辦公室會務工作經(jīng)驗談

魏建霞 陶婷華

【摘要】辦會是辦公室業(yè)務的重要內容之一，筆者從發(fā)送會議通知、會前準備、會中保障、會后收尾幾個方面介紹了辦會大致流程及工作經(jīng)驗。

【關鍵詞】會務;會前準備;會中保障;會后收尾

辦文、辦會、辦事是辦公室業(yè)務的三大重頭戲，筆者認為其中辦會是提升自身能力最快的業(yè)務，因為會務工作需要你在短時間內迅速配齊服務接待、車輛調度、醫(yī)療餐飲、臨場應對等等功能，把自己組合成無所不能的“變形金剛”綜合體?？梢哉f辦一次會就是打一場戰(zhàn)役，成功一次就使你的戰(zhàn)斗指數(shù)提升到一個更高的“段位”。下面筆者想就辦會流程和大家分享一些辦會經(jīng)驗。

辦公室辦會主要包括主辦、承辦和協(xié)辦，主辦是指從自身職能出發(fā)，為完成某項業(yè)務以辦公室為主體自主辦會，比如辦公室業(yè)務交流會;承辦是指接受上級單位或外單位委托，為完成某項業(yè)務以辦公室為依托辦會，比如科技委專家xxx專題研討會;協(xié)辦是指在整個會務過程中協(xié)助完成某個專項，比如協(xié)調用車、協(xié)調餐飲或者協(xié)調住宿等。

本文主要討論的是主辦和承辦會議，關鍵流程主要包括發(fā)送會議通知、會前準備、會中保障、會后收尾。

一、發(fā)送會議通知

辦會第一個流程就是撰寫并發(fā)送會議通知，無論是主辦還是承辦，會議通知都要包含下面幾大要素。

（一）標題。通知標題要點明主題，也就是說讓人一看就能知道這大概是個什么內容的會。

（二）會議主要事項。一般通知第一段要交代清楚召集會議緣由，比如“為了XXX”“按照XXX要求”等，以及召開會議的目的，方便參會人員做好會前準備。

（三）會議時間、地點。通知第二段要寫清報到時間、地點和會務聯(lián)系人的姓名及聯(lián)系電話，方便大家溝通聯(lián)絡。同時要在報到地點后面附上乘車路線（比如火車站、機場到目的地分別怎么乘車）和報到地點附近的標志性建筑，方便大家順利入駐。

（四）參會人員或者參會范圍。通知第三方面內容要明確參會范圍，可以是限定范圍，比如“參會人員為單位負責財務工作的領導”，也可以附件形式確定具體人員姓名，比如“XX單位，張XX”。

（五）會議費用。如果會議涉及收費還要寫清楚繳費事項和金額，比如“住宿費XX元，材料費XX元”。

（六）會議回執(zhí)。會議回執(zhí)一般以附件形式體現(xiàn)，設計好填報內容也很重要，比如要填寫是否少數(shù)民族、性別、聯(lián)絡方式，如果有接送站服務，還需填報始發(fā)、終到站名稱，航班或車次等等。

二、會前準備工作

擬定會議通知時，參會人員數(shù)量、會議性質已經(jīng)大致有了一個方案，這為進一步確定在何處用餐、所需車輛多少、住宿房間等提供了基礎數(shù)據(jù)，可以著手進行會前準備工作。這些工作包括確定用餐地點、會議用車數(shù)量、與酒店溝通確定需要的房間數(shù)量等。

（一）餐飲。不管會議大小，餐飲安排都是必不可少的。安排會議餐飲首要一條就是干凈衛(wèi)生，吃壞肚子甚至食物中毒不但影響會議進程，嚴重的還會給自己單位帶來不好影響。其次安排餐飲要綜合考慮路程遠近，參會人員不管是調研還是學習、評審，都比較辛苦，中餐應盡量簡短、路程距會議地點越近越好，一般安排在單位食堂或者會議酒店自助餐，留出休息時間，以便大家“養(yǎng)精蓄銳”，開好下午的會;晚餐在不違反規(guī)定的情況下可酌情安排具有地方特色的菜品，使大家在緊張工作之余能溝通交流。

（二）用車。不管是單位內部協(xié)調用車還是利用社會資源，會務人員都應該統(tǒng)籌合理使用車輛，以達到無縫銜接。比如接送站，要提前匯總好各位參會代表進駐和離會時間，時間相近、同一個站點的安排同一個車，再根據(jù)人員數(shù)量調撥大車或小車;再比如會議期間用餐時，要提前預估需要多少車輛，掌握每輛車載客數(shù)，還要跟司機師傅提前溝通好車輛行進路線等;會前還要注意把司機師傅的電話存儲好，方便聯(lián)系溝通。還有一些更加細致的工作也要做在前面，比如溫馨提示司機師傅在車上配備一定數(shù)量的雨傘、飲用水以及接站指示牌，還要預留車輛以防會議期間應急使用。

（三）住宿。根據(jù)會議時間、參會人員數(shù)量和會議代表回執(zhí)，要提前訂好酒店并預留好房間數(shù)量。比如有的代表因為工作或其他原因需要提前1-2天到會，有的代表卻需要晚走1-2天，有的代表住雙人間，有的代表住單人間，這些情況都要跟酒店協(xié)商好。同時，預定酒店還要考慮酒店地點和環(huán)境，太吵影響休息，地點太偏的話，如果沒有接送站，又不方便代表進駐和撤離，凡此種種，都要在會前綜合考慮。

（四）會議室。如果住宿酒店內設有會議室，又能滿足會議所需條件，可考慮在酒店租用會議室;但如果會議涉密，則應該在單位內部召開，并通知負責保密的相關部門，按照涉密會議布置會場。同時要在會前準備好會議要用的桌牌，如果有行政級別，還要安排好參會代表座次;調試好話筒和投影儀;用水則要根據(jù)季節(jié)準備好茶水或礦泉水。

（五）醫(yī)療保障。根據(jù)會期長短，會務人員要準備一些常用的感冒藥、止瀉藥、抗過敏藥等，如有年齡較大的參會代表，還要準備一些降壓藥，如果單位內部有醫(yī)療所，最好能提前打個招呼，也許有不時之需。

（六）會議指南。會務人員要在會前印制好會議指南或者類似的小冊子，里邊的內容根據(jù)具體會議大（下轉第112頁）

（上接第106頁）致包括單位簡介、會議日程、用餐及開會的時間地點、會務組的位置及聯(lián)系方式等。

總之，會前準備越充分、細致，在會中越能鎮(zhèn)定、從容，會議效果越好，否則就會狀況百出，手忙腳亂，甚至“拆東墻補西墻”，顧此失彼。

三、會中保障

這個環(huán)節(jié)是會務人員高度緊張的環(huán)節(jié)，不僅要檢驗前期準備工作是否充分，還要檢驗會務人員綜合素質是否過硬。

（一）會議報到。從報到開始進入會中階段。代表報到時要統(tǒng)計好代表的單位、姓名、聯(lián)系方式，同時分配房間、發(fā)放會議指南和會議資料。對于應到而未到的代表及時聯(lián)系、了解情況，如果對方因故取消行程，要及時調整原有工作計劃;如果是航班延誤，則要及時溝通房間和用餐信息。

（二）會場保障。秘書組在場內做好會議記錄，會務組則要全力做好會議保障。在整個會議期間要做好充分的心理準備，當好救火隊員，因為現(xiàn)場會出現(xiàn)一些常見的突發(fā)狀況。比如話筒突然壞了，你要迅速做出反應，找到備用話筒;忘帶簽字筆或者筆記本的情況，要隨時能提供;車輛突然故障，不能及時到位，要迅速協(xié)調好;有的代表因故不能出席，還要緊急調整座次，等等。

（三）現(xiàn)場協(xié)調。要保持高度警惕，隨時關注會議進度，車輛調度要及時，會議即將結束和用餐即將結束時就要備好車;如果會議延時，則要及時通知餐廳順延用餐，以免出現(xiàn)茶冷飯涼情況;如果出現(xiàn)車輛故障，要及時啟用備用車輛，以免耽誤會議用車。

這個環(huán)節(jié)最能考驗會務人員的綜合素質還體現(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)一些無法預料的狀況，因為你準備的再充分，也不能完全預料到現(xiàn)場會發(fā)生什么，比如筆者作為會務人員時就處理過的一例突發(fā)事件。一位老專家因為沒注意而一頭撞在了玻璃門上，所幸沒出什么意外，但是眼鏡碎了，什么都看不見。而配鏡是需要驗光、測視力等一系列程序的，不是隨時就能買到，當時筆者是從最近的配鏡中心租用了一幅度數(shù)相近的眼鏡以解燃眉之急，然后為代表加急配了一幅眼鏡，第二天趕在散會前送到了代表手上，沒有耽誤專家開會，也沒有耽誤專家的行程。當然，解決的辦法還有很多，完全“因地制宜”。但同時這個環(huán)節(jié)也能最快提高一個人的業(yè)務水平，不要輕敵，也不能畏難。

四、會后收尾

（一）返程。如果是有送站安排的會議，要安排好送站時間和車輛;做好和酒店、車輛等相關方的費用結算，保留好票據(jù)，如果是主辦單位，票據(jù)是報銷的憑證，如果是承辦單位要做好票據(jù)的交接。同時返程的安排一定細致耐心，會務工作切忌虎頭蛇尾，要做好最后的點睛之筆，不要弄得前面工作都挺好，最后倉促結束，這樣等于前面的辛苦白白付出了，事倍功半。

（二）相片、資料等寄遞。會議過程如果形成相片、通訊錄、紀要等資料，要根據(jù)會議代表的單位地址及時寄出并通知對方查收。

由此可以看出，做會務不但遇到情況有辦法不慌亂，還得能和各個行業(yè)打交道，“藝多不壓身”，平時多積累經(jīng)驗，勤動腦多觀察，做事舉一反三，有始有終，摸到“門道”，做一個會務達人。

【參考文獻】

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