新時期地方普通高校特殊載體檔案管理的現(xiàn)狀及策略

摘 要：隨著高校檔案工作地不斷深化，大數(shù)據(jù)、信息化地廣泛應用，新時期的特殊載體檔案管理可謂機遇與挑戰(zhàn)并存。如何實現(xiàn)特殊載體檔案管理現(xiàn)代化，筆者對地方普通高校目前面臨的狀況做了深入分析進而提出相應的改進策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;特殊載體檔案管理;優(yōu)化管理模式

大數(shù)據(jù)、云計算應用的深入，信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度的提高，推動著高校檔案的飛躍發(fā)展，尤其是隨著計算機新技術(shù)的發(fā)展催生了許多新型的記錄載體，形成檔案管理數(shù)據(jù)化，使得舊的思維模式、工作方法不得不改變。那么在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，如何改變傳統(tǒng)檔案管理的固化模式，實現(xiàn)特殊載體檔案管理現(xiàn)代化，是擺在地方普通高校檔案部門和檔案管理者面前需要認真研究的一個重要課題。

一、特殊載體檔案的概念、特點及作用

1.特殊載體檔案的概念。 特殊載體檔案，也叫新型載體檔案。特殊載體是相對于紙介質(zhì)而言，是光信號、磁信號及其他合成材料等介質(zhì)記錄檔案信息的。包括光盤、磁帶、磁盤、膠片、硬盤等載體。高校常見的特殊載體檔案有：影音檔案、照片檔案、字、畫檔案、印章檔案、獎牌檔案、口述檔案、電子檔案等。根據(jù)特殊載體檔案的載體性質(zhì)和記錄方式，實際工作中將其分為聲像檔案、實物檔案和電子檔案。

2.特殊載體檔案的特點及其管理的特殊性。特殊載體檔案信息表現(xiàn)形式多樣、內(nèi)容存儲豐富、利用價值高。同時也具有存儲難度大、成本較高等問題。

（1）記錄方式的特殊性。特殊載體檔案是通過專門設(shè)備記錄的，如膠片、光盤、硬盤等。因此容易復制且難以區(qū)別檔案的原件與復制件。

（2）載體性質(zhì)的特殊性。檔案是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以代碼形式存貯在磁盤、閃存盤以及光盤上，保管條件如不達標就容易損壞、變質(zhì)。 檔案的編排格式也可能會隨著新技術(shù)不斷發(fā)展而改變。因而早期形成的檔案邏輯格式必須進行保存或及時更新，保證在未來數(shù)據(jù)還原的時候能進行準確讀取。

（3）儲存方式的特殊性。紙質(zhì)檔案通過計算機掃描轉(zhuǎn)換成電子格式，儲存方式有單一的原始檔案資料，通過網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)換成虛擬檔案，形成物理與虛擬雙重空間。

（4）讀取方式的特殊性。特殊載體檔案數(shù)字化的形態(tài)決定了檔案的讀取和傳輸必須依靠電子設(shè)備和軟件。隨著新技術(shù)的發(fā)展，新型的記錄載體將不斷產(chǎn)生，因而要注意原載體檔案信息向新型載體上遷移，保證信息的完整、準確、安全和可被人工識讀。

（5）保管方式成本高。因載體性質(zhì)的特殊性，相對于紙張檔案而言，特殊載體檔案的保存年限較短。因此，對特殊載體檔案的保管要求一般比紙質(zhì)檔案要求高，需要分庫、分架、分柜;保證特殊載體庫房的溫度、濕度相宜。

（6）保密性差，安全保管有難度。特殊載體檔案的保存主要是指對硬件載體的安全保管。由于其記錄方式和儲存方式的特殊性，具有很方便的共享性，也因此給電子檔案的安全保管帶來了很大的難度。為防止檔案泄露、丟失，必須采取科學的保密措施，及時做好備份，提高特殊載體檔案管理的保密性、安全性。

3.特殊載體檔案的作用。特殊載體檔案記錄信息相比紙質(zhì)檔案更客觀、形象，能生動、具體地再現(xiàn)學校教學、科研等方面的工作成果，真實記錄學校各個時期的發(fā)展面貌;在校園文化傳播、校史校志展陳、國內(nèi)外交流、學生德育教育、學校信息資源產(chǎn)品開發(fā)中發(fā)揮其重要作用;在利用上更便捷，通過計算機、網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)設(shè)置的保密級別就能查詢。

二、目前地方普通高校特殊載體檔案管理面臨的問題

因為載體會隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展不斷更新，檔案對新技術(shù)的要求更加迫切。而地方普通高校因受地域環(huán)境、資金條件等因素影響對檔案人力、財力投入少， 檔案管理者又不能自覺改變固有的管理模式，因而暴露出以下所述幾方面問題。

1.科學管理意識缺乏。一直以來， 檔案工作大多是師傅帶徒弟的方式，這種傳統(tǒng)做法導致了檔案管理者普遍缺少求異求新思維，僅重視紙質(zhì)檔案的管理工作，沒有意識到新型載體對檔案工作的推動作用。因而不能及時、完整地收集特殊載體檔案，進行科學、規(guī)范地管理。像一些紀念品、印章、獎杯、字、畫等實物檔案長期留在各部門或個人手中，沒有及時歸檔;照片檔案收交后信息錄入不完整，老照片的管理和補救更無從談起。

2.基礎(chǔ)設(shè)施落后。由于地方部分普通高校經(jīng)費不足，掃描儀、打印機、計算機及庫房等硬件設(shè)備數(shù)量有限或者老化，導致實物檔案沒有分類保管，也無法轉(zhuǎn)換成電子格式;電子檔案缺少存放光盤、磁盤等存儲工具的消磁柜，安全沒有保障;檔案數(shù)字化工作推進緩慢。足以可見落后的設(shè)施嚴重阻礙了特殊載體檔案管理科學規(guī)范地發(fā)展。

3.管理隊伍水平低。地方普通高校檔案管理者大多數(shù)是從學校其他管理或者教輔崗位調(diào)整的，年齡偏大、學歷偏低，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識和特殊載體檔案管理中所必須具備的計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識、信息技術(shù)處理能力，導致部分特殊載體檔案僅歸檔了內(nèi)容本身，而沒有對相關(guān)信息的元數(shù)據(jù)進行整合，歸檔時可讀性、完整性、病毒等方面無法專業(yè)地完成檢測;不能結(jié)合學校發(fā)展開展編研工作等問題，因此難以適應信息化背景下檔案工作的需要。

4.規(guī)范、科學、高效的管理模式?jīng)]有形成。特殊載體檔案自身發(fā)展的特點及檔案數(shù)字化的普及，對檔案管理的精細化要求越來越高，雖然出臺了相關(guān)的標準規(guī)范，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002） 、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》 （DA/T 15-95） 、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》 （GB/T 17678.1-1999）等。但是部分地方普通高校檔案管理者沒有認真研究，沒能制定出適合學校情況的行之有效的管理辦法。對管理者沒有明確的責任劃分、缺少技能培訓。在歸檔、管理 、利用上缺少監(jiān)管。加之在崗管理者對特殊載體檔案管理認識不深也不愿多探究，存在“不想管”、“不會管”、“不敢管”的消極思想，造成許多電子文件、歸檔光盤等管理失控等問題。

三、優(yōu)化地方普通高校特殊載體檔案管理工作的對策

特殊載體檔案的發(fā)展， 是以現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備為依托，以專業(yè)人才為保障。據(jù)筆者調(diào)研分析，目前地方普通高校檔案管理水平與重點院校的差距也主要反映在這幾方面。因此要提高特殊載體檔案的管理工作必須結(jié)合學校情況因地制宜、穩(wěn)扎穩(wěn)打，形成長效機制。

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立現(xiàn)代檔案管理意識。要改變傳統(tǒng)的思維模式，建立科學的發(fā)展觀，首先要認識到隨著信息與計算機科學的快速發(fā)展，檔案載體多元化、更新快的特點，已經(jīng)使特殊載體檔案成為檔案工作發(fā)展的主流，成為檔案工作的主要對象。因而只有學習新理論、掌握新技能，才能適應特殊載體檔案管理工作;其次檔案管理者要摒棄手工作坊式的單一思維，建立檔案信息管理和綜合思維的意識。第三不斷學習新技術(shù)，樹立終身學習的意識。

2.改善基礎(chǔ)設(shè)施，加強硬件建設(shè)

加快特殊載體檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，及時更新打印機、掃描儀、數(shù)碼攝錄機、錄音筆、計算機等硬件設(shè)備，增加不同載體的專用保管柜，完善檔案載體需求。加大信息化建設(shè)投入力度，積極引進先進的電子信息技術(shù)和開發(fā)先進的檔案信息化管理軟件，為特殊載體檔案數(shù)字化管理提供必要的硬件支撐和軟件保障。

3.優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)水平。人才缺失扼制了地方普通高校檔案的發(fā)展。要提高地方普通高校檔案管理者的專業(yè)水平。首先，把檔案人才的引進納入到學校人才建設(shè)的計劃中。引進一批既懂檔案學又懂計算機信息技術(shù)的復合型人才;其次，以“請進來，走出去”的方式培訓現(xiàn)有的檔案管理者。如以專題學習、外出調(diào)研、經(jīng)驗分享等形式激發(fā)工作主動性和創(chuàng)新意識;請專家進行信息收集和數(shù)字化處理、管理軟件操作、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等專業(yè)技能培訓，提高檔案管理者業(yè)務能力。第三，提高檔案管理者的合理待遇。檔案部門在高校屬于非主流單位，改變檔案管理者長期被邊沿化，職稱晉升緩慢等現(xiàn)象、激發(fā)其潛在的工作熱情及創(chuàng)新意識?？傊鶕?jù)檔案隊伍的實際情況，采取方法不拘一格，切實提高檔案隊伍的整體水平。

4.建立完善的管理機制，形成科學的管理模式。傳統(tǒng)的管理模式，嚴重地限制了特殊載體檔案的管理，要建立完善的管理機制，做到科學的管理。首先制定科學、規(guī)范的管理辦法。根據(jù)特殊載體檔案的特點結(jié)合地方普通高校的實際情況，分別從檔案“歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、保密” 五個方面，制定出《特殊載體檔案管理辦法》等管理制度，保障特殊載體檔案工作規(guī)范開展。其次要落實管理責任制。根據(jù)每人的業(yè)務特長從實物檔案、聲像檔案、電子檔案等方面做到專人專項、責任劃分明確;第三，完善考評機制。將每個人的工作業(yè)績與績效工資掛鉤，年度量化考核，評優(yōu)獎先、有錯必究;第四、強化法制培訓。將法制教育與日常工作相結(jié)合，做到規(guī)范操作，并能保護檔案信息主體的合法權(quán)益;第五、建立學習機制。只有常學才能常新。通過開啟定期培訓、外出調(diào)研、同行交流等學習模式，了解檔案發(fā)展的新動態(tài)、學習新的技能。激發(fā)檔案管理者不斷求索的創(chuàng)新精神。

四、結(jié)論

綜上所述，地方普通高校各級領(lǐng)導只有從思想上深刻認識到特殊載體檔案管理工作的重要性，才能設(shè)法加大投資力度，加強隊伍建設(shè)，確保特殊載體檔案工作的高效開展;檔案管理工作者只有解放思想、提高專業(yè)水平，才能在檔案工作中做到精細化管理;檔案管理工作只有形成規(guī)范化、科學化的管理模式，組成有創(chuàng)新能力、有敬業(yè)精神的專業(yè)團隊，才能實現(xiàn)特殊載體檔案的現(xiàn)代化管理。滿足時代發(fā)展的需求，更好地為檔案的開發(fā)利用服務。

參考文獻：

[1]叢艷茹.特殊載體檔案特點及分類探討[J].黑龍江史志，2014（15）

[2]盧曉峰.特殊載體檔案概述[J].黑龍江科技信息，2012（18）

作者簡介：繆文桂（1969-），女，漢族，陜西理工大學檔案館，館員。