淺議醫(yī)院檔案管理制度建設的重要性

張利軍

摘 要：檔案是醫(yī)院在業(yè)務開展中形成，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文獻記錄。它們真實地反映著醫(yī)院工作的歷史和現(xiàn)狀，成為記載醫(yī)院發(fā)展的寶貴歷史資料，有著無可替代的歷史和法律憑證作用。醫(yī)院檔案的保存價值、法律憑證作用、借鑒利用決定了醫(yī)院檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的必要性。

關鍵詞：信息檔案管理；應用

一、醫(yī)院檔案的范疇和規(guī)范化管理的必要性

隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設得以迅速發(fā)展，醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院管理應用已經(jīng)越來越廣泛，其作用也越來越大，但醫(yī)院的檔案信息化建設還相對的滯后，嚴重地影響和制約了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用工作。如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應信息時代的發(fā)展，這是我們當前亟待解決的問題。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化的現(xiàn)狀

（一）對醫(yī)院檔案信息化建設重視不夠

目前在醫(yī)院管理中，計算機應用已經(jīng)成為不可缺少的一部分，但一些領導還是不能充分認識檔案信息化建設的作用和迫切性，致使在醫(yī)院的信息化建設中未將檔案信息化建設納入同步考慮和同步實施。

（二）檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后

目前，檔案管理軟件的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理軟件方面更為欠缺。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，已不適應形勢的發(fā)展，與醫(yī)院的信息系統(tǒng)無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。

（三）檔案管理標準化程度低

檔案管理標準化是保證歸檔信息有效利用的關鍵。標準化程度低影響了醫(yī)院檔案信息化建設的進程，造成了低水平的重復建設；從現(xiàn)在階段來說，醫(yī)院收費系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)、病歷病案系統(tǒng)、檢驗系統(tǒng)、影像檢查系統(tǒng)等部門系統(tǒng)不全一致，規(guī)格不一，不能通用，也與檔案管理系統(tǒng)存在著接口、存貯檔案數(shù)據(jù)方式不同和無法交換等問題，檔案信息資源無法實現(xiàn)共享。

（四）醫(yī)院檔案管理格局混亂

目前，醫(yī)院檔案管理是一個多部門管理檔案的格局。比如醫(yī)院的綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、財務檔案等。隸屬行政辦公室管理，而醫(yī)療文書檔案、各種檢查影像等又分屬其他醫(yī)務部門管理。管理部門采用的工作方式、管理方式不同，在管理職責上也不明確，也沒有納入醫(yī)院的綜合目標管理考核，這樣多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。

三、加強檔案信息化管理的要點

（一）強化電子文件歸檔管理

充分利用醫(yī)院網(wǎng)絡資源共享的功能，將上級來文及醫(yī)院各處、室形成的文件直接轉(zhuǎn)換，進入檔案室數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)文件歸檔同時，應將同版本的電子文件一并歸檔，同時并入本單位檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，與醫(yī)院辦公自動化同步進行運行。

（二）硬件基礎設施的投入

醫(yī)院要加快檔案信息化的建設?？梢越Y合自己的經(jīng)濟能力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件，從而使檔案信息化建設加快發(fā)展。從實際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設備，按照填平補齊、適當超前、適當延伸的原則購置適當?shù)募夹g設備。包括數(shù)據(jù)庫服務器、路由器、圖文影像掃描設備、海量存儲設備等。開發(fā)適合醫(yī)療行業(yè)使用的專門的檔案利用軟件。

（三）建立標準化、規(guī)范化檔案管理體系

依據(jù)國家有關檔案信息化建設的規(guī)定、規(guī)范，檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽，具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足醫(yī)院文檔一體化管理、業(yè)務流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。

（四）加強檔案信息資源傳輸網(wǎng)絡化，實現(xiàn)信息資源共享

檔案的真正價值在于利用，檔案信息化建設的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實行新信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件服務、聯(lián)機公共目錄查詢和光盤遠程檢索服務。同時開展檔案信息咨詢服務，為用戶進行定向、定題的交互式信息咨詢，運用現(xiàn)代信息技術對檔案信息進行加工、提煉和深層次開發(fā)，提供更多二次、三次加工的信息產(chǎn)品，拓展醫(yī)院檔案的服務功能，提高檔案服務質(zhì)量。高質(zhì)量、豐富充足的信息資源是檔案數(shù)字化的基礎，是網(wǎng)絡建設的核心。信息資源不足，網(wǎng)絡就如“無本之木，無源之水”。

（五）規(guī)劃、建立有特色的數(shù)字化信息資源庫

數(shù)字化信息資源庫包括數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字文檔管理系統(tǒng)、數(shù)字文件管理系統(tǒng)等。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案室網(wǎng)絡建設的重要組成部分，是網(wǎng)絡的信息資源。要加強網(wǎng)絡建設，必須加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的建設要以國際、國內(nèi)標準為依據(jù)，集中力量建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫；另一方面，檔案資源數(shù)字化整理也要與之配套進行，即使用數(shù)字模擬整合技術將室藏各種檔案數(shù)字化。

（六）加強檔案信息技術人員隊伍建設

檔案信息化建設是一個促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。信息技術、網(wǎng)絡技術在檔案領域的應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作人員應該是具有廣博的知識并掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡技術的復合型人才。面對需求上的這一變化，首先要做好現(xiàn)職人員的培訓工作，檔案工作人員不但是檔案學、文書學、信息傳播學等方面的專業(yè)人才，而且是計算機應用軟件開發(fā)、通信工程技術、信息網(wǎng)絡、信息管理、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)和服務、辦公室自動化及計算機輔助設計技術等方面的專業(yè)人員。只有通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)，才能適應計算機技術、信息技術不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢，這也是當今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。

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