淺析檔案數(shù)字化建設(shè)中的若干問題

黨霞

【摘要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)、單位組織檔案建設(shè)的重要任務(wù)。檔案管理朝著智能化、自動(dòng)化發(fā)展的過程中，檔案信息資源變得越來越復(fù)雜，檔案信息管理面臨著很多新的問題。本文主要分析了檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，提出了改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際措施，進(jìn)而為我國(guó)各個(gè)行業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)和管理提供重要的依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】檔案;數(shù)字化建設(shè);存在問題;措施

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)文化經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過程中，數(shù)字化、電子化時(shí)代的到來為我國(guó)未來的發(fā)展創(chuàng)新帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，這就要求我國(guó)在諸項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)過程中都朝著數(shù)字化的方向邁進(jìn)。檔案事業(yè)作為我國(guó)社會(huì)建設(shè)中不可或缺的一項(xiàng)重要事業(yè)，也需要不斷加強(qiáng)數(shù)字化、電子化方面的建設(shè)力度，相比較于西方發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)在科技方面的發(fā)展是相對(duì)緩慢的，這就需要投入更多的精力建設(shè)數(shù)字化檔案。當(dāng)然，在建設(shè)的過程中還存在這樣或那樣的問題，我們必須要找到有效解決上述問題的辦法，才能更好地建設(shè)我們的檔案事業(yè)。本文重點(diǎn)對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)過程中存在的一些問題進(jìn)行探討，為今后這些問題的解決提供有效的途徑。

一、對(duì)檔案數(shù)字化與檔案數(shù)字化建設(shè)的理解

（一）檔案數(shù)字化的含義。所謂數(shù)字化，是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準(zhǔn)確處理的一種綜合性技術(shù)。數(shù)字化具有直觀、簡(jiǎn)單、速度快等優(yōu)點(diǎn)。檔案數(shù)字化、電子化是隨著多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是指“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫”，它將各種傳統(tǒng)載體中的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷共共享共享和利用的目的。經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進(jìn)行整合，使檔案利用服務(wù)方式更加靈活多樣，最大限度地實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容。從數(shù)字化的內(nèi)容來看，檔案數(shù)字化的對(duì)象主要包括以下兩個(gè)方面：一是紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，即將原有館藏的紙質(zhì)檔案、傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。二是對(duì)正在形成中的電子類文件進(jìn)行及時(shí)歸檔、、保存，做到電子文檔的真實(shí)有效、齊全完整。從檔案數(shù)字化的發(fā)展順序來看，數(shù)字化的內(nèi)容分為以下兩個(gè)層次：一是檔案目錄的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫資源，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)樣式。二是檔案全文信息資料的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案資料的全文按照原貌逐頁存儲(chǔ)為圖像文件并為其編制目錄、索引，或是經(jīng)OCR（光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)）識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案原貌內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫技術(shù)。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義。1.進(jìn)行檔案管理的主要目的是為了滿足用戶需要。之前傳統(tǒng)的檔案服務(wù)是通過紙質(zhì)材料、圖片材料以及聲像材料等向客戶提供所需的檔案信息?，F(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，人們逐漸習(xí)慣利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來獲取所需要的資源信息，相關(guān)研究人員對(duì)未來檔案用戶類型和用戶需求進(jìn)行了論述，在未來發(fā)展中，中國(guó)將出現(xiàn)更多的檔案網(wǎng)站在線用戶，檔案服務(wù)由實(shí)體檔案館逐漸轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案館，人們也會(huì)通過數(shù)字化、智能化以及信息化的形式更加方便地獲取檔案信息。2.管理數(shù)字化有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。對(duì)于已經(jīng)習(xí)慣將互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)作主要資源信息獲取渠道的現(xiàn)代人而言，如果少了數(shù)字化檔案作為支撐，人員將無法有效檢索、搜集、下載檔案信息，使得檔案信息需求無法得到滿足。未來用戶的檔案新需求會(huì)由實(shí)體化向著內(nèi)容化轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)型材料轉(zhuǎn)換為電子型材料，從到館查閱的方式轉(zhuǎn)換為互聯(lián)網(wǎng)檢索形式。只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，重新定位檔案用戶以及用戶需求，才能夠不斷提升服務(wù)水平，發(fā)揮出檔案信息的整體價(jià)值，如今，檔案管理數(shù)字化、電子化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前信息資源共享發(fā)展、長(zhǎng)足發(fā)展的必然趨勢(shì)。3.管理數(shù)據(jù)化有利于增強(qiáng)檔案的保存性，完善檔案管理。電子檔案的出現(xiàn)，不但提升了管理效率和質(zhì)量，還有效緩解了閱覽室、館藏庫房緊張的情況，增強(qiáng)了檔案的保存性。傳統(tǒng)檔案管理職能主要是以保管和應(yīng)用為主，而信息化時(shí)代檔案管理職能正在向著信息搜集、管理和服務(wù)改變。傳統(tǒng)的管理模式無法適應(yīng)信息化時(shí)代檔案的管理要求，只有對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，改進(jìn)檔案的搜集、整理、保存手段，合理的配置資源，才能夠有效管理，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的綜合性服務(wù)。4.管理數(shù)字化有利于提升檔案可利用性。傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容比較單一，只有專業(yè)研究人員才會(huì)去閱讀和利用，對(duì)于信息化時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)用戶而言，館藏資料產(chǎn)生的作用并不大。從相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以看出，館藏檔案利用效率不足10%，檔案信息利用的復(fù)雜化是產(chǎn)生此問題的主要原因。因此，可以采用轉(zhuǎn)換檔案信息的形態(tài)和載體性質(zhì)來解決。檔案信息的管理和開發(fā)工作在我國(guó)具有十分重要的作用，它有利于檔案信息資源的深度開發(fā)和廣泛利用，為我國(guó)信息資源建設(shè)提供可靠的信息保障、后盾。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念的束縛。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷深入發(fā)展的背景下，我國(guó)各行各業(yè)檔案管理的建設(shè)必須兼顧整體性，承擔(dān)一定的社會(huì)責(zé)任、社會(huì)義務(wù)，一定要認(rèn)清自身檔案管理發(fā)展與社會(huì)外部因素之間的關(guān)系，促使檔案信息化建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的總體方向保持高度的一致性、統(tǒng)一性。但是從檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，我國(guó)檔案建設(shè)具有一定的滯后性，難以與社會(huì)的發(fā)展保持同步。在傳統(tǒng)觀念的束縛下，數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程被制約?，F(xiàn)代數(shù)字化檔案建設(shè)需要行業(yè)、單位更新觀念，擺脫傳統(tǒng)觀念束縛，積極建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理制度。轉(zhuǎn)變觀念創(chuàng)新發(fā)展不是一朝一夕就可以完成的，需要循序漸進(jìn)的原則逐漸完善建設(shè)。

（二）缺乏健全的檔案管理體系。數(shù)字化檔案管理依賴現(xiàn)代化技術(shù)水平，這對(duì)各單位、各部門資源管理提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。但是不少單位和部門對(duì)檔案管理的重視程度不夠，檔案建設(shè)流于形式，未觸及到深層次管理層面。從形式上看，單位規(guī)定了檔案管理的規(guī)章制度，但是行為規(guī)范只局限于對(duì)檔案整理的操作規(guī)程與交接格式等，而對(duì)檔案歸檔整理收集之后的具體交接情況與檔案真實(shí)性未實(shí)施有效的監(jiān)督、追溯。這就使得檔案管理發(fā)生問題時(shí)，責(zé)任到人難以真正實(shí)施。因?yàn)樵矩?fù)責(zé)檔案管理的人員變動(dòng)、檔案交接與整理分析職能相分離等問題都影響責(zé)任審查。因此，對(duì)于數(shù)字化檔案管理建設(shè)，需要著重加強(qiáng)管理體系建設(shè)。

（三）缺乏檔案專業(yè)人才。人才機(jī)制，是檔案管理建設(shè)的核心力量，數(shù)字化檔案建設(shè)對(duì)人力資源的理論知識(shí)儲(chǔ)備、技能水平、檔案管理素養(yǎng)以及人力資源調(diào)配都有具體化要求。而當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)中，人才短缺與人才管理問題突出。一方面，檔案管理室的配套基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，計(jì)算機(jī)功能少。另一方面，檔案管理的人才素質(zhì)薄弱，不少事業(yè)單位的檔案管理人員為瀕臨退休的老員工或是計(jì)算機(jī)技能不過關(guān)的非正式員工，這使得檔案數(shù)字化建設(shè)更加流于形式。因此，檔案數(shù)字化建設(shè)中，既需要強(qiáng)化人才培養(yǎng)，為檔案管理人員提供上崗培訓(xùn)機(jī)會(huì)，鍛煉其計(jì)算機(jī)操作技能與檔案整理分析技巧，同時(shí)也需要加大設(shè)備投資，更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，為數(shù)字化檔案建設(shè)提供硬件基礎(chǔ)。

（四）缺乏有效的軟硬件技術(shù)保障。技術(shù)機(jī)制是保障數(shù)字化建設(shè)的重要工具。與傳統(tǒng)紙質(zhì)不易保存一樣，數(shù)字化檔案也存在一些技術(shù)局限。諸如，數(shù)字化檔案一鍵刪除、修改極為快速，且不可還原，同時(shí)復(fù)制粘貼功能也使得檔案原件與復(fù)制件差別無二，原件的獨(dú)一無二性受到制約。此外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不斷升級(jí)換代，使得檔案格式不斷變化，字體、格式、形式、讀取方式等，因此無法簡(jiǎn)單憑借載體與格式判斷檔案原件的原始性。因此單位的檔案數(shù)字化建設(shè)需要注重開發(fā)新功能、新技術(shù)，設(shè)定諸如身份認(rèn)定、智能檢索、操作跟蹤等創(chuàng)新技術(shù)，對(duì)原始文檔進(jìn)行追蹤審查。

三、改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施

（一）加強(qiáng)檔案管理者的數(shù)字化意識(shí)。檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，它既是將檔案管理建設(shè)工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融合，也是檔案管理者不斷深入認(rèn)識(shí)現(xiàn)代檔案信息管理客體之間的一個(gè)過程。所以需要不斷加強(qiáng)檔案管理者的數(shù)字化意識(shí)，同時(shí)大力宣傳檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)理念，以期引起社會(huì)各行業(yè)單位管理者的高度重視。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要重視選拔、任用檔案數(shù)字化管理的復(fù)合型人才，提高他們的綜合素質(zhì)，綜合素質(zhì)指的是檔案管理人員的專業(yè)能力和管理意識(shí)。第一，對(duì)單位檔案管理人員展開不定期的思想政治教育，推動(dòng)檔案管理人員在參與工作實(shí)踐的過程中確定科學(xué)的人生觀和價(jià)值觀，盡可能提高其愛崗敬業(yè)的精神。第二，專業(yè)技術(shù)的提高離不開培訓(xùn)和繼續(xù)教育，所以要定期對(duì)檔案管理專兼職人員進(jìn)行專業(yè)理論知識(shí)培訓(xùn)，使其及時(shí)掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、技巧，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理服務(wù)能力、建設(shè)能力。第三，檔案管理人員要利用現(xiàn)代化檔案管理的技術(shù)和手段，推進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

（三）建立完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度。目前，大多數(shù)團(tuán)體組織中，信息工作是分開進(jìn)行的。傳統(tǒng)的信息活動(dòng)和檔案、情報(bào)部門之間相互分離，同時(shí)新型信息活動(dòng)之間相互保持一定距離。信息工作處于分離狀態(tài)，使得傳統(tǒng)信息活動(dòng)和新型活動(dòng)難以形成合力，同時(shí)也不利于檔案數(shù)字化建設(shè)。因此，必須建設(shè)完善的信息管理機(jī)制，整合團(tuán)隊(duì)組織中的各信息部門，使之形成合力，為各自做好自身的信息生成、傳播和利用提供有效的管理機(jī)制。首先，制定檔案數(shù)字化制度的時(shí)候，要對(duì)國(guó)家的相關(guān)檔案管理法規(guī)進(jìn)行仔細(xì)的研究，對(duì)單位內(nèi)部的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行分析，保證制定的檔案管理制度既能規(guī)范于國(guó)家的檔案管理法規(guī)，也能符合單位具體發(fā)展的需求。其次，要嚴(yán)格落實(shí)實(shí)施制定的檔案數(shù)字化管理制度，盡快解決內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)。最后，在檔案管理制度的基礎(chǔ)上設(shè)立專門的檔案管理崗位，并有效的落實(shí)責(zé)任問責(zé)制度。

（四）提高檔案數(shù)字化整理的技術(shù)手段。對(duì)檔案信息進(jìn)行安全的保存是檔案歸檔整理的前提，數(shù)字化檔案信息一般存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，所以要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的防侵害設(shè)置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲(chǔ)位置的安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理朝著自動(dòng)化、數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展，雖然很大程度上提高了檔案信息管理建設(shè)的效率和質(zhì)量，但是檔案信息資源變得越來越復(fù)雜，使的檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題層出不窮。所以各單位各組織需要強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化意識(shí)，多方面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立完善、系統(tǒng)的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，提高檔案數(shù)字化整理的技術(shù)手段，促使檔案數(shù)字化管理、建設(shè)工作水平的不斷提高。

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