試論高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

于暉

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案工作在信息時代的必由之路，是時代發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化建設(shè)是運用信息技術(shù)來提高檔案工作現(xiàn)代化水平，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理的基本方法。文章通過對檔案信息化建設(shè)含義的闡述，分析了高校信息化對高校檔案工作產(chǎn)生的影響，指出高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題，提出了推進高校檔案信息化建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息化建設(shè)；措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在教育工作中，高等學(xué)校要不斷完善檔案結(jié)構(gòu)體系，以滿足高校檔案信息化管理。高校檔案管理信息化可以幫助院校提高工作效率，實現(xiàn)高等學(xué)校信息管理工作流程的系統(tǒng)化、規(guī)范化和自動化。

從目前情況來看，大部分高校已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融入日常管理中，檔案管理也不例外。在檔案管理中引入信息化技術(shù)，可以使高校檔案管理工作更加符合檔案信息化管理的要求。為達到這一目的，需要對檔案管理信息化存在的問題進行分析并加以完善。

一、檔案信息化建設(shè)的含義

檔案信息化是指通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)和利用。就高校而言，檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理過程中以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源為核心，運用信息技術(shù)提高高校檔案工作現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)以高校檔案信息的社會化服務(wù)為目標的動態(tài)過程。檔案信息化是運用現(xiàn)代化信息技術(shù)尤其是以計算機為主的管理工具來加強檔案信息的收集、整理、開發(fā)和利用，檔案管理信息化建設(shè)主要包括建設(shè)標準化、存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

二、高校檔案信息化對高校檔案工作產(chǎn)生的影響

1.檔案信息化建設(shè)對高校傳統(tǒng)檔案工作產(chǎn)生變革作用

傳統(tǒng)的高校檔案工作主要包括收集、整理、編目、立卷、歸檔和利用。在信息化條件下，高校檔案的中心工作發(fā)生了根本性的改變。傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移，檔案管理主要通過運用計算機技術(shù)來開展各項業(yè)務(wù)工作。

2.檔案信息化衍生新的檔案業(yè)務(wù)

在信息化環(huán)境中，新的檔案業(yè)務(wù)開始出現(xiàn)，諸如電子文件管理、條形碼管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)管理等。電子文件的出現(xiàn)及管理給檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。電子文件是以二進制代碼的形式記錄于光盤、磁盤、磁帶等載體之上，依賴于計算機系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸文件。電子文件的出現(xiàn)形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動，如各類檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長久保存管理、信息系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)庫在檔案中的應(yīng)用等，以上檔案業(yè)務(wù)活動都體現(xiàn)出顯著的信息化特點。

3.高校檔案信息化建設(shè)利用效率提高，管理快捷

電子文檔都具有各自的屬性，根據(jù)屬性信息可設(shè)置數(shù)據(jù)庫內(nèi)不同的檔案的開放權(quán)限，需要使用檔案的用戶只需借助計算機網(wǎng)絡(luò)就能進行相關(guān)的查詢，極大程度地方便了教師和學(xué)生對圖書資料的使用。

檔案資料的紙質(zhì)文本借閱轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上瀏覽模式，比如學(xué)生成績的生成，可以直接設(shè)權(quán)限給系部，再由系部通過計算機傳送至學(xué)院教務(wù)處。電子圖書的閱讀可以不受時間和空間的限制，實現(xiàn)了資源共享，極大地提高了檔案資源的利用率，減少了人力、物力和時間的浪費。

電子檔案形成后，管理人員可隨時對數(shù)據(jù)信息進行整理、更改。通過編制檔案管理軟件，可以使用模糊查詢、組合查詢、分類查詢等手段在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，并對檔案調(diào)閱、歸還等情況進行登記與統(tǒng)計。相對于傳統(tǒng)的人工管理，避免了翻閱大量的紙質(zhì)檔案，縮短了查閱時間，顯著提高了工作效率。

4.條形碼技術(shù)應(yīng)用對高校檔案工作發(fā)揮重要作用

條形碼技術(shù)是實現(xiàn)計算機管理和電子數(shù)據(jù)交換不可或缺的前端采集技術(shù)。用激光數(shù)據(jù)采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數(shù)據(jù)就會自動被計算機識讀和記錄，再由計算機進行數(shù)據(jù)管理。例如，英語四、六級考試、軟件水平專業(yè)技術(shù)考試等，試卷采用了條形碼，方便快捷，不易出錯。基于條形碼技術(shù)的優(yōu)點，在高校的檔案管理中應(yīng)積極推行條形碼的使用，它可以有效解決檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號順序之間可能出現(xiàn)的擺放錯誤、缺檔等各種問題，從而提高檔案室借閱和查庫的質(zhì)量和速度，減輕勞動強度。

三、當前高校檔案管理信息化工作存在的問題

現(xiàn)在我國高校的教師檔案管理水平普遍不高，有的至今仍停留在紙介質(zhì)基礎(chǔ)上，顯然這種管理手段已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的要求，它極大地浪費了人力和物力資源。在當今信息時代，這種傳統(tǒng)的管理方法必然會被以計算機為基礎(chǔ)的信息管理系統(tǒng)所代替。檔案管理工作質(zhì)量會直接影響高校的發(fā)展，所以必須不斷地完善高校檔案管理建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)量及管理的科學(xué)性，在這一過程中，檔案的信息化建設(shè)不平衡是一個比較常見的問題。

高校檔案管理信息化建設(shè)不是孤立的建設(shè)體，而是需要與高校其余管理方向相互配合，如果高校檔案管理信息化建設(shè)在機制上存在較大的問題，可能會影響到高校檔案管理信息化建設(shè)與其余管理環(huán)節(jié)的正常溝通。

四、完善高校檔案管理信息化的措施

為達到提升高校檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量之目的，首先要保證其基礎(chǔ)落到實處，這也是高校檔案管理信息化建設(shè)的必要制度保證。只有在明確的標準規(guī)范監(jiān)督下，才能全面提升高校檔案管理信息化的建設(shè)質(zhì)量。

隨著現(xiàn)代社會進入計算機和網(wǎng)絡(luò)時代，高?？梢詷?gòu)建檔案管理綜合性信息管理機構(gòu)，提升工作人員的責任意識，不斷強化高校檔案管理信息化建設(shè)機構(gòu)管理職能的重要性，提升教師工作積極性，進而保證檔案管理質(zhì)量。高校應(yīng)做到不斷完善檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)制度及管理體系，在遇到各種問題時有相應(yīng)的規(guī)章制度管理，提升高校檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性。

在完善高校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)注重加強高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作。為了使教學(xué)檔案信息得到充分共享，增強教學(xué)檔案服務(wù)的時效性，應(yīng)在高校局域網(wǎng)內(nèi)建立教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)使信息共享。計算機在各個領(lǐng)域的運用，為高校的各項工作提供了極大的便利，有效地提高了工作效率；同時，教學(xué)檔案管理的數(shù)字化、信息化，是信息社會對教學(xué)檔案工作的要求，也是教學(xué)檔案管理人員應(yīng)努力的方向。教學(xué)檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，一個文件、一篇文稿，無論是從起草、修改、刪減、檢索、打印以及登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)，都離不開辦公自動化，這就要求教學(xué)檔案管理人員必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)檔案管理工作的需求。

以上分析了檔案管理實現(xiàn)信息化管理及檔案信息化中存在的問題和檔案信息化的含義，提出了加強檔案信息資源的收集、整理、歸檔，做好信息化建設(shè)的具體措施。高校檔案管理信息化是適應(yīng)現(xiàn)代文明的重大變革，具有傳統(tǒng)檔案管理方式無可比擬的優(yōu)勢。各高校應(yīng)該提高檔案管理人員的素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理信息化運行，切實加強檔案信息化標準化、規(guī)范化的建設(shè)。

參考文獻：

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