探討高校檔案管理的創(chuàng)新及其優(yōu)化

孔菲

摘 要：新時(shí)期發(fā)展下，各高校要想要做好檔案管理工作，則需要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，提高其影響力，將檔案管理全面融入高校工作中，作為衡量各校工作的效率，同時(shí)也是進(jìn)行檔案管理的落腳點(diǎn)，本文主要對(duì)高校檔案管理的優(yōu)化措施和創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)行簡(jiǎn)單的闡述。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理 創(chuàng)新發(fā)展 優(yōu)化策略

近些年來(lái)，高校檔案管理成為高校教育工作的一部分，而在新的發(fā)展形勢(shì)下，想要完善檔案管理工作，則需要不斷的擴(kuò)大規(guī)模，健全制度，優(yōu)化檔案管理模式，創(chuàng)新體制建設(shè)發(fā)展，進(jìn)而提高工作效率，使檔案管理發(fā)揮真正的作用。[1]

一、優(yōu)化檔案管理

1.優(yōu)化檔案管理理念

優(yōu)化檔案管理理念的首要任務(wù)，吸取新理念、創(chuàng)新思維發(fā)展，同時(shí)也是優(yōu)化檔案管理的基礎(chǔ)，優(yōu)化思維發(fā)展，離不開(kāi)創(chuàng)新管理。所以，各部門(mén)要堅(jiān)持“為人民服務(wù)”的工作宗旨，將復(fù)合高校管理理念為發(fā)展方向，在檔案管理上，以優(yōu)化和創(chuàng)新發(fā)展為管理目標(biāo)。

2.完善管理內(nèi)容

各高校一般會(huì)設(shè)有檔案管理部門(mén)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，但有的數(shù)據(jù)并非是完整，檔案管理部門(mén)，想要將學(xué)校數(shù)據(jù)全部搜集全，是具有一定困難的，所以，要對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化、調(diào)動(dòng)，盡量使學(xué)校數(shù)據(jù)完善化，并且保證管理質(zhì)量，要能夠進(jìn)行規(guī)劃性、完整性的搜集數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合優(yōu)化，將其變得完整化、實(shí)效化、整合化，服務(wù)于人民群眾。[2]

3.優(yōu)化創(chuàng)新方式

為了緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，檔案管理部門(mén)不僅對(duì)外在形象進(jìn)行了優(yōu)化，從根本上對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革。管理工作人員要堅(jiān)持以服務(wù)為宗旨，而從工作人員的表現(xiàn)，就能夠體現(xiàn)出服務(wù)效果。此外，檔案管理部門(mén)也要通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高工作效率，實(shí)踐檔案管理機(jī)械化，打破傳統(tǒng)依靠人工管理的方式，不僅能夠節(jié)省時(shí)間，更能夠便于實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理。通過(guò)多樣化的方法，將學(xué)習(xí)檔案管理落實(shí)到實(shí)處，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管科學(xué)化、先進(jìn)化的管理模式。[3]

4.團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新

培養(yǎng)大量的管理人才，是目前我國(guó)各高校所應(yīng)履行的義務(wù)，根據(jù)管理人員自身的發(fā)展，培養(yǎng)一批務(wù)實(shí)、認(rèn)真、高水平、高技術(shù)的管理團(tuán)隊(duì)。建立全面的檔案管理制度，提高工作人員的綜合素質(zhì)和水平，能夠通過(guò)專業(yè)的方法，解決實(shí)際問(wèn)題。

二、檔案管理工作中的問(wèn)題

高校建設(shè)發(fā)展與檔案管理部門(mén)是分不開(kāi)的，不僅擁有記載、影響、信息的特點(diǎn)，還擁有專業(yè)性和應(yīng)用性，但這些特點(diǎn)，從目前發(fā)展形勢(shì)看，并未被體現(xiàn)出來(lái)，并且有一些問(wèn)題，有待解決。

1.缺乏規(guī)范的管理

目前，能夠真正做到檔案規(guī)范管理的學(xué)校少之又少，有些學(xué)校從表面上看，檔案的管理井然有序，與國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定相符合，擁有專門(mén)的檔案館，而實(shí)際上則問(wèn)題百出，也有一些學(xué)校，由于受一些外界因素的影響，導(dǎo)致管理缺乏規(guī)范化模式，缺乏科學(xué)的管理和優(yōu)化管理的方法。而對(duì)于檔案的管理，只是由各部門(mén)管理，缺少專業(yè)的工作人員管理、缺乏完善的機(jī)制、缺少完善的管理方式等一些問(wèn)題。

2.基礎(chǔ)設(shè)施落后

優(yōu)化檔案管理，首先要具備一定基礎(chǔ)管理?xiàng)l件。而一些學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)并未達(dá)到國(guó)家相關(guān)規(guī)定要求，根本不具備相應(yīng)的防范措施。例如：防火設(shè)施、防盜設(shè)施、防蟲(chóng)害等，另一方面，缺乏相應(yīng)的設(shè)備，致使管理室規(guī)模狹小、設(shè)施落后等。例如：2015年，一所高校由于基礎(chǔ)設(shè)施落后，致使一些檔案資料因天氣原因，而受潮，這給工作人員帶來(lái)了較大的麻煩。

3.綜合素質(zhì)有待提高

隨著社會(huì)化進(jìn)程的加快，社會(huì)各行業(yè)的工作人員要求逐漸增高，當(dāng)然檔案管理人員也是其中之一，一批專業(yè)、高水平的管理人員是檔案管理工作的必然要求，目前，我國(guó)從事相關(guān)職業(yè)的人員，均在大專學(xué)歷，但現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展速度驚人，現(xiàn)階段水平的檔案管理人員，已不能滿足行業(yè)的需要，并且管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，對(duì)于工作的責(zé)任認(rèn)識(shí)不到位，缺少專業(yè)的管理方法等。尤其是在深化管理方面的人才，較為稀缺。這也是高校檔案管理模式落后的主要原因。

三、創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理的策略

1.提升檔案管理人員的整體水平

管理人員的水平，決定著其部門(mén)的工作效率，想要提高管理水平，有必要提升管理人員的整體水平，筆者認(rèn)為：首先，提高錄取條件，在進(jìn)行招聘時(shí)，要綜合每個(gè)應(yīng)聘人員的自身?xiàng)l件，錄用一些專業(yè)水平過(guò)硬、具有相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任感較強(qiáng)的人員，其目的是：讓他們身上的優(yōu)勢(shì)能夠完全體現(xiàn)在工作上，對(duì)于一些錯(cuò)誤，要能夠及時(shí)進(jìn)行改正，將他們身上應(yīng)有的年輕活力，全部灑在工作中。檔案管理工作，需要對(duì)工作內(nèi)容和法律法規(guī)具有一定的掌握。其次，定期安排培訓(xùn)。管理人員想要完全勝任這份工作，則需要不斷學(xué)習(xí)、強(qiáng)化自身能力，以跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。因此，相關(guān)部門(mén)要進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷增加工作人員的工作能力。最后，注重培養(yǎng)人才。檔案管理部門(mén)可以適當(dāng)建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于表現(xiàn)突出的員工，部門(mén)可以給予職稱評(píng)定，挖掘具有工作潛力的員工，重點(diǎn)培養(yǎng)。

2.規(guī)范工作體制

實(shí)行統(tǒng)一管理。由學(xué)校集中管理，避免出現(xiàn)混淆的想象。其二，建立管理制度。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，因此，檔案管理部門(mén)要健全規(guī)章制度，檔案實(shí)行分類、整合管理，從搜集檔案、保存檔案、輸入系統(tǒng)、整理、建檔等都要建立完善的管理制度，對(duì)于保管的材料，要進(jìn)行歸納裝訂、排序、按類別劃分。職能劃分明確，避免當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，找不到責(zé)任人的情況出現(xiàn)。

3.優(yōu)化管理模式

其一，管理人員要學(xué)會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)信息實(shí)行管理，打破傳統(tǒng)單一的展示方法，實(shí)現(xiàn)檔案多樣性的管理模式。通過(guò)計(jì)算機(jī)管理，不僅能夠節(jié)省工作時(shí)間，還能夠提高工作效率，這也是傳統(tǒng)管理模式所不能超越的，例如：在查找某學(xué)生檔案時(shí)，即通過(guò)計(jì)算機(jī)幾秒就能夠完成，而傳統(tǒng)人工的方式卻要按照分類進(jìn)行查找，較為繁瑣。并且計(jì)算機(jī)保存不需要空間要求、不需要大量的資金投入，最為重要的是，具有較高的保密性。

其二，創(chuàng)新信息升級(jí)。創(chuàng)新信息升級(jí)是現(xiàn)代檔案管理的前提條件，是優(yōu)化創(chuàng)新管理進(jìn)步的體現(xiàn)。加大檔案信息技術(shù)管理力度，實(shí)行信息化發(fā)展，成為現(xiàn)階段優(yōu)化檔案管理信息的落腳點(diǎn)，加大經(jīng)濟(jì)投資，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)施，健全檔案管理制度。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理是各高校的基本義務(wù)，也是工作的職責(zé)，新時(shí)期發(fā)展下，各高校要全面致力于檔案的管理方式，管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化管理，使之能夠充分發(fā)揮檔案的真正意義和作用，使檔案管理能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

參考文獻(xiàn)

[1]關(guān)莉莉.淺析高校檔案管理創(chuàng)新[J].科技風(fēng).2014（22）.

[2]鐘杏梅.淺議企業(yè)檔案管理創(chuàng)新[J].東方企業(yè)文化.2013（14）.

[3]耿亞楠.檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（18）.