試論大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作

吳慧

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質(zhì)版文件留存，既占用了大量的空間，又不便于查看與整理;伴隨著信息化大數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作更加高效、便捷，相比于傳統(tǒng)檔案管理方式，減少了空間占用，便于搜索、整理，獲得了更好的發(fā)展。這樣的發(fā)展，促進(jìn)了生活質(zhì)量的提升，增加了人們生活幸福感，但任何事物的發(fā)展必定是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案數(shù)字化;挑戰(zhàn);創(chuàng)新舉措

隨著信息化的不斷發(fā)展，大量的數(shù)據(jù)模式正在悄然改變著人們的思想觀念，如何更有效并長(zhǎng)期地保存檔案資料成為檔案管理工作中的主要問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)變革，一步步推進(jìn)人們生活的便利，實(shí)現(xiàn)高效的知識(shí)管理層次。檔案管理工作逐步成為大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的重要內(nèi)容，值得我們進(jìn)一步探討與研究。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景

大數(shù)據(jù)是一個(gè)抽象的概念，是一種新的數(shù)據(jù)處理模式。在信息化發(fā)展越來(lái)越快的今天，大數(shù)據(jù)已經(jīng)是大家口中常被提到的概念，在高速運(yùn)轉(zhuǎn)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)中占據(jù)越來(lái)越重要的作用。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，任何事物講求速度，速度是它最基本的價(jià)值所在，速度越快越能占領(lǐng)重要的地位，數(shù)據(jù)的處理在這種環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生。在處理海量化信息的同時(shí)，也在進(jìn)一步提出挑戰(zhàn)，信息的儲(chǔ)存得以基礎(chǔ)地解決，但信息的安全性仍存在隱患，需要盡快尋找方法解決這一問(wèn)題。例如，在信息化發(fā)展較快的今天，人們利用電腦處理信息并且所有的信息都需要上傳至網(wǎng)絡(luò)并儲(chǔ)存保管。比如，企業(yè)員工的各類信息的統(tǒng)計(jì)以及員工需要登錄的員工系統(tǒng)等，都是大數(shù)據(jù)時(shí)代下的產(chǎn)物。既然它出現(xiàn)了，我們就要充分地利用它，以期解決我們最基本的需求。

2 檔案數(shù)字化的意義與作用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，將檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，即是檔案數(shù)字化?，F(xiàn)代技術(shù)通過(guò)掃描、數(shù)字化等方式管理檔案資料，提高了工作效率，激發(fā)了工作熱情。檔案數(shù)字化是一種新型的信息技術(shù)方式，在這種情況的促使下，越來(lái)越多的工作單位開(kāi)始利用這種方式，以提高經(jīng)濟(jì)效益和工作效率。

2.1 提高經(jīng)濟(jì)效益

任何的公司、企業(yè)等在利用信息化數(shù)據(jù)時(shí)，或多或少都會(huì)帶來(lái)一定的好處，既提高了經(jīng)濟(jì)效益，還激發(fā)了員工的信心。傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)版為主，費(fèi)地費(fèi)資較多，一時(shí)難以籌集。現(xiàn)代檔案管理以數(shù)字化信息為主，減少了資金耗費(fèi)，提高了公司經(jīng)濟(jì)效益。例如，企業(yè)用數(shù)字化信息下發(fā)工資，既節(jié)省了真正的人力資源耗費(fèi)，又節(jié)省了公司經(jīng)濟(jì)成本的耗費(fèi)。

2.2 提高辦公效率

與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理方便存儲(chǔ)、搜索，一目了然，有效提高了辦公效率。在任何單位中，任職后方便及時(shí)歸檔，減輕負(fù)擔(dān)。例如，在干部的任用中，都需要檔案資料的提供，在大數(shù)據(jù)背景下可以很快地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，提高了工作效率，減少了工作中歸檔方面存在的一些錯(cuò)誤。

2.3 增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，將檔案資料以數(shù)字化形式加以保存，增強(qiáng)了對(duì)檔案原件的保護(hù)，尤其是時(shí)間非常久的那些檔案，更便于查看原件。例如，在教師行業(yè)的管理中，常需要利用數(shù)字化檔案管理學(xué)生及教師的資料信息，以期方便統(tǒng)計(jì)在校教師與在校學(xué)生人數(shù)。

3 大數(shù)據(jù)給檔案工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)

3.1 對(duì)檔案管理理論的挑戰(zhàn)

在數(shù)字化時(shí)代的摧使下，新一代技術(shù)變革也在緩緩發(fā)生，新時(shí)代數(shù)字化檔案管理工作挑戰(zhàn)著傳統(tǒng)的檔案管理方式。這一系列新型方式的出現(xiàn)，對(duì)檔案管理理論也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。例如，新型技術(shù)的出現(xiàn)使得傳統(tǒng)紙質(zhì)版的資料出現(xiàn)越來(lái)越多的問(wèn)題，以前適用的理論基礎(chǔ)也受到挑戰(zhàn)，開(kāi)始慢慢改變成適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的新型理論基礎(chǔ)。

3.2 對(duì)檔案信息資源管理的挑戰(zhàn)

現(xiàn)代檔案管理工作對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作提出了一系列挑戰(zhàn)，現(xiàn)有的技術(shù)越來(lái)越難以支撐檔案管理工作的進(jìn)行，因此需要更新?lián)Q代才能維持更新的狀態(tài)。在大數(shù)據(jù)背景下，新型技術(shù)變革對(duì)檔案信息資源管理也提出了一系列挑戰(zhàn)。

4 檔案工作應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的創(chuàng)新舉措

4.1 賦予檔案新的內(nèi)涵

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，新的技術(shù)逐步出現(xiàn)，賦予了檔案新的內(nèi)涵，要求人們以更新的思想來(lái)管理檔案，以更復(fù)雜的思維來(lái)歸類檔案。在這樣的背景下，更多的追求是檔案管理信息的復(fù)雜化、完整性。例如，在學(xué)校檔案中，在信息化逐步推進(jìn)的時(shí)代，更便于檢索、掃描歸檔，保存整理。我們可以在需要的時(shí)候去檔案館直接從電腦中調(diào)取檔案即可，免去了以前紙質(zhì)版一一找尋的麻煩。

4.2 及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)

常說(shuō)“活到老，學(xué)到老”，人尚且需要不斷地學(xué)習(xí)來(lái)支撐自己的夢(mèng)想，更何況信息技術(shù)的發(fā)展，它也需要不斷的更新?lián)Q代，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作者也提出了更高的要求，只有不滿足于現(xiàn)有的技術(shù)結(jié)構(gòu)，不斷地更新?lián)Q代，才能為檔案管理工作提出更多有意義的決策。

4.3 構(gòu)建新的檔案收集體系

在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案體系已經(jīng)不能完全適用于現(xiàn)代檔案體系，所以需要構(gòu)建新的檔案體系，以便完善檔案管理工作的進(jìn)程，為日后工作節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。

4.4 拓寬新的檔案利用渠道

在更新?lián)Q代很快的今天，檔案管理工作者也需要不斷拓寬檔案利用的新渠道，接收新的信息資源，獲得長(zhǎng)足的進(jìn)步。例如，在公司檔案管理中，僅僅使用電腦儲(chǔ)存信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要拓寬新的渠道，運(yùn)用新型的方式管理檔案。

由此可知，在不斷發(fā)展變化的今天，檔案管理工作仍然很重要，尤其是使用信息技術(shù)不斷提升更多的途徑去開(kāi)辟新的道路。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，及時(shí)更新?lián)Q代很有必要的，要不斷提高技術(shù)支持，提高工作效益，為美好生活創(chuàng)造有力的支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]王麗麗.大數(shù)據(jù)背景下檔案資源的整合與利用[J]. 蘭臺(tái)世界，2014，（17）.