)、工會(huì)會(huì)計(jì)等。

3.5病歷檔案

醫(yī)院形成的各種疾病的診治記錄。它體現(xiàn)醫(yī)院的總體醫(yī)療水平，在醫(yī)療統(tǒng)計(jì)、科學(xué)研究、處理醫(yī)療糾紛等方面都起著重要的作用。病歷以一個(gè)病人為單位構(gòu)成保管單位，主要包括病史和診斷治療記錄、體格檢查記錄、檢驗(yàn)科檢查、中心實(shí)驗(yàn)室檢查記錄、護(hù)理記錄及各種證明文件等材料。

3.6 人事檔案

主要指醫(yī)院干部職工及合同制職工檔案，其工作程序按照人力資源保障部門的有關(guān)要求執(zhí)行。

4 醫(yī)院檔案分類創(chuàng)新

隨著醫(yī)院每年的新計(jì)劃、新任務(wù)的提出和完成，醫(yī)院檔案分類工作除了要不斷進(jìn)行修改、完善，還應(yīng)繼續(xù)不斷創(chuàng)新。一是創(chuàng)新分類檔案管理模式。不能止步于檔案分類、收集、保管，而是要將各類檔案資料按照相關(guān)專題進(jìn)行編研，充分發(fā)揮價(jià)值內(nèi)涵，為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展提供支持和保障。二是創(chuàng)新分類檔案服務(wù)手段。隨著多媒體、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院檔案分類日益表現(xiàn)出數(shù)字信息化的發(fā)展趨勢(shì)。這就需要善于利用先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，將各個(gè)類別的傳統(tǒng)檔案材料轉(zhuǎn)化為視頻、音頻或圖像等，讓檔案以多樣化的形式呈現(xiàn)在檔案利用者面前，為檔案利用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案分類工作不僅是檔案實(shí)體管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，而且也是檔案內(nèi)容管理的一項(xiàng)關(guān)鍵性內(nèi)容，直接關(guān)系到檔案內(nèi)容的組織質(zhì)量和品質(zhì)，關(guān)系到對(duì)相關(guān)人員業(yè)務(wù)活動(dòng)規(guī)律和特征體系，以及檔案資源中各種記錄之間內(nèi)在歷史聯(lián)系和邏輯關(guān)系的有效呈現(xiàn)。可以說，高質(zhì)量的檔案分類，是高品質(zhì)的檔案資源體系建設(shè)的必要保障，也是對(duì)檔案內(nèi)容中有價(jià)值的數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)等進(jìn)行順利開發(fā)利用的必要前提。

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