信息化環(huán)境下的高校檔案管理

李偉

摘 要：作為高校管理重要內(nèi)容的檔案管理，其信息化程度越高，越有助于發(fā)揮其在高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承等方面的職能與作用。本文以管理信息化為背景，以高效檔案管理信息化為價(jià)值追求，旨在提升高校檔案管理的科學(xué)化、信息化和規(guī)范化程度。

關(guān)鍵詞：信息化；高校檔案管理；對(duì)策

一、信息化環(huán)境下高校檔案管理的意義和作用

（一）檔案管理信息化有助于提高檔案管理質(zhì)量

檔案管理涉及到文獻(xiàn)資料的歸類、保存、整理、查閱和使用服務(wù)等一系列工作，是高校管理的重要內(nèi)容和履行“四大職能”的重要載體與堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。高校檔案管理的信息化相對(duì)于傳統(tǒng)人工模式，具有自身顯著的優(yōu)點(diǎn)，集中體現(xiàn)在文獻(xiàn)數(shù)據(jù)分類速度快、存儲(chǔ)能力強(qiáng)、查閱利用效率高和資源共享能力好等幾個(gè)方面。高校檔案管理信息化，在很大程度上可以提高檔案管理質(zhì)量，促使管理人員從以往的繁重文獻(xiàn)資料整理中解脫出來(lái)，從而將更多的時(shí)間和精力用在服務(wù)廣大師生的教學(xué)、科研、管理和數(shù)據(jù)服務(wù)上。

（二）檔案管理信息化有助于高校與社會(huì)交流融合

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，尤其是在全社會(huì)信息化程度不斷提高的背景下，高校檔案管理信息化可以充分發(fā)揮其強(qiáng)大的社會(huì)服務(wù)和文化傳承職能，引領(lǐng)高校信息資源、科技資源和教育資源與社會(huì)需求充分融合，更好地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。眾所周知，高校是當(dāng)今社會(huì)的人才高地、教育高地、科技高地和信息高地，檔案管理信息化可以將高校的教育、科技、文化等資源轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)流，從而便于社會(huì)需求者快速查找、利用。高校只有在與社會(huì)交流與互動(dòng)中有所作為，才可以為自身發(fā)展迎來(lái)支持和幫助，只有通過(guò)社會(huì)信息服務(wù)和文化傳播交流才可以發(fā)揮其價(jià)值與作用，促使自身發(fā)展進(jìn)入良性循環(huán)。

二、信息化環(huán)境下高校檔案管理存在的主要問(wèn)題及分析

（一）管理理念滯后人員素質(zhì)不高

目前，我國(guó)很多高校尤其是地方高校管理層還有認(rèn)識(shí)到檔案管理及其信息化的重要意義，僅僅將其界定在資料保存的傳統(tǒng)范疇，忽視了其重要價(jià)值與作用，尤其是“重藏輕用”的理念還很根深蒂固，嚴(yán)重制約了信息化進(jìn)程和服務(wù)質(zhì)量的提升。檔案管理信息化，需要專業(yè)人員來(lái)從事，然而目前我國(guó)很多高校在檔案管理人員配置上，不是將其作為引進(jìn)人才安排家屬的福利待遇，就是將其作為內(nèi)部子弟工作安排的自留地，從而導(dǎo)致檔案管理不僅缺乏專業(yè)人才，更不具備基本的管理素質(zhì)。

（二）資源分散保障體系亟待健全

高校檔案管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，需要將海量的文獻(xiàn)資料和數(shù)據(jù)信息整合在一起，并通過(guò)分類整理和高效儲(chǔ)存來(lái)發(fā)揮作用。然而，在我國(guó)很多高校檔案資源分布還很分散，尤其是教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、國(guó)資檔案、財(cái)務(wù)檔案等在很多高校大都屬于條塊分割管理狀態(tài)，缺乏統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)支撐，不僅給學(xué)校管理帶來(lái)很大的麻煩，也給信息資源使用帶來(lái)嚴(yán)重負(fù)擔(dān)。與此同時(shí)，我國(guó)一些高校檔案管理者由于信息安全和保密意識(shí)不夠，加之檔案管理的信息化程度和加密措施缺乏規(guī)制，經(jīng)常導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資料在利用中出現(xiàn)信息泄密現(xiàn)象，在很大程度上給檔案的安全管理帶來(lái)重要風(fēng)險(xiǎn)。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施缺失管理標(biāo)準(zhǔn)失范

高校檔案管理的信息化需要堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施支撐和標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)程與管理制度的保障，離開(kāi)了功能完善的設(shè)施設(shè)備與信息系統(tǒng)以及管理規(guī)范，根本談不上信息化管理。然而，目前在我國(guó)很多高校尤其是地方高校，由于管理層的認(rèn)識(shí)不到位，往往導(dǎo)致在檔案管理的資金投入方面欠賬很大，甚至部分高校的檔案管理還處在手工作業(yè)狀態(tài)，有些高校檔案管理雖配置了電腦，但由于缺乏專用管理軟件，導(dǎo)致檔案管理僅僅局限在普通的文檔管理，根本談不上數(shù)據(jù)檢索和自動(dòng)化分類功能。在實(shí)踐中，部分高校的檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程的引領(lǐng)與指導(dǎo)，從而導(dǎo)致在電子信息的真實(shí)性、完整性以及電子簽名的真實(shí)性和認(rèn)證等方面還存在諸多瑕疵，嚴(yán)重制約檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化。

三、信息化環(huán)境下高校檔案管理的合理化對(duì)策

（一）強(qiáng)化信息化意識(shí)培育高素質(zhì)人員

新時(shí)期，我國(guó)高校提高檔案管理的信息化程度，管理層必須從戰(zhàn)略高度重視檔案管理信息化工作，將其納入數(shù)字化校園的范疇進(jìn)行建設(shè)，并配置高素質(zhì)的從業(yè)人員，切實(shí)提升檔案管理的科學(xué)化水平。高校管理信息化，不僅涉及教學(xué)過(guò)程的信息化和科研管理的信息化，更涉及檔案管理的信息化，只有將教學(xué)科研管理和檔案服務(wù)等統(tǒng)一納入數(shù)字化校園建設(shè)才可以引領(lǐng)檔案管理信息化健康持續(xù)發(fā)展。與此同時(shí)，在人才配置上我國(guó)高校管理層要更新觀念，重點(diǎn)配置一批受過(guò)專業(yè)教育即圖書(shū)館學(xué)或者信息資源管理等方面的大學(xué)生或者研究生從事檔案管理，并通過(guò)崗前培訓(xùn)、在職教育和繼續(xù)教育等形式切實(shí)提高從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合技能，從而為檔案管理信息化提供強(qiáng)有力的人力資源支撐。

（二）規(guī)范管理制度切實(shí)加強(qiáng)安全保障

新時(shí)期，我國(guó)高校提高檔案管理的信息化程度，管理層必須要健全和完善檔案管理制度，切實(shí)從收集、整理、分類、利用和安全管理等方面制定統(tǒng)一的管理制度和操作規(guī)程，切實(shí)提升檔案管理信息化的制度性與規(guī)范性。高校檔案管理信息化，要具有集成式和系統(tǒng)化理念，切實(shí)通過(guò)制度建設(shè)和機(jī)制完善，將學(xué)校各類檔案如教學(xué)科研、后勤管理、人事組織等整合在一起。與此同時(shí)，高校檔案管理信息化還要著力從網(wǎng)絡(luò)傳輸、機(jī)讀格式、著錄規(guī)則以及文獻(xiàn)標(biāo)注等方面強(qiáng)化制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理流程。最后，高校檔案管理信息化還要注意安全防控體系的建設(shè)，著力通過(guò)制度設(shè)計(jì)、安全加密和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等措施，在確保安全的前提下為廣大師生和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的信息查閱和咨詢服務(wù)。

（三）加大資金投入完善檔案管理系統(tǒng)

新時(shí)期，我國(guó)高校提高檔案管理的信息化程度，管理層必須加大檔案管理的的資金投入力度，重點(diǎn)圍繞計(jì)算機(jī)硬件、管理信息系統(tǒng)軟件等方面強(qiáng)化建設(shè)，著力構(gòu)建功能強(qiáng)大、便捷高效的檔案管理系統(tǒng)，主動(dòng)服務(wù)廣大師生和社會(huì)發(fā)展。在計(jì)算機(jī)硬件建設(shè)上，我國(guó)高校要將檔案管理信息化經(jīng)費(fèi)列入年度預(yù)算，給予充足的資金保障，著力配置現(xiàn)代高效的計(jì)算機(jī)設(shè)備。在檔案管理信息系統(tǒng)的配置上，我國(guó)廣大高校要通過(guò)自我研發(fā)、外部購(gòu)買和外包等形式，緊密結(jié)合學(xué)校實(shí)際，努力構(gòu)建存儲(chǔ)能力強(qiáng)、功能多樣、服務(wù)高效的檔案管理信息系統(tǒng)，主動(dòng)為廣大師生和社會(huì)推送多樣化、個(gè)性化乃至定制化的檔案信息服務(wù)。

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