關(guān)于提升高校會(huì)務(wù)工作水平的思考

黃蘭青+朱斌峰

摘要：會(huì)議是一切事務(wù)處理的重要環(huán)節(jié)，高校內(nèi)的會(huì)務(wù)工作涉及面廣，包括教學(xué)工作會(huì)議、科研活動(dòng)會(huì)議、黨員會(huì)議等各種會(huì)議，如今，高校學(xué)術(shù)研究、科研合作、成果轉(zhuǎn)化等方面的會(huì)議舉辦得更加頻繁。提升會(huì)務(wù)水平，對(duì)高校各項(xiàng)工作順暢開展具有重要意義，甚至很多會(huì)議本身就是知識(shí)創(chuàng)新、教育學(xué)生的優(yōu)質(zhì)平臺(tái)與機(jī)會(huì)。本文從會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)方面分析了提升高校會(huì)務(wù)工作水平的措施。

關(guān)鍵詞：高校；會(huì)務(wù)；措施

會(huì)議是一種目的性強(qiáng)、組織有序、以口頭交流為主要方式的群體性多向溝通活動(dòng)，是行政管理的重要手段。它具有集思廣益、制定決策、交流信息、研究問(wèn)題、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等目的和功能。高校承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新的功能，是思想文化交流最頻繁的地方。會(huì)務(wù)工作是高校服務(wù)支持體系的重要組成部分，高校需要重視會(huì)務(wù)工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，做到會(huì)前精細(xì)籌備、會(huì)中有序管理、會(huì)后及時(shí)總結(jié)反思。同時(shí)，以高校發(fā)展目標(biāo)與作用定位為指導(dǎo)核心，更好地發(fā)揮會(huì)議的實(shí)質(zhì)作用，制定適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展策略，更好的為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

一、會(huì)前做好統(tǒng)籌規(guī)劃

1、準(zhǔn)確獲悉領(lǐng)導(dǎo)要求。請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于每次會(huì)議的各方面要求，如，與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的姓名和職務(wù)、會(huì)場(chǎng)場(chǎng)型、背景板形式和內(nèi)容、橫幅內(nèi)容、車輛安排、新聞報(bào)道需求（攝影、攝像、錄音）、話筒和桌花需求用餐需求等。同時(shí)還要與對(duì)方建立溝通機(jī)制，讓雙方及時(shí)獲悉會(huì)議的新情況和新變化。

2、制定科學(xué)的會(huì)議策劃。迅速對(duì)所掌握的信息進(jìn)行綜合分析，剔除無(wú)用信息、整合重復(fù)信息、分析有用信息，遵照領(lǐng)導(dǎo)指示，根據(jù)會(huì)議的名稱、參會(huì)人員、人數(shù)、具體時(shí)間、地點(diǎn)，進(jìn)行詳細(xì)的方案策劃。科學(xué)的規(guī)劃工作小組，做到分工明確，責(zé)任落實(shí)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后，下發(fā)到各相關(guān)部門，通知的內(nèi)容，必須完整、文字簡(jiǎn)潔，不能出現(xiàn)歧義。會(huì)務(wù)人員與參會(huì)人員應(yīng)保持密切聯(lián)系，告知其相關(guān)重要事項(xiàng)，做好突發(fā)情況處理預(yù)案。

3、會(huì)務(wù)材料、用品的準(zhǔn)備。高校會(huì)務(wù)工作的類型主要是學(xué)術(shù)交流和黨政類會(huì)議居多，不同類型的會(huì)議，會(huì)務(wù)工作需要準(zhǔn)備的會(huì)議材料、會(huì)議用品也不同。工作小組應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型、主題的要求，做好充分、細(xì)致的準(zhǔn)備。大型的會(huì)議需要準(zhǔn)備相關(guān)資料，如，會(huì)議須知、會(huì)議主題相關(guān)材料、議程等，應(yīng)當(dāng)做到文字簡(jiǎn)潔，內(nèi)容全面，排版整潔。如需購(gòu)買會(huì)務(wù)用品，如，水果、點(diǎn)心等，須盡早購(gòu)買，保證質(zhì)量?jī)?yōu)良、數(shù)量充足。

4、協(xié)調(diào)好各個(gè)部門之間的工作。

（1）媒體設(shè)備保障工作，相關(guān)部門要提前調(diào)配好多媒體設(shè)備，與操作員溝通確定麥克風(fēng)的數(shù)量、擺放位置，如需播放影像短片、PPT文件等需提前拷貝到會(huì)議使用的電腦中，提前演練，確保萬(wàn)物一失。

（2）后勤保障工作，會(huì)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與后勤部門溝通，做好會(huì)場(chǎng)電路的檢修，確保會(huì)議期間電力供應(yīng)通暢，如需用餐，應(yīng)提前統(tǒng)計(jì)好用餐人數(shù)、協(xié)調(diào)好用餐地點(diǎn)、確定用餐標(biāo)準(zhǔn)和菜式等。

二、會(huì)中加強(qiáng)精細(xì)化管理

1、做好會(huì)場(chǎng)接待工作。針對(duì)高規(guī)格、各層次、大批量的接待任務(wù)，要對(duì)現(xiàn)有貴賓室室內(nèi)設(shè)施和環(huán)境布置進(jìn)行考察，確定了貴賓休息室和嘉賓休息室位置，及室內(nèi)設(shè)施和環(huán)境布置要求。根據(jù)休息室離大會(huì)會(huì)場(chǎng)的實(shí)際距離，準(zhǔn)確測(cè)算領(lǐng)導(dǎo)從貴賓休息室進(jìn)入大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)以及從會(huì)場(chǎng)離開會(huì)議中心的行走時(shí)間，以保證大會(huì)時(shí)間的有效控制。在前期實(shí)地勘察的基礎(chǔ)上，制訂領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓接待方案，接待人員分為三種：一是領(lǐng)導(dǎo)，二是外賓，三是嘉賓。按照人員的分類，分別采取一對(duì)一、一對(duì)二、一對(duì)五的接待服務(wù)，做到周到細(xì)致。

2、做好會(huì)中服務(wù)工作。會(huì)議期間根據(jù)氣溫調(diào)整好室內(nèi)溫度、備好茶水、水果等。會(huì)中服務(wù)的禮儀也是一門重要學(xué)問(wèn)，服務(wù)人員應(yīng)著裝整潔，不披頭散發(fā)，盡量不要佩戴首飾。根據(jù)會(huì)議的時(shí)間長(zhǎng)度，適時(shí)給來(lái)賓添加茶水。服務(wù)時(shí)應(yīng)根據(jù)來(lái)賓、領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)排序有序的進(jìn)行。工作人員在會(huì)場(chǎng)走動(dòng)時(shí)，避免動(dòng)作粗魯，分散與會(huì)人員注意力，影響會(huì)議進(jìn)行。此外，場(chǎng)內(nèi)的音響、燈光、通風(fēng)、室溫、屏蔽等情況需要巡回檢查，如有問(wèn)題迅速安排后勤人員維修。遇到特殊情況，應(yīng)立即向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，盡可能最大限度減少對(duì)會(huì)議的影響。

3、維護(hù)好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議召開時(shí)，會(huì)場(chǎng)秩序的維持不容忽視，會(huì)議期間可能發(fā)生突發(fā)事件，也會(huì)產(chǎn)生一些臨時(shí)性的任務(wù)，為此，應(yīng)當(dāng)安排專人進(jìn)行會(huì)議值班工作。安排會(huì)議值班時(shí)，場(chǎng)內(nèi)和場(chǎng)外均要有專人負(fù)責(zé)，認(rèn)真落實(shí)好會(huì)場(chǎng)秩序，杜絕會(huì)場(chǎng)附近出現(xiàn)吵鬧等影響會(huì)議進(jìn)行的行為。此外，會(huì)議結(jié)束后工作人員應(yīng)禮貌提醒與會(huì)人員檢查并帶齊隨身物品，有序組織其離開會(huì)場(chǎng)。與會(huì)人員離開后，應(yīng)及時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)是否有遺留物品。如有物品遺留，應(yīng)妥善保管，及時(shí)與失主聯(lián)系。

三、會(huì)后全面總結(jié)分析

1、會(huì)后及時(shí)總結(jié)。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)做好會(huì)場(chǎng)清理。根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)決定是否收回相關(guān)材料，如需回收則必須一一清查，如有丟失應(yīng)及時(shí)追回。會(huì)議材料的保存將有助于完成會(huì)后歸檔工作。應(yīng)由專人對(duì)材料進(jìn)行妥善保管。及時(shí)跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)報(bào)告的撰寫和新聞宣傳報(bào)道。會(huì)議記錄、新聞宣傳報(bào)道內(nèi)容是否正確、完整等都要嚴(yán)格把關(guān)，特別是參會(huì)人姓名應(yīng)確保無(wú)誤。如有需要，可在將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給參會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)要和會(huì)宣傳報(bào)道有助于傳達(dá)會(huì)議精神，促進(jìn)會(huì)議決策的落實(shí)。

2、會(huì)后認(rèn)真反思。會(huì)務(wù)組工作人員應(yīng)客觀、全面的分析會(huì)務(wù)工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。反思會(huì)務(wù)工作中遇到的難題，尋找解決方案，剖析工作中做得不夠到位的地方，虛心改正，以免在以后的工作中出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤。只有在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、認(rèn)真思考、虛心改正，才能提高會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校在舉辦大型會(huì)議中的會(huì)務(wù)工作是辦公室重要工作內(nèi)容之一，也是辦公室人員提升理論實(shí)踐水平、提高工作能力、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)的良好契機(jī)。高校辦公室系統(tǒng)人員要進(jìn)一步研究探討會(huì)務(wù)工作科學(xué)化管理的途徑和方式方法，開拓會(huì)務(wù)工作科學(xué)化管理的相關(guān)制度和操作性辦法，進(jìn)一步提高自身工作業(yè)務(wù)水平，從而適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和高等教育發(fā)展的要求，辦出有特色、高水平、高質(zhì)量的各類會(huì)議。

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