提高檔案管理科學(xué)化水平的方法探析

張盛林

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理的作用越來(lái)越突出。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)的進(jìn)步，檔案管理工作必須提出更高的要求，作為檔案管理工作的重要組成部分，提高科研檔案管理水平，有利于實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化管理，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)和國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)的要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;路徑選擇

在當(dāng)今世界，社會(huì)正在以非?？斓乃俣劝l(fā)展，為了適應(yīng)快節(jié)奏的社會(huì)和提高生產(chǎn)力，有必要放棄傳統(tǒng)低效的工作模式，開(kāi)展科學(xué)和有效的工作模式。

1 我國(guó)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀分析

1）對(duì)檔案管理的重視不足。在我們的國(guó)家里，大多數(shù)單位和企業(yè)檔案管理上相對(duì)比較混亂，仔細(xì)琢磨為什么，其實(shí)這透露出我國(guó)正處于經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展時(shí)期，各單位高度重視其年度季度增長(zhǎng)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的GDP，而不是直接有效的檔案管理工作給予的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。這種發(fā)展?fàn)顩r是不利于我國(guó)檔案管理發(fā)展的一個(gè)主觀(guān)因素。此外，檔案管理本身是一項(xiàng)非常復(fù)雜的任務(wù)，需要在收集和保存檔案資料方面投入大量的人力和物力資源。因此，一些管理人員認(rèn)為沒(méi)有必要在這類(lèi)工作上投入更多的工作人員和時(shí)間，因?yàn)檫@類(lèi)工作的經(jīng)濟(jì)效益和投入費(fèi)用不成比例。

2）目前的檔案管理制度存在缺陷。對(duì)我國(guó)目前檔案管理制度的分析表明，工作進(jìn)展非常緩慢。在不斷變化的世界中，有關(guān)檔案的管理方法和技術(shù)沒(méi)有得到改進(jìn)。我們正處于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)資源共享和局域網(wǎng)辦公已成為主導(dǎo)趨勢(shì)，但這種趨勢(shì)不包括檔案管理。雖然檔案現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展到可以在計(jì)算機(jī)上保存和檢索的程度，但它們?nèi)匀槐４嬖跈n案室的計(jì)算機(jī)中，沒(méi)有形成真正的網(wǎng)絡(luò)共享，因此無(wú)法更好地發(fā)揮檔案的作用。檔案的目的是為研究提供信息，如果無(wú)法獲得，則減少對(duì)其存在的需要。

3）缺乏相應(yīng)的檔案管理能力。為了使檔案管理水平有意義地提高，必須將目前的檔案管理水平結(jié)合起來(lái)。科學(xué)技術(shù)促進(jìn)發(fā)展。因此，檔案人才成為提高檔案工作水平的重要因素。但是，目前許多檔案工作者的整體素質(zhì)所造成的問(wèn)題不容樂(lè)觀(guān)。我國(guó)檔案管理領(lǐng)域缺乏合格的工作人員也是檔案管理培訓(xùn)的一個(gè)重要因素。

2 促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平提升的重要性

1）促進(jìn)文化建設(shè)的發(fā)展。作為我國(guó)文化建設(shè)的重要部分。管理檔案，成為了我國(guó)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的化身，其管理形式更多樣化有了更豐富的內(nèi)容，并且它影響到當(dāng)前社會(huì)的文化、政治和經(jīng)濟(jì)方面，從而賦予了很大的參考價(jià)值和說(shuō)服力。同時(shí)，檔案具有高度的可靠性，是歷史文化的見(jiàn)證，是未來(lái)發(fā)展的指南，是保證我們文化永續(xù)發(fā)展的必要手段之一。

2）確保檔案工作的健康發(fā)展。近年來(lái)，檔案管理得到了相當(dāng)大的發(fā)展，但仍存在許多問(wèn)題。例如，檔案工作者的人員素質(zhì)低;缺乏對(duì)電子記錄管理的認(rèn)識(shí);消極的工作態(tài)度等。因此，檔案工作者的素質(zhì)還有待提高，他們對(duì)檔案的科學(xué)和計(jì)算機(jī)管理的認(rèn)識(shí)還有待提高，為我國(guó)檔案管理水平的提高奠定基礎(chǔ)。

3）社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。受經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)，特別是隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)部門(mén)的活動(dòng)中，檔案管理也不例外。隨著傳播、改革和創(chuàng)新的不斷深化，檔案管理正向網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變，越來(lái)越多地適應(yīng)信息社會(huì)的要求。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探析

1）對(duì)檔案管理工作進(jìn)行正確定位。檔案管理是國(guó)家、企業(yè)、公共機(jī)構(gòu)或大學(xué)的中心組成部分;因此，每個(gè)單位都必須將檔案管理視為其日常工作的中心，并根據(jù)科學(xué)思想和發(fā)展眼光來(lái)看待檔案管理，明確檔案管理的目的是便利查閱。在單位內(nèi)，檔案管理人員必須明確工作內(nèi)容，明確工作范圍，培養(yǎng)服務(wù)意識(shí)，定位正確工作方向。

2）促進(jìn)檔案管理的信息化。傳統(tǒng)的記錄管理方法是手動(dòng)的：在單元中有一個(gè)特殊的文檔團(tuán)隊(duì)，它手動(dòng)記錄單元中發(fā)生的重要事件和小事件，并按時(shí)間順序進(jìn)行排序。隨著我們的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，勞動(dòng)力趨于信息化，檔案管理信息化的也傳入了檔案館，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的智能搜索讓智能網(wǎng)絡(luò)檔案的單位，可以實(shí)現(xiàn)管理檔案紙質(zhì)向信息化過(guò)度，從而減少勞工，優(yōu)化環(huán)境和提高經(jīng)濟(jì)效益。此外，檔案管理過(guò)程非常豐富，如果采用傳統(tǒng)檔案管理模式，還有很多沒(méi)有資源，相比之下，引入信息化管理模式，使這些檔案資料的資源充分利用，所有需要檔案的，人人都有適合自己的服務(wù)，隨時(shí)找到所需信息。所以檔案管理信息化的這種模式是非常實(shí)用的，需要大力促進(jìn)管理信息化的發(fā)展。

3）建立健全的檔案管理體系。健康科學(xué)中的記錄管理模式必須建立在良好的管理檔案記錄基礎(chǔ)上。檔案管理體制必須明確注明工作內(nèi)容、工作紀(jì)律的人員，其任務(wù)是就為單位建立嚴(yán)格的管理制度，監(jiān)督員工避免違反保密原則的管理檔案，檔案管理紀(jì)律單位內(nèi)部的工人委員會(huì)的基礎(chǔ)是公開(kāi)、透明、誠(chéng)實(shí)和公正。一個(gè)完善檔案管理制度，還必須關(guān)心他們檔案收集、處理和整理，以他們的檔案管理，確保每一步都是受保護(hù)的相關(guān)條例，有關(guān)管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新思想，不斷豐富和檔案管理系統(tǒng)。

4）提高檔案工作人員的素質(zhì)。檔案工作人員的素質(zhì)是檔案管理的一種無(wú)形動(dòng)力：工作人員的素質(zhì)越高，檔案管理就越順利。工作人員熱情更高和更嚴(yán)重的是，他們?cè)谝粋€(gè)單位工作中嚴(yán)格遵守準(zhǔn)則來(lái)編寫(xiě)檔案的保密和外部人員的同時(shí)，專(zhuān)業(yè)化、更容易的學(xué)習(xí)能力學(xué)習(xí)新辦法、檔案和記錄管理和合理，以實(shí)現(xiàn)提高檔案管理單位為尤為重要。

5）提高檔案利用率。在一個(gè)國(guó)家、一個(gè)單位或者一所大學(xué)建立檔案的目的是利用檔案。文件可能被記錄是一個(gè)人在這個(gè)單位贏(yíng)得了冠軍，這個(gè)單位或企業(yè)或國(guó)家的文化發(fā)展或重大事件，也可能是系統(tǒng)或模式的過(guò)渡，因此，死亡或死亡數(shù)量信息生物資源為人們的需求是非常重要的，也是提高檔案的利用，檔案發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值。文件管理人員需要大量的信息文件到有效的信息人們需要文件，該文件對(duì)內(nèi)部員工開(kāi)放，讓內(nèi)部人員監(jiān)督這些記錄，確保信息文件的真實(shí)性，如果員工需要使用這些文件，可以很快發(fā)現(xiàn)自己的部分，從而減少工作人員的工作量。文件管理，使檔案信息的價(jià)值能夠充分發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)單位或企業(yè)的發(fā)展或狀態(tài)。

6）樹(shù)立檔案管理科學(xué)發(fā)展觀(guān)。提高檔案科學(xué)管理水平需要樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀(guān)，這是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀(guān)的途徑之一。科學(xué)發(fā)展觀(guān)需要擺脫以往不合理的觀(guān)念，致力于解決制約檔案管理發(fā)展的問(wèn)題，把科學(xué)發(fā)展觀(guān)貫徹到檔案管理的各個(gè)方面?？茖W(xué)發(fā)展觀(guān)的檔案管理要求員工加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)服務(wù)，并進(jìn)一步的加強(qiáng)社會(huì)調(diào)查，了解社會(huì)的需求信息。因此，檔案管理在單位或企業(yè)更有針對(duì)性，與此同時(shí)，員工加強(qiáng)信息安全意識(shí)，維護(hù)單位和企業(yè)的合法權(quán)益。在檔案管理方面，要摒棄循規(guī)蹈矩的思想，消除一切妨礙檔案管理工作的因素，幫助檔案管理工作形成科學(xué)有效的氛圍。

綜上所述，提高檔案管理的科學(xué)水平有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化和規(guī)范化，這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。提高檔案管理的科學(xué)水平，必須使用科學(xué)的方法來(lái)管理檔案，充分利用各種科學(xué)和技術(shù)手段加快檔案管理的現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案管理、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)，建立和完善可持續(xù)發(fā)展的人才培養(yǎng)機(jī)制。在實(shí)際工作中，要充分發(fā)揮人的主觀(guān)能動(dòng)性，不斷創(chuàng)新，努力全面提高檔案管理的科學(xué)水平，為社會(huì)提供更好、更快的信息服務(wù)。

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